Юридична чинність документа

На ці не роки припадають печатки новостворених на укр. землях держав, що не мали всеукраїнського значення: ЗУНР, Кубанського Краю, Крим. Краю і недовго Гал. РСР; вони (за винятком УРСР) мали зображення крайових гербів. Це стосується також печатки Карпатської України 1939.

Головну правну основу державної печатки УРСР творить постанова Центр. Виконавчого Комітету СРСР від 17.06.1925. печатки мають у центрі герб УРСР, а довкільний напис вказує на приналежність печатки; ними можуть користуватися тільки вищі, центральні й місцеві урядові установи, як також їхні відділи, що виконують самостійні функції. Деякі державні установи підлеглого характеру користуються без гербовими печатками, напис яких вказує на приналежність і підпорядкування даної установи; це стосується також суспільних, кооперативних й інших установ. Державна печатка УРСР змінювалася разом з зміною державного герба УРСР: 1) гербовий щит з перехрещеними молотом і серпом у сонячному проміні, оточений пшеничними колосками, перев'язаними стрічкою з написом "Пролетарі всіх країн єднайтеся" і назвою республіки укр. і рос. мовами (постанова ЦВК УСРР 14.03.1919); 2) напис тільки українською мовою, а ініціали УРСР вміщені в гербовому щиті над молотом і серпом (конституція УРСР 1929); 3) ініціали УСРР замінені ініціалами УРСР (Нова конституція 30.01.1937); 4) над щитом уміщено п'ятикутну зірку, напис знову двомовний, а замість нащитних ініціалів на стрічці одномовна назва республіки "Українська РСР" (закон 05.06.1950). Молдовської АССР, яка до 1941 входила до складу УРСР, користувалася гербовою печаткою УРСР з двомовними написами (українським і молдовським).

Одним зі зразків Державних символів Президента України є Гербова печатка Президента України. Вона має круглу форму. У центрі – зображення малого Державного Герба України, над яким по колу напис "Президент України". Під зображенням малого Державного Герба України – стилізоване зображення знака відзнаки Президента України "Ордена князя Ярослава Мудрого".

Гербова печатка Президента України використовується для засвідчення підпису Президента України на грамотах, посвідченнях до президентських відзнак і почесних звань України, а також на посланнях Президента України главам інших держав.

Одним з головних атрибутів військової частини є наявність гербової печатки частини, якою засвідчується підпис командира частини на документах. В військової частині існує два типу гербової печатки: для нетаємних та таємних документів, так звані "відкрита" та "закрита" печатки [38].

Гербова печатка зберігається та використовується начальником штаба частини.

Відбиток гербової печатки проставляється таким чином, щоб він охоплював частину слів найменування посади особи, що підписує документ. На документах фінансового характеру відбиток проставляється на спеціально відведеному місці. Як правило, це місце нанесення відбитку позначається символом "М.П." без захоплення найменування посади і підпису. Відбиток гербової печатки повинний бути чітким, а розташування гербу правильним.

Гербова печатка проставляється на копіях документів для завірення їх достовірності. Відмітка про завірення копії проставляється нижче за реквізит "Підпис" і включає засвідчувальний напис "Вірно", найменування посади особи, що завірила копію, його особистий підпис, її розшифровку і дату завірення.

 

2.4. Особливості набрання юридичної сили електронними документами

 

Швидка інформатизація суспільства, поширення комп'ютерних технологій та необхідність правового врегулювання зазначених процесів зумовили розроблення і прийняття закону, який має регулювати основні організаційно-правові засади електронного документообігу та порядок використання електронних документів. Зазначимо, що аналогічні за змістом і спрямованістю нормативно-правові акти дотепер прийняті й діють практично в усіх розвинених країнах, стають елементами "електронної системи врядування", сприяють зменшенню документообігу. Тож Україна в цьому випадку є аж ніяк не винятком [27].

Закон України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV (набирає чинності через 6 місяців з дня його опублікування). Дія цього закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

Відповідно до статті 5 закону електронний документ – це документ, інформацію в якому зафіксовано у вигляді електронних даних з обов'язковими реквізитами документа. Електронний підпис – обов'язковий реквізит електронного документа, що використовується для ідентифікації автора та/або підписувача електронного документа іншими суб'єктами електронного документообігу. Накладанням електронного підпису завершується створення електронного документа.

Оригіналом електронного документа вважається електронний примірник документа з обов'язковими реквізитами, у тому числі з електронним цифровим підписом автора. У разі надсилання електронного документа кільком адресатам або його зберігання на кількох електронних носіях інформації кожний з електронних примірників вважається оригіналом електронного документа. Якщо автором створюються ідентичні за документарною інформацією та реквізитами електронний документ і документ на папері, кожен із документів є оригіналом і має однакову юридичну силу [27].

Юридична сила електронного документа не може бути заперечена тільки через те, що він має електронну форму. Допустимість електронного документа як доказу не може заперечуватися винятково на підставі того, що він має електронну форму.

Водночас електронний документ не може бути застосовано як оригінал:

1) свідоцтва про право на спадщину;

2) документа, який відповідно до законодавства може бути створений лише в одному оригінальному примірнику, крім випадків існування централізованого сховища оригіналів електронних документів;

3) в інших випадках, передбачених  законом.

Нотаріальне посвідчення цивільно-правової угоди, укладеної створенням електронного документа (електронних документів), здійснюється в порядку, встановленому законом.

Закон докладно регулює засади електронного документообігу. Під електронним документообігом (обігом електронних документів) розуміється сукупність процесів створення, оброблення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, використання та знищення електронних документів, які виконуються із застосуванням перевірки цілісності та в разі необхідності з підтвердженням факту одержання таких документів. Порядок електронного документообігу визначається державними органами, органами місцевого самоврядування, підприємствами, установами та організаціями всіх форм власності згідно з законодавством. Водночас закон також регламентує відправлення, передавання та одержання електронних документів [27].

Відповідно до частини 2 статті 13 закону строк зберігання електронних документів на електронних носіях інформації повинен бути не меншим від строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері. У разі неможливості зберігання електронних документів на електронних носіях інформації протягом строку, встановленого законодавством для відповідних документів на папері, суб'єкти електронного документообігу повинні вживати заходів із дублювання документів на кількох електронних носіях інформації та здійснювати їх періодичне копіювання відповідно до порядку обліку й копіювання документів, встановленого законодавством. Якщо виконати зазначені вимоги неможливо, електронні документи повинні зберігатись у вигляді копії документа на папері (за відсутності оригіналу цього документа на папері).

Електронний документообіг здійснюється відповідно до законодавства України або на підставі договорів, що визначають взаємовідносини суб'єктів електронного документообігу. Використання електронного документа в цивільних відносинах здійснюється згідно із загальними вимогами здійснення правочинів, установлених цивільним законодавством.

Органічно пов'язаний із Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" за змістом і спрямованістю Закон України "Про електронний цифровий підпис" від 22 травня 2003 р. № 852-IV (набирає чинності з 1 січня 2004 р.) [27].

Він визначає правовий статус електронного цифрового підпису та регулює відносини, що виникають у випадках використання електронного цифрового підпису. Дія його не поширюється на відносини, що виникають під час використання інших видів електронного підпису, в тому числі переведеного у цифрову форму зображення власноручного підпису. Під електронним підписом розуміються дані в електронній формі, які додаються до інших електронних даних або логічно з ними пов'язані та призначені для ідентифікації підписувача цих даних. Водночас електронний цифровий підпис – вид електронного підпису, отриманого за результатом криптографічного перетворення набору електронних даних, який додається до цього набору або логічно з ним поєднується і дає змогу підтвердити його цілісність та ідентифікувати підписувача. Електронний цифровий підпис накладається та перевіряється за допомоги складної системи криптографічного кодування (особистого та відкритого ключів), яка проходить попередньо сертифікацію.

Відповідно до статті 4 цього закону електронний цифровий підпис призначений для забезпечення діяльності фізичних та юридичних осіб, яка здійснюється з використанням електронних документів. Він використовується фізичними та юридичними особами – суб'єктами електронного документообігу для ідентифікації підписувача та підтвердження цілісності даних в електронній формі. Водночас використання електронного цифрового підпису не змінює порядку підписання договорів та інших документів, встановленого законом для здійснення правочинів у письмовій формі [27].

Цікаво, що норми цього закону фактично не є нормами прямої дії, адже відповідно до статті 18 закону Кабінетові Міністрів України разом із Національним банком України, іншими органами державної влади дано доручення протягом 6 місяців від дня набрання чинності цим законом розробити і внести на розгляд парламенту програму заходів щодо впровадження електронного документа, електронного документообігу та електронного цифрового підпису. Тож можна прогнозувати, що документообіг в Україні з уведенням двох інформаційних законів у дію автоматично не зменшиться.

Отже, для посвідчення юридичної сили в різних документах використовуються різні реквізити, так, заява має бути адресована посадовій особі, містити слово «заява», текст, дату і підпис. Наказ керівника повинен бути складений на бланку огранізації, містити вказівку на вид документа (наказ), текст, що передає розпорядчі дії, візи узгодження, реєстраційний номер, дату і підпис. Для штатного звязання організації необхідні не тільки перераховані реквізити, але і гриф затвердження, завірений печаткою. Для визначених видів документів у чинних правилах оформлення разів розроблені вимоги до реквізитів, що засвідчує їх юридичну силу.

 

 

ВИСНОВКИ

 

У процесі дослідження мета курсової роботи досягнута, всі завдання вирішені, що дозволило дійти основних висновків

Окреслено теоретичні засади дослідження способів надання службовому документу юридичної сили. Для того щоб документ мав юридичну силу, необхідно у процесі створення враховувати його специфічні особливості. Залежно від функції документа встановлюється набір реквізитів, тобто елементів, розташованих у певній послідовності.

Охарактеризовано основні способи надання службовому документу юридичної сили. Основні способи надання службовому документу юридичної сили це – датування, індексація, реквізити адресата, підпис, затвердження, погодження, візування та відбиток печатки.

Датування документів – один з основних реквізитів документа, який забезпечує йому юридичну силу. Датою документа є дата його підписання; для документа, що приймається колегіальним органом, – дата його прийняття; для документа, що затверджується, – дата його затвердження. Дати підписання й затвердження документа, а також ті, що є в тексті, повинні оформлятися цифрами. Елементи дати наводяться арабськими цифрами в один рядок у такій послідовності: число, місяць, рік. Якщо порядковий номер місяця або числа складається з однієї цифри, то перед нею ставиться 0.

Індексація документів полягає у присвоєнні їм умовних позначень – індексів, які надаються документам під час реєстрації та вказують на місце складання, виконання і зберігання документів. Індекси вхідних і створюваних установою документів складаються з порядкових номерів у межах групи документів, що реєструються, які, відповідно до завдань пошуку, можуть доповнюватись індексами за номенклатурою справ, питань діяльності, кореспондентів, виконавців тощо.

Реквізит адресата проставляється, як правило, на вихідних документах. На внутрішніх документах цей реквізит проставляється, якщо документ призначений для передачі керівництву (заява, доповідна записка).

Підпис складається з назви посади особи, яка підписує документ (повної, якщо документ надруковано не на бланку, скороченої – на документі, надрукованому на бланку), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища.

Особливим способом засвідчення документа після його підписання є затвердження. Документ затверджується відповідними органами або посадовими особами, до компетенції яких належить вирішення питань, викладених у цих документах, за допомогою грифа затвердження або виданням розпорядчого документа. Нормативно-правові акти (положення, інструкції, правила тощо) повинні затверджуватися відповідним розпорядчим документом установи, що видала акт.

Гриф погодження розміщують нижче реквізиту "Підпис". Він складається зі слова ПОГОДЖЕНО (без лапок), назви посади особи, яка погоджує документ (разом з назвою організації), особистого підпису, ініціалу(-ів) і прізвища, дати погодження.

Візою оформлюють внутрішнє погодження документа. Віза складається з назви посади, особистого підпису, ініціалів і прізвища особи, яка візує документ, дати завізування. Візу розміщують нижче реквізиту 23, як на лицьовому, так і на зворотному боці останнього аркуша документа.

Відбитком печатки організації засвідчують на документі підпис відповідальної особи. Перелік документів на які ставлять відбиток печатки, визначає організація на підставі нормативно-правових актів. Його подають в інструкції з діловодства організації.

Досліджено особливості набрання юридичної сили електронними документами. Процес та способи надання юридичної чинності електронним документам регламентовано Законом України "Про електронні документи та електронний документообіг" від 22 травня 2003 р. № 851-IV. Дія цього закону поширюється на відносини, що виникають у процесі створення, відправлення, передавання, одержання, зберігання, оброблення, використання та знищення електронних документів.

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять : ДСТУ 2732:2004. – [Чинний від 2004-05-28]. – К. :  Держспоживстандарт України, 2005. – 32 с. – (Національний стандарт України).
2. Конституція України. – К., 1997.
3. Про затвердження Конституції Автономної Республіки Крим : закон України // Відомості Верховної Ради України. – 1999. – № 5–6. – С. 43.
4. Про внесення змін до Закону України "Про Національний архівний фонд і архівні установи" : Закон України // Відомості Верховної Ради України. – 2002. – № 11. – С. 81.
5. Про державну таємницю : Закон України // Відомості Верховної Ради України. – 1994. – №16. – С. 93.
6. Про інформацію: Закон України // Відомості Верховної Ради України. – 1992. – № 48. – С. 650.
7. Про мови в Українській РСР : Закон УРСР // Відомості Верховної Ради УРСР. – 1989. – № 45. – С. 631.
8. Про внесення змін і доповнень до деяких законодавчих актів України щодо охорони інтелектуальної власності : Закон України // Відомості Верховної Ради України. – 1995. – № 13. – С. 85 (п. 7).
9. Про обов'язковий примірник документів : Закон України // Офіційний вісник України. – 1999. – № 18. – С. 776.
10. Про державну реєстрацію нормативних актів міністерств та інших органів державної виконавчої влади : Указ Президента України // Збірник указів Президента України. – 1992. – Жовтень-грудень. – С. 5-6.
11. Про геральдичні знаки – емблеми і прапори центральних органів виконавчої влади України : Указ Президента України // Офіційний вісник України. – 2000. – № 49. – С. 2113.
12. Про Державний герб України : Постанова Верховної Ради України // Відомості Верховної Ради України. – 1992. – № 40. – С. 592.
13. Про правила користування послугами поштового зв'язку : Постанова Кабінету Міністрів України // Офіційний вісник України. – 1997. – № 52. – С. 57.
14. Про внесення змін до Правил нотування послугами поштового зв'язку : Постанова Кабінету Міністрів України // Офіційний вісник України. – 2000. – № 41. – С. 1748.
15. Про затвердження Інструкції про порядок обліку, зберігання і використання документів, справ, видань та інших матеріальних носіїв інформації, які містять конфіденційну інформацію, що є власністю держави : Постанова Кабінету Міністрів України // Офіційний вісник України. – 1998. – № 48. – С. 1764.
16. Єдиний державний реєстр підприємств та організацій України (ЄДРПОУ), (ведення ЄДРПОУ здійснює Державний комітет статистики України).
17. ДСТУ 3843-99 Державна уніфікована система документації. Основні положення [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://iub.at.ua/load/dstu_ 
    3843_99_derzhavna_unifikovana_sistema_dokumentaciji_osnovni_polozhennja/1-1-0-29. – Назва з екрану.
18. ДСТУ 3844-99 Державна уніфікована система документації. Формуляр зразок. Вимоги до побудови [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://dilo.kiev.ua/dstu4163-2003.html. – Назва з екрану.
19. ДСТУ 4163-2003 Вимоги до оформлювання документів [Електронний ресурс]. – Режим доступу : http://zakon.nau.ua/doc/?uid=1041.6457.0. – Назва з екрану.
20. Андреева В. И. Делопроизводство: Требования к документообороту фирмы / В. И. Андреева – М. : АО "Бизнес-иск. Интел-Синтез", 1995. – 224 с.
21. Головач А. С. Зразки оформлення документів: Для підприємств і громадян. – Донецьк : Стакер, 1997. – 352 с.
22. Діденко А. Н. Сучасне діловодство : навч. посіб. – 2-ге вид., перероб і доп. – К. : Либідь, 2000. – 384 с.
23. Ділове мовлення. Методичні рекомендації й зразки ділових паперів / Укл. С.В Шевчук. – К. : КДГИ, 1993. – 32 с.
24. Зубенко Л. Г., Ділові папери в менеджменті : Навч. посібник / Л. Г. Зубенко, В. Д.Немцов, М. О. Чупріна. – К. : ТОВ "УВПК "ЕксОб", 2002. – 272 с.
25. Іванова І. В. Основні вимоги до оформлення документів : Текст лекції. – К. : Торг.–екон. ін-т, 1993. – 83 с.
26. Козоріз В. П. Загальне і кадрове діловодство : Навч. посіб. / В. П. Козоріз, Н. І. Лапицька – К. : МАУП, 2002. – 168 с.
27. Лінецький С. Як використовувати електронні документи? [Електронний ресурс] // Юридичний журнал. – 2003. – № 9. – Режим доступу : http://www.yur-gazeta.com. – Назва з екрану.
28. Любивець Л. П. Ділові папери. – К. : Рад. школа, 1981. – 78 с.
29. Марахова А. Ф. Мова сучасних ділових документів. – К. : Наукова думка, 1981. – 140 с.
30. Молдаванов М. І. Сучасний діловий документ: Зразки найважливіших документів українською мовою / М. І. Молдаванов, Г. М. Сидорова. – К. : Техніка, 1992. – 399 с.
31. Новий російсько-український словник-довідник / Уклад.: С.Я.Єрмоленко, В.І.Єрмоленко, К.В.Ленець, Л.О.Пустовіт. – К. : Довіра, 1996. – 398 с.
32. Орфографічний словник української мови / Уклад. С.І. Головащук, М.М. Нещак, В.М. Русанівський, О.О.Тараненко. – К. : Довіра, 1994. – 864 с.
33. Паламар Л. М. Мова ділових паперів / Л. М. Паламар, Г. М. Кацавець. – К. : Либідь, 1995. – 208 с.
34. Рабінович П. А. Кореспонденція і діловодство. – К. : Вища школа, 1978. – 160 с.
35. Універсальний довідник-практикум з ділових паперів / Уклад.: С.П.Бібик, І. Л. Михно, Л.О.Пустовіт, Г.М.Сюта. – К : Довіра: УНВЦ "Рідна мова", 1997. – 399 с.
36. Шевчук С. В. Ділове мовлення для державних службовців. – К. : Літера ЛТД, 2004. – 400 с.
37. Шевчук С. В. Українське ділове мовлення. – К. : Вища школа, 1997. – 270 с.
38. Гай-Нижник П. П.  З історії створення Державного Герба та Печатки Української Держави Павла Скоропадського // Архіви України. – 2001. – №6. – листопад–грудень. – С.104–108.