Методика составления номенклатуры дел

Годовой раздел описей на дела постоянного хранения, предназначенный  для последующей передачи в государственный  архив, подлежит утверждению ЭПК. архивного  учреждения. Он печатается в четырех  экземплярах, заверяется руководителем  службы документационного обеспечения  управления, подписывается председателем  ЭК (после утверждения описи комиссией) и согласовывается с руководителем организации. В соответствии с утвержденными годовыми разделами описи организация обязана в установленные сроки сдать, а государственный архив принять на хранение внесенные в опись дела.

 

_{7. Порядок передачи дел в архив}

 

В архив организации передаются все дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу. Передача дел производится только по описям и в соответствии с составленным заведующим архивом графиком, согласованным с руководителями структурных подразделений и утвержденным руководителем организации. Вместе с делами в архив передаются регистрационно-контрольные картотеки делопроизводственной службы учреждения. Заголовок каждой картотеки должен быть включен в опись.

Дела временного (до 10 лет) хранения в архив организации, как правило, не передаются.

Принимая дела, сотрудник  архива тщательно сверяет каждое дело с описью, проверяет правильность формирования и оформления дела. Заведующий архивом расписывается в приеме дел на всех экземплярах годовых  разделов описи, указывает дату приема и количество принятых дел. Один экземпляр  годовых разделов описей возвращается сдатчику, остальные остаются в архиве.

При сдаче дел на государственное  хранение организация представляет в государственный архив:

отношение на имя руководства  государственного архива с указанием  названия организации, общего количества дел и крайних дат документов;

описи в трех экземплярах, утвержденные ЭПК архивного отдела;

историческую справку  организации, если дела сдаются на государственное  хранение впервые;

справку о неполной сохранности  документов (если какие-либо дела утрачены).

Затем дела шифруются. Шифровка включает в себя указание на обложке  дела номера фонда, номера описи, номера дела.

Сверенные с описью и зашифрованные  дела увязывают в архивные связки. Сдача дел оформляется актом. Организация-сдатчик и государственный  архив расписываются на всех экземплярах  описей и акта сдачи документов.

Два экземпляра описи и  один экземпляр акта остаются в государственном  архиве, третий экземпляр описи и  второй экземпляр акта возвращаются организации и хранятся постоянно  в делопроизводственной службе.

 

_{Заключение}

 

Работа с документами  должна иметь настолько отработанный порядок (документооборот), чтобы не отвлекать работников от главных производственных целей предприятия.

Неважно, на каком уровне будет вестись делопроизводство: традиционным способом или современным  безбумажным обменом электронными документами - в любом случае документирование и работа с документами осуществляется по установленным правилам.

 

_{Список  литературы}

 

1. Демин Ю.М. Деловая переписка. - М.: Бератор-пресс, 2003., Демин Ю.М. Делопроизводство. Документационный менеджмент - М.: Бератор-пресс, 2003.
2. Кирсанова М.В. Делопроизводство в органах государственной власти и местного самоуправления. Учебное пособие. М., 2004.
3. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Организация и технологии документационного обеспечения управления).М., 2000.
4. Лихачев М.Т. Д.окументы и делопроизводство: Справочное пособие. М., 2001.
5. Рогожин М.Ю. Справочник кадровика. - М.: Проспект, 2004.
6. Рогожин М.Ю. Настольная книга секретаря. - М.: Проспект, 2003.
7. Рогожин М.Ю. Организация делопроизводства предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
8. Рогожин М.Ю. Документационное обеспечение управления. Практическое пособие. М., 2000.
9. Рогожин М.Ю. Организация кадровой работы предприятия. - М.: Изд-во РДЛ, 2003.
10. Гражданский кодекс РФ Части I, II, III - М Проспект, 2002
11. Трудовой кодекс РФ - М Проспект, 2002
12. Федеральный конституционный закон "О государственном гербе РФ" от 25 декабря 2000 № 2-ФКЗ с изм. и доп. от 9 июля 2002 г
13. Закон РФ от 11 марта 1992 г № 2490-1 "О коллективных договорах и соглашениях" (с изменениями от 24 ноября 1995 г, 1 мая 1999 г, 30 декабря 2001 г)

15. Указ Президента РФ от 1 июня 1998 г № 640 "О порядке ведения личных дел лиц, замещающих государственные должности Российской Федерации в порядке назначения и государственные должности федеральной государственной службы" (с изменениями от 31 мая 1999 г).

 

_{Приложения}

 

_{Приложение 1}

 

Форма итоговой записи к номенклатуре дел организации

Итоговая запись о категориях и  количестве дел, заведенных

в _____ году в организации

По  срокам хранения	Всего	В том числе:
		переходящих	с отметкой ЭПК
1	2	3	4
Постоянного
Временного (свыше 10 лет)
Временного (до 10 лет включительно)
Итого

 

Наименование должности  руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись   Расшифровка

подписи

 

Дата

Итоговые сведения переданы в ведомственный архив

Наименование должности

передавшего сведения

Подпись     Расшифровка

подписи

 

ОДОБРЕНО Протокол  ЦЭК (ЭК) От _______________ № _____ _______________

СОГЛАСОВАНО Протокол  ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____

 

Приложение 2

Форма номенклатуры дел

 

Наименование  организации НОМЕНКЛАТУРА  ДЕЛ _____№ _______________ ______________________ (место составления)

УТВЕРЖДАЮ Наименование  должности руководителя  организации Подпись Расшифровка подписи

 

Итоговая  запись о категориях и количестве дел, заведенных в _____ году в организации

	Заголовок дела (тома, части)	Количество  дел (томов, частей)	Срок  хранения дела (тома, части) и № статей по перечню	Примечание
1	2	3	4	5

 

Наименование должности  руководителя службы делопроизводственной организации

Подпись     Расшифровка

подписи

Дата

Виза зав. ведомственным  архивом

(лица, ответственного за архив)

 

ОДОБРЕНО Протокол  ЦЭК (ЭК) От _______________ № _____ _______________

СОГЛАСОВАНО Протокол  ЭПК архивного учреждения От _______________ № _____