Характеристика «Документооборот»

Внутренние документы  имеют ряд особенностей их обработки, которые определяются видовой принадлежностью  документов:

1. проекты приказов обязательно визируются представителем юридической службы
2. протокол не имеет этапа подготовки проекта, а также согласования и визирования

 

 

 

 

 

 

 

 

Передача документов входящих, исходящих и внутренних может  осуществляться:

1. фельдъегерской или курьерской связью
2. секретарями
3. с помощью технических средств

Структурные подразделения  некоторых организаций могут  находиться в разных зданиях или  районах города. В таких случаях  рекомендуется организация доставки документов курьерами.

В пределах структурного подразделения  наиболее рационально привлечь секретаря, который может забирать корреспонденцию  из службы ДОУ, возвращать исходящие  документы, подготовленные для отправки, и передавать документы на исполнение сотрудникам структурного подразделения.

Внедрение технических средств  и компьютерных технологий позволило  изменить процесс обработки документов. Ускорился процесс составления  документа, так как внесение правок не требует перепечатки. Значительно  сокращается и упрощается согласование документа. Коренные изменения произошли в процессе получения и отправки документов с появлением факсов и электронной почты. Но следует помнить, что названные средства передачи в основном передают не документ, а информацию, изображенную на носителе. В настоящее время документ, переданный с помощью информационных и телекоммуникационных систем, может быть удостоверен электронной цифровой подписью. Только в этом случае он будет иметь юридическую силу.

Все документы должны передаваться с отметками о факте передачи в соответствующих регистрационных  формах. Если документ передается из одного структурного подразделения в другое, минуя службу ДОУ, сотрудник, передававший документ, должен сообщить этой службе о факте передачи.

 

2.2 Регистрация  документов

Регистрация документов - важнейший  этап работы с документами и определяется как "Запись учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления или  получения".

Как вытекает из определения, регистрация, прежде всего, придаёт  юридическую силу документу, так  как фиксирует факт его создания или получения. Пока документ не зарегистрирован, не получил своего номера, он не оформлен, он как бы ещё не существует. Если полученный документ не зарегистрирован, учреждение за него не отвечает, так  как факт получения не подтверждён.

Регистрация преследует три  цели: учет документов, контроль за их исполнением и справочная работа по документам.

Регистрации подлежат все  документы, требующие специального учета, исполнения и использования  в справочных целях независимо от способа получения. Сам процесс  регистрации - это снятие с документа  показателей и занесение их в  определённую регистрационную форму  для создания базы данных о документах учреждения. Таким образом, в процессе регистрации создаётся информационно-поисковая система по всем документам организации .

Каждый документ, отнесённый к числу регистрируемых, получает свой регистрационный номер. Он не совпадает  и существенно меньше учётного порядкового  номера, проставленного в отметке  о поступлении документа в  организацию.

Документы регистрируются один раз. В учреждении, имеющем отделы, регистрация внутренних документов проводится, децентрализовано по группам: в бухгалтерии, отделе кадров, канцелярии. При этом внутренние документы должны регистрироваться в день подписания или утверждения, входящие - в день поступления, исходящие - в день отправки.

Для входящих, исходящих  и внутренних документов ведутся  раздельные регистрационные формы  с самостоятельными регистрационными номерами.

Из документа в процессе регистрации в регистрационную  форму выписываются, как правило, следующие сведения:

1. дата получения
2. входящий № (индекс)
3. дата документа
4. индекс документа
5. регистрационный номер документа
6. автор (корреспондент) - т.е. чей это документ
7. заголовок (о чем документ)
8. резолюция
9. срок исполнения;
10. исполнитель (кто с ним работает)
11. ход исполнения
12. № дела (куда документ помещен после исполнения)

При регистрации отдельных  видов документов, например обращений  граждан, внутренних и исходящих  документов сведения, вписываемые в  регистрационные формы, частично изменяются и дополняются. Например, при регистрации  обращений граждан записывается их адрес.

Учреждение имеет право, учитывая свою специфику, дополнять  сведения о регистрируемом входящем документе. Например, часто учитывается  количество листов, наличие приложений .

Формы регистрации могут  быть трех видов: журнальная, карточная  и автоматизированная электронная.

Журнальная система регистрации  нужна только тогда, когда учет документов выступает на первое место, предотвращает  претензии со стороны граждан, конфликтные  ситуации.

Можно оставить журнальную систему и в том случае, когда  поступает очень незначительное количество документов.

Во всех остальных случаях  эта форма регистрации устарела, так как затрудняет ведение контроля за исполнением документов и справочную работу по ним.

Более удобной является карточная  система регистрации документов. Форма карточки и расположение в  ней реквизитов могут быть определены в самом учреждении и записаны в инструкцию по делопроизводству.

Для ведения карточной  системы регистрации в ручном режиме необходимо иметь тираж карточек на год и как минимум два  картотечных ящика для хранения карточек: в сроковой контрольной  картотеке и справочной картотеке.

Количество экземпляров  заполняемых регистрационных карточек  определяется учреждением. Как правило, таких карточек заполняется как  минимум две.

Наиболее рациональной является сегодня регистрация документов на компьютере. Но и в этом случае на экран выводится форма карточки с аналогичными полями и в нее  заносятся сведения о документе.

Карточку на документ можно  заполнить сначала не полностью, до передачи документа руководителю, т.е. без резолюции, срока исполнения и исполнителя. После рассмотрения документа руководителем карточка до заполняется, т.е. эти сведения вносятся в нее.

При четком взаимодействии с руководителем, если руководитель утром просматривает полученную корреспонденцию, можно сначала  дать документы на просмотр руководителю, а затем, уже, имея его резолюцию, заполнить полностью регистрационную  форму.

Заполнив карточку, одну из них помещают в сроковую картотеку, другую в информационно-справочную, а документ передают исполнителю  для работы с ним.

При регистрации на ПЭВМ, данные о документе, заложенные при  его регистрации, будут использованы в программах по автоматизированному  контролю и справочной работе. При  этом поиск можно вести по любому из введённых показателей.

2.3 Контроль за исполнением документов

Контроль играет важную роль в системе документооборота. Контроль исполнения документов обеспечивает своевременное  и качественное решение содержащихся в документе вопросов, охват всех контролируемых документов. Контроль исполнения - это непосредственная проверка и регулирование хода исполнения приказа или распоряжения, учет и  анализ результатов исполнения контролируемых документов в установленные сроки.

Контроль по существу —  это оценка, насколько правильно, удачно, полно решен вопрос. Контроль по существу выполнения поручения, решения  вопроса осуществляет руководитель или специально уполномоченное лицо. Ответственность за правильное и своевременное решение вопросов, отраженных в документах, несут руководители структурных подразделений и сотрудники, которым поручено исполнение документа. Исполнитель, как правило, указывается в резолюции руководителя на документе или определяется в соответствии с распределением обязанностей в организации. Если в резолюции руководителя указано несколько исполнителей, ответственным за исполнение документа и соответственно организующим его исполнение является лицо, указанное в резолюции первым.

Контроль за сроками исполнения документов ведет служба документационного  обеспечения управления, а в небольшой  фирме — секретарь. В Государственной  системе документационного обеспечения  управления указано, что «Контроль  исполнения включает постановку на контроль, проверку своевременного доведения  документа до исполнителя, предварительную  проверку и регулирование хода исполнения, учет и обобщение результатов  контроля исполнения документов, информирование руководителя. Организация контроля исполнения должна обеспечивать своевременное  и качественное исполнение документов».

Технологию ведения контроля за сроками исполнения документов можно  разбить на следующие процедуры:

1. фиксация всех поставленных на контроль документов, указаний, поручений, заданий руководства
2. проверка своевременного доведения документа до исполнителя
3. корректировка данных о контролируемых документах при изменении сроков исполнения, передаче документа от исполнителя к исполнителю, из подразделения в подразделение
4. напоминание исполнителям и руководителям подразделений о наличии неисполненных документов и поручений
5. информирование руководителей (подразделений и организации) о состоянии и ходе исполнения документов
6. внесение данных об исполнении документов
7. анализ состояния дел и уровня исполнительской дисциплины по организации в целом, по структурным подразделениям, специалистам, видам документов и другим аспектам

 

С учетом того, что исполнительская  дисциплина в нашей, стране пока еще  не на должном уровне, все документы, требующие принятия управленческого  решения либо выполнения каких-либо действий, составления ответного  или иного документа, должны быть поставлены на контроль. Для распорядительных документов, например, приказов, предметом  контроля являются содержащиеся в нем  решения. Соответственно на контроль ставится каждый пункт, каждое задание или  поручение, содержащееся в распорядительном документе.

Сроки исполнения документов могут быть определены законодательством, например, для исполнения обращений  граждан.

В документах, поступивших  от вышестоящих организаций и  содержащих какое-либо поручение, обычно срок указан. В распорядительных документах и решениях коллегиальных органов  срок указывается по каждому пункту. На документах, рассмотренных руководителем, срок их исполнения содержится в резолюции. Для решения периодически повторяющихся  вопросов в учреждении должны быть установлены и отражены в инструкции типовые сроки исполнения таких  документов.

В приложении к «Государственной системе документационного обеспечения  управления» дан перечень типовых  сроков исполнения документов, которым  надо воспользоваться, составляя инструкцию по делопроизводству конкретного учреждения.

Для документов, содержащих сложное задание, могут быть установлены  длительные сроки исполнения. В таком  случае необходимо разделить поручение  на этапы и контролировать выполнение задания поэтапно.

В сроковом контроле можно  выделить текущий контроль, предупредительный  и итоговый контроль.

Основными видами контроля являются текущий и предупредительный  контроль.

Под текущим контролем  понимают ежедневную подготовку сведений о документах, срок исполнения которых  истекает сегодня. Текущий контроль осуществляется путем ежедневной проверки хода исполнения документа и напоминания  исполнителю об истечении срока  исполнения и необходимости завершения работы над документом. Ответственные  за контроль исполнения ежедневно, как  правило, в начале рабочего дня, выявляют и составляют список документов, срок исполнения которых истекает сегодня.

Текущий контроль помогает составить план работы на день. Он сразу  показывает, какие дела должны быть завершены сегодня. Поэтому контроль за сроками исполнения документов — это функция, обязательно предусматриваемая в должностной инструкции секретаря руководителя. Ежедневно выявляя документы, срок исполнения которых истекает, секретарь выясняет возможность своевременного решения вопроса, а в случае срыва сроков — докладывает об этом руководителю.