Контрольная работа "Основы делопроизводства"

Отметка о наличии приложений. В письмах  зарубежных корреспондентов отметка о наличии приложений располагается в нижнем левом углу, под подписью. Она состоит из слова "Enclosure", если приложение одно, или "Enclosures", если их несколько. При этом обычно указывают их количество. Например:

2 Enclosures

Возможно  сокращенное обозначение: End.. В отметке  о приложений могут быть названы документы-приложения.

Указание  на рассылку копий письма. В письмах  зарубежных корреспондентов бывает специальная отметка о копиях письма. Такая отметка проставляется у нижнего поля документа и включает сокращение "с.с." (от "карбоновые копии") и название фирмы, которой выслана копия. Например:

с.с. Messrs Paul and Jackson Ltd., Lawyers

Если  автор желает подчеркнуть, что копий  нет, он делает отметку "без копий" ("without copies").

Постскриптум

За рубежом  допускается внесение дополнительной информации в деловое письмо после его подписания. Это избавляет от необходимости составлять новое письмо и дает возможность оперативно сообщать о событиях, случившихся уже после подписания письма. Приписка располагается в конце письма после подписи и начинается буквами P.S. (от лат. post scriptum — "после написанного"). В конце приписки еще раз ставится подпись.

Оформление  второго и последующих листов письма

В зарубежной корреспонденции для оформления второго и последующих листов документа используется специальная  бумага с напечатанным типографским способом в верхнем левом углу (1 см от верхнего края) названием организации. В правом верхнем углу печатаются слова "Лист для продолжения письма №...". Например:

Continuation Sheet No...

Под названием  фирмы, направляющей письмо, указываются  организация, которой оно адресуется, и дата. Например:

Mills and Green Continuation Sheet No Messrs. A.Smith and Co., Ltd 12 May 2002

Многие  британские фирмы пользуются дополнительными  листами без надписи справа. В этом случае страницы нумеруются, а справа внизу на всех страницах, включая первую, но кроме последней, пишется: "Continued" — или сокращенное: Cont'd (Countd), что значит "имеется продолжение".

 

 

3Оформление и составление протоколов

 

Протокол - это документ, фиксирующий ход  проведения мероприятий совещательной, переговорной и иной деятельности (например, испытаний) (далее по тексту - протокольное мероприятие), включая принятые по их итогам решения.

 Общий  порядок и правила оформления  протоколов определены параграфом 4.3 Типовой инструкции по делопроизводству. В соответствии с инструкцией  протокол составляется на основании:

 а)  записей, произведенных во время  совещания (заседания);

 б)  представленных тезисов докладов  и выступлений;

 в)  справок;

 г)  проектов решений;

 д)  других документов и материалов  протокольного мероприятия.

 Указанные  материалы представляются ответственными  структурными подразделениями (должностными  лицами), на которые возложена  их подготовка, не позднее чем  за 15 дней до даты проведения  протокольного мероприятия. Справки  подписываются руководителями структурных  подразделений-исполнителей (иными  должностными лицами, несущими ответственность  за подготовку). Ведение записей  во время протокольного мероприятия,  сбор материалов и подготовка  текста, как правило, возлагается  на секретаря, службу ДОУ или  на сотрудников структурных подразделений,  готовивших материалы к обсуждению.

 Текст  протокола должен быть подготовлен  не позднее, чем через 3 дня  после проведения протокольного  мероприятия. Проекты соответствующих  пунктов протокола в необходимых  случаях визируются структурным  подразделением (должностным лицом), ответственным за подготовку. На  протоколе, содержащем информацию  ограниченного распространения,  проставляется соответствующая  пометка, например, "Для служебного  пользования".

 Текст  протокола, как правило, состоит  из двух частей: вводной и основной. В вводной части протокола  оформляются следующие реквизиты:

1) председатель  или председательствующий;

2) секретарь;

3) присутствовали (список присутствовавших или  отсылка к прилагаемому списку  присутствовавших);

4) повестка  дня;

5) докладчики  по каждому пункту повестки  дня.

 Основная  часть протокола состоит из  разделов, соответствующих пунктам  повестки дня. Текст каждого  раздела строится по схеме: "слушали  - выступили - постановили - решили". Содержание докладов и выступлений  излагается непосредственно в  тексте протокола или прилагается  к нему (в последнем случае  в тексте делается сноска "Текст  выступления прилагается"). Постановление  (решение) в тексте протокола  печатается полностью, при необходимости  приводятся итоги голосования.  Содержание особого мнения, высказанного  участниками протокольного мероприятия  во время обсуждения, записывается  в тексте протокола после соответствующего  постановления (решения).

 Допускается  форма составления протокола,  при которой фиксируются только  принятые постановления (решения)  по соответствующим вопросам. Протокол  подписывается председательствующим  и секретарем. Датой протокола  является дата протокольного  мероприятия.

 Протоколам  присваиваются порядковые номера  в пределах календарного года. Нумерация ведется отдельно по  каждой группе протоколов: протоколы  заседаний коллегии, протоколы технических,  научных и экспертных советов  и др. Протоколы совместных заседаний  имеют составные номера, включающие  порядковые номера протоколов  организаций, принимавших участие  в заседании.

 Номера  постановлений (решений), принятых  на протокольных мероприятиях, состоят  из номера протокола, номера  рассматриваемого вопроса в повестке дня и порядкового номера постановления (решения) в пределах вопроса. К номерам протоколов и постановлений (решений) могут прибавляться буквенные коды в соответствии с поисковой системой, принятой на предприятии.

 Копии  протоколов при необходимости  рассылаются заинтересованным организациям  и должностным лицам в соответствии  с указателем рассылки. Указатель  составляет и подписывает ответственный  исполнитель подразделения, готовившего  рассмотрение вопроса. Копии протоколов  заверяются печатью службы ДОУ.

 Принятые  на протокольных мероприятиях  постановления (решения) доводятся  до исполнителей в виде выписок  из протоколов, которые оформляются  на соответствующем бланке и  заверяются печатью службы ДОУ.  Протоколы печатаются на стандартном  бланке протокола или на общем  бланке федерального органа исполнительной  власти формата А4 и имеют  следующие реквизиты:

1) наименование  документа - "Протокол" - печатается  от границы верхнего поля прописными  буквами вразрядку, полужирным  шрифтом и выравнивается по  центру;

2) вид  протокольного мероприятия (совещание,  заседание и т.п.) отделяется от  предыдущего реквизита двумя  межстрочными интервалами, печатается  через интервал и выравнивается  по центру;

3) место  проведения протокольного мероприятия  указывается в том случае, если  оно происходило не на обычном  месте. Печатается через два  межстрочных интервала после  реквизита "вид заседания, совещания", отделяется от него линейкой  и выравнивается по центру;

4) дата  и номер протокола. Дата оформляется  цифровым или словесно-цифровым  способом и печатается через  два межстрочных интервала ниже  предыдущего реквизита.

 Основная  часть протокола печатается через  полтора межстрочных интервала.  Каждый вопрос нумеруется арабской  цифрой, его наименование начинается с предлога "О" ("Об"), печатается центрованным способом и подчеркивается одной чертой после последней строки. Под чертой (в скобках) указываются фамилии должностных лиц, выступавших на заседании (совещании), и краткое содержание их выступлений при рассмотрении соответствующего вопроса.

 Подпись  отделяется от текста протокола  тремя межстрочными интервалами  и включает наименование должности  лица, председательствовавшего (выполнявшего  обязанности секретаря) на протокольном  мероприятии, его личную подпись  и расшифровку подписи (инициалы  и фамилию). Наименование должности  печатается от левой границы  текстового поля через один  межстрочный интервал и центрируется  относительно самой длинной строки. Расшифровка подписи располагается  на уровне последней строки  наименования должности без пробела  между инициалами и фамилией. Положение последней буквы в  расшифровке подписи ограничивается  правым полем.

 Гриф (пометка об ограничении доступа  к документу) - печатается в правом  верхнем углу первого листа  протокола. Номер экземпляра

 документа  печатается ниже грифа (пометки)  через полтора межстрочных интервала  и центрируется по отношению  к ним. Образец оформления протокола  в соответствии с Типовой инструкцией  по делопроизводствуприведен в  Приложении 1.

 

 

Тестовое задание

 

1. Что  называется экспертизой ценности  документов?

б) отбор  документов на государственное хранение или установление сроков их хранения на основе принятых критериев?

2. Каким  из перечисленных нормативных  актов руководствуется служба ДОУ?

в) положением;

3. В приложении  к распорядительному документы  (постановление, приказ, распоряжение, правило, инструкции, положение, решение) на первом его листе в правом верхнем углу пишут:

в) «Приложение  №» с указанием наименования распорядительного документа

4. Почему  в организациях и на предприятиях  разрабатываются организационные документы?

в) это  создает нормативную базу для  организации трудовых правоотношений;

5. Дела  из архива организации выдаются  работникам структурных подразделений  данной организации на срок:

а) не более 10 дней.

Не более 1 месяца.

 

Список использованных источников:

 

 

1. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
2. Басаков М.И. Делопроизводство (документальное обеспечение управления): учеб. пособие. - М.: Дашков и К, 2005. – 336 с.
3. Кирсанова М.В. Современное делопроизводство. Учеб. пособие. — 3-е изд. — М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. — 304 с. — (Серия «Высшее образование»). С.50-90
4. Организация работы с документами: Учебник/ Под ред. проф. В.А.Кудряева. – 2-е изд., перераб. и доп. – М.: ИНФРА-М, 2009. – 592 с.
5. Основное правила работы архивов организаций. Одобрены решением Коллегии Росархива от 06.02.2002 г. Электронный ресурс. Режим доступа: http://www.infosait.ru/norma_doc/44/44229/index.htm

 

 

 

 Приложение 1

 

 

Образец оформления протокола

(с продольным  расположением реквизитов)

 

Герб РФ

Наименование организации

ПРОТОКОЛ

____________________                                 № _________________

             Дата

_______________________________

                                        Место издания

Заголовок:

Заседания комиссии по...

Председатель  — Смирнов С.С.

Секретарь — Антонова М.И.

Присутствовали:  30 человек (список прилагается)

                              (если до 15 человек, то в протоколе 

                              указываются фамилии с инициалами 

                              в алфавитном порядке через  запятую)

 

ПОВЕСТКА  ДНЯ:

 

1. О порядке  подготовки к конференции. 

Доклад  заведующего...

2. О...

1. СЛУШАЛИ:

Соколову  А.И. — текст доклада прилагается.

ВЫСТУПИЛИ:

Иванов  М.И. — краткая запись выступления (от третьего лица).

ПОСТАНОВИЛИ:

1.1. Одобрить...

1.2....

           2. СЛУШАЛИ: 

           ВЫСТУПИЛИ: 

           ПОСТАНОВИЛИ:

 

Председатель                                 Подпись                  С.С. Смирнов