Механизм документооборота в мире безбумажных технологий

интегрирование внешних специализированных устройств (этикеточные принтеры для маркировки бумажных документов, электронные весы);

реализацию специализированной модели документооборота с короткими маршрутами движения, большим числом состояний и разнообразием сроков исполнения, определяемых как внутренним распорядком, так и внешними обстоятельствами. Использование типовых сценариев обработки принятых входящих документов;

анализ текстового представления документов, базирующийся на распознавании образов с помощью ядра Cuneiform и использующий уже накопленные данные из архива (около 1.000.000. записей) в качестве специализированных словарей;

распознавание и публикация в архиве многостраничных образов, принимаемых факс-модемом;

анализ и публикацию в архиве электронной почты;

связь с функциональными подсистемами и задачами  АСУ Предприятия;

 интеграцию с другими  информационными системами (1C, MS Outlook).

Последние два из перечисленных свойств характеризуют способность спроектированной подсистемы служить основой всей корпоративной информационной системы предприятия.

Отметим несколько обстоятельств. Во-первых, бизнес-процессы, образующие документооборот предприятия, являлись объективно необходимыми, часть из них требовала для автоматизации разработки наукоемких алгоритмов. Во-вторых, существующие программные средства, коротко описанные выше в разделе 1.5, не могли решить поставленные задачи автоматизации. В-третьих, только комплексный подход к автоматизации, свойственный разработке АСУ, позволил решить поставленные задачи. Если попытаться оценить доли полезного эффекта, привнесенного автоматизацией отдельных задач, от общего эффекта внедрения системы документооборота в описанном выше Предприятии, то 40% приходится на процессы регистрации и структуризацию потоков, 40% - на организацию удобного распределенного доступа к архивам и поиск в них и только оставшиеся 20% - на фактическую поддержку бизнес-процессов. Такое распределение закономерно из-за профиля предприятия (патентная деятельность).

Успешность решения задач автоматизации мы проиллюстрируем следующим фактом: внедрение разработанных компонент не требовала остановки производственных процессов.

 

Заключение

На основе данной работы можно сделать следующие выводы: гибкость и эффективность современных систем документооборота напрямую зависит от  понимания функции документа в организации и определения правильной рабочей концепции документа в системе. Важнейшей ролью документа любой формы было и остается регистрация факта, хотя документ выполняет при этом функции, сформулированные выше. В распределенной среде система  документооборота - это, прежде всего, официальный канал связи, который надежно фиксирует все этапы взаимодействия сторон.

Документооборот, в том числе ЭДО, постепенно становится понятием, понимаемым достаточно произвольно. Перефразируя эпиграфы можно сказать: «Документы создаются для циркуляции, обмена, т.е. для документооборота». Мы полагаем, что  информационные системы поддержки бизнеса следующего поколения будут базироваться на системах электронного документооборота.

 

 

 

 

Список литературы

1. Арлазаров В.Л., Емельянов Н.Е. Системы обработки документов. Основные компоненты. // Сборник трудов ИСА РАН «Управление информационными потоками», 2012. с. 3-20
2. Арлазаров В.В., Постников В.В., Шоломов Д.Л. Cognitive Forms – система массового ввода структурированных документов. // Сборник трудов ИСА РАН «Управление информационными потоками», 2012. с. 35-46
3. Арлазаров В.Л., Безмозгий И.М., Емельянов Н.Е. Проблемы перехода к безбумажному делопроизводству. // Сборник трудов ИСА РАН «Развитие безбумажной технологии в организационных системах», 2011. с. 3-11

start="4"

 Балабанов И.Т. Интерактивный бизнес. – СПб: Питер, 2011. – 128 с.: ил. – (серия “Краткий курс”).

5. Банк В.Р., Зверев В.С. Информационные системы в экономике: Учебник, 2013

6. Вершинин А. И. Электронный документ: правовая форма и доказательство в суде: Учеб. – практ. пособие/ А.П. Вершинин. – М.: Городец – издат, 2012. – 247 с.

7. Гавердовский А. Концепция построения систем автоматизации документооборота. Открытые системы, – СПб: Питер, 2011. – 302 с.
8. Даниленко А.Ю. Программный интерфейс электронного архива: возможности и принципы построения. // Сборник трудов ИСА РАН «Методы и средства работы с документами», 2011. с. 167-172
9. Даниленко А.Ю., Павлова Н.С., Подрабинович А.А. Автоматическое создание объектов в электронном архиве с помощью сценария. // Сборник трудов ИСА РАН «Методы и средства работы с документами», 2011. с. 173-182
10. Кузнецова Т.В. Делопроизводство (Документационное обеспечение управления). — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2012. - 818 с.
11. Кудряев В. А. Организация работы с документами, учебник – 20011. М., ИНФРА-М, 592 с. Э

12. Остелло М. Влияние новой информационной технологии на управленческий процесс // Проблемы теории и практики управления. – 2012. – №6. - С.49.

13. Шафрин Ю. Информационные технологии, - М., ООО" Лаборатория базовых знаний”, 2012

14. ГОСТ Р ИСО9001:2012 «Система менеджмента качества. Требования.»

15. http://www.osp.ru/os/2012/01/29.htm 

16. http://www.ids-scheer.com

17. http://www.wfmc.org

18. http://www.elar.ru

19. http://www.gorodissky.ru

20. www.cognitive.ru