Юридическая сила и ценность документа

Статья 180. Гарантии и компенсации работникам при ликвидации организации, сокращении численности или штата работников организации

(…) О предстоящем  увольнении в связи с ликвидацией  организации, сокращением численности  или штата работников организации  работники предупреждаются работодателем  персонально и под роспись не менее чем за два месяца до увольнения.

Во всех этих случаях работодателю необходимо будет подтвердить факт уведомления работника за определенный срок, который отвечает требованиям  трудового законодательства. Поэтому  такие уведомления вручаются работнику под личную подпись. И самым главным при вручении уведомления является не столько простановка подписи работником, сколько именно указание даты получения такого уведомления.

Уведомление имеет все те же реквизиты, которые должны быть на любом кадровом документе.

Пример 9 

6. Копии документов и дубликаты

Часто документы внутренней переписки  передаются должностным лицам в  виде копий или дубликатов, в частности, если оригинал документа направлен  вышестоящему должностному лицу либо подшит в материалы дела, но по документу необходимо принимать какие-то дальнейшие действия.⁵

Копия документа может быть факсимильной или свободной. Факсимильная копия полностью воспроизводит содержание документа и все его внешние признаки – содержащиеся в подлиннике реквизиты (включая подпись и печать) или часть их, особенности их расположения. Свободная копия создается на пишущих машинах, содержит все реквизиты документа, но не обязательно повторяет его форму.

Работник, отвечающий за документы, заверяет копии. Заверение копий оформляется проставлением слова «Верно» или «Копия верна» и указанием подписи, ее расшифровки и даты ответственного лица. Заверительная запись проставляется, как правило, в нижней оформляющей части документа в любом свободном месте.

Если документ представляется в другие организации, на копиях документов (выписках из них) обязательно проставлять печать.

Дубликат – повторный экземпляр официального документа, имеющий юридическую силу подлинника.

Итак, документы внутренней переписки  нельзя недооценивать – часто от их правильного оформления и обработки зависит признание законности проведенной процедуры. Но именно с этими документами в настоящее время чаще всего и не умеют обращаться работодатели. Ошибки при регистрации, учёте и согласовании таких бумаг в негативно сказываются не только на юридической силе документа, но и на управленческих процедурах.

7. Заключение

Эффективность работы предприятия, результативность проводимых им сделок не в последнюю  очередь зависят от того, как организована деятельность этого предприятия, насколько четко определен круг вопросов, которые решает каждое подразделение, насколько верно с точки зрения производственных интересов установлены права и обязанности каждого сотрудника и полномочия должностных лиц, какова система принятия решений и их исполнения и каков порядок документооборота. Все это регламентируется организационно-распорядительными документами предприятия. К таким документам относятся положения о структурных подразделениях, регламенты работы отделов и отдельных специалистов и.т.д.

Нередко на предприятиях не придают  должного значения этим документам. Составляют их некорректно или вовсе предпочитают обходиться в работе " без формальностей" и не фиксируют, скажем, в приказах и протоколах важные производственные решения. Но это оборачивается зачастую негативными последствиями во взаимоотношениях с работниками предприятия, налоговыми органами, учредителями, партнерами по бизнесу.

Достаточно часто предприятиям приходится делать копии документов например, когда велика вероятность  утраты подлинника или необходимо представить один документ в разные учреждения.

Копия должна в точности повторять  текст и оформление оригинала.

Заверить копию документа, изданного  самим предприятием, может руководитель этого предприятия или уполномоченный на это сотрудник, например начальник отдела кадров или заведующий канцелярией. Исключением являются копии таких документов, как, например, устав организаций. Копия устава заверяется нотариусом.

8. Список использованной литературы

 

1. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – Введ. 1999-01-01. – М.: Госстандарт России: Изд-во стандартов, 1998. – Пункт 60.
2. Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30 – 2003. «Унифицированная система организационно-распорядительонй документации. Требования к оформлению документов.
3. Алексеев А.В. Правила и порядок составления и оформления организационных документов. Книжный мир.- М., 2007.
4. Анохина И.Г. Англо-русский коммерческий словарь-справочник. - М.: Моби, 1992.-432 с.
5. Бурнашева Г.А. Делопроизводство. - М.: Высшая школа, 2006, 231 с.
6. Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.
7. Стенюков М.В. Справочник секретаря. Приор.- М., 2008.
8. Тарасов К.Р. Делопроизводство. Норма. – М., 2008.
9. Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.

 

 

¹ Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.

² Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.

³ Алексеев А.В. Правила и порядок составления и оформления организационных документов. Книжный мир.- М., 2007.

⁴ Чуковенков А.Ю., Янковая В.Ф. Оформление документов. Москва, 2007.

⁵ Павлюк Л.В., Кисилёва Т.И., Воробьёв Н.И. Справочник по делопроизводству, архивному делу и основам работы на компьютере. Издание четвёртое перераб. и доп. Москва – Санкт-Петербург, 2008 г.