Организация докуметооборота

 

Содержание

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

Начиная с 1950-х годов  в официальной терминологии слово "документ" трактуется в узком, широком и самом широком значении. Узкое значение сводилось к деловой бумаге, письменному удостоверению, историческому источнику. В широком смысле понятие о документе было особенно распространено в 1960-1970-е годы. Документ определялся как материальный объект, содержащий информацию для ее распространения в пространстве и времени (включая и т.н. трехмерные произведения искусства – архитектуру и скульптуру). В 1980-х – начале 1990-х годов используется и самое широкое толкование, согласно которому документом можно считать любой материальный объект, несущий информацию: от письменного документа, грампластинок и кинофильмов до произведений искусства (архитектурных сооружений, графики, живописи, скульптуры), от образцов минералов, гербариев, исторический реликвий до изделий промышленности и техники (часы, автомобиль, винтовка) и т.д. Границы понятия стали плохо различимы, что усложнило его использование.

Вот почему сначала книговеды  и документалисты, а затем и  информатики приступили к обоснованию  нового широкого значения термина "документ", связанного с понятием "информация" и "коммуникация". Существенный вклад в уточнение и развитие понятия "документ" как одного из основных в документоведении, информатике, документалистике, библиотековедении и библиографоведении внесли Г.Г. Воробьев, Р.С. Гиляревский, О.П. Коршунов, А.И. Михайлов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров, А.И. Черный, Г.Н. Швецов-Водка и др. Документалисты и информатики первыми отказались от самого широкого значения документа, ограничив его содержание обязательными атрибутивными элементами: наличие информации и материального носителя (Г.Г. Воробьев). В 1960-е годы А.И. Михайлов, А.И. Черный и Р.С. Гиляревский, помимо названных, вводят функциональный признак документа. Согласно их определению, документ – это материальный объект, содержащий закрепленную информацию, специально предназначенный для ее передачи в пространстве и времени.

В России в начале 1990-х  годов практически одновременно, уточняя смысл понятия "документ" О.П. Коршунов, А.В. Соколов, Ю.Н. Столяров предложили трактовать его как материальный объект – носитель социальной информации.

Таким образом, за длительный исторический период значение понятия "документ" постоянно менялось. И до настоящего времени применяются  определения, то придающие ему самый  широкий смысл, то сужающие его понимание  до одного какого-нибудь вида документа. Оперируя понятием "документ", необходимо всякий раз уточнять, какое именно значение в него вкладывается, для решения теоретических или практических задач.

Понятие "документ" является центральным, фундаментальным  в понятийной системе документоведения. Оно отражает признаки реально существующих предметов, служащих объектами практической деятельности по созданию, сбору, аналитико-синтетической обработке, хранению, поиску, распространению и использованию документной информации в обществе.

Это понятие широко используется во всех сферах общественной деятельности. Почти в каждой отрасли знания имеется одна или несколько версий его понимания в соответствии со спецификой тех объектов, которым  придается статус документов. Документ является объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия "документ" многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется.

На международном уровне наиболее общим признано определение  документа как записанной информации, которая может быть использована как единица в документационном процессе.

 

1. Понятие документооборота

 

Под документооборотом  понимается движение документов на предприятии, в учреждении с момента их получения  или создания до завершения исполнения или отправки.

Основными принципами организации  документооборота являются следующие:

прохождение документов должно быть оперативным. Чтобы сократить  время их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке  документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют одновременно, и т. д.);

каждое перемещение  документа должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов;

порядок прохождения  и процессы обработки основных видов  документов должны быть единообразными.

Иначе говоря, основная задача организации документооборота —  прямоточность в движении документов, однократность и единообразие их обработки.

По отношению к аппарату управления различают потоки поступающих, отправляемых и внутренних документов (практики называют эти документы соответственно входящими, исходящими и внутренними документами).

Основными характеристиками потоков, которые учитываются при  организации документооборота, являются:

объем потока, который  определяется количеством документов, проходящих через канцелярию (секретаря-референта) за год, полугодие или квартал;

структура потока, определяемая разновидностью документов, авторством и другими классификационными признаками;

режим потока, который  определяется периодичностью движения документов через канцелярию (секретаря-референта).

Учет объема документооборота осуществляется с целью получения  данных для расчета штатной численности  персонала делопроизводственной службы, выбора технических средств при механизации и компьютеризации делопроизводственных процессов и корректировки загрузки подразделений и отдельных исполнителей работой с документами.

 

2. Прохождение и порядок исполнения  входящих документов

 

Документопоток входящих документов составляют:

1. документы вышестоящих организаций, органов власти;
2. документы подведомственных организаций, присылающих отчетно-учетную документацию и различного рода запросы;
3. документы организаций-смежников и прочих организаций, обменивающихся информацией для решения вопросов, требующих совместных действий;
4. жалобы и заявления граждан.

В процессе движения входящих документов выполняются следующие  операции:

1. прием входящих документов;
2. первоначальная(экспедиционная) обработка;
3. предварительное рассмотрение и распределение;
4. рассмотрение документов руководством;
5. регистрация;
6. исполнение резолюций;
7. отправка ответных документов.

Прием входящей корреспонденции  осуществляется в организации централизованно  экспедицией, специально выделенным работником канцелярии или секретарем-референтом при отсутствии экспедиции.

Вся корреспонденция, поступающая  в организацию, независимо от адресата должна пройти обработку в канцелярии.

Первоначальная обработка  входящей документации имеет своей  задачей проверить правильность доставки и целостность вложений, учесть поступившие документы и подготовить их к передаче по назначению. Проверяется целостность конвертов — все конверты, за исключением личной корреспонденции и корреспонденции в адрес профсоюзной организации, вскрываются, документы извлекаются из конвертов и сверяется наличие приложений. Если будет обнаружено повреждение, отсутствие документа или приложений к нему, об этом сообщается отправителю.

На всех документах (как  регистрируемых, так и нерегистрируемых) для фиксации факта и времени их поступления в учреждение делают отметку в виде регистрационного штампа. Проставление штампа и даты в нем производится в день получения документа.

Отметка при поступлении  документа проставляют только на регистрируемых документах в момент регистрации.

В процессе первоначальной обработки документы сортируют  по структурным подразделениям. Документы, адресованные руководству, передаются в канцелярию или секретарю-референту  руководителя. Документы, адресованные в структурные подразделения, сортируются по их наименованиям, а затем разбираются секретарями этих подразделений.

Нерегистрируемые документы  раскладываются по структурным подразделениям для доставки по назначению, остальная  документация передается для регистрации.

Распределение поступивших документов во многом определяет прямо точность их движения.

В малых организациях всю первоначальную обработку входящей документации производит секретарь, секретарь-референт руководителя.

Здесь необходимо подчеркнуть, что в настоящее время документы могут быть получены не только по почте, но и приняты по телетайпу, факсу (факсимильное сообщение), электронной почте, доставлены курьером или посетителем. Делопроизводственная служба обязана обеспечить учет и контроль за движением таких документов. Учет телеграмм, телексов, телетайпограмм должен проводиться в службах связи и затем передаваться в канцелярию.

Предварительное рассмотрение поступивших документов в канцелярии (секретарем-референтом) производится с главной целью — отобрать документы в адрес руководства. Учитывая, что в настоящее время большинство руководителей перегружены избыточной информацией, этот поток документов должен быть подвергнут тщательному анализу. Руководству организации направляют документы по принципиальным вопросам деятельности организации, исполнение которых требует решения руководства, и документы, содержащие необходимую для руководства информацию. Они составляют примерно 20% всей документации.

На документах, направляемых непосредственно структурному подразделению  или исполнителю, проставляется условное обозначение (код) структурного подразделения, в которое направляется документ, или фамилия исполнителя.

При предварительном  рассмотрении выясняется также, не нуждается  ли документ, передаваемый руководству, в подборке предыдущей переписки по данному вопросу, нормативных документов и пр. Эти документы передаются руководителю вместе с полученной корреспонденцией.

Передача документов на рассмотрение должна осуществляться в день их получения. Телеграммы и  другие срочные документы передаются в первую очередь.

Рассмотрение документов руководством организации и структурных  подразделений производится, как  правило, в день их получения. Срочные  документы рассматриваются по мере поступления.

Результаты рассмотрения документов руководителями отражаются в резолюциях.

Руководитель учреждения или структурного подразделения, рассматривая полученный документ, должен дать четкие и конкретные указания по его исполнению.

С резолюцией документ передается ответственным исполнителям. Если указано  несколько исполнителей, документ передается каждому из них поочередно. Для одновременной работы над документом с него изготавливаются ксерокопии по числу исполнителей. Подлинник документа направляется ответственному исполнителю, указанному в резолюции первым.

Резолюция руководителя на документе должна быть отражена в регистрационных карточках. Для контрольной службы резолюция может явиться основанием взятия исполнения документа на контроль.

Все перемещения документа  между структурными подразделениями  и исполнителями осуществляются без расписок, но с обязательной отметкой в регистрационной карточке.

Исполнение резолюции  осуществляется ответственным исполнителем совместно с сотрудниками, указанными в ней. Ход работы по исполнению документа  при необходимости фиксируется на оборотной стороне регистрационной карточки. Документ все время до момента исполнения находится в рабочей папке исполнителя.

При передаче ответного  документа на подпись к нему следует  прилагать материалы, на основании  которых он готовился. Это облегчает работу руководителя, позволяет избежать вызова исполнителей, и т. п. В дело документ и все относящиеся к нему материалы направляются тогда, когда работа над ответным документом полностью завершена. Подшивку документа в дело осуществляет работник канцелярии (или секретарь-референт).

 

3. Прохождение исходящих документов

 

К числу исходящих (отправляемых) документов относятся, главным образом, ответные письма, излагающие согласие, отказ  на соответствующую просьбу или  предложение адресата, и инициативные письма самой широкой тематики, требующие ответной реакции адресата.

Прохождение исходящего документа  включает несколько этапов:

составление проекта документа, его  распечатка;

согласование проекта, его визирование  в необходимых случаях;

подписание (утверждение) документа;

регистрация и отправка документа.

Процесс согласования и визирования  можно ускорить, направив копии проекта  заинтересованным организациям и лицам. Их обоснованные замечания учитываются, документ перепечатывается.

Подготовленный проект документа представляется секретарю-референту для проверки правильности оформления, наличия приложений, а также в необходимых случаях материалов, на основании которых документ готовился. Неправильно оформленный документ возвращается исполнителю. Проект документа вместе с необходимыми материалами секретарем-референтом или в отдельных случаях исполнителем представляются руководителю на подпись. Исправленные руководителем проекты документов, как правило, перепечатываются.