Организация делопроизводства на предприятиях

 Для придания максимальной  стабильности требований к документам  необходимо установить государственные  и отраслевые стандарты, т.к.  формы документов используют  достаточно длительное время. 

• Сопряжение с действующими системами классификации и кодирования технико-экономической информации.

Должны быть составлены классификаторы показателей, допустимых к применению на различных уровнях управления в разных системах управления, и  в надлежащем порядке утверждены, т.е. стандартизированы. Кроме того, должна быть обеспечена система ведения  показателей, которая бы позволила  вносить необходимые изменения  в эти классификаторы.

• Экономичность.

 Достигается за счет  обоснованного включения документов  в систему документации, широкого  применения бланков, рациональной  группировки форм документов, установления  оптимального объема реквизитов  и их логического расположения  на бланке. Также снижаются затраты  на составление, изготовление  и оформление документов, их передачу, обработку, хранение и уничтожения.  [1,65]

 Основная цель унификации  управленческой документации –  создание системы документов, внедрение  которой даст значительный экономический  эффект в народном хозяйстве.  Использование таких документов  способствуют росту творческих  элементов в управленческом труде,  повышению его культуры. Сокращаются  операции, требующие ручного малоквалифицированного  труда, сокращается время на  составление и изготовление документов, снижается количество ошибок  в документах, повышается информационная  ценность документов, что облегчает  их поиск. 

Заключение

От правильной постановки делопроизводства на предприятии зависит оперативность, экономичность, надежность функционирования аппарата управления, организация и культура труда персонала, уровень механизации управления.

Делопроизводством называется разработка и оформление официальных  документов организации, их движение, учет и хранение. Ответственность  за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка  работы с документами возлагается  на руководителя организации или  предприятия. Проверяющие и контролирующие органы уделяют особое внимание вопросам ведения юридическим лицом собственного документооборота.

Делопроизводство на предприятиях имеет три основные системы организации: централизованную, децентрализованную и смешанную.

  Выбор системы делопроизводства зависит от характера деятельности, функций, организационной структуры учреждения, объема документооборота.

  Документационное обеспечение управления в организации осуществляется специальной службой, действующей на правах самостоятельного структурного подразделения, подчиненного непосредственно руководителю организации. В зависимости от объема документооборота и типовых структур могут быть следующие службы документационного обеспечения управления: управление делами, канцелярия, общий отдел.

 Служба документационного  обеспечения управления осуществляет  следующие основные функции: внедрение  государственных нормативов и  разработок по совершенствованию  документирования; разработку и  внедрение рациональных форм  документов и организацию работы  с документами с учетом ведомственной  специфики; контроль за соблюдением  стандартов на документы; экспедиционную  обработку и доставку документов исполнителям; регистрацию документов и учетно-справочную работу; контроль исполнения документов; формирование, оформление, хранение дел и выдачу их для использования; оформление, издание и рассылку документов; машинописное изготовление, копирование и размножение документов; организационное и методическое руководство, контроль за работой с документами в структурных подразделениях организации.

 Большинство работников  службы документационного обеспечения  управления организаций в настоящее  время знают не только традиционные  способы создания и обработки  документов. Для секретаря, секретаря-референта  компьютер в настоящее время  стал незаменимым инструментом  в выполнении широкого круга  их обязанностей. Составить один-два документа в течение месяца-двух любому сотруднику организации не так трудно. Другое дело, когда вы профессионально связаны с делопроизводством, когда составление всевозможных документов и работа с ними ваш каждодневный труд, рутинный, утомительный. Массовое распространение компьютерной техники позволило облегчить труд работников службы документационного обеспечения управления, автоматизировать многие делопроизводственные процедуры.

 При организации делопроизводства  на предприятии следует  уделить  внимание следующим вопросам:

  1. правильно разработать инструкции по делопроизводству для предприятия;

2. разработать локальные  нормативные акты (положения, инструкции);

3. создать перечень журналов, которые должны вестись в организации;

4. создать шаблоны приказов  по личному составу и производственных  приказов;

5. создать шаблоны кадровых  документов»

6. правильно описать процедуры  регистрации приказов, договоров,  корреспонденции. 

Список использованной литературы

1. Андреева В.И. Работа с документами в делопроизводстве. Документооборот фирмы (на основе ГОСТов РФ ). – М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2003. – 144 с.
2. Бобылева М.П. Вопросы анализа документооборота организации в условиях использования автоматизированных систем // Делопроизводство 2004. №1. С. 36-41.
3. Делопроизводство: Справ. Пособие – 4-е изд., доп. – Омск: Фирма «ЛЕО», 2001. – 56 с.
4. Ефимова О.А. Современные системы автоматизации делопроизводства. Попытка анализа и классификации // Секретарское дело 2008. №4. С. 23-28.
5. Кузнецов С.Л. Применение современных технологий в работе с документами // Секретарское дело 2006. №3. С. 23-29.
6. Кузнецов С.Л. Прием и передача документов в автоматизированных системах // Секретарское дело 2008. №3.
7. Кузнецова Т.В.  Делопроизводство. (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2003. – 359с.
8. Ларин М.В. Управление документацией в организациях. Диссертация доктора исторических наук. М., 2000 - 413 с.
9. Янковая В.Ф. Нормативное обеспечение делопроизводства в учреждении, организации, на предприятии // Делопроизводство 2009. №1. С. 21-25.