Контроль исполнения документов

Контроль действий в системе управления документами применяется для процессов, в которых действия ограничены временными рамками, устанавливаемыми организацией или для организации.

Организация документооборота в МКОУ СОШ № 10 ведется централизованным способом. Прием входящей корреспонденции осуществляется секретарем. Регистрации подлежат все документы. В настоящее время документы приходят по почте, доставленные курьером или посетителем. Передача документов на рассмотрение осуществляется осуществляться в день их получения. Телеграммы и другие срочные документы передаются в первую очередь. К числу исходящих документов, относятся главным образом, ответные письма. Подписанные документы, регистрируются и передаются на отправку секретарю.

Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания. Они регистрируются в традиционных журналах. Документы регистрируются один раз: поступающие - в день поступления, исходящие в день подписания или утверждения. Каждый документ учитывается один раз.

В состав основных реквизитов в регистрационном журнале МКОУ СОШ № 10 входят:

• наименование организации;
• наименование вида документ;
• дата и регистрационный номер документа;
• дата и индекс поступления;
• заголовок к тексту (краткое содержание документа);

Резолюциями директора МКОУ СОШ № 10 определяются ответственные исполнители или представления предложений руководству школы для принятия окончательного решения (Приложение И).

Документ руководства МКОУ СОШ № 10 снимается с контроля только тогда, когда решены все поставленные в нем вопросы и корреспонденту дан ответ по существу. Промежуточный ответ не является основанием для признания документа исполненным.

 Однако выявлены следующие  недостатки:

• В резолюции не указываются сроки исполнения для исполнителя (Приложение К).
• Организация контроля исполнения в Муниципальном казенном учреждении средней общеобразовательной школы практически не разработан.
• Регистрационно-контрольная картотека не ведется.
• Проверка хода исполнения не контролируется.
• Отсутствуют какие-либо отметки об исполнении документа.

Следуя из всего вышесказанного, можно сделать следующие предложения по совершенствованию контроля исполнения документов:

• Обеспечить секретаря специальным программным обеспечением, с помощью которого секретарь будет автоматизировано осуществлять контроль исполнения документов.
• Сделать в журнале регистрации документов графу «отметка о контроле».
• На документе проставлять отметку о контроле.
• Верно указывать резолюцию, которая должна содержать не только исполнителя и задание, но и срок исполнения (Приложение В).
• Обеспечить процесс снятия документа с контроля.

Качество и эффективность работы аппарата управления во многом определяется умением правильно осуществлять контроль исполнения документов.

Заключение.

Организация контроля исполнения документов - это важный этап работы с документами в службах документационного обеспечения управления, без которого не может обойтись ни одна структура, учреждение или предприятие. Обеспечение четкой работы контроля исполнения документов позволяет не только вовремя закончить работу с документами, но и повысить исполнительскую дисциплину отдельных должностных лиц или структурных подразделений.

Контроль за исполнением документов в организации – одна из важнейших функций управления, целью которой является содействие своевременному и качественному исполнению документов, обеспечение получения информации, необходимой для оценки деятельности структурных подразделений, филиалов, конкретных сотрудников.

Проведя анализ деятельности контроля исполнения документов в муниципальном казенном общеобразовательном учреждении средней общеобразовательной школе № 10 можно дать несколько рекомендаций.

Разработать детальную процедуру контроля за сроками исполнения документов. Это возможно сделать при разработке инструкции по делопроизводству, так как инструкция закрепляет систему работы с документами комплексно - от создания документа до его сдачи в архив. Если по каким-то причинам разработка инструкции в настоящее время невозможна, закрепить работу по контролю можно отдельным документом. Например, регламентом, правилами, приказом. Важно, чтобы такой документ в организации был создан. Его создание необходимо и для улучшения работы службы делопроизводства по контролю за сроками исполнения, и для всего управленческого аппарата - для повышения исполнительской дисциплины.

Повышение уровня мотивации исполнителей путем организационных мероприятий по совершенствованию структур и технических средств, привлечения исполнителей и всех заинтересованных лиц к принятию решения.

Выполнение данных рекомендаций, поможет существенно повысить эффективность осуществления контроля за исполнением документов в МКОУ СОШ № 10.

Список использованных источников и литературы

1. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. М.: ИПК Издательство стандартов. М., 2003.
2. ГОСТ Р 6.30–2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
3. ГОСТ Р 51141–98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». Утвержден постановлением Госстандарта России от 27 февраля 1998 года.
4. Андреева В.И. Делопроизводство. Изд. 6-е, перераб. и доп. — М.: ЗАО «Бизнес-школа «Интел-Синтез», 2005, 224 с.
5. Документы и делопроизводство: Справочное пособие Т.В. Кузнецова, М.Т. Лихачев, А.Л. Райхцаум, А.В. Соколов: Сост. М.Т. Лихачев. — М.: Экономика, 2005, 359 с.
6. Ларин М.В. Управление документацией в организациях: проблемы истории и методологии//Делопроизводитель – 2003 - №2.