Формы использования архивных документов

К работе в читальном зале допускаются граждане РФ и иностранные  пользователи.

Исследователям, работающим в читальных залах, предоставляются  поисковые справочники: путеводители, каталоги, указатели и другие издания  из библиотек архивов в рамках тем. Исследователи могут получать консультации архивистов.

После ознакомления с печатными  изданиями исследователям предоставляется  научно-справочный аппарат  архивов: описи, обзоры, каталоги. В НСА читального зала также могут входить: картотека  фондов, реестр описей фондов, справочники  административно-территориального деления, переводные таблицы шифров и многое другое.

Архивы могут при наличии  множительной техники оформлять  заказы исследователей на копирование  документов.²⁵

При первом посещении государственного архива на каждого посетителя заводится  дело, в которое подшиваются:

- все письма-направления и заявления пользователя;

- анкета исследователя с подпиской о знакомстве с правилами работы читального зала и обязательством их выполнять;

- заказы на выдачу описей и дел;

- заказы на копирование документов.

В ведомственном архиве на каждого  пользователя заводится карточка с  указанием основных сведений о должности, месте работы, цели и темы исследования, заказанных делах и пр.

Отказ или отсрочка в выдаче документов допускаются в случаях:

- их плохого физического состояния;

- ограничений на использование, установленных законодательством Российской Федерации или фондообразователем при передаче документов на хранение;

- пользования документами сотрудниками архива для выполнения служебных заданий;

- выдачи документов во временное пользование или другому пользователю в читальном зале.

Отказ архива в предоставлении документов должен быть выдан в письменной форме и содержать причины  отказа, срок действия ограничений, юридическое  основание ограничений, а также  порядок обжалования отказа.²⁶

Стоит отметить, что «Правила работы пользователей в читальных  залах…не содержит важных для пользователей  процедур доступа к различным  категориям документов, прежде всего, содержащих информацию конфиденциального  характера. В то же время принятие ФЗ «Об архивном деле в РФ» позволило  в значительной степени по сравнению  с «Основами законодательства об архивном фонде РФ и архивах» расширить  и дополнить положения в части обеспечения доступа пользователей к архивным документам».²⁷

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Выдача подлинных документов и дел во временное

пользование.

 

Подлинные дела и документы выдаются либо фондообразователям, передавшим их на хранение, либо органам суда, прокуратуры, ФСБ или МВД в случаях, когда  в целях защиты законности или  государственной безопасности необходим  именно подлинник документа.

Дела выдаются во временное пользование  на основании запроса (заявления) фондообразователя, а также его наследников или  правопреемников, в котором указывается  для каких целей и какие  именно документы должны быть выданы.

Выдача дел во временное  пользование другим организациям по их письменному запросу оформляется  актом. Акт составляется в двух экземплярах, один из которых передается получателю, а другой остается в архиве. Акт  подписывается руководителями организации, передающей документы, и организации-получателя; подписки скрепляются гербовыми  печатями организаций.

Дела выдаются на срок не более трех месяцев.

 При выдаче дел во  временное пользование каждое  дело заносится в книгу выдачи  дел из хранилища, а на место  выдаваемого дела помещается  отдельная для каждого дела  карта-заместитель. Карты-заместители  хранятся в архиве до минования  надобности. Состояние возвращаемых  в архив дел должно быть  проверено в присутствии лица, возвращающего дело.

Каждое выдаваемое из хранилища  для временного использования дело должно иметь лист использования  дела .²⁸

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3.4. Публикация документов.

 

Публикация архивных документов –  совокупность работ по подготовке документов к изданию.

Существуют различные типы, виды и формы публикаций документов.

Типы публикаций:

- научный (предназначен для  научного исследования и заменяющие  непосредственное обращение к  источнику. В них приводится  история текста, его внешние особенности);

- научно-популярный (рассчитан на широкую аудиторию. К изданиям прилагается справочный аппарат);

- учебный (предназначен для  освоения учебных программ).

Виды публикаций:

- пофондовые: публикуются из документов  одного архивного фонда;

- тематические: публикуются из  документов различных фондов, но  по одной теме;

- публикации документов одного  вида;

- публикации документов одного  лица.

Формы публикации:

- корпус – свод источников  по определенной теме;

- том – часть продолжающегося  или многотомного издания;

- серия – часть периодического  издания;

- часть, раздел – часть одной  книги.

Публикация готовится в несколько  этапов:

1. Предварительный отбор.

На этом этапе определяется тип, вид и форма публикации. Проводится расследование на предмет того, были раньше подобные публикации. Изучаются  все документы, использовавшиеся в  подобных публикациях.

2. Выявление и отбор документов.

Выявление проводится во всех хранилищах, где могут храниться документы. На этапе отбора предпочтение отдается подлинникам документов и обобщающим материалам.

3. Археографическое оформление и составление научно-справочного аппарата к публикации.

На этом этапе определяются цели, задачи публикации, описываются порядок  и принципы отбора документов.

Составляется заголовок публикации и для каждого документа, указываются  авторы, дата составления, архивные данные.

В примечаниях содержится критика  текста (текстуальные примечания) и  дается биографическая справка (по необходимости).

Могут добавляться указатель, приложения.

4. Способ передачи текста

Существуют следующие способы:

- факсимильный (дословное воспроизведение  документа);

- дипломатический (передача части  особенностей документа);

- критический (определенная обработка  текста, сам текст не редактируется,  устраняются очевидные ошибки).

5) Формирование макета публикации.

После создания макета публикация передается в издательство.²⁹

В качестве примера данной формы  использования можно рассмотреть  опыт РЦХИДНИ. С 1992 года сотрудниками архива и при их участии было подготовлено около 100 статей, сообщений и публикаций документов, а также около 20 документальных сборников и монографий. Документы  центра активно экспонируются на разнообразных выставках. РЦХИДНИ  принял участие и в нетрадиционном для российских архивов виде использования  документов – коммерческом распространении  микрофильмов документов: по соглашению Росархива с британской фирмой «Чедвик-Хили»  были изготовлены микрокопии документов 9 различных фондов, которые тиражированы и поступили в продажу под  названием «Лидеры русской революции».³⁰

 

Заключение.

 

Использование документов – одна из важнейших функций архивов  всех уровней.

Все формы использования  документов в совокупности позволяют  обеспечить права граждан на владение, распоряжение архивными документами государственной и негосударственной части Архивного фонда Российской Федерации; реализовать комплекс мер, исключающих несанкционированный доступ и использование носителей сведений, содержащих государственную тайну, тайну личной жизни, коммерческую и иную охраняемую законом тайну. Необходимо дальнейшее расширение доступа к архивным фондам, развитие системы научно-справочного аппарата архивов; организация публикаций документальных источников по актуальным проблемам отечественной истории, использование архивных документов в культурно-просветительских целях; создание системы непрерывного повышения квалификации работников архивных учреждений, расширение практики стажировок и обмена опытом между отечественными и зарубежными архивами, учреждениями науки и культуры.³¹

ВНИИДАД в настоящее время завершает  разработку нормативного акта "Порядок  доступа пользователей к документам, хранящимся в государственных и  муниципальных архивах Российской Федерации, и организация пользования  ими".

В подготовленном проекте сделана попытка урегулировать  следующие вопросы:

1. Обязанности государственных и муниципальных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам и пользования ими;
2. Ответственность государственных архивов при организации доступа к архивным документам;
3. Права государственных архивов при организации доступа пользователей к архивным документам;
4. Порядок доступа к документам, хранящимся в государственных архивах, и организация пользования ими по категориям доступа - открытые документы, документы, содержащие государственную тайну или конфиденциальную информацию, а также документы, хранящиеся в архивах на особых условиях - имеются ввиду документы, собственники которых, передавая их на хранение в государственные архивы, оговорили условия доступа к ним в договорах с архивами; подлинники или копии документов, поступившие в госархивы из-за рубежа на особых условиях их использования; документы, подпадающие под действие законодательства об авторских и смежных правах);
5. Права и ответственность пользователя при работе архивными документами;
6. Организацию копирования архивных документов и поисковых архивных средств.

В целях  оптимизации использования архивных документов ВНИИДАД с участием Рекомендаций Министров стран – членов Совета Европы по европейской политике в  области доступа к архивам (одобрены Комитетом Министров 13.07.2000 г.) разработал проект нормативного документа, а также  вариант методических рекомендаций по их внедрению. После принятия этих документов должен появиться инструментарий, который поможет как архивисту, так и пользователю найти правовые пути решения возникающих вопросов, прежде всего в части доступа  к документам, содержащим персонифицированную  информацию.³²

 

Список использованных источников:

 

1. Федеральный закон «Об  архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ;
2. Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ;
3. Постановление Правительства РФ «О Федеральной целевой программе «Культура России (2001-2005 годы)» от 14.12.2000 г. № 955;

4. Основные правила работы ведомственных  архивов. М., 1986.

5. Основные правила работы государственных  архивов РФ. М., 2002.

6. Основные правила работы архивов  организаций. М., 2002.

7. Правила публикации исторических  документов в СССР. М., 1990;

8. Правила работы исследователей  в читальных залах государственных архивов РФ. М., 1998.

9. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учеб. пособие для  сред. проф. образования/Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – 3-е изд., доп. – М.: Издательский  центр «Академия», 2005;

10. Головкина Т.А., Шапошникова А.С. Применение автоматизированных архивных технологий при исполнении тематических запросов в РГАНТД//Отечественные архивы.2003.№ 6;

11. Елисеева Н.В., Нагаев И.М. Как использовались документы ЦГАСА в 1981-1990 гг.//Отечественные архивы.1992.№ 1;

12. Капустина Н.И.Бобровский архив Воронежской области: использование  документов//Отечественные архивы.1999.№ 2;

13. Наумов О.В. Вопросы доступа, пользования и использования документов РЦХИДНИ//Отечественные архивы. 1996. № 2;

14. Организация использования документов ГАФ СССР. Пособие для архивистов. М., 1990;

15. Павлова Т.Ф. Пользователи в читальных залах федеральных архивов: проблемы доступа и обеспечения информационных потребностей//Вестник архивиста.2007. № 1.

 

¹ Федеральный закон «Об архивном деле в РФ» от 22.10.2004 г. № 125-ФЗ

² Федеральный закон «Об информации, информационных технологиях и защите информации» от 27.07.2006 г. № 149-ФЗ