Личная карточка и ее типовая форма, содержание, порядок и правила оформления

Личная карточка заводится  только на работника, принимаемого на работу на условиях внешнего совместительства, на внутреннего совместителя вторая личная карточка не заводится, а все сведения указываются в личной карточке по основному месту работы.

Пол указывается либо словами полностью, либо сокращенно (чаще обозначают буквами "М" и "Ж"). 

 

								Код
					Форма по ОКУД			301002
ООО "Смена"					по ОКПО			325698
наименование организации
Дата составления	Табельный номер	Идентификационный номер налогоплательщика	Номер страхового свидетельств государственного пенсионного страхования	Алфавит	Характер работы	Вид работы (основная, по совместительству)	Пол (мужской, женский)
01.02.2010	256	25698	019-569-896	л	постоянно	основная	м

 

 

 

 

Раздел I "Общие  сведения"

 

В данном разделе, указывая сведения о работнике, следует руководствоваться следующими правилами:

1. Фамилия,  имя, отчество указываются на основании паспорта и записываются полностью и разборчиво. При этом обязательно заполняются и зоны кодирования информации в соответствии с общероссийскими классификаторами: ОКАТО, ОКИН, ОКСО, ОКПДТР.

ОКАТО - "Общероссийский классификатор  объектов административно-территориального деления" ОК 019-95 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.95 № 413;

ОКИН - "Общероссийский классификатор  информации о населении" ОК 018-95 утвержден  Постановлением Госстандарта РФ от 31.07.95 № 412;

ОКСО - "Общероссийский классификатор  специальностей по образованию" ОК 009-2003 утвержден Постановлением Госстандарта РФ от 30.09.03 № 276-ст;

ОКПДТР - Постановление Госстандарта РФ от 26.12.94 № 367 "О принятии и введении в действие общероссийского классификатора профессий рабочих, должностей служащих и тарифных разрядов" ОК 016-94.

Внимание!

При кодировании необходимо учесть, что если в поле кодирования будут внесены неправильные записи или не относящиеся к данному заполнению сведения, форма № Т-2 считается испорченной и подлежит переписыванию. Поэтому рекомендуется либо вносить точные коды, либо не вносить их вообще до момента сдачи личной карточки в архив. При отсутствии записей или при отрицательных ответах ("не имею", "не состою") кодируемая часть данного реквизита остается пустой. 

 

2-3. Дата  и место рождения устанавливается на основании паспорта или иного документа, удостоверяющего личность, и записывается полностью, например: "12 декабря 1964 года". Соответственно код указывается следующим образом: 12.12.1964.

Пункт 3 "Место рождения" заполняется в строгом соответствии с паспортом гражданина Российской Федерации или иным документом, удостоверяющим личность, согласно ОСТ 4.071.034-82:

• длина записи, включая пробелы и знаки препинания, не должна превышать 100 символов;
• районы и области пишутся в родительном падеже, без запятых, допускаются общепринятые сокращения: город - гор., деревня - дер., край - кр., округ - окр., область - обл., поселок - пос, район - рн., станция - ст.; слова - аул, кишлак, село, станица пишутся полностью.

Код места жительства определяется по ОКАТО. 

 

		I. ОБЩИЕ СВЕДЕНИЯ
		Трудовой договор		номер
				дата
1.	Фамилия	Смирнова	Имя	Лидия	Отчество	Ивановна
						Код
2.	Дата рождения	30 апреля 1969 г.				30.04.69
		день, месяц, год
3.	Место рождения	гор. Сергиев-Посад			по ОКАТО

 

 

4. Гражданство записывается без сокращения. Запись гражданства и ее кодирование производится в соответствии с ОКИН:

• гражданин Российской Федерации - 1;
• гражданин Российской Федерации и иностранного государства – 2 (в случае двойного гражданства в скобках указывается, какого именно государства гражданство);
• иностранный гражданин (указывается какого государства) - 3;
• лицо без гражданства - 4.

Если работник представил только паспорт гражданина РФ и не сообщает работодателю сведения о втором гражданстве, то информация о гражданстве РФ, внесенная в п. 4, не может быть поставлена в вину кадровой службе. В трудовых отношениях информация о двойном гражданстве имеет значение только в том случае, если работа, на которую принимается работник, связана с допуском к государственной тайне. Поскольку проверкой кандидата на такую работу занимаются соответствующие органы, работодателя не должно интересовать, имеет ли принимаемый на работу сотрудник второе (наряду с российским) гражданство.

 

 

 

4.	Гражданство	Гражданин Российской Федерации	по ОКИН	2
		и иностранного государства (государства Италия)

 

 

5. Степень  знания языка

Поскольку Госкомстат России интересует только знание иностранного языка, а не языка народов Российской Федерации, то в данном пункте указывается иностранный язык (т.е. язык иностранного по отношению к России государства).

Сведения о знании работником иностранного языка указываются  на основании сообщенных работником сведений, а также проведенных  кадровой службой тестов (если для выполнения поручаемой работы требуется знание иностранного языка).

В Общероссийском классификаторе (ОКИН) коды присвоены как непосредственно самим иностранным языкам, так и степеням знания иностранного языка. Но поскольку Госкомстат РФ не дал указаний, какие именно коды должны приводиться в личной карточке, кадровая служба может указать только один код - степени знания языка, а может привести и оба кода. Во втором случае код иностранного языка логично указывать первым, а код степени знания языка - вторым (через несколько пробелов).

В личной карточке возможны следующие записи:

• английский (код по ОКИН "014"), немецкий (код по ОКИН "135"),
• французский (код по ОКИН "213") итальянский (код по ОКИН "070");
• читает и переводит со словарем - код по ОКИН "1";
• читает и может объясняться - код по ОКИН "2";
• владеет свободно - код по ОКИН "3".

Если работник знает два  иностранных языка, то во второй строке п. 5 личной карточки указывается информация о втором иностранном языке, для  внесения записей о знании третьего иностранного языка кадровая служба может включить дополнительную строку в данный пункт. 

 

5.	Знание иностранного языка	немецкий	читает и переводит  со словарем	по ОКИН	135   1
		наименование	степень знания
		английский	владеет свободно	по ОКИН	014   3
		наименование	степень знания

 

 

 

6. Все  сведения об образовании (квалификация, направление или специальность) устанавливаются на основании документа об образовании.

Образование записывается и  кодируется согласно ОКИН и ОКСО. Согласно ОКИН образование кодируется следующим  образом:

• начальное (общее) образование - 02;
• основное общее образование - 03;
• среднее (полное) общее образование - 07;
• начальное профессиональное образование - 10;
• среднее профессиональное образование - 11;
• неполное высшее образование - 15;
• высшее образование - 18;
• послевузовское образование - 19.

Окончившие три курса  высшего учебного заведения относятся  к лицам с неполным (незаконченным) высшим профессиональным образованием.

Два блока граф для заполнения сведений об образовании предназначены в форме № Т-2 для указания сведений об окончании второго образовательного учреждения.

Уровень образования указывается  в личной карточке только по документу об образовании, представленному работником:

• основное общее образование - код по ОКИН "03";
• среднее (полное) общее образование - код по ОКИН "07";
• начальное профессиональное образование - код по ОКИН "10";
• среднее профессиональное образование - код по ОКИН "11";
• неполное высшее образование - код по ОКИН "15";
• высшее образование - код по ОКИН "18";
• послевузовское образование - код по ОКИН "19".

Записи о неполном (незаконченном) образовании производятся только в соответствии с представленным работником документом - справкой образовательного учреждения или дипломом государственного образца о неполном высшем образовании или академической справкой о незаконченном высшем образовании. Не разрешается вносить записи об образовании на основании студенческого билета или зачетной книжки работника.

Если работник не окончил  соответствующее образовательное  учреждение, кодирование информации о его образовании осуществляется по следующим правилам:

• работник обучался в высшем учебном заведении и прошел более половины курса или прошел полный курс обучения, но не защитил дипломную работу или не сдал государственный экзамен, - "неполное высшее";
• работник обучался в высшем учебном заведении и прошел три года обучения - "неполное высшее, III (IV, V, VI) курс";
• работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его, а на момент поступления в высшее учебное заведение он имел основное общее образование, - "основное общее";
• работник обучался в высшем учебном заведении, но не окончил его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в высшее учебное заведение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";
• работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления в учреждение имел среднее (полное) общее образование - "среднее (полное) общее";
• работник, обучавшийся в учреждении среднего профессионального образования, но не окончивший его (прошел менее половины курса обучения); на момент поступления на работу имел неполное среднее образование - "неполное среднее";
• работник, окончивший 9 классов общеобразовательной школы, а также прошедший полный курс обучения в среднем специальном учебном заведении, но не защитивший дипломной работы или не сдавший государственный экзамен или экзамен на аттестат зрелости в средней общеобразовательной школе, - "незаконченное среднее образование".