Организация архива предприятия

Экспертиза проводится представителями архивных, эксплуатационных, пожарных, охранных, санитарных и других профильных служб. Результаты экспертизы оформляются актом.

Не допускается прием  в эксплуатацию ветхих, сырых, неотапливаемых, не отвечающих санитарно-гигиеническим  требованиям помещений, а так же помещений здания, занятого службами общественного питания, пищевыми складами и организациями, хранящими агрессивными и пожароопасными веществами или применяющими опасные и химические технологии.

К помещениям основного  назначения архива относятся:

1. хранилища для хранения документов;
2. помещения для приема, временного размещения, акклиматизации документов и вспомогательных работ с ними;
3. помещения для пользования документов (читальный зал, участок выдачи, участок учетно-информационных и поисковых систем);
4. рабочие комнаты сотрудников архива.

Допускается многофункциональность  отдельных помещений (залов) с

выделением перегородками  основных и вспомогательных участков.

Хранилища размещаются  в изолированных помещениях.

Помещения хранилищ должны быть безопасными в пожарном отношении, гарантированны от затопления, иметь запасной выход. В помещениях не должно быть газовых и водонесущих магистральных трубопроводов.

Хранение в помещениях без окон допускается при наличии  в хранилище естественной или  искусственной вентиляции, обеспечивающей 2 – 3–х кратный воздухообмен в час.

Электропроводка в хранилищах должна быть скрытной, штепсельные  розетки – герметичны, переносная электроаппаратура должна иметь  резиновую изоляцию шнуров. Общие  и поэтажные рубильники располагают вне помещений хранилищ.

Отделку помещений хранилищ проводят с использованием неагрессивных, не пылящихся материалов, а в системах и средствах пожаротушения применяют  нейтральные, безопасные для документов вещества.

В хранилищах запрещается  применение огня, нагревательных приборов, размещение посторонних объектов. Ремонтно-монтажные работы проводятся с соблюдением мер защиты, охраны и сохранности документов.

Дела выдаются из архива для использования:

• сотрудниками структурных подразделений организации (на срок до 10 дней);
• другим организациям во временное пользование (на срок до 3 месяцев);
• для проведения архивных работ с документами(на срок 1 месяц);
• для проведения страхового копирования и специальной обработки документов с целью улучшения физического состояния дел (на срок 6 месяцев).

Выдачу дел из архива регистрируют в книге выдачи дел  из хранилища. Перед передачей проверяют  соответствие шифров и заголовков дел  на обложках шифрами и заголовками  дел в описи. При выдаче и возвращении  дел проверяют также нумерацию листов и состояние документов каждого дела. Эти данные заносят в карту - заместитель дела которую на период отсутствия дела ставят на его место. Состояние дел возвращаемых в архив после использования, должно быть проверено в присутствии лица, возвращающего документы. При обнаружении недостачи дел или отдельных листов в них, а также повреждений дел и документов сотрудниками архива составляется акт в двух экземплярах, один из которых представляется руководителю организации, использовавшей дела, для привлечения виновных к ответственности, второй - остается в архиве.

Выдача дел во временное  пользование в другие организации  оформляются актом, который составляется в двух экземплярах. Один остается в  архиве организации, другой выдается получателю. Акт подписывается руководителем организации, передающей дела и руководителем организации-получателя: подписи скрепляются гербовыми печатями организаций.

Направление на страховое  копирование, реставрацию, переплет оформляется  заказом. Заказ оформляется в  архиве организации по форме акта о выдаче дел во временное пользование другой организации. Дела выдаются из хранилища для использования и проведения работ по страховому копированию, реставрации, переплету только в обработанном виде.

Проверка наличия и  состояния дел является постоянной плановой работой архива. В ходе этой работы устанавливается фактическое наличие единиц хранения и соответствия их количеству, числящемуся по учетным документам, выявления документов, подлежащих реставрации и профилактической обработке.

Проверку наличия дел  постоянного хранения проводят 1 раз  в 5 лет, дел по личному составу  и дел временного хранения (свыше 10 лет) - не реже, чем 1 раз в 10 лет.

Единовременные проверки наличия и состояния дел проводится в архиве:

• после перемещения дел в другое помещение;
• после чрезвычайных происшествий, вызвавших перемещение дел или доступ в хранилища посторонних лиц;
• при смене руководства архива или лица, ответственного за архив;
• при реорганизации или ликвидации организации.

До начала работы по проверке наличия и состояния дел изучают документы предыдущих проверок, проверяется правильность нумерации дел в каждом годовом разделе сводной описи, соответствие нумерации дел итоговым записям в описях и сведениям в листах фондов.

Проверку наличия дел  проводят путем сверки описательных статей с описями и элементами описания на обложках дел.

При проверке наличия  дел сверяют:

• название фондообразователя и его структурного подразделения;
• номер дела;
• делопроизводственный индекс;
• заголовок дела;
• даты дела;
• количество листов в деле.

Путем визуального просмотра  определяют физическое состояние дел - наличие плесени, механических повреждений.

Делать какие-либо пометки  в ходе проверки в учетных документах (в том числе в описях) запрещается. Все обнаруженные недостатки вносят в лист проверки и затем в акт проверки. Дела, выданные в структурные подразделения организации, проверяют по книге выдаче дел из хранилища.

При проверке наличия  дел следует:

1. соблюдать порядок расположения дел на стеллажах, в коробках и папках;
2. возвращать дела, обнаруженные во время проверки не на своих местах, в соответствующие коробки, папки;
3. составлять картотеку необнаруженных дел;
4. изымать не учтенные по описям дела, которые после проведения проверки могут быть внесены в опись под литерными номерами;
5. изымать и изолировать дела, поврежденные биологическими вредителями.

Проверку наличия и  состояния дел проводят штатные  сотрудники архива или специально назначенные  комиссии. Лист проверки после ее окончания  включают в дело фонда.

В конце каждой описи  после заверительной надписи делают запись «Проверено», проставляют дату проверки и подпись сотрудника, проводившего проверку. На основании листов проверки составляют акт проверки по каждому фонду отдельно. Акты подписывают сотрудники, проводившие проверку. Акт проверки наличия и состояния дел после утверждения руководителем организации включает в состав дела фонда.

Если проверкой обнаружена недостача дел, организуют розыск дел, который может длиться в течение  года.

Документы, подтверждающие отсутствие дел:

• акты о необнаружении дел, пути розыска которых исчерпаны;
• акты о выделении документов и дел к уничтожению;
• акты о неисправимых повреждениях дел;
• акты о передаче дел в другие ведомственные архивы и организации.

Проверка наличия и состояния дел считается завершенной после внесения изменений, выявленных проверкой, в учетные документы проверяемого фонда и представления соответствующих сведений о делах постоянного хранения в государственный архив для внесения в контрольные экземпляры описей дел, утверждаемых постоянно действующей экспертной комиссией архивного учреждения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

Цель написания реферата достигнута путём реализации поставленных задач. 
В результате проведённого исследования можно сделать ряд выводов:

Архив предприятия - постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих жизнь предприятия, подлежащих постоянному хранению. 

Федеральный закон “Об  архивном деле в Российской Федерации” создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

Федеральный закон значительно  повысил правовой статус архивов  организаций. Возрастает понимание  роли архивов как важного источника  информации, а это понимание так  необходимо сегодня руководству  коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список источников и литература

1. Алексеева Е. В., Афанасьева Л. П., Бурова Е. М. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования / Под ред. В. П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский центр «Академия», 2005.
2. ГОСТ Р51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. М., 1998.
3. Документы, содержащие персональные данные, в государственных архивах России. Справочно-информационное пособие / Росархив. ВНИИДАД. – М., 2006.
4. Закон Челябинской области «О наделении органов местного самоуправления государственными полномочиями по комплектованию, учету, использованию и хранению архивных документов, отнесенных к государственной собственности Челябинской области» от 27 октября 2005 г. № 416-ЗО.
5. Методические рекомендации по работе с особо ценными документами в государственных архивах Российской Федерации. – Росархив, ВНИИДАД; сост. Н. И. Химина, А. В. Елпатьевский. – М., 2006.
6. Методические рекомендации по фондированию документов в государственных и муниципальных архивах Российской Федерации. –    Росархив, ВНИИДАД; сост. Н. И. Химина, А. В. Елпатьевский, З. П. Иноземцева. – М., 2007.
7. Нормы времени на работы и услуги, выполняемые государственными архивами / Росархив, ВНИИДАД, сост.: З. В. Бушмелева, В.Е. Соболев, Л. П. Шотина. – М., 2007.
8. Основные правила работы архивов организаций. – Росархив, ВНИИДАД. – М., 2002.
9. Основные правила работы государственных архивов Российской Федерации. М., 2002.
10. Привалов В. Ф. Обеспечение сохранности архивных документов на бумажной основе: Методическое пособие / Росархив. ВНИИДАД. – М., 2005.
11. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27 июня 2006 г. № 149-ФЗ.
12. Федеральный закон: Об архивном деле в Российской Федерации. Принят 1 октября 2004 г. Одобрен Советом Федерации 13 октября 2004 г. – М., 2004.