Класифікація систем документації

МІНІСТЕРСТВО ОСВІТИ І  НАУКИ 

КИЇВСЬКИЙ УНІВЕРСИТЕТ КУЛЬТУРИ

Кафедра  менеджменту

 

 

 

Реферат на тему:

«Класифікація систем документації»

 

 

 

 

З дисципліни:

Документаційне 

забезпечення

 управління

Виконала:

студентка ІІ курсу

групи ДМ – 12

Даниленко Я.О.

 

Перевірила:

Бобрецька Л.В.

 

 

 

Черкаси 2013

ЗМІСТ

ВСТУП

1. Призначення документів.
2. Класифікація документів
3. Функції документів
4. Поняття і призначення системи документації і уніфікованої системи документації
5. Документ - матеріальний носій інформації

ВИСНОВКИ

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

ВСТУП

Одні документи призначені для реалізації зовнішніх економічних  зв’язків, інші відбивають суто внутрішню  діяльність установи у всіх її різноманітних  аспектах. У процесі розвитку документаційного забезпечення поступово встановилися певні документні комплекси –  системи документації: системи розпорядницької  документації, системи документації по бухгалтерському обліку і звітності, система документації з особового  складу, система звітної документації та інші.

Працюючи з документами  дуже важливо знати, якої системи  документації належить той чи інший  документ – це багато чому визначає вимоги до структури та змісту документів, до їх оформлення

У будь-якій класифікації важлива  підстава – ознака, чи ознаки відповідно до яких об’єкти класифікації розбиваються на класи.

У російську мову слово  документ прийшло у період Петра  І і спочатку мав державне значення письмового свідоцтва. Потім виникають  терміни «службовий документ», «акт»  і підкреслюється значення документа  під управлінням. Виділяються «лічильні  документи», «історичні документи».

Поняття «документ» використовується в усіх галузях суспільної діяльності. Майже кожна галузь знань дає  своє тлумачення цього терміна. На жаль, до нашого часу серед спеціалістів у галузі документознавства, бібліотекознавства, інформатики і ін… сфер немає  єдності у сенсі поняття «документ», не дивлячись на наявність низки  законодавчих й офіційних визначень. Останім часом відбувається перенесення значеннєвих навантажень у визначенні «документа» з матеріальної складової на інформаційну.

 

 

 

 

 

1. Призначення документів

Управлінська діяльність знаходить  своє відображення в документах, за допомогою яких здійснюються різноманітні функції: матеріально-технічне забезпечення, ціноутворення, організаційно-розпорядчі та інші.

Документ – це діловий папір, що підтверджує який-небудь факт або право на що-небудь; це те, що офіційно засвідчує особу пред’явника; це письмові свідчення про що-небудь.

З наукової точки зору документ – це засіб закріплення різними способами на спеціальному матеріалі інформації про факти, події, явища об’єктивної дійсності і розумової діяльності людини.

Сукупність взаємопов’язаних документів, що застосовуються у певній сфері діяльності, становить систему  документації.

Нині діють уніфіковані  системи. Однією з найпоширеніших є  організаційно-розпорядча документація (ОРД), котра застосовується в оформленні управлінських рішень.

Документи широко використовуються  у повсякденній діяльності людей. Як носії інформації вони сприяють поліпшенню внутрішньої організації будь-якого  підприємства чи установи, служать  підставою для прийняття рішень, узагальнень, довідково-пошукової роботи.

Документи є засобом свідчення, доведення певних фактів і, отже, мають  велике правове значення.

Багато документів повинні  відповідати таким вимогам, як придатність  до тривалого зберігання, максимальна  наочність.

Щоб документ мав усі перераховані властивості, він повинен бути правильно  складеним як за формою, так і  за змістом.

Документ — це матеріальний об'єкт, що містить у зафіксованому вигляді інформацію, оформлений у заведеному порядку і має відповідно до чинного законодавства юридичну силу (ДСТУ 2732—94 «Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення»).

 

2. Класифікація  документів 

Класифікація документів - це поділ їх на класи за найбільш загальними ознаками схожості та відмінності. Мета класифікації полягає в підвищенні оперативності роботи апарату управління та відповідальності виконавців. У поточній роботі класифікацію документів здійснюють на етапі групування їх у справи.

Документи класифікують за такими ознаками: - спосіб фіксації інформації; - зміст; - назва; - вид; - складність; - місце  складання; - термін виконання; - походження; - гласність; - юридична сила; - стадія виготовлення; - термін зберігання; - рід діяльності та ін.

За способом фіксації інформації розрізняють такі документи:

• письмові, до яких належать усі рукописні й машинописні документи, виготовлені за допомогою друкарської та розмножувальної оргтехніки;

• графічні, в яких зображення об'єктів передано за допомогою ліній, штрихів, світлотіні. Це графіки, мапи, рисунки, малюнки, схеми, плани. Вони цінні своєю ілюстративністю;

• фото- й кінодокументи — такі, що створені способами фотографування й кінематографії. Це кіно- та фотоплівки, фотокартки. На них можна зафіксувати ті явища й процеси, які іншим способом зафіксувати важко чи неможливо;

• фонодокументи — такі, що створюються за допомогою будь-якої системи звукозаписування й відтворюють звукову інформацію (наприклад, записану під час проведення засідань, зборів, нарад тощо).

За змістом документи  поділяють на: • організаційно-розпорядчі; • фінансово-розрахункові; • постачально-збутові та ін.

Організаційно-розпорядчі документи (ОРД) — це управлінська документація, що слугує засобом здійснення та регулювання  процесів управління.

Документи, які належать до ОРД, можна умовно поділити на такі групи:

• організаційні (положення, інструкції, правила, статути тощо);

• розпорядчі (постанови, рішення, розпорядження, вказівки тощо);

• довідково-інформаційні (довідки, протоколи, акти, пояснювальні та службові записки, службові листи, відгуки, плани роботи, телеграми, телефонограми, звіти, доповіді тощо);

• з кадрових питань (заяви, накази по особовому складу, особові картки, трудові книжки, характеристики тощо);

• особові офіційні (пропозиції, заяви, скарги, автобіографи, розписки, доручення тощо).

За   назвою   розрізняють:

• накази; • положення; • протоколи; • розпорядження; • вказівки; • інструкції; • правила; • статути; • звіти; • ордери; • плани; • службові листи; • заяви тощо.

За видами   документи  поділяють на:

• типові, що розробляються вищими органами для підвідомчих організацій з однорідними функціями і мають обов'язковий характер;

• трафаретні, котрі виготовляються друкарським способом: незмінювана частина тексту документа друкується на поліграфічних машинах, а для змінної інформації запишаються вільні місця. Такі документи зараз найпоширеніші, оскільки на їх складанні та обробленні економиться час;

•  індивідуальні, які створюються кожного разу по-новому. Це доповідні, службові, пояснювальні записки, автобіографії тощо. За складністю документи бувають:

• прості, що містять інформацію з одного питання;

• складні, які містять інформацію щодо двох і більше питань.

Слід ураховувати, що прості документи легше оброблювати, контролювати їх виконання, здійснювати пошук.

За місцем складання розрізняють  такі документи:

• внутрішні, що стосуються внутрішніх питань підприємства (організації, установи, фірми) і не виходять за його межі;

• зовнішні, тобто вхідна та вихідна кореспонденція.

За   терміном   виконання   документи бувають:

• термінові, що виконуються у строки, встановлені законом, відповідним правовим актом, керівником, а також документи з позначкою «Терміново»;

• нетермінові, які виконуються в строки, визначені керівництвом підприємства (організації, установи, фірми).

За походженням документи  поділяють на:

• службові, що стосуються діяльності підприємства (організації, установи, фірми);

• офіційно-особисті, які стосуються конкретних осіб, тобто іменні (скарги, заяви тощо).

За гласністю документи  бувають:

• звичайні,

• для службового користування (ДСК);

• таємні;

• конфіденційні та ін.

За юридичною силою  документи поділяють на такі:

• справжні (істинні), що готуються в установленому законом порядку за всіма правилами. Своєю чергою, справжні документи бувають: • чинні, • нечинні. Документ стає нечинним, коли втрачає юридичну силу з будь-яких причин;

• фальшиві (підроблені), в яких зміст чи оформлення не відповідає істині.

За стадіями виготовлення розрізняють такі документи:

• оригінали — перші або єдині примірники офіційних документів;

• копії — документи, в яких точно відтворено інформацію інших документів, а також усі їхні зовнішні ознаки чи частину їх і відповідним чином оформлені. Існують такі різновиди копій: • відпуск (повна копія вихідного документа, виготовлена водночас з оригіналом через копіювальний папір); • витяг (копія офіційного документа, що відтворює певну його частину і відповідно засвідчена); • дублікат (повторний примірник документа, який має юридичну силу оригіналу).

За терміном зберігання розрізняють:

• документи постійного зберігання;

• документи тривалого (понад 10 років) зберігання;

• документи тимчасового (до 10 років) зберігання.

За родом діяльності виділяють  системи документації, які класифікують таким чином:

• організаційно-розпорядча;
• стандартів та технічних умов;
• планова;
• звітно-статистична;
• конструкторська;
• технологічна;
• розрахунково-грошова;
• з ціноутворення та ін.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.Функції документів

 
Для розуміння еволюції документа важливо вивчати питання про його функції. Функція документа є його цільове призначення, властиве йому незалежно від того усвідомлена ця функція автором чи ні. Будь-який документ має певними функціями, з'ясування яке важливе для визначення мети створення документа, для його класифікації та вивчення ролі у даній соціальній структурі та економічній системі. Автор документа, фіксуючи інформацію, не завжди програмує якусь функцію. Документ поліфункціонален (багатофункціональний), тобто містить в собі різні функції, які з плином часу міняють своє домінуюче значення. Виділяються функції загальні та спеціальні. Загальні - це інформаційна, соціальна, комунікативна, культурна; спеціальні - управлінська, правова, функція історичного джерела, функція обліку. Інформаційна функція визначається потребою в зафіксуванні інформації з метою збереження та передачі і притаманна всім без винятку документів. Причина появи будь-якого документа - необхідність фіксувати інформацію про факти, події, явища, практичної та розумової діяльності.

Інформацію, що міститься в документах можна підрозділити на:  
ретроспективну (що відноситься до минулого); оперативну (поточну); перспективну (що відноситься до майбутнього). Існують і інші класифікації інформації. Наприклад, поділ на первинну і вторинну; за жанрами; видами; носіям та ін. Кожен документ має інформаційну ємність (або інформаційний потенціал), тобто кількість і якість інформації. Інформаційна ємність характеризується такими показниками: повнота, об'єктивність, достовірність, оптимальність, актуальність інформації, її корисність і новизна. Чим вище ці показники, тим цінніший документ. Соціальна функція теж притаманна багатьом документам, тому що створюються вони для задоволення різних потреб як суспільства в цілому, так і окремих його членів. Документ також сам може впливати на соціальні відносини залежно від призначення, ролі в даному суспільстві, причому може не тільки стимулювати їх розвиток соціальних процесів, але і гальмувати. Комунікативна функція виконує завдання передачі інформації у часі і просторі, інформаційного зв'язку між членами суспільства. Без обміну відомостями, думками, ідеями соціальні зв'язки не можуть підтримуватися. Можна виділити дві категорії документів, в яких яскраво виражена комунікативна функція:

1) документи, орієнтовані  в одному напрямку (закони, укази,  розпорядження, накази, інструкції, скарги, доповідні записки тощо);