Использование официально-делового стиля в делопроизводстве

Введение

Язык как  социальное явление выполняет различные  функции, связанные с той или  иной сферой человеческой деятельности. Важной общественной функцией языка является сообщение, присущее официально-деловому стилю.

Официально-деловой  стиль выделился ранее других письменных стилей потому, что обслуживал важнейшие сферы государственной жизни: внешние отношения, закрепление частной собственности и т. д. Необходимость письменного оформления законов, договоров, записей долгов начала формировать особый «язык», который, претерпев множество изменений, и в настоящее время сохраняет свои основные отличительные черты.

Целью данной работы является изучение развития делового стиля в делопроизводстве. Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

1. Изучить правила оформления делового письма.
2. Ознакомиться с характеристикой официально-делового стиля.
3. Рассмотреть официально-деловой стиль в делопроизводстве.

Предметом исследования данной работы является изучение официально-делового стиля. Объектом исследования – составление документов согласно Государственному стандарту и использование делового стиля в информационно-справочных документах.

Для решения  поставленных задач применены следующие  методы исследования:

• изучение научной литературы;
• анализ и обобщение отечественной и зарубежной практики;
• сравнение периодов развития официально-делового стиля.

Практическая  значимость исследования продиктована тем, что история развития делового стиля русского языка прослежена подробно и обстоятельно, на каждом историческом этапе отмечены особенности формирования и изменения словообразования и словоупотребления официально-делового стиля – стиля деловой переписки как одного из важнейших жанров современного документооборота.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. История официально-делового стиля

1. История формирования официально-делового стиля

Деловые документы  появились на Руси после введения в X в. письменности. Первыми письменными документами, зафиксированными в летописи, являются тексты договоров русских с греками 907, 911, 944 и 971 гг. А в XI в. появляется первый свод законов Киевской Руси «Русская правда» - оригинальный памятник письменности, позволяющий судить о развитости системы юридической и общественно-политической терминологии в то время. В языке «Русской правды» уже можно выделить особенности словоупотребления и организации речи, которые относятся к характерным чертам делового стиля. В «Русской правде» уже употребляются термины, свидетельствующие о развитии правых отношений в Древней Руси: головникъ (убийца), послухъ (свидетель), вира (штраф), добытые (имущество), куна (деньги). Юридические термины представляют важнейший технический пласт языка древних документов.

После «Русской правды» древнейшим документом считается  «Грамота великого князя Мстислава  Владимировича и его сына Всеволода 1130 года». Начальная формула этой грамоты «Се азъ…» («Вот я») становится с этого времени обязательным элементом (реквизитом) древнерусских грамот. Заканчивались грамоты специальной формулой, в которой указывается, кто был свидетелем сделки и кто скрепляет грамоты своей подписью.

«Веком Екатерины», «золотым веком» назвало русское  дворянство годы правления императрицы  Екатерины II, падавшие на последнюю треть XVIII в. (1762-1796). Это время – высший пункт развития и расцвета экономики и культуры русского дворянства, его политического господства. Развивается и укрепляется система государственных органов власти, создаются «Учреждения для управления губерний». Для сношений с верховной властью губернаторы используют рапорты, широко используются указы губернского правления подчиненным учреждениям, а также должностным лицам. В результате развития межгосударственных отношений усложняется оформление дипломатической документации. К этому времени уже устанавливаются международные нормы на формуляр и лексический состав дипломатических документов, расширяется структура договорной документации, появляются трактаты, конвенции, протоколы, инструменты. Документооборот и деловая переписка судебных учреждений приобретают ярко выраженное специфическое оформление документации, устанавливается строгий порядок составления и оформления судебных документов.    

В «Генеральном регламенте» петровских Коллегий был  дана уже законченная система  норм документирования. «Генеральные формуляры», т.е. формы документов, предусматривали нормы оформления, этикетные нормы обращения к адресату с указанием чина, титула, звания, единые нормы наименования и самонаименования. Лексика делового языка всё больше отдаляется от разговорной, живой речи, в неё проникает огромное количество иностранных слов (губерния, акт, баллотировать, апелляция и т. п.) и терминов.

В XIX в., когда формирование кодифицированного литературного языка в основном завершается, начинают активно формироваться его функциональные разновидности – стили. Документы служебной переписки получили в XIX в. широчайшее распространение и в количественном отношении значительно превзошли другие типы деловых текстов. Они писались на служебных бланках, включали определённый набор реквизитов. С 1811 г., после принятия «Общего учреждения министерств», активно формируются характерные черты канцелярского стиля: формально-логическая организация текста, неличный характер высказываний, синтаксическая громоздкость, именной характер речи, морфологическое и лексическое однообразие стандартизация. В результате реформы канцелярского стиля, что стало осмысляться как задача государственной влажности.

В XX в. унификация документов принимает необратимый характер. Были разработаны новые правила ведения служебной документации: в 1918 г. введена единая форма бланков делового письма. В 20-е гг. XX в. началась работа по созданию новых стандартов делового письма, появились трафаретные тексты.

2. Общая характеристика официально-делового стиля

 

Деловой стиль  – это совокупность языковых средств, функция которых – обслуживание сферы официально-деловых отношений, т. е. отношений, возникающих между органами государства, между организациями или внутри их, между организациями и частными лицами в процессе их производственной, хозяйственной, юридической деятельности. Таким образом, сфера применения деловой речи может быть в принципе представлена как широкая сеть актуальных официально-деловых ситуаций и как набор соответствующих видов документов. Из этого можно выделить как минимум пять следствий.

1. Широта этой сферы позволяет различать по меньшей мере три подстиля (разновидности) делового стиля:
1. Собственно официально-деловой стиль (канцелярский);
2. Юридический (язык законов и указов);
3. Дипломатический.

При ряде различий эти подстили близки друг к другу  по своим основным характеристикам:

• официально-деловые и дипломатические документы сближает то, что они ориентированы на достижение договоренности между двумя сторонами или на формулирование позиций сторон;
• для «языка законов» характерно стремление к перечислению условий и обстоятельств, влекущих за собой юридическую ответственность.

2. «Официально-деловая ситуация – соответствующий вид документа» означат, что содержание документа покрывает множество реальных деловых обстоятельств, соответствуя не отдельному обстоятельству, а целому их типу – ситуация. Вследствие этого форма и язык документов в официально-деловом стиле выступают как стандартизированные (соответствующие единому образцу), и само требование стандартизации пронизывают всю сферу деловой речи.

3. В сфере деловой речи мы имеем дело с документом, т. е. с деловой бумагой, обладающей юридической силой, и сам этот факт обуславливает письменный характер реализации языковых средств официально-делового стиля. В то же время сугубо письменный характер делового документа не может не влиять на его язык: письменная речь – речь в отсутствии собеседника, требующая развернутости и полноты изложения.
4. В лингвистике принято противопоставлять два типа текстов:
1. Информативный (научный, деловой);
2. Экспрессивный (публицистический, художественный).

Принадлежность деловой речи к первому типу объясняет некоторые ее особенности, и прежде всего – ее стилистический характер. Предельная информативная предназначенность делового текста находит свое отражение в стремлении пишущего к максимально строгому и сдержанному характеру  изложения, а тем самым и в стремлении к использованию к стилистически нейтральных и/или книжных элементов. Это, в свою очередь, исключает возможность употребление в текстах деловой речи экспрессивно и эмоционально окрашенных языковых средств (например, разговорно-просторечной лексики или междометий), образных средств или слов, употребляемых в переносном смысле, - все это противоречило бы требованию точности деловой речи.

5. Сказанное определяет и требование однозначности, характерное для деловой речи. Это требование предопределяет использование в деловой речи терминов или терминизированных (близких к однозначным) специальных средств языка; например: постановление, резолюция – в канцелярском подстиле, истец, ответчик – в юридическом подстиле, свидетельствовать кому-либо свое глубокое уважение – в дипломатическом.

Официально-деловой  стиль характеризуется:

• высокой регламентированностью речи (определенный запас средств выражения и способов их построения);
• официальностью (строгость изложения; слова употребляются обычно в своих прямых значениях, образность, как правило, отсутствует, тропы очень редки);
• безразличностью (официально-деловая речь избегает конкретного и личного).

Если говорить о речевых жанрах, о структуре  официально-делового стиля, то он подразделяется на две разновидности, два подстиля:

• официально-документальный;
• обиходно-деловой (заявления, объяснительные записки, расписки).

Официально-деловой  стиль закреплен за сферой социально-правовых отношений, реализующихся в законотворчестве, в экономике, в управленческой и дипломатической деятельности. К периферии делового стиля относят информативную рекламу и патентный стиль. Организацинно-распорядительная документация (ОРД) – вид деловой письменности, наиболее полно представляющий ее специфику. Вместе с различными видами законодательной речи (лицензия, правила, устав, указ) ОРД представляет собой центр деловой письменности, ядро официально-делового стиля.

Информацию  в документе несут не только текстовые  фрагменты, но и все элементы оформления текста, имеющие обязательный характер, - реквизиты. Для каждого вида документов существует свой набор реквизитов, предусмотренный государственным стандартом – ГОСТом.

Реквизит –  это обязательный информационный элемент  документа, строго закрепленный на определенным местом на бланке, листе [5, с. 45]. Наименование, дата, регистрационный номер, сведения о составителе и т. д. постоянно располагаются в одном и том же месте – первые три в верхней части, а последний – в нижней части листа после подписи.

Таким образом, высокая степень унификации, стандартизация как ведущая черта синтаксиса, высокая степень терминированности  лексики, логичность, безэмоциональность, информационная нагрузка каждого элемента текста, внимание к деталям характерны для языка документов и отличают его от устной, спонтанной деловой диалогической речи.

 

Глава 2. Основные требования к оформлению управленческих (организационно-распорядительных) документов

1. Правила оформления управленческих (организационно-распорядительных) документов

Документы состоят  из отдельных элементов, которые принято называть реквизитами (от лат. requisitum – требуемое, необходимое) [3, с. 33]. Совокупность реквизитов отражает его форму. Следовательно, для того чтобы документ отвечал своему назначению, он должен быть составлен в соответствии с формой, принятой для данной категории документов. От полноты и качества оформления документов зависит их доказательная (юридическая) сила, так как они служат свидетельством, подтверждением конкретных фактов, явлений, событий.

Постановлением Госстандарта РФ принят и введён в действие от 3 марта 2003 г. ГОСТ P 6. 30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационной документации. Требования к оформлению документов». Этот стандарт определяет состав реквизитов организационно-распорядительных документов, правило их оформления и место расположения на документах, требования к изготовлению бланков и к учёту бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов РФ.

Документ имеет юридическую  силу при наличии реквизитов, обязательных для данного вида документов. Например, обязательные реквизиты для письма – наименования организации, почтовый адрес, адресат, заголовок к тексту, дата, индекс, текст, подписи, фамилия исполнителя и номер его телефона.

В процессе подготовки и  оформления документа состав реквизитов может быть дополнен другими реквизитами, если того требуют назначение документа, его обработка и т. д.

Следует отметить, что часто  документы оформляются на бланках  трёх видов:

• бланк служебного письма;
• бланк для конкретного вида документа;
• общий бланк для всех других документов.