Интернет - технологии в деятельности секретаря

МИНИСТЕРСТВО  ОБРАЗОВАНИЯ И НАУКИ РОССИЙСКОЙ ФЕДЕРАЦИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ 

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«ДОНСКОЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ»

(ДГТУ)

Факультет Международный

Кафедра Документоведение и языковая коммуникация

 

 

КУРСОВАЯ  РАБОТА

по  дисциплине «Организация секретарского  обслуживания»

по специальности 032001 Документоведение и документационное обеспечение  управления

 

Тема курсовой работы: 
«________________________________________________________________»

 

 

Выполнил(а) студент(ка) группы________________

_________________________________________________________

(Ф.И.О.)

 

 

 

Руководитель     к.психол.наук, доцент кафедры

Чубова Е.П.

_________________________

 

 

 

 

 

Ростов-на-Дону

2013 г.

Содержание

Введение 3

1. Информационные технологии и технические средства в деятельности секретаря 7

1.1. Интернет 8

1.1. Использование возможностей персонального компьютера и других технических средств 10

2. Проблемы выбора программного обеспечения для работы секретаря 14

3. Интернет - технологии в деятельности секретаря 20

3.1. Электронная почта 21

3.2. Видеоконференции 22

Заключение 24

Список использованных источников 26

 

 

 

Введение

 

Актуальность курсовой работы: достижение науки и техники, бурное развитие научно-технической революции, воздействующие на всю сферу человеческой деятельности, требуют дальнейшего совершенствования управления, стиля и методов работы, повышения качества и эффективности управленческого труда.

Можно без преувеличения сказать, что качество и эффективность  работы аппарата управления во многом определяется умением секретаря  со знанием дела выполнять свои обязанности, освободить руководителя от нерациональной затраты времени на выполнение технических  функций.

Секретарь является координирующим центром  конкретного структурного подразделения, что на практике означает полную осведомленность  о местонахождении лиц своего подразделения, правильное оформление переписки, подготовку и организацию  телефонных разговоров.

Механизация и автоматизация управленческого  труда требуют от секретаря постоянного  повышения своей деловой квалификации, более глубоких знаний технологии конторского  труда, делопроизводства.

Широкое распространение микроэлектроники, компьютеров индивидуального пользования, мощных средств автоматизированной обработки текста и графической  информации, высоко эффективных устройств  ее хранения и поиска, современных средств связи и сетей электронно-вычислительных машин, в том числе и глобальная сеть интернет, позволяют секретарю повысить скорость обработки информации, производственного процесса.

Тема курсовой работы: интернет в деятельности секретаря

Цель исследования: дополнительное ПО (программное обеспечение), глобальная сеть интернет, а так же анализ и исследование основных технических средств, которые секретарь может использовать для улучшения организационного процесса своей работы.

Задачи исследования:

- анализ технических средств предназначенных для работы секретаря;

- выявление проблем выбора программного обеспечения для работы секретаря;

Объект исследования: глобальная сеть интернет и технические средства секретаря.

Предмет исследования: компьютерные и программные средства.

Секретарь должен знать, уметь и  максимально использовать имеющиеся  средства для повышения оперативности  и эффективности своего труда.   

Применение новых информационных технологий в области документационного  управления позволяет относиться к  делопроизводству не как к жесткому консервативному механизму, а как  к эффективному и  гибкому  инструменту  реализации различного рода инноваций  в этой области.

Сетевые системы автоматизации  делопроизводства и документооборота позволяют решить ключевой вопрос  делопроизводства. Они позволяют  реализовать любую степень децентрализации  управления при одновременном обеспечении  централизованного учета и контроля, вплоть до того, что каждый специалист может самостоятельно регистрировать документы и управлять их дальнейшими похождениями, находясь при этом под полным контролем соответствующих руководителей. Таким образом, организация может динамично перестраивать свою управленческую структуру без потери управляемости. Для отечественных предприятий это наиболее реальный путь перехода к более эффективной децентрализации управления.

Создаются предпосылки к реализации более эффективных схем документационного  управления. Например, в традиционной отечественной практике документы  в подразделении организации, будь то локальные или удаленные, направляются по цепочке от руководителя к руководителю, «спускаясь» затем вплоть до конкретных исполнителей (и обратно). Это позволяет каждому руководителю контролировать деятельность своих сотрудников, однако длинные, и, как правило, избыточные цепочки резко снижают эффективность управления. Правильно построенная автоматизированная система позволяет направлять документацию непосредственно лицам, которые будут исполнять поручения, руководители же при этом сохраняют полный контроль, как за похождением самого поручения, так и за его исполнением.

Появляются предпосылки для  организации электронного документооборота в том объеме, к которому готова сама организация. Правильно построенная  автоматизированная система должна работать как с данными о прохождении  и исполнении документов (независимо от  того, бумажные или электронные), так и самим электронными документами, которым эти данные относятся. Включение  электронных документов в делопроизводственный цикл позволяет достичь качественно  нового уровня эффективности работы с электронными документами (редактирование, перемещение, тиражирование и др.) принципиально более эффективны.

Снижается часть проблем, связанных  с территориальной удаленностью подразделений организации или  индивидуальных рабочих мест (в том  числе мобильных) ее сотрудников. САДД (системы автоматизации делопроизводства и документооборота) позволяет организовать нормальную работу с документами  всех сотрудников, независимо от местонахождения  их офисов и даже отдельных рабочих  мест, вплоть мобильных (конечно, при  наличии линий связи).

САДД позволяет обеспечить внедрение  современных систем управления ресурсами  предприятия (т.н. ERP-системы). Системы  управления ресурсами обычно содержат лишь данные о бизнес-процессах и  не хранят документов как таковых, в  то время как делопроизводственная система берет на себя функции  документационного контура управления, в том числе связанного с бизнес-процессами.

САДД создает основу для интеграции всех документационных технологий в  единый комплекс, включая  средства сканирования документов и распознавание  текстов, средства обработки и пересылки  электронных документов, приема и  передачи факсимильной информации, печати и тиражирования документов, и  т.д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1. Информационные  технологии и технические средства в деятельности секретаря

 

Секретарь является лицом, наиболее приближенным к руководителю. Секретарь не только упорядочивает рабочий день руководителя, корректирует его планы, напоминает о чем-либо, составляет график мероприятий, посещений или ограждает руководителя от нежелательных посетителей или  ненужной ему информации. Помимо вышеперечисленного, секретарь выполняет функции  пресс-секретаря по связям с коллективом  фирмы. Секретарь доводит поручения  руководителя до подчиненных, а также  запоминает и знакомит руководителя с той частью информации, которую  он сам не может заметить.

В ряде случаев секретарь выступает  от имени руководителя. Секретарю  зачастую приходится сглаживать конфликты, возникающие между руководителем  и сотрудниками. Секретарю необходимо проявить гибкость в сложных ситуациях, умение владеть своими эмоциями.

Основные функции, выполняемые  секретарем:

- ведение документации;

- поиск необходимой руководителю  информации;

- выполнение оперативных поручений  и заданий руководителя;

- контроль исполнения документов  и поручений руководителя;

- бронирование гостиниц, авиабилетов;

- планирование рабочего дня  руководителя;

- организация и участие во  встречах и переговорах;

- прием посетителей;

- помощь при подготовке совещаний,  презентаций;

- решение административных вопросов  в пределах своей компетенции;

- работа с оргтехникой.

1. Интернет

 

Интернет – глобальная сеть бесчисленного  множества разнообразных сетей, которая охватывает всю нашу планету. Персональный компьютер, локальная  и глобальная компьютерные сети могут  быть частью сети Интернет, используя  для общения единый сетевой язык.

Суть создания такой сети – быстрый  поиск и получение необходимой  информации, а также распространение  сведений о себе практически в  мировом масштабе.

Сеть состоит из огромного количества серверов, подключенных к сети, т.е. компьютеров, на которых  хранится и  представляется пользователям информация. Информация хранится в виде графических  документов, так называемых «интернетовских  страничек» (Web-site). Интернет-сервер может открывать любая фирма или частное лицо, расположив информацию о себе или своей деятельности. Этот сервер имеет свое конкретное имя, например, сервер компании Microsoft-www.Microsoft. com. Пользователь Интернет может «путешествовать» от одного сервера к другому или от одной Web-странички к другой.

В Интернет можно пользоваться такими услугами,  как электронная почта, работа с информационными справочными  службами, с Всемирной информационной сетью (WWW), вести переговоры по сетевой  телефонной связи и др.

Электронная почта Интернет – самая  популярная и часто используемая услуга Интернет. Каждый пользователь сети Интернет получает при регистрации  свой почтовый адрес. Последняя версия популярного офисного пакета «Microsoft Office 2000» включает в себя множества вариантов доступа в Интернет.

Удобным средством работы с информацией, имеющий постой доступ в Интернет является настольный информационный менеджер Microsoft Outlook. Это программное средство помогает работать  с сообщениями, контактны- ми лицами, просматривать совместные документы, а так- же позволяет планировать встречи, поездки и организовать выполнение заданий, отслеживать деятельность свою и сотрудников. Основная панель Outlook содержит следующие разделы: Входящие, Календарь, Контакты, Задачи, Дневник, Заметки.

Входящие – поддерживает несколько  систем электронной почты (в том  числе internet Mail, Microsoft Mail, Exchange Server и Microsoft Network) , дает возможность посылать и получать  сообщение, приглашения на собрание и получать запросы на выполнение задач.

Календарь – контролирует расписание и планирует  встречи с другими  людьми. Можно посмотреть отчеты, обзоры за день, неделю, месяц, кроме того, новые  функции (автодата) позволяет вводить дату на разговорном языке (например, в следующую среду) и получать преобразования – 7 июля 2001 г. Outlook может напомнить о предстоящей встрече звуковым сигналом. При организации собрания, совещания «Планировщик собрания» выберет наиболее удачное для всех время и известит в нужный момент об этом мероприятии.

Контакты – хранит и постоянно  обновляет сведения о деловых  контактах. Эта папка является мощной базой  данных контактов. Эти сведения можно находить и сортировать  любым способом. Можно сразу перейти  на страницу Web любого партнера, можно связаться с адресатом по модему, послать электронную почту. 

Задачи – содержит список дел, которые  необходимо выполнить. Их можно расставлять  по приоритетам и поручать другим исполнителям. Здесь можно не только сформулировать задание, но и послать  указание по электронной почте исполнителю. При приеме такого поручения папка  «Задача» каждого исполнителя обновляется  автоматически.

Дневник – Ведет учет важных событий, действий и контролирует их выполнение. Колонка времени показывает, когда  выполнялось конкретное действие. Можно  задать, что бы Дневник показывал, когда проводилась работа с документами и как долго. Эта функция незаменима для контроля исполнения документов.

Заметки – электронный заменитель блокнота с отрывными листками, куда заносятся оперативные вопросы, ценные мысли, напоминания, указания и  многое другое.

1. Использование возможностей персонального компьютера и других технических средств

 

Техническими средствами, которыми чаще всего пользуется секретарь, являются: персональный компьютер, телефон, телефакс, принтер, сканер и копировальный  аппарат. Секретарь максимально  использует имеющиеся средства для  повышения оперативности и эффективности  своего труда.