Городские и районные архивы Витебской области: на этапе возрождения и укрепления

Министерство образования Республики Беларусь

Белорусский государственный университет

Исторический факультет

 

 

 

 

 

 

Реферат на тему:

Городские и  районные архивы Витебской области: на этапе возрождения и укрепления

 

 

 

 

 

 

Подготовил студент 2 курса 6 группы

Петрусевич Владимир

 

 

 

 

 

 

Минск, 2012

Городские и  районные архивы Витебской области: на этапе возрождения и укрепления

На современном  этапе развития страны, в условиях становления рыночной экономики  на повестку дня неизбежно ставится вопрос расширения сети архивных учреждений. В силу ряда причин на Витебщине, как и в стране в целом, движение в этом направлении осуществляется по инициативе Госкомархива через создание территориальных архивов. Начало данному процессу положило постановление Совета Министров Республики Беларусь №464 от 26 марта 1998 г. «Об основных направлениях развития архивного дела и делопроизводства в Республике Беларусь до 2000 года». Выполняя это постановление, Витебский облисполком принял решение № 427 от 4 сентября 1998 г. «О создании архивов по личному составу в 1999-2000 годах в городах и районах области».

Таким образом, в 1998 г. приступили к созданию сети территориальных  архивных учреждений. Следует заметить, что почти 20 послевоенных лет XX века такие архивные учреждения действовали в городах и районах области, но в 1963 г. они были ликвидированы. Работали только госархив  Витебской области и его филиалы в Глубоком, Орше и Полоцке. Такая реорганизация способствовала концентрации фондов и документов в нескольких госархивах, обеспечили улучшение условий их сбережения, учета, создания научно-справочного аппарата, использования архивных источников.

Однако, как показало время, на протяжении десятилетий накапливались  и отрицательные последствия  этого шага. Межрайонный статус госархивов стал серьезным препятствием в создании и укреплении материальной базы архивных учреждений, осуществлений финансирования штатного обеспечения , совершенствования структуры. Крупные города области (такие, как Витебск, Новополоцк, Лепель) и большинство районов на протяжении почти 40 лет вообще не имели своих архивных учреждений, что отрицательно сказалось на формировании понимания необходимости сбережения архивного наследия края у руководителей городского и районного звена. Региональные госархивы имели традиционные источники комплектования и принимали на хранение практически типовой состав документов, что сужало возможности собирания и сбережения широкого спектра архивных фондов. Серьезным препятствием в работе с источниками оставалось неоправданное ограничение доступа к ним в госархив, наличие ведомственного хранения и др.

Первым серьезным шагом, который изменил сложившуюся  сеть архивов явилась передача бывших архивов Компартии Беларуси в  ведение Государственной архивной службы. Это сказалось не только на структуре облгосархива, но и на составе его фондов и документов. Госархиву Витебской области было передано почти 450000 дел бывшего партийного архива за 1917-1991 гг. Одновременно были безвозмездно получены помещения, оборудование и вся материальная база архива Витебского обкома партии.

Следующим шагом, требующим  напряженной организационной и  методической работы, стало создание городских и районных архивов  по личному составу. Силами создаваемой  сети взяты под особый контроль документы, которые имеют важное значение для граждан при выходе на пенсию, выплате пособий, установлении трудового стажа. В организациях и учреждениях области хранится почти 1 млн. дел по личному составу и их сбережение не всегда обеспечивается должным образом.

Эта проблема обострилась  в результате реформирования экономики. Зачастую по итогам приватизации, ликвидации юридических лиц документы длительных сроков хранения оставались бесхозными. Только в 1996-1999 гг. в области были ликвидированы или не прошли перерегистрацию более 3000 организаций новых форм собственности, а в госархивы области свои документы сдали только 150 из них. Создание сети новых архивных учреждений было адекватной реакцией в экономике страны.

К этому времени, благодаря  усилиям Госкомархива, стала складываться и соответствующая нормативно-правовая база, что обусловило функционирование городских и районных архивов, как полноправных юридических лиц. К примеру, в соответствии с пунктом 64 Положения о государственной регистрации и ликвидации (прекращении деятельности) субъектов хозяйствования, утвержденный Декретом Президента Республики Беларусь от 16 ноября 2000 г. № 22, установлено, что при ликвидации субъекта хозяйствования в регистрирующий орган должна представляться справка соответствующего территориального (городского или районного) архива о сдаче на хранение документов.

Этот процесс на Витебщине  был разделен на два этапа.  Из18 новых архивных учреждений 11 было создано  в 1999 г., 7 – 2000 г. Поэтому все вопросы  организационного, материально-технического, штатного и финансового обеспечения решались оперативно, в зависимости от местных условий и возможностей. Каждым из 18 рай-, горисполкомов было принято решение о создании архива, утверждено положение, смета расходов, назначен заведующий. По большинству проблем решения принимались с непосредственным участием или по согласованию с отделом по архивам и делопроизводству, государственными архивами. Пришлось столкнуться с рядом серьезных трудностей, попытками переложить задачу создания новых архивных учреждений на государственные архивы. Но в целом повсеместно были оказаны соответствующая поддержка и конкретная помощь, проявлено понимание.. Это, в первую очередь, проявилось в выделении необходимых площадей под архивы, которые были предоставлены как в самих зданиях райиспокомов (Бешенковичский, Россонский районы), так и взяты в аренду у других субъектов хозяйствования коммунальной собственности. В Витебске под городской архив передано почти 250 кв. м площади Государственного архива Витебской области. В итоге, 18 рай-, горархивам выделено более 2,2 тыс. кв. м площади. Наиболее значительные по площади помещения переданы Новополоцкому и Поставскому районному архивам: соответственно, 337 и 267 кв. м, а на 12 архивам – более чем по 100 кв. м каждому.

 В результате на  повестку дня стал вопрос о  необходимости проведения соответствующих работ по реконструкции и приспособлению выделенных под архивы площадей, что в основном и было осуществлено за 1999-2000 гг.

Необходимо подчеркнуть, что многие помещения уже долгое время не использовались, находились в запущенном состоянии. Сейчас они отремонтированы, включены в хозяйственную деятельность.

В архивах уже установлено  около 2000 погонных метров архивных стеллажей, приобретено 6 компьютеров, 4 ксерокса и другое оборудование.

Однако работу по созданию и укреплению материально-технической базы и сети территориальных архивов области следует продолжать.

Государственная архивная служба гор-, райисполкомы на этапе становления  новых архивов должное внимание уделяли подбору и расстановке  кадров. В итоге из 18 заведующих архивами 14 имеют высшее образование, 8 работали ранее руководителями, специалистами в органах исполнительной власти. Почти два года практической работы ряда архивов подтвердили, что большинство кадровых назначений можно считать правильными и удачными. Особо следует отметить работу руководителей территориальных архивов Р.Н. Козкиной (г. Полоцк), И.А. Далецкой (Поставский район), М.Г. Хмелюк (Толочинский район), Е.Н. Мурашко (Браславский район) и ряда других, которые внесли значительный вклад в создание материальной базы новых архивных учреждений, организацию их работы на первоначальном этапе становления.

Одновременно  с подбором и расстановкой кадров территориальных архивов организуется и проводится их учеба на курсах факультета повышения квалификации руководящих кадров Витебского облисполкома, областных и зональных семинарах, совещаниях и конференциях. Заведующие гор-, райархивами изучили практику работы, материальную базу Национального архива Республики Беларусь, Национального исторического архива Беларуси. Государственного архива Витебской области, региональных госархивов в Глубоком, Орше, Полоцке. Организован и проведен «круглый стол» с участием руководителей и специалистов Госкомархива, совещание по проблемам сохранения архивного наследия с участием управляющих делами гор-, райисполкомов, заместителя председателя облисполкома, курирующего архивную службу.

Постепенно  складывается механизм управления и  оказания организационного - методической помощи новым архивам. В этом определенная роль отведена государственным архивам, которые должны стать методическими центрами для архивов по личному составу городов и районов курируемой зоны. С этой целью соответствующим отделам госархивов выделена дополнительная штатная численность.  В облгосархиве она сейчас составляет 7 штатных единиц, а в зональных госархивах (Глубокое, Орша, Полоцк) – не менее 4 специалистов в каждом подразделении.

Сеть новых  архивных учреждений усложнила работу государственных архивов, да и нагрузка на учреждения получилась неравномерной. К примеру, если в зоне госархива  в Орше – 3 архива, то в госархивах Полоцка и Глубокого – соответственно, 6 и 5 архивов, что требует достаточно пристального внимания к ним, особенно в период их становления. В то же время наш отдел, госархивы в работе с новыми учреждениями ставят перед собой задачу научить рай-, горархивов работать самостоятельно, без постоянной опеки и оглядки на начальство, властью и под её руководством.

Нашим отделом, по мере создания архивов включения  их в работу с учреждениями и организациями, были подготовлены и направлены каждому  все необходимые нормативно-методические документы и материалы. Среди них – Примерное положение об архиве, должностные обязанности заведующего архивом и специалиста, примерная номенклатура дел и др. Планы работы по личному составу, отчеты об их выполнении, списки источников комплектования рассматриваются, анализируются и утверждаются в соответствующем отделе облисполкома, что позволяет организовать как действенную помощь, так и строгий контроль на работе кадров. В 1999-2000 гг. согласование и утверждение номенклатур, описей дел, положение об экспертных комиссиях, ведомственных архивов осуществлялось членами экспертно-проверочной комиссии нашего отдела. В настоящее время, в соответствии с приказом отдела, эти права делегированы экспертно-методическим комиссиям госархивов.

В 2001 г. все городские  и районные архивы  приступили к исполнению своих функциональных обязанности: доставляются и уточняются списки организации - источников комплектования, проводятся тематические контрольные проверки, ведется прием документов, идет работа с заявлениями граждан.

В ходе возрождения  и укрепления сети территориальных архивов, с развитием их базы отдел по архивам и делопроизводству Витебского облисполкома пришел к выводу о целесообразности передачи им документов по личному составу из государственных архивов, как непрофильных. Сначала, в госархивах выделялись и передавались документы по личному составу их тех фондов, где они были описаны отдельно от документов с постоянными сроками хранения и в короткий срок. Таким провести без осложнений для учета и хранения и в короткий срок. Таким образом, в 2000-2001 гг. в рай-, горархивы было передано 25000 дел. Работа в данном направлении продолжается. Новые архивные учреждения получили документы в упорядоченном виде, с соответствующим научно-справочным аппаратом и в удовлетворительном физическом состоянии. Они станут ориентиром в работе с документами для большинства молодых специалистов, первоначальной источниковой базой новых учреждений. С другой стороны, это приблизит место хранения документов к их пользователям. Например, передача фондов из госархива в Глубоком в Браславский и Поставский районные архивы (более 10000 дел) позволила жителям этих районов обращаться за архивными справками по месту жительства.

Уже начальный  этап деятельности городских и районных архивов подтвердил необходимость  возрождения и укрепления территориальных архивных учреждений. Убедимся в этом на примере работы Поставского районного архива.

Поставский  районный архив начал свою деятельность с сентября 1999 г. Архиву было безвозмездно передано двухэтажное здание общей  площадью 267 кв. м, их них 157 кв. м отведено под хранилище. При передаче здания восстановлены техпаспорт здания и акт землепользования, проведена его реконструкция под архив. Райархив ведет работу с 72 организациями, учреждениями и предприятиями по списку №2 и с 47 субъектами хозяйствования негосударственной формы собственности. Архивисты приняли 1540 дел по личному составу составу из госархива в Глубоком, в 25 организациях провели тематические проверки. Составлены и согласованы 5 номенклатур дел. 45 положений о ведомственных архивах и 45 положений об экспертных комиссиях. Райархив совместно с отделом по экономике, рыночным отношениям и приватизации райисполкома участвовал в подготовке материалов при прекращении деятельности более 70 предпринимателей и фермерских хозяйств.

В то же время  в некоторых районных архивах  архивисты ещё приступают к исполнению своих обязанностей, мало осуществляют проверок, консультаций в подведомственной сети. Отдельные специалисты имеют  недостаточную профессиональную подготовку, что характерно для сотрудников, которые приступили к работе в 2000 г.

Однако сеть территориальных архивов может  существенно повлиять на работу с  документами в регионах, на сохранение источников ликвидированных субъектов  хозяйствования. В этой связи необходимо проводить целенаправленную организационную, методическую организационную, методическую работу по становлению новых учреждений. Следует провести учебу кадров городского и районного звена на республиканском уровне, подготовить и издать сборник нормативно-методической литературы для рай-, горархивов. В начале XXI  века у архивной отрасли появился реальный шанс укрепить и распространить свое влияние через создание полноценного региональной сети. Профессиональный долг всех архивистов – не упустить эту уникальную возможность.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список литературы:

1. М. Пищуленок Городские и районные архивы Витебской области /

М. Пищуленок // Архівы і справаводства – 2001. - № 4 – С.85-89.

2. Отдел по архивам и делопроизводству главного управления юстиции Витебского облисполкома [Электронный ресурс] – http://www.archives.gov.by/index.php?id=323929 - Дата доступа 30.05.2012.