Лекции по "Делопроизводству"

Специалисты информационно-технической  службы организации выполняют функции администраторов системы: установку СУБД и САДД на сервере и рабочих местах пользователей, обеспечение его работы, а также сохранности документов и их доступности пользователям.

В структурных подразделениях создают электронные картотеки, которые являются при этом подмножествами единой картотеки предприятия, и «виртуальные» кабинеты должностных лиц. Должностные лица — работники предприятия, являющиеся официальными участниками документооборота — корреспондентами и адресатами документов. Должностное лицо — владелец кабинета — может самостоятельно работать с документами в системе или от его имени поручить делать это сотруднику, наделенному статусом пользователя.

Каждый пользователь сети на своем рабочем месте:

• получает данные о документах, направленных ему на обработку;
• выполняет необходимые действия;
• направляет документ для дальнейшей работы.

При этом автоматически  фиксируется и накапливается  информация о движении документов в  организации.

При регистрации документа  в САДД (см. п. 6.3) создают электронную регистрационную карточку (РК), с которой может быть связан электронный документ или электронная версия бумажного документа (файлы с текстом, изображениями, фонограммами и другими формами представления документа в компьютере). После регистрации РК документа с прикрепленными файлами пересылают по локальной сети в кабинет должностного лица, ответственного за принятие решения по исполнению документа, а далее в соответствии с вынесенной резолюцией — в картотеку структурного подразделения и кабинеты исполнителей. Маршруты движения РК и прикрепленных к ней документов устанавливают в соответствии с определенным на предприятии порядком прохождения входящих, исходящих и внутренних документов.

Система автоматизирует как текущий, так и итоговый контроль исполнения документов .

Для автоматизации создания внутренних и исходящих документов САДД «Дело» поддерживает работу над  проектами документов. В этом случае используют специальный тип регистрационной  карточки, включающий перечень визирующих проект должностных лиц, маршрут визирования, а также должностное лицо, подписывающее документ. При этом исполнитель документа имеет возможность контролировать ход визирования и подписания проекта. Должностные лица, получившие проект документа, могут его завизировать, высказать замечания или внести их в файл документа. Согласование и подписание документа может заверять ЭЦП должностного лица. После подписания документа на основе РК проекта автоматически создается РК исходящего или внутреннего документа.

В системе как один из справочников составляется номенклатура предприятия, объединяющая номенклатуры дел отдельных структурных подразделений. Ее используют для регистрации документа и работы с исполненными документами при списании их в дела.

В целом САДД обеспечивает выполнение следующих функций ДОУ:

• единая регистрация всех документов предприятия путем создания РК;
• регистрация проектов как отдельной группы документов с последующей перерегистрацией после подписания проекта;
• ввод резолюций в РК и направление резолюций и документов на рабочие места пользователей-исполнителей;
• пересылка отчетов исполнителей ответственным исполнителям и/или авторам резолюций;
• контроль работниками службы ДОУ движения РК и электронных документов (документооборота) внутри предприятия;
• контроль за своевременным и правильным исполнением документов;
• поиск документов по совокупности реквизитов РК и тексту прикрепленного к ней документа при справочно-аналитической работе;
• создание реестров рассылки документов при отправке исходящих документов адресатам;
• составление по установленным формам сводок, отчетов для руководства предприятия;
• предоставление любому должностному лицу своего личного электронного кабинета и необходимого, определенного действующими в организации правилами, уровня доступа к информационным ресурсам предприятия;
• хранение РК и электронных образов документов;
• списание документов в дело в соответствии с номенклатурой дел и доступ к ним при возникновении необходимости их использования в работе;
• протоколирование работы с системой всех пользователей, возможность исправления ошибочно произведенных действий.

САДД «Дело» также  способна выполнять основные функции  архива электронных документов. Но для этой цели предпочтительнее другой продукт из «линейки» программных продуктов — ЭОС — система «Архивное дело», которая:

• принимает из системы «Дело» исполненные документы для формирования и оформления дел, или же может использоваться самостоятельно, регистрируя дела и документы;
• по заданным параметрам проводит экспертизу ценности документов, включая отбор документов на архивное хранение, контроль сроков хранения документов, а также выделение дел к уничтожению;
• ведет учет архивных дел и документов и формирует основные учетные формы (описи) и формы отчетов, утвержденные нормативными документами Росархива;
• позволяет искать документы в созданном ею электронном архиве организаций.

Для обеспечения правовой основы использования любой информационной системы автоматизации ДОУ на предприятии должны быть созданы, подписаны (утверждены) следующие организационно-распорядительные документы [73]:

• приказ о принятии в эксплуатацию САДД с указанием задач и функций этой системы;
• приказ о введении электронного документооборота в ДОУ с определением полномочий и ответственности должностных лиц, участвующих в работе с документами в организации;
• положение (регламент) об электронном документообороте предприятия (как самостоятельный документ или как приложение к инструкции по делопроизводству), включающее перечень документов, выполняемых и используемых в элект ронной форме, и альбом форм электронных документов

(в электронном виде  и на бумажном носителе);

•   руководство  пользователей САДД.

При использовании ЭЦП  во внутреннем электронном документообороте с использованием САДД на предприятии  должен быть создан его удостоверяющий центр, выдающий определенным пользователям ключи ЭЦП и обеспечивающий их достоверность. При этом администраторы и пользователи должны быть обучены работе со средствами ЭЦП, а в соответствующей инструкции — определены их полномочия, а также порядок выдачи и отзыва ключей.

Необходимое условие внедрения САДД при работе с документами — создание продуманной и надежной системы долговременного хранения электронных документов.

2. ЭЛЕКТРОННЫЙ  ДОКУМЕНТООБОРОТ

И СИСТЕМА МЕНЕДЖМЕНТА  КАЧЕСТВА

Государственный стандарт ГОСТ Р ИСО 9001-2001 «Системы менеджмента качества. Требования», устанавливая обязательность документирования системы менеджмента качества (СМК), не требует использования САДД для поддержки СМК на предприятии. Однако внедрение САДД с функциями моделирования (например, САДД) повышает эффективность построения СМК на предприятии [71].

Процессы СМК в САДД описывают через модуль «Управление  деловыми процессами». В «типовых маршрутах» задают порядок и сроки прохождения  различных поручений и других действий.

Все сотрудники на своих  рабочих местах используют утвержденные электронные формы документов СМК. При этом система может самостоятельно контролировать выполнение регламентов СМ К сотрудниками, а информация о выполнении или нарушении требований регламентов хранится в системе и доступна для оперативного анализа руководством. Это повышает ответственность сотрудников и снижает трудоемкость документирования их деятельности в СМК.

Повышается эффективность  и работы уполномоченных по СМК. Система  автоматизирует распространение документов по подразделениям и фиксирует факт ознакомления сотрудников с новыми редакциями документов, а также контролирует использование ими актуальных редакций документов. Она позволяет вести мониторинг процессов СМК. При подготовке и проведении аудитов системы СМК в автоматизированном режиме могут быть легко получены отчеты по функционированию СМК, выполнению регламентов сотрудниками, ведению записей по качеству.

Руководителям система  помогает:

• планировать мероприятия по улучшению СМК;
• получать в форме отчетов объективные и актуальные данные о функционировании СМК на предприятии, деятельности подразделений и сотрудников, степени их загрузки, качестве выполняемых ими работ;
• оперативно доводить до сведения исполнителей результаты анализа руководством их работы;
• корректировать действия по управлению качеством на основе текущего состояния СМК и результативности предшествующих мероприятий по улучшению.

Кроме того, в САДД, ориентированной  на использования в СМК, может  входить специальный модуль, который  способен фиксировать все обращения потребителей, анализировать их запросы и предложения, вести мониторинг удовлетворенности заказчиков.

Таким образом, САДД предоставляет  возможность управлять всем комплексом документов СМК, включающим как организационные  документы (руководство по качеству, политика и цели в области качества, положения и регламенты бизнес-процессов и др.), так и документы, сопровождающие бизнес-процессы. Одновременно она позволяет объединить офисный (организационно-распорядительный) документооборот с инженерным, включающий техническую, технологическую и чертежно-конструкторскую документации.

В одной из серии статей, посвященных особенностям работы с  электронными документами, О.И. Рысков приводит мнение Государственного архива штата Виктория (Австралия), которое  заключается в следующем [66]. Электронные документы (и оригиналы, и электронные копии бумажных документов), создаваемые в процессе управленческой деятельности, наиболее вероятно, будут иметь доказательную силу, если организа ция может продемонстрировать, что в любой из управленческих ситуаций определенные документы:

• всегда создают;
• всегда создают на одном и том же этапе бизнес-процесса;
• всегда хранят в одном и том же месте и сохраняют одним и тем же способом;
• всегда доступны одним и тем же людям для одних и тех же целей;
• включены в состав базы данных, которая надежно администрируем, и существуют надежные гарантии неизменности электронных документов.

Это возможно, если в организации  существует система управления документами.