Этика делового общения и делопроизводство

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АГЕНТСТВО ПО ОБРАЗОВАНИЮ

Государственное образовательное  учреждение высшего профессионального  образования

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ  
АЭРОКОСМИЧЕСКОГО ПРИБОРОСТРОЕНИЯ»

ОЦЕНКА:

ПРЕПОДАВАТЕЛЬ:

				Н.Ф.Екимова
должность, уч. степень, звание		подпись, дата		инициалы, фамилия

 

КОНТРОЛЬНАЯ РАБОТА

по дисциплине: «Этика делового общения  и делопроизводство»

РАБОТУ ВЫПОЛНИЛ:

СТУДЕНТ ГР.	8813				Дурович. К.А
			подпись, дата		инициалы, фамилия

 

Санкт-Петербург 
2013

 

 

 

 

 

Содержание

 

 

 

1. Правила сокращений в служебных документах                                                    3

 

2. Этикет  делового письма                                                                                           4

 

3. Способы регистрации документов на предприятии                                              5

 

4. Реквизиты документов                                                                                             6

 

5. Классификация документов по видам деятельности                                            11

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Правила сокращений в служебных документах

 

Официальный текст воспринимается, в первую очередь, как источник информации, поэтому и требования к нему предъявляются  особые: информация должна добываться быстро, легко. В целях уменьшения объема документов на письме нередко применяют сокращенную запись слов и словосочетаний. В целом, сокращаться может любое слово, но в документах разрешается использование только типовых, общепонятных сокращений, закрепленных государственными стандартами. Необходимо помнить, что текст, который изобилует сокращениями, производит негативное впечатление, а иногда возникают трудности и в толковании его содержания. Поэтому сокращение в документах должны быть оправданными, а их количество ограничено.

 

Различаются два типа сокращений:

 

1) аббревиатуры, или сложносокращенные  слова;

 

2) графические сокращения.

 

Аббревиатуры используются и в  письменном, и в устном общении. Когда  написанный текст озвучивается, аббревиатуры могут подаваться без расшифровки.

 

Аббревиатуры образуются разными способами: сочетанием начальных частей слов (Госстрах - государственное страхование, райвоенкомат - районный военный комиссариат); сочетанием начальных звуков слов (КРУ [кру] - контрольно-ревизионное управление), сочетанием начальных букв слов (ДПА [Депе] - Государственная налоговая администрация).

 

Существуют аббревиатуры комбинированного типа - когда сочетаются разные части (например, склады и начальные буквы  слов: завуч (зав - заведующий, в - учебной, ч - частью).

 

Аббревиатуры, которые называют единичные  учреждения, организации, учреждения пишутся  с большой буквы: Нацбанк, Минэнерго.

 

С маленькой буквы пишутся аббревиатуры, которые являются родовыми названиями: телецентр, финотдел, юрфак, госзаказ.

 

Сложносокращенные слова, образованные из начальных букв собственных и  общих названий, заглавными буквами: ГНИ, АТС, ООО, ЗАО, НЛО, ВАК.

 

Общеупотребительные сокращения названий организаций, учреждений, явлений легко  расшифровываются, понятные тем, кто пользуется языком. Если возникают трудности в чтении таких сокращений, то следует обращаться к специальным словарям.

 

Иногда через частотность употребления в жизни определенной сложной  названия возникает необходимость  введения так называемой авторской аббревиатуры, тогда сначала подается развернутая название, в скобках записывается предложенная автором аббревиатура. Далее в тексте это сокращение может писаться без объяснения.

 

Например. Одним из видов территориальных  комплексов является региональный инвестиционный комплекс (РИК), в основе которого лежит строительный цикл, что является производственным звеном структуры (из наук. Статьи).

 

Графические сокращения, в отличие от аббревиатур, пригодные лишь для письменного общения. При устном воспроизведении они обязательно разворачиваются в полное слово или словосочетание.

 

На практике установилось несколько  способов графических сокращений:

 

1) точечный (после части слова  ставится точка: с. - Страница, ст. - Статья);

 

2) дефисных (подаются начало и  конец слова, на место пропущенной части ставится дефис: хар-ный - характерный, фак-т - факультет);

 

3) скиснолинийний (как правило,  сокращаются словосочетания: с / х - сельское хозяйство, а / я  - абонентский ящик, п / о - почтовое  отделение; после этих сокращений точки не ставятся).

 

В графических сокращениях сохраняется  написание прописных и строчных букв, дефисов - как в полных названиях: Сев.-Зап. - Северо-Западный.

 

 Общие правила графических  сокращений:

 

1. Слова сокращаются до уровня  понятности.

 

2. Не принято сокращать слова на гласную, если она не начальная в слове, и на мягкий знак.

 

 

2. Этикет делового письма.

 

 Во всем мире существуют  правила написания деловых писем,  несоблюдение этих правил может  не только отразиться на престиже  всей вашей фирмы, но и существенно помешать заключению очень выгодных контрактов. Во первых бумага для делового  письма всегда должна быть абсолютно чистой. Во вторых крайне желательно иметь собственный фирменный бланк делового письма с эмблемой фирмы, и ее полным названием, с указанием почтового  и телеграфного адреса, должны обязательно присутствовать номера телефонов и  факсов.

 

Согласно этикета  делового письма все страницы нумеруются, кроме титульной (первой), текст оформляется арабскими  цифрами. Ширина полей письма с левой стороны листа обязательно  должна быть не менее 2 см. Весь  текст  печатается через полтора-два интервала. Абзац начинается с абзаца, с отступлением не менее пяти интервалов от левого поля. Рекомендуется избегать переноса слов. Дата отправления письма ставиться в  правом верхнем углу под указанным адресом организации, которая отправляет  письмо.

 

Деловые письма-приглашения и поздравления включают много этикетных фраз. Вместо этикетной рамки (слов приветствия  и прощания) в деловых письмах  используются обращения: Уважаемый Николай Иванович! Уважаемый г-н Бобылев! В конце письма перед подписью помещают заключительную формулу вежливости: Искренне Ваш!, С уважением; С искренним почтением!; С наилучшими пожеланиями!; Заранее благодарны за ответ! и т.п.

При переписке или повторной отправке  письма  вашему партнеру, желательно начинать с вежливой ссылки на последнее полученное от него сообщение. Делается это в основном для того, чтобы дать понять вашему партнеру о получении предыдущего делового письма и , что  дальнейшая переписка строится на его основе.

 

 По правилам  делового этикета  при написании первого письма  партнеру, необходимо начать с  представления вашей фирмы, ее  основных целей и задач, которые  планируется выполнять при совместной  деятельности.Самым лучшим способом будет выслать вашему партнеру буклет с подробной и исчерпывающей информацией о фирме. Однако раскрываемый рекламный материал не должен быть больших объемов. Текст изложенного материала должен быть языком вашего партнера или английском языке.

 

Заканчивается письмо как правило  словами благодарности за сотрудничество и искренним выражением надежд на его успешное продолжение. И непременно с указанием: "Искренне Ваш", "С" и т. п. В завершении ставится подпись  на правой стороне листа, под словами  заключительной формулы вежливости.

 

Этикет делового письма и его  написание - это своего рода искусство. Деловое письмо должно быть безупречным  во всем: даже мелкое несоблюдение правил делового письма может сделать его  неправомочным с юридической  точки зрения. Правильно оформленное юридически, а так же написанное хорошим языком, напечатанное на фирменном бланке деловое письмо - это один из залогов успеха и будущего процветания вашего дела.

 

 

3. Способы регистрации документов на предприятии.

 

На всех поступающих документах проставляется регистрационный штамп (реквизит «отметка о поступлении документа в учреждение»), фиксирующий факт поступления документа в данное учреждение. Его проставляют на первом листе документа, а правом нижнем углу; если конверт не вскрывают, то его проставляют на любой свободной площади лицевой стороны конверта.

 

В момент поступления документа  в организацию в штампе проставляется  только дата поступления, а входящий номер – в момент регистрации.

 

Процедура регистрации документов состоит из двух этапов:

 

- первый – проставление индекса  в штампе для регистрации документов;

 

- второе – заполнение соответствующей  регистрационной формы.

 

Регистрация документов – процедура  регистрации документов состоит  из двух этапов: первый – проставление индекса в штампе для регистрации документов и второй – заполнение регистрационной формы.

 

Регистрация документов – это запись учетных данных о документах по установленной  форме, которая обеспечивает учет, контроль и быстрый поиск документа, а  также фиксирует факт их создания, отправления или поступления и на основании которой в последующем проставляются на этих документах делопроизводственный индекс и дата регистрации.

 

Регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения, использования  в справочных целях. Среди них – присылаемые из других организаций и от физических лиц и создаваемые – внутренние и отправляемые. Документы регистрируются независимо от способа их доставки, передачи или создания.

 

Основным принципом регистрации  является однократность. Каждый документ должен регистрироваться в учреждении только один раз, когда проставляется его индекс. Присылаемые – в день поступления, создаваемые – в день подписания или утверждения.

 

Индексация – это проставление порядкового (регистрационного) номера и необходимых условных обозначений при регистрации, указывающих место создания (исполнения) и хранения документа.

 

Входящие и исходящие документы  должны иметь регистрационные номера, состоящие из порядкового номера документа, условного обозначения  структурного подразделения или должностного лица, номера дела, в которое будет подшит документ или его копия. Например, номер документа 01-05/134 включает:

 

- 01 - индекс структурного подразделения;

 

- 05 - номер дела по номенклатуре;- 134 - порядковый номер документа по журналу регистрации.

 

Документы регистрируются в регистрационно-контрольных  формах – традиционных (карточная  и журнальная) или электронных  карточках (журналах).

 

Карточная форма регистрации используется в учреждениях с объемом документооборота свыше 600 единиц в год. Документ регистрируется на карточке, формат которой А5 или А6. На карточках формата А5, как правило, присутствует календарная шкала, на которой секретарь, может отмечать даты поступления или исполнения документа.

 

Журнальная форма регистрации применяется в учреждениях с объемом документооборота не более 600 единиц в год. Содержание граф в журнале регистрации аналогично графам регистрационной карточки.

 

 

 

 

4. Реквизиты документов

 

  Каждый документ состоит  из элементов, которые называются  реквизитами. Различные документы имеют разный набор реквизитов. Совокупность реквизитов, определенным образом расположенных в документе, составляет формуляр этого документа. Формуляры, характерные для определенного вида документов называются типовыми. Графические модели или схемы построения документов имеют название "формуляробразец". Всего существует 5-ть групп реквизитов, в которые входит 31 реквизит. Образец размещения реквизитов на листе бумаги формата А4

 

I группа «Реквизиты названия  документов» 

В нее входят реквизиты: № 1, 2, 3, 4, 5, 6, 7, 8, 9, 10, 15.

 

Реквизит  № 1 «Государственный герб»

Написание – ставится в виде гербовой печати на бланках документов органов государственной  власти, других государственных органов, министерств, ведомостей, а также  предприятий, организаций в предусмотренных законодательством случаях.

Расположение  на документе – в верхнем левом  углу. Употребляется для утверждения  прав определенных особ, при фиксации фактов использования денег и  материальных ценностей.

 

Реквизит  № 2 «Эмблема организации или предприятия»

Написание – символичное, графическое изображение, которое открывает, направление  деятельности фирмы, предприятия.

Расположение  – в верхнем поле документа  правее от первого реквизита.

 

Реквизит № 3 «Изображение наград»

Написание – применяется вместо внесения названий орденов в наименование учреждения.