Организационно-правовые документы (виды, значение, структура)

Организационно-правовые документы (виды, значение, структура).

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Содержание.

 

Введение		2
1	Классификация и структура организационно-правовых документов	3
2	Назначение и состав организационно-правовой документации	4
3	Должностные инструкции как основной вид организационно-правовой документации.	9
4	Место документоведения среди различных наук	11
Заключение		18
Список литературы		19

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение.

Делопроизводство определяется как  отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами. Все документы могут быть классифицированы по видам деятельности, наименованию, способу фиксации информации, а также по месту составления или степени сложности.

Деятельность любой организации начинается с разработки организационно-правовых документов. С их помощью реализуется одна из основных управленческих функций – организационная. Производится, в частности, юридическое оформление организации, установление ее организационно-штатной структуры и численности персонала, регламентация деятельности организации в целом, а также ее структурных подразделений, включая регулирование вопросов взаимодействия между ними.

Организационно-правовые документы  в обязательном порядке проходят процедуру утверждения вышестоящей организацией, руководителем данной организации, коллегиальным органом (например, общим собранием акционеров, советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности документа. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

С точки зрения срока действия организационно-правовые документы относятся к бессрочным: они действуют впредь до их отмены или до утверждения новых (исключение составляет штатное расписание, которое разрабатывается и утверждается ежегодно). По мере изменения характера деятельности учреждения и организации труда в организационно-правовые документы могут вноситься изменения, для чего руководитель издает распорядительный документ (приказ или распоряжение). В случае реорганизации деятельности разрабатываются и утверждаются новые организационно-правовые документы.

1. Классификация и структура организационно-правовых документов.

Среди большого разнообразия видов деловых документов, обращающихся на предприятиях и в организациях, организационно-распорядительная управленческая деятельность главным образом заключается в разработке и реализации решений, фиксируемых в организационно-распорядительной документации. Организационно-распорядительной документация является наиболее широко используемым видом документации.

    Организационно-правовая  и распределительная документация  классифицируется на группы:

• распорядительная документация (приказы, распоряжения, постановления, решения, указания);
• иформационно-справочная документация (письма, телеграммы, телефонограммы, факсы, акты, протоколы, докладные и служебные записки);
• организационная документация (уставы, положения, правила, инструкции, штатные расписания).

    Классификация организационно-распорядительной документации позволяет обеспечить оперативный поиск, контроль исполнения, создает условия для унификации документов.

 

 

 

 

Кудряев В.А  Организация работы с документами – М.: ИНФРА-М, 2002.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации (или положение об организации), штатное расписание, положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах, регламенты работы, правила, положения, инструкции, регламентирующие отдельные направления деятельности организации, должностные инструкции.

Наиболее разнообразную  и наименее регламентированную группу представляют собой правила, положения, инструкции. Эти документы могут  разрабатываться по любому направлению  деятельности организации (правила внутреннего трудового распорядка, положение об оплате труда, положение о защите персональных данных работников, инструкция по документационному обеспечению).

Система организационно-правовой документации представлена большим  количеством разновидностей документов, например:

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному  обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и  др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и  др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства и  др.

 

 

Кудряев В.А  Организация работы с документами – М.: ИНФРА-М, 2002.

2. Назначение и состав организационно-правовой документации.

Одна из основных управленческих функций, реализуемых в деятельности учреждений, организаций, предприятий – это функция организации системы и процессов управления, которая включает в себя:

• создание организации, включая выбор ее организационно-правовой формы;
• установление ее структуры;
• определение штатной численности и состава (номенклатуры) должностей – руководителей, специалистов, технических исполнителей и их тарификация по Единой тарифной сетке (ЕТС);
• регламентацию деятельности структурных подразделений;
• формирование совещательных органов управления;
• регламентацию деятельности аппарата управления;
• лицензирование деятельности (в необходимых случаях);
• установление режима работы и системы охраны;
• организацию труда работников и оценка труда работников;
• реорганизацию;
• ликвидацию организации и некоторые другие виды работ.

Организационная деятельность учреждения выражается в разработке и утверждении комплекса организационно-правовых документов, содержащих правила, нормы, положения, устанавливающие статус организации, ее компетенцию, структуру, штатную численность и должностной состав, функциональное содержание деятельности организации в целом, ее подразделений и работников, их права, обязанности, ответственность и другие аспекты.

 

Кудряев В.А  Организация работы с документами – М.: ИНФРА-М, 2002.

К организационно-правовым документам относятся: устав организации, положение об организации; положения о структурных подразделениях, коллегиальных и совещательных органах учреждения; регламенты работы коллегиальных и совещательных органов, аппарата управления или руководства; штатное расписание, инструкции по отдельным видам деятельности, нуждающимся в регламентации (например, инструкция по документационному обеспечению); должностные инструкции работникам, правила, памятки и др.

Организационно-правовые документы содержат положения строго обязательные для исполнения, они реализуют нормы административного права и являются правовой основой деятельности учреждения. Эти документы в обязательном порядке проходят процедуру утверждения уполномоченным на это органом – вышестоящей организацией, руководителем данной организации или ее коллегиальным органом (например, собранием акционеров или советом директоров и др.) или руководителем структурного подразделения – в зависимости от вида и разновидности организационно-правового документа. Организационные документы могут утверждаться непосредственно актом руководителя с проставлением грифа утверждения на организационно-правовом документе или распорядительным документом (постановлением, решением, приказом или распоряжением).

Цель разработки организационных документов – наиболее рациональное разделение и кооперация труда между подразделениями и работниками.

Организационно-правовые документы, с точки зрения срока  действия, относятся к бессрочным и действуют до их отмены или до утверждения новых. В стабильно работающем учреждении необходимость пересмотра, изменения или дополнения организационно-правовых документов может возникать один раз в несколько лет. В зависимости от характера и глубины изменений в деятельности учреждения организационно-правовые документы либо разрабатываются заново, либо в них вносятся необходимые изменения и дополнения распорядительными документами (приказом или распоряжением руководителя). В случае реорганизации деятельности учреждения разрабатываются новые организационно-правовые документы и их утверждение.

Порядок внесения изменений  и дополнений и их пересмотра зависит  от вида организационно-правовых документов. Например, изменения и дополнения в устав организации вносятся по мере их возникновения в соответствии с установленной законом процедурой – по решению высшего органа управления организацией (общего собрания акционеров или участников и др.) с обязательным информированием органа, осуществляющего государственную регистрацию организаций. Изменения в штатное расписание вносятся по мере необходимости приказами или распоряжениями руководителя.

Изменения в положения  о структурных подразделениях и  иных органах учреждения также вносятся распорядительными документами  руководства по мере необходимости.

Разрабатываются организационно-правовые документы руководством учреждения или подразделения с привлечением квалифицированных специалистов, хорошо знающих работу учреждения как в целом, так и по отдельным направлениям.

Организационно-правовые документы оформляются на стандартном  листе бумаги с обязательным нанесением всех необходимых реквизитов: название учреждения и/или подразделения (если документ утверждается руководителем подразделения), наименование вида документа, дата, номер документа, заголовок к тексту, подпись, гриф утверждения. Датой организационно-правового документа является дата его утверждения.

Текст большинства организационно-правовых документов состоит из разделов, имеющих  собственные заголовки и разделенных  на пункты, нумеруемые арабскими цифрами.

В процессе подготовки организационно-правовые документы в обязательном порядке проходят процедуру согласования (визирования) со всеми заинтересованными подразделениями и лицами, юридической службой (юристом), заместителями руководителя организации или одним из заместителей, курирующим соответствующее направление деятельности организации.

 

3. Должностные инструкции как основной вид организационно-правовой документации.

Для оформления должностной  инструкции используют реквизиты, которые  являются обязательными для бланка, предназначенного для оформления внутренних документов. Она должна содержать наименование организации, наименование документа, дату и место его подготовки. Справа над текстом располагают гриф утверждения. Заголовок к тексту должен быть согласован в падеже с наименованием документа.

Так же формулируют заголовок  и в том случае, если инструкция разрабатывается как типовая  для работников разных подразделений, выполняющих одни и те же обязанности.

Каждый работник должен быть ознакомлен с должностной инструкцией  под расписку, которую располагают на последнем листе документа, ниже подписи руководителя и виз согласования. Расписка включает слова "С инструкцией ознакомлен (на)", личную подпись работника, инициалы и фамилию, дату ознакомления.

Структура текста должностной  инструкции включает следующие разделы:

• Общая часть (общие положения)
• Функции
• Должностные обязанности
• Права
• Ответственность
• Взаимоотношения (связи по должности)

Содержание разделов излагается отдельными пунктами, которые  нумеруются арабскими цифрами в рамках каждого раздела.