Функции документа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4. Фoрмуляр-образец акта

 

Индивидуальный предприниматель ___________________________________
Адрес: ______________________
			Акт № 02 от 12 марта 2012 года
	Заказчик:  ______________________________________
	№	Наименование работы (услуги)	Ед. изм.	Количество	Цена	Сумма
	1	Вознаграждение за действия по поиску и привлечению участников семинара в городе ______    11 марта 2012 г. по договору ___________ от  14 февраля  2012 года	услуга
					Итого:
					Без налога (НДС).
					Всего к оплате:
	Всего оказано услуг на сумму: __________________________________________________________
	Вышеперечисленные услуги выполнены полностью и в срок. Заказчик претензий по объему, качеству и срокам оказания услуг не имеет.
	Исполнитель:   ____________ /			Заказчик:
	М.П.			М.П.

 

 

 

 

 

5. Назначение и виды номенклатуры дел

 

Все организации создают и получают большое количество служебных документов. Документы становятся накопителями и хранителями информации, памятью организации.

Систематизация документов, быстрый поиск и использование этой информации возможны лишь при четкой классификации документов.

Специальным классификационным справочником, определяющим правильное распределение исполненных документов в дела, является номенклатура дел.

Номенклатура дел — систематизированный перечень наименований дел, заводимых в организации, с указанием сроков их хранения, оформленный в установленном порядке [1].

Даже при большом опыте кадровой работы невозможно квалифицированно и четко организовать службу, не имея номенклатуры дел.

Номенклатура дел является многоцелевым документом, это организатор документов, классификатор документов и справочник по документам.

Назначение номенклатуры дел следующее:

   распределение исполненных  документов в дела;

• систематизация дел;
• закрепление индексов дел;
• установление сроков хранения дел.

Кроме того, номенклатура дел:   

• служит основой при составлении описей дел постоянного и временного (свыше 10 лет) хранения; 
• используется как учетный документ при сдаче в архив организации дел временного (до 10 лет включительно) хранения;
• является основой для составления актов на уничтожение дел;
• может быть использована как схема для построения справочной картотеки на исполненные документы.

Номенклатуры дел бывают трех видов: типовая, примерная и индивидуальная номенклатура дел конкретной организации.

Типовая номенклатура дел устанавливает состав дел, заводимых в делопроизводстве однотипных организаций, и является нормативным документом.

Примерная номенклатура дел устанавливает примерный состав дел, заводимых в делопроизводстве организаций, на которые она распространяется, с указанием их индексов, и носит рекомендательный характер. Типовые и примерные номенклатуры дел используются для составления индивидуальной номенклатуры дел.

Индивидуальная номенклатура дел конкретной организации — это систематизированный перечень конкретных заголовков дел, предполагаемых к заведению в делопроизводстве организации (или ее структурного подразделения) в определенном календарном году с указанием сроков хранения, оформленный в установленном порядке.

Разработка индивидуальных номенклатур дел на предстоящий год начинает проводиться в организации в последнем квартале, так, чтобы она была завершена в декабре, и с января следующего года номенклатуру можно было бы ввести в действие.

Каждое структурное подразделение организации составляет свою номенклатуру дел. Номенклатура дел отдела кадров, номенклатура дел бухгалтерии, номенклатура отдела маркетинга и др. — этономенклатуры дел структурных подразделений, которые отражают документы этих подразделений.

Сводная номенклатура дел отражает документы всей организации и состоит из номенклатур дел структурных подразделений.[2]

Номенклатура дел структурного подразделения:

- составляется работниками этого подразделения;

-согласовывается со службой документационного обеспечения управления (ДОУ) и с руководителем архива или лицом, ответственным за архив организации;

-подписывается руководителем этого структурного подразделения;

-направляется в службу ДОУ.

Все структурные подразделения должны подготовить свои номенклатуры дел. Объединяет эти номенклатуры дел в сводную номенклатуру дел служба ДОУ.

Сводная номенклатура дел:

-подписывается руководителем службы ДОУ или лицом, ответственным за документационное обеспечение управления;

- визируется руководителем архива или лицом, ответственным за архив;

- согласовывается с ЦЭК (ЭК) (экспертной комиссией) организации;

-  направляется на согласование с ЭПК (экспертно-проверочной комиссией) соответствующего архивного учреждения (если документы поступают на хранение в государственные архивы);

-  утверждается руководителем организации.

 

 

 

Список литературы

 

1. Андреева В.И. Делопроизводство. 3-е изд., испр. и доп. М.: AO “Бизнес-школа “Интел-синтез”, 2006. 392 с.
2. Документы и делопроизводство: Справ. пособие / Сост. М.Т. Лихачев. М.: Экономика, 2001. 271 с.
3. Илюшенко М.П., Кузнецова Т.В. Формуляр документа. М.: МГИАИ, 2006. 86 с.