Информационные ресурсы и технологии в архивном деле

Очевидно,  что причиной создания архива является наличие или

возможность появления документов, которые могут понадобиться их

владельцу на протяжении определенного  или неопределенного отрез-

ка времени. Поэтому установление ценности документов рассматри-

вается как непременное  условие и начальная посылка  организации

любого архива, вне зависимости  от формы собственности и ведомст-

венной принадлежности.  Принципы,  методы и критерии экспертизы

ценности документов оказывают  определяющее влияние на состав

архивных фондов, а тем  самым – на информационный, культурный и

научный потенциал общества. Вот почему теоретическим и методоло-

гическим основам экспертизы ценности в отечественном архивоведе-

нии всегда уделялось пристальное  внимание.

Стоит отметить, что в нашей  стране довольно хорошо отработаны

методологические и практические вопросы проведения экспертизы

21 Тихонов В.И. 

ценности традиционных документов.  Существует система перечней

документов с указанием  сроков хранения, разработаны правила  и ре-

комендации по отбору документов разных видов, определены источ-

ники комплектования государственных,  муниципальных и ведомст-

венных архивов, в организациях и государственных архивах действу-

ют экспертные и экспертно-проверочные  комиссии, в задачу которых

входит рассмотрение архивных описей и номенклатур дел с  установ-

ленными сроками хранения документов.

В то же время, можно сказать, что экспертизе ценности электрон-

ных документов (а значит, и их учету) не уделяется практически  ни-

какого внимания. Например, из 29 московских органов исполнитель-

ной власти и организаций, обследованных ЦАДЭНМ в 2004–2006 гг.

и владеющих в общей  сложности 257 информационными ресурсами

(базами данных и связанными  с ними совокупностями файлов), лишь

в двух органах власти электронные  документы оказались включенны-

ми в номенклатуру дел, а сроки хранения установлены  для сведений

только лишь двух (!) баз  данных. Не лучше обстоит дело и  на феде-

ральном уровне:  в 2003 г.  из 58 ведомств  (министерств,  служб,

агентств,  комиссий и т.п.) только в четырех электронные  документы

внесены в номенклатуры дел

3

.  Создается впечатление,  что в нашей

стране ценность электронных  информационных ресурсов рассматри-

вается на уровне проектов писем, поздравительных открыток руково-

дителям, рекламных проспектов, буклетов и другого «бумажного спа-

ма», который время от времени  поступает в органы государственной

власти, организации и  учреждения.

Как же получается,  что  на создание и развитие информационных

систем государство и  субъекты хозяйствования тратят миллионы руб-

лей, а оценке перспектив ретроспективного использования возникаю-

щих в них информационных ресурсов придается копеечное значение?

Ответить на этот вопрос не просто.  Проблема кроется не только в

сложной природе электронных  документов, в неразработанности  нор-

мативной базы и в организационных  пробелах процесса комплектова-

ния

4

. Вероятно, немалую роль  играет практика архивной экспертизы

ценности,  устоявшиеся  подходы,  стереотипы и взгляды  на критерии

отбора документов, на цели и формы их архивного использования. В

конечном итоге, многое восходит к методологическим аспектам экс-

пертизы ценности,  к тому,  насколько четко укладываются электрон-

ные документы в сложившуюся  систему подходов, методов и методик

при оценке значимости документов и формировании Архивного фон-

да РФ. Обсуждение и анализ этих аспектов, возможно, позволят пре-

22 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

одолеть столь вопиющее пренебрежение  информационными ресурса-

ми,  созданными в пока еще не привычной для многих архивистов

электронной форме.

* * *

В последние полвека развитию методологии экспертизы ценности

в нашей стране придавалось  большое значение. На эту тему проводи-

лось множество конференций,  семинаров,  круглых столов,  были на-

писаны сотни статей,  поднимавшиеся вопросы нашли  отражение в

десятках книг и диссертаций

5

. Общепризнанные и наиболее  апроби-

рованные принципы, критерии и методики были включены в методи-

ческие рекомендации,  учебные пособия и правила  работы архивов с

различными видами документации

6

.

В связи с минимальным  уровнем информатизации советских  уч-

реждений и организаций, в том числе и архивов, до конца  прошлого

века проблемы экспертизы ценности электронных документов  (в то

время машиночитаемых документов – МЧД)  практически не подни-

мались.  Исключение составляли МЧД,  возникающие в производст-

венной и научно-технической  сферах

7

.  При этом критерии  отбора

МЧД, которые использовали авторы методик, ничем существенно  не

отличались от критериев,  применяемых в целом к статистической и

научно-технической документации

8

.

Между тем, знакомство с историей развития отечественной теории

экспертизы ценности, обращение  к ее истокам и научным основаниям

позволяет поставить первый, кардинальный и довольно неожиданный

вопрос: а нужна ли вообще экспертиза ценности электронных доку-

ментов?

Следует отметить, что проблемы экспертизы ценности –  это про-

блемы новейшего времени. В нашей стране отбор документов начал

практиковаться с 1920-х  гг. (в то время это был отбор  к уничтоже-

нию). С середины 1950-х гг. задача отбора документов (теперь уже  на

хранение)  встала настолько  остро,  что понадобилась работа целой

группы ведущих архивистов страны для решения назревших  методо-

логических и методических проблем и разработки «Правил  эксперти-

зы научной и практической ценности документальных материалов в

государственных архивах» (1957). По общему признанию теоретиков

и практиков архивного  дела побудительной причиной активизации

научной мысли по выработке  критериев ценности документов стал

нарастающий год от года  «бумажный поток»,  который захлестнул

советские учреждения и организации  и который грозил  «затопить»

государственные архивы. Ограниченность «архивной полки» – вот тот

23 Тихонов В.И. 

ключик к пониманию  отрывшейся перед архивистами истины: «все

документы вечно хранить  невозможно!»

Один из наиболее авторитетных теоретиков отечественного архи-

воведения В.Н. Автократов в  своих работах приводил следующие

цифры, характерные для 70–80-х  годов прошлого века: в СССР еже-

годно создавалось примерно 1 млрд. дел, что было в 5 раз больше, чем

хранилось во всех государственных  архивах

9

.  Соответственно,  для

того, чтобы постоянно  хранить такую массу архивных дел, понадоби-

лось бы ежегодно вводить  в строй миллионы квадратных метров пло-

щадей архивохранилищ,  стоимостью в десятки миллиардов еще со-

ветских рублей. А это значит, что добрая половина строительной ин-

дустрии должна была бы работать только лишь на архивную отрасль.

И все это без учета  затрат на содержание вновь вводимых хранилищ,

что тоже "влетело бы в  копеечку".

Дополнительные сложности  вносит необходимость упорядочения

и научно-технической обработки  документов перед их приемом на

хранение. Чтобы иметь  возможность эффективного поиска и  исполь-

зования архивных документов, они предварительно должны быть сис-

тематизированы, сгруппированы  в дела и архивные фонды, описаны  и

внесены в описи,  т.е. включены в систему научно-справочного  аппа-

рата архива. При комплексной  норме НТО документов (6 дел в  день)

обработка указанного миллиарда  дел заняла бы 172,6 млн.  челове-

ко/дней или потребовала  бы привлечения к этой работе 750 тыс. про-

фессиональных архивистов в  год.  Такой армии архивистов в  стране

просто не было: в середине 1970-х гг. во всех государственных  и ве-

домственных архивах работало 120 тыс.  человек

10

.  Восполнить не-

достаток в 630 тыс.  специалистов ни тогда,  ни сейчас просто не ре-

ально, вузовской системе  на это потребуются десятки лет.

К финансовым и кадровым проблемам  стоит прибавить проблему

эвристического поиска,  осуществляемого пользователями архивной

информации. Миллиарды архивных дел предполагают наличие мил-

лионов архивных описей и  тысяч других архивных справочников

(указателей,  каталогов,  путеводителей и т.д.).  Ознакомление  только

лишь с научно-справочным аппаратом может поглотить существен-

ную часть времени,  которое  исследователь мог бы посвятить  более

творческим занятиям. Подобный расчет позволил теоретикам архиво-

ведения заявить не только о невозможности,  но и о ненужности по-

стоянного хранения всей возникающей  массы документов

11

. Экспер-

тиза ценности при таком  подходе должна была сосредоточиться  на

поиске  «золотой середины»  в достижении максимальной полноты

24 "Уничтожить нельзя  хранить"?… 

сохраняемой ретроспективной  информации при минимальном объеме

документов, поступающих  в государственные архивы.

А что же документы,  возникающие  в электронной среде? Так ли

уж невозможно постоянное хранить все подобные документы?

Безусловно, «поток» электронных  документов также увеличивает-

ся из года в год.  Увеличивается  как количество самих документов

(файлов, записей баз данных  и т.п.), так и их совокупный  объем в ме-

габайтах (гигабайтах, терабайтах и т.д.). Трудно даже приблизительно

оценить объемы электронной  документации,  накопленной на сего-

дняшний день в органах  власти, учреждениях и организациях. Однако

важны не столько абсолютные цифры, сколько относительные: темпы

прироста объемов в  год,  еще лучше –  в пятилетие.  Пять лет –  это

именно тот срок,  за который,  как правило,  происходит обновление

(модернизация) информационной  системы, как ее программной,  так и

аппаратной части, в том  числе расширение дискового пространства. В

такой ситуации весь объем  накопленных за предыдущую пятилетку

электронных документов занимает не более 10–15% текущих возмож-

ностей информационной системы.  Подобная картина вызвана неук-

лонным снижением стоимости  хранения 1 мегабайта данных

12

.  К

дисковым накопителям  и другим видам электронных носителей  также

применим легендарный  закон Мура: емкость носителей  увеличивается

двое каждые полтора года при сохранении их физического размера  и

цены.  Если в 1997 г.  верхом мечтаний был жесткий диск емкостью

4 Гбайта,  компакт-диск  в 600 Мбайт и магнитный Zip-диск  в

100 Мбайт,  если в 2002 г.  хотелось иметь жесткий диск  в 40 Гбайт, 

DVD-диск в 4,7 Гбайт и  флэш-память в 254 Мбайт, то в  2007 г. никого

особенно не удивишь жестким  диском в 300 Гбайт, Blu-ray Disc

13

в

25 Гбайт и флэш-памятью  в 4 Гбайта. При этом наблюдается  еще одна

тенденция:  в большинстве  организаций темпы прироста дискового

пространства растут опережающими темпами по сравнению с темпа-

ми роста объемов данных. Именно поэтому при проведении обследо-

ваний информационных систем и ресурсов,  которые ЦАДЭНМ про-

водил в органах власти и организациях Москвы, наиболее часто  зву-

чал такой ответ: «Экспертизу  ценности электронных документов не

проводим; хранили, храним и  будем хранить абсолютно всё,  т.к. для

этого есть необходимые условия».

Таким образом, в организациях «проблема архивной полки» в от-

ношении электронных документов не существует и вряд ли когда-

либо появится.  Более  того,  наблюдается отчетливое практическое

стремление к стопроцентному сохранению всех возникающих элек-

25 Тихонов В.И. 

тронных информационных ресурсов. Если даже взять все тот же мил-

лиард дел (или 100 млн. документов), которые по-прежнему каждый

год возникают в нашей  стране,  и перевести это в  электронных вид

(например, в формат MS Word), то получим 3000 терабайт хранимой

информации. Для размещения серверов с таким хранилищем данных

понадобится комната площадью чуть больше баскетбольной площад-

ки. Стоимость всей системы  хранения составит не более 60 млн. руб-

лей (10 тыс. жестких дисков по 300  Гбайт стоимостью по 4500 руб.

плюс стоимость аппаратного  и программного обеспечения).  Как  ви-

дим,  сумма получается значительная,  но по сравнению с  хранением

бумажных документов эти  затраты оказываются в сотни  тысяч раз

меньше.

Впрочем,  стоимость электронных  носителей,  системы хранения и

их текущего обслуживания – лишь часть финансовых затрат, необхо-

димых для обеспечения  сохранности информационных ресурсов

постоянного срока хранения.  Главная задача обеспечения

сохранности –  поддержание  технического состояния электронных

документов, т.е. возможности  их воспроизведения в форме, доступной

для восприятия человеком.  В настоящее время основным способом

подобной технической  поддержки является своевременная  миграция

информационных ресурсов из устаревшей программной среды

(форматов)  в современную,  причем,  по возможности,  в

межплатформенную. На сегодняшний  день таким межплатформенным

(читай «архивным») форматом  считается XML.

Миграция электронных  документов,  особенно баз данных,  пока

что остается делом сложным  и дорогим.  Она требует специальных