Единая государственная система делопроизводства

     Внешнее согласование в зависимости от содержания документа осуществляют в следующей очередности:

     •    с подчиненными организациями, а  также неподчиненными, когда последние  выступают обязанной стороной в  правоотношениях, возникающих вследствие издания правового акта, или когда  содержание документа затрагивает их непосредственные интересы;

     •    с организациями и научно-производственными  объединениями, занимающимися исследованиями в той области, к которой имеет  отношение содержание документа;

     •    с общественными организациями  – при необходимости или в случаях, предусмотренных документами этих органов;

     •    с органами, осуществляющими государственный  надведомтвенный контроль (надзор) в определенной области (санитарный, противопожарный и т.д.);

     •    с вышестоящими органами общей или отраслевой компетенции в случае, когда законодательством предусматривается возможность совершения управленческих действий только с разрешения этих органов.

     Управленческий  документ подписывается или утверждается руководителем организации или замещающим его должностным лицом в соответствии с его компетенцией, установленной правовыми актами: уставом или положением об организации, структурном подразделении, должностной инструкцией, приказом о распределении обязанностей и т.п. Две или более подписи ставятся в том случае, если за содержание документа ответственны несколько должностных лиц.

     Документы денежного, материального и кредитного характера, служащие основанием для  приема и выдачи денег, товарно-материальных и других ценностей, а также изменяющие кредитные и расчетные обязательства с другими организациями, подписывают

     руководитель  организации и главный бухгалтер (бухгалтер). Совместные документы нескольких организаций подписывают руководители всех организаций.

     Документы, составленные комиссией, подписывают все члены комиссии. Решения (постановления) коллегиальных органов подписываются председателем и секретарем. Распоряжения, издаваемые руководителем коллегиального органа в единоначальном порядке, имеют одну подпись.

     Право подписи распорядительных документов в форме указаний или распоряжений может предоставляться заместителю руководителя, главному инженеру, руководителям структурных подразделений.

     Утверждаемые  документы (инструкции, положения, уставы и др.) подписывает должностное лицо, ответственное за их подготовку.

     Протокол  подписывают председательствующий на заседании коллегиального органа (совета, коллегии, собрания, совещания) и секретарь.

     Доклады, докладные записки, справки и  другие документы информационного, справочного или аналитического характера могут быть подписаны исполнителем, если разрешаемые в них вопросы не выходят за пределы его прав и компетенции, установленных должностной инструкцией.

     В целях сокращения количества применяемых  форм документов министерства и ведомства разрабатывают отраслевые табели документов, необходимых и достаточных для реализации функций и задач организаций. В табель включаются документы как традиционные, так и создаваемые средствами вычислительной техники. Табель подписывается ответственным за его составление и утверждается руководителем ведомства. Ведение табеля, внесение в него изменений осуществляется службой документационного обеспечения. Составление документов, не указанных в табеле, запрещается. 

           
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

     III Унифицированные системы документации

Унифицированные системы документации – это комплекс взаимоувязанных документов, созданных  по единым правилам и требованиям, содержащих информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности. УСД предназначены для использования как с помощью средств вычислительной техники, так и при традиционных методах обработки информации.

     Унифицированная система документации (УСД), согласно стандартизированному определению, - это «система документации, созданная по единым правилам и требованиям, содержащая информацию, необходимую для управления в определенной сфере деятельности»³.

     Унифицированная система документации способствует:

1. сокращению затрат ручного труда в информационных процессах (в результате чего от человека требуется минимум усилий для заполнения или прочтения документов);
2. широкому использованию электронно-вычислительной техники, поскольку унифицированные формы документов удобны для электронной обработки (это достигается обеспечением программной, технической и информационной совместимости документов, разработкой соответствующих форм документов, классификаторов, словарей и т.п.);
3. упорядочению информационных потоков;
4. сокращению количества документов;
5. дальнейшему совершенствованию культуры документа и в целом информационной культуры.

     Все это вместе взятое позволяет повысить эффективность управления, так как  достигается большая оперативность  в получении качественной информации, снижается количество ошибок в документах, сокращаются ручные операции, повышается творческий характер управленческого труда, уменьшаются финансовые затраты на работу с документами. Формой юридического закрепления результатов унификации является стандартизация. Поэтому унифицированная система документации представляет собой комплекс государственных стандартов, определяющих, во-первых, основные положения унифицированной системы и, во-вторых, единую форму всех входящих в нее документов.

     Ядро  всей унифицированной системы документации составляют унифицированные формы документов. В зависимости от уровня утверждения они разделяются на следующие категории:

     - общероссийские;

     - отраслевые (ведомственные);

     - формы документов субъектов Федерации;

     - формы документов объединений,  предприятий, организаций. 

     В настоящее время в Российской Федерации действует 8 унифицированных систем документации, в том числе:

     - унифицированная система организационно-распорядительной  документации;

     - унифицированная система банковской документации;

     - унифицированная система отчетно-статистической  документации;

     - унифицированная система документации по труду;

     - унифицированная система Пенсионного  фонда РФ;

     - унифицированная система внешнеторговой  документации и др.

     На  предприятиях, в учреждениях, организациях по итогам унификации составляется Табель форм документов – единых нормативный документ, представляющий собой перечень унифицированных форм документов, которые необходимы и достаточны для данной организации, чтобы эффективно решать задачи и выполнять функции управления.

     Унификация  документов заключается в установлении единообразия состава и форм управленческих документов, фиксирующих осуществление однотипных управленческих функций. Стандартизация документов – это форма юридического закрепления проведенной унификации и уровня ее обязательности. Установлены следующие категории стандартов: государственные стандарты (ГОСТ), отраслевые стандарты (ОСТ), республиканские стандарты (РСТ). Унификация документов проводится в целях сокращения количества применяемых документов, типизации их форм, повышения качества, снижения трудоемкости их обработки, достижения информационной совместимости различных систем документации по одноименным и смежным функциям управления, более эффективного использования вычислительной техники.

     Работа  по унификации включает:

     • разработку унифицированной системы  документоведения (УСД), которая осуществляется министерствами и ведомствами, ответственными за соответствующие системы документации;

     •    внедрение межотраслевых (межведомственных) УСД в рамках республиканских  и отраслевых УСД;

     •    ведение УСД и Отраслевого  классификатора технико-экономической документации (ОКТЭИ) с целью поддержания достоверности информации и ее дальнейшего развития;

     •    разработку комплексов отраслевых унифицированных  форм документов, отражающих специфику  отрасли и не вошедших в УСД, а  также их государственную регистрацию;

     •    разработку отраслевых классификаторов  технико-экономической информации, отражающих специфику отрасли.

     Организационное и методическое руководство унификацией  и стандартизацией документов, координацию  соответствующих работ и контроль осуществляет головная организация по координации внедрения и ведения УСД и ОКТЭИ в республике. На отраслевом уровне эту работу проводит головная организация по внедрению и ведению УСД и ОКТЭИ в отрасли.

     В учреждении должна использоваться унифицированная  документация, обеспечивающая возможность применения средств современной вычислительной и организационной техники, независимо от того, имеются эти средства в данном учреждении или они еще не приобретены.

          В условиях функционирования  в аппаратах управления унифицированной системы организационно-распорядительной документации, приспособленной для использования в автоматизированных системах управления (АСУ), документация учреждения должна полностью соответствовать требованиям этой системы. Формы документов должны соответствовать требованиям ГОСТ 6.39-72 "Система организационно-распорядительной документации. Формуляр-образец". На его основе учреждениями проектируются бланки документов.  В целях более полного единообразия в построении документов целесообразно применять бланки с угловым расположением постоянных реквизитов.

     Управленческие  документы по наименованию, форме  и составу реквизитов должны соответствовать  УСД, требованиям ГСДОУ, положениям (уставам) об организации, другим нормативным  документам, содержащим правила документирования. В соответствии с действующим законодательством и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы: решения, постановления, распоряжения, приказы, указания, поручения, инструкции. 

         

         

           
 

     IV Заключение

     Правильное  ведение документации это залог  успеха, ведь от этого зависит работа всего предприятия в целом.

       В работе организаций много времени отводится изучению, анализу и составлению различной документации. Особенно большие трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь недостатком специальных знаний у составителей. Устранение непроизводственных затрат времени в процессах составления и использования документов требует разумного сочетания формализации и творчества, а это требует с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой – формулирование и систематизация общих правил и норм составления основных документов.

     Индивидуальные положения разрабатываются на основе типовых. Типовые положения, как правило, утверждаются вышестоящими органами управления, а индивидуальные – руководителями предприятий и организаций.

       На данный момент существует  компьютерные программы позволяющие облегчить ведение документации на предприятии, в том числе и программы для составления отчетностей в налоговую и другие государственные органы (СБиС, 1С). Помимо своих основных функций они включают в себя возможность формировать документы, основываясь на  ГОСТы и основные положения ГСДОУ. 

       
 
 
 
 

     V Список использованной литературы 

1. Кирсанова М.В.Современное делопроизводство [Текст]: Учеб. пособие для студентов/М.В.Кирсанова. – 3-е изд. – М.: ИНФРА-М; Новосибирск: Сибирское соглашение, 2003. – 304 с.
2. Бобылева М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному [Текст]: Учеб. пособие/М.П. Бобылева. - Изд-во МЭИ, 2004. – 172 с.
3. www.directum.ru/339256.shtml - электронное делопроизводство и канцелярия
4. www.tomsk.fio.ru/works/groupl0/lasarenko/Norm_doc/ttgdt/Rekomend/P630-97.htm унифицированная система организационно-распорядительной документации, требования к оформлению документов
5. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. М., 2003.
6. Удовик А. В. Организация работы службы документационного обеспечения управления //cde.osu.ru
7. Степанов Е. Что такое документ? Виды и системы документов [Текст] : // Служба кадров. 2001. №11. С. 82-83.