Інформаційні системи у вдосконаленні діловодства приватного підприємства „Продмашстрой”

В сучасному діловодстві  склалися загальні положення, що регламентують організацію документообігу, зміст яких виглядає наступним чином.

Так, у відповідності з першим положенням, документообіг визначається як рух документів в організації з моменту їх отримання або створення до завершення виконання або відправлення. У даному положенні доводиться, що правильна організація документообігу сприяє оперативному проходженню документів в апараті управління, рівномірному завантаженні підрозділів і посадових осіб, має великий позитивний вплив на управлінський процес в цілому.

Відповідно другого  положення, документообіг в установі здійснюється у вигляді потоків документів, що циркулюють між пунктами обробки інформації (керівниками установи і структурних підрозділів, фахівцями і кваліфікованими службовцями) і пунктами технічної обробки власне документів (машинописним бюро, копіювально-розмножувальної службою тощо).

У цьому ж положенні  відмічається, що по відношенню до апарату управління розрізняють документи, що надходять; документи, що відправляються; а також внутрішні документи. Документи які надходять, в свою чергу, диференціюються на документи, які направляються керівникам, в структурні підрозділи та окремим виконавцям. Крім того, у даному положенні зафіксовано, що в підрозділах також створюються документи, частина з яких відправляється за межі установи, а інша циркулює всередині установи, що і складає внутрішню документацію.

Відповідно до третього положення, при проектуванні та раціоналізації документообігу керуються положеннями, виробленими практикою діловодства та вдосконалення організації управлінської праці. Мова йдеться про те, що при русі документів слід керуватися принципом одноразового перебування документа в одному структурному підрозділі або в одного виконавця.

В даному положенні також  визначається, що різноманітні операції з обробки документа слід виконувати паралельно, задля скорочення часу його перебування у сфері діловодства і підвищення оперативності виконання. Це слід враховувати, наприклад, при копіювання документа, у виконанні якого бере участь кілька осіб, і одночасно відбувається передача копій всім виконавцям. Причому копії з документа знімають після розгляду його керівником і нанесення резолюції. Кількість копій повинна відповідати кількості виконавців; оригінал передається відповідальному виконавцю (як правило, прізвище його зазначається в резолюції першою). Щодо обліково-інформаційних даних про хід виконання документа, то вони можуть передаватися по телефону або іншим шляхом, але без зворотного руху документа.

У четвертому положенні  зафіксовано, що схеми руху всіх документів в організації розробляються керівником служби діловодства (загального відділу, канцелярії, секретаріату тощо) для різних категорій документів: таких, що надходять в організацію; таких, які відправляються з організації та внутрішніх документів (накази з основної діяльності, з особового складу, протоколи, акти, письмові та усні звернення громадян тощо) [16, с. 36].

Як виявляється зі стану сучасного  діловодства, проектування раціональної системи документообігу відбувається на самих ранніх стадіях становлення підприємства. Так, при формуванні апарату управління відбувається поділ обов'язків між керівниками та виконавцями, визначається послідовність підписання, візування, погодження, затвердження та розгляду (резолюції) основних документів. Таким чином, для кожного виду документа в сучасному діловодстві складаються свої індивідуальні маршрути руху. Організація раціонального документообігу установи чи підприємства насамперед має на меті: виключення зворотності руху документів [6, с. 52].

Рис. 1.1. Етапи обробки  документа

На рисунку 1.1. демонструється процес обробки документальної інформації містить, який в свою чергу має ряд етапів.

Відповідно до даного наочного відтворення етапів обробки  документа, першим є етап реєстрації та обліку документів, які надходять до організації. Попередній розгляд документів здійснюють секретарі-референти, завідувачі канцелярією, секретаріатами, загальними відділами, помічниками керівника і т.п. Після попереднього розгляду документи направляються на реєстрацію або реєструються тією ж посадовою особою.

Після проходження першого етапу - реєстрації - документи передаються на розгляд керівникові установи або керівникам структурних підрозділів. Керівник повинен розглядати документи в день їх надходження (як небажаний виняток - наступного дня) і повертати секретарю-референту або помічнику до резолюції. Згідно з резолюцією документ передається виконавцю [16, с. 92].

Документи, що відправляються організацією, проходять кілька етапів: складання проекту документа, його виготовлення, погодження, візування (в  необхідних випадках), підписання (затвердження), реєстрацію та відправку.

На початку складається  рукописний варіант проекту, а потім  друкований. Підготовлений проект документа  передають на підпис керівнику установи або структурного підрозділу. До передачі на підпис виконавець перевіряє правильність змісту, складання та оформлення документа, наявність віз і додатків, а також матеріалів, на підставі яких він готувався. Ці матеріали передають керівникові разом з проектом документа або ж вони знаходяться у виконавця і передаються керівникові на його вимогу.

Після підписання керівником документа, що відправляється організацією, на першому аркуші документа, який оформлюється на бланку, ставиться дата відправлення і реєстраційний номер. Перший примірник документа відправляється адресату, другий - з візами узгодження залишається в справі організації. На документ який відправляється заводиться реєстраційна картка.

Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення організовується відповідно до загального порядку звернення  вихідних, а на етапі виконання (використання) - вхідних документів. Реєструються внутрішні документи після їх розгляду (підписання) керівництвом. Після погодження з відповідними структурними підрозділами і юридичною службою проекти розпорядчих документів підписуються керівником установи і реєструються в канцелярії або іншому структурному підрозділі, копії документів завіряються або оригінал направляється в розмножувальну службу для розмноження. Завірені (розмножені) копії документів направляють у відповідні структурні підрозділи установи, а в необхідних випадках - за його межі.

Обсяг документообігу складає кількість документів, які надійшли в організацію та які були створені нею за певний період, зазвичай за рік. При визначенні обсягу документообігу враховують всі документи, незалежно від їх змісту, авторства, обсягу, копіювальності, факту реєстрації, числа інстанцій їх розгляду та ін.. Вхідні, вихідні та внутрішні документи підраховують окремо. Копії документів, виготовлені засобами оперативного розмноження, також враховуються окремо [16, с. 100].

До недавнього часу мова велася про паперовий документообіг (рух паперових документів). З появою ЕОМ академік В. М. Глушков пов'язував початком безпаперової інформатизації, оскільки технічні досягнення на основі електроніки зробили можливим відображати інформацію й керувати нею, не вдаючись до друкованих (паперових) форма [15, с. 174].

На підставі вище наведеного, можна зробити наступні висновки: організація роботи з документами  або управління документацією - це,  створення умов, які забезпечують збереження необхідної інформації, своєчасне її постачання споживачам з найменшими тимчасовими і матеріальними витратами. На сьогодні необхідно усвідомлення необхідності впровадження, і як результат переходу, до без паперового документування, користуючись новітніми інформаційними системами у цій сфері.

 

1.4. Сучасні інформаційні системи: види, класифікації

Місія інформаційних  систем – виробництво потрібної для організації інформації для забезпечення ефективного управління всіма її ресурсами, створення інформаційного й технічного середовища для здійснення керування організацією. На якість інформаційних систем впливають два фактори: рівень науково-технічного розвитку в організації, тобто наскільки використовуються в ній сучасні технології; люди й існуюча в організації культура.

Структуру інформаційної  системи становить сукупність окремих  її частин, називаних підсистемами. Складовими частинами інформаційної системи разом є комп'ютерні мережі, периферійне устаткування і програмне забезпечення.

Загальну структуру  інформаційної системи можна  розглядати як сукупність підсистем  незалежно від сфери застосування. У цьому випадку говорять про структурну ознаку класифікації [12, с. 54].

Функціональні підсистеми ІС реалізують і підтримують моделі, методи й алгоритми одержання керуючої інформації. Склад функціональних підсистем залежить від предметної області використання ІС [4, с. 41]. Функціональна частина інформаційної системи забезпечує виконання завдань, для яких і призначена інформаційна система. Фактично тут міститься модель системи керування організацією.

Розрізняють наступні забезпечувальні  підсистеми, або так зване забезпечення ІС, зокрема: інформаційне, технічне, математичне, програмне, лінгвістичне. Організаційні підсистеми також мають відношення до підсистем, що забезпечують, але спрямовані в першу чергу на забезпечення ефективної роботи персоналу й тому можуть бути виділені окремо. Серед організаційних підсистем зазвичай виділяють наступні: організаційне (організаційно-методичне), правове, ергономістичне, кадрове забезпечення Таким чином, структура будь-якої інформаційної системи може бути представлена сукупністю підсистем, що забезпечують її.

Будучи досить складним процесом, автоматизація будь-якої діяльності людини при прийнятті практичних рішень повинна мати наукове забезпечення. Дуже важливим і актуальним для широкого кола фахівців в області організаційного управління стоїть питання використання і класифікації інформаційних систем.

В якості класифікаційних особливостей можна розглядати дуже широкий спектр різних ознак ІС. Розглянемо основні з них. Інформаційні системи класифікують за наступними ознаками:

- сферою діяльності, що автоматизується;

- ступенем автоматизації;

- характером використання інформації;

- сферою застосування ИС;

- функціональною ознакою;

- рівнями управління;

- способом організації;

- масштабом;

- територіальною ознакою.

Класифікація ІС за сферою автоматизованої діяльності виглядає наступним чином. В якості основної класифікаційної ознаки АІС  розглядаються особливості автоматизованої професійної діяльності — процесу переробки вхідної інформації для одержання необхідної вихідної інформації, в якому АІС виступає в якості інструмента посадової особи або групи посадових осіб, що брав участь в управлінні  організаційною системою.

Відповідно до запропонованої класифікаційної ознаки виділяють наступні АІС:

- автоматизовані системи керування (АСУ);

- системи підтримки прийняття рішення (СППР);

- автоматизовані інформаційно-обчислювальні системи (АІОС);

- автоматизовані системи навчання (АСО);

- автоматизовані інформаційно-довідкові системи (АІДС).

Розглянемо особливості  кожного класу АІС і характеристики можливих видів АІС у складі кожного  класу.

Автоматизована система керування (АСУ) являє собою автоматизовану систему, призначену для автоматизації всіх або більшості завдань управління, що вирішуються колективним органом управління тощо (міністерством, дирекцією, правлінням, службою, групою управління ). Залежно від об'єкта управління розрізняють АСУ персоналом (АСУП) і АСУ технічними засобами (АСУТС) [2, с. 15].

Автоматична система керування  персоналом забезпечує автоматизовану переробку інформації, необхідної для  управління організацією в повсякденній діяльності, а також при підготовці й реалізації програм розвитку.

Автоматичні системи керування  технічними засобами призначені для  реалізації відповідних технологічних  процесів. Вони є по суті передавальною  ланкою між посадовими особами, що здійснюють управління технічними системами, і  самими технічними системами. У цей час АСУТС знайшли широке розповсюдження  у всіх розвинених державах.

Системи підтримки прийняття рішень (СППР) є досить новим класом АІС, теорія створення яких у цей час інтенсивне розвивається. СППР називається АІС, призначена для автоматизації діяльності конкретних посадових осіб при виконанні ними своїх посадових (функціональних) обов'язків у процесі управління персоналом і (або) технічними засобами.

Виділяються чотири категорії посадових  осіб, діяльність яких відрізняється  різної специфікою переробки інформації: керівник, посадова особа органу управління, оперативний черговий, оператор. У відповідності з чотирма категоріями посадових осіб розрізняють і чотири види СППР керівника (СППР К), СППР посадової особи органу управління (СППР О), СППР оперативного чергового (СППР Ч) та СППР оператора (СППР ОП).

Ефективність функціонування органу управління багато в чому визначається продуктивністю діяльності фахівців, особливо в питаннях створення нової  інформації. Частка творчої праці  в їхній роботі досить висока. Саме ці фахівці забезпечують практично всю інформаційну підготовку для ухвалення рішення керівником..

Автоматизовані інформаційно-обчислювальні  системи (АІОС) призначені для вирішення  складних в математичному відношенні завдань, що вимагають великих обсягів найрізноманітнішої інформації. У залежності від специфіки галузі діяльності, в якій використовуються АІВС, розрізняють такі види цих систем [2, с. 20].