Документооборот на предприятиях пассажирского автотранспорта

Результаты учета документооборота обобщаются и доводятся до сведения руководителя организации для выработки  мер по совершенствованию работы с документами и определения  штатной численности службы ДОУ.

Таким образом, документооборот  в организации является важнейшим  элементом организации эффективного управления и принятия решений. Организация  документооборота зависит от размеров организации и количества документов, поступающих в нее и исходящих. Это обусловлено тем, что чем  с большим количеством клиентов, партнеров общается компания, тем  больше в ней количества документов. Кроме того, чем более разветвленная  в компании организационная структура, тем сложнее организовать документооборот. Следовательно, для того, чтобы проанализировать систему документооборота в организации  необходимо рассмотреть структуру  организации и субъектов, с которыми она взаимодействует.

1.3 Современные  проблемы документооборота в  организациях

Объем документации, создаваемой  в учреждениях как всего мира, так и нашей страны, имеет тенденцию к постоянному и все более ускоряющемуся росту. В связи с научно-техническим прогрессом увеличение объемов управленческой документации происходит пропорционально изменению роста объемов производства продукции и производительности труда. Это первая закономерность документообразования.

Рост объемов производства приводит к стремительному росту  объемов информации. В то же время  производительность труда в производственной сфере растет гораздо быстрее  производительности труда в управлении. Этот разрыв - одна из основных причин роста аппарата управления во всех развитых странах мира.

Причины роста объема документооборота подразделяют на объективные и субъективные.

Главными объективными причинами  увеличения объемов документов являются влияние научно-технического прогресса, развитие экономики, расширение и усложнение номенклатуры выпускаемой продукции, освоение новых районов, строительство  новых объектов, усложнение процессов  управления. При этом объемы создаваемых  документов увеличиваются с ростом количества документируемых действий и количества адресатов, которым  эти действия направлены. Таким образом, возрастание или сокращение объемов  документов значительным образом связано  с процессами документирования.

К субъективным причинам относят:

бюрократизацию аппарата управления, с которой связано  увеличение количества проверяющих  инстанций, разбухание контролирующих органов, ущемление и игнорирование  законных прав граждан. Все это приводит к созданию документов, не обусловленных  деловой необходимостью, для подстраховки, на всякий случай;

незнание или несоблюдение работниками управленческих структур законодательства, нормативных актов, устанавливающих юридические требования к оформлению документов. В результате возникает недоверие к документам и их перепроверка, т.е. создание новых  документов;

неквалифицированное документирование распорядительной деятельности. Например, приказ, содержащий неясные задания, нереальные сроки исполнения, противоречащий изданным ранее приказам, обязательно  вызовет поток писем или докладных  записок управляемых организаций (структурных подразделений) разъяснительного характера;

несвоевременное, некачественное выполнение заданий, поручений, договорных обязательств, срыв сроков их исполнения порождает потоки документов с просьбами  переноса сроков, рекламациями, объяснениями, претензиями и т.д.;

отсутствие прав у подведомственных или подчиненных организаций  в решении стоящих перед ними задач вынуждает постоянно обращаться в вышестоящие учреждения за разъяснениями  или разрешениями спорных вопросов;

некомпетентность управленческого  персонала в решении производственных, экономических, управленческих задач  приводит к выбору нецелесообразных вариантов их решений, что отражается на документировании самих этих действий, а затем исправлении принятого  решения и т.д.;

отсутствие в управленческом аппарате регламентации документообразования приводит к использованию значительного количества разнообразных видов и форм документов, предназначенных для документирования идентичных функций и содержащих аналогичную информацию, но отличающихся по форме представления информации или по составу показателей;

широкое распространение  копировальной техники и ее бесконтрольное использование в учреждениях  приводит к созданию огромного количества копий документов, которые используются в незначительной мере;

использование в процессах  создания и подготовки документов компьютеров, с одной стороны, значительно  повысило скорость подготовки документов, сократило трудоемкость этих операций, но, с другой стороны, привело к  значительному увеличению количества документов за счет создания одного и  того же документа в бумажной и  электронной форме.

Таким образом, в числе  субъективных причин, влияющих на увеличение документооборота, мы видим как связанные  с отдельной личностью (деятельность руководителя, специалиста), так и  с нарушениями требований законодательства, с организацией документирования.

К субъективным причинам надо отнести и новые технологии подготовки документов, которые, сократив время  на создание текста, его распечатку и копирование, увеличили их потоки и видовое разнообразие, но не решили проблему управления этими потоками. Этот вывод сделан и отечественными документоведами, и зарубежными специалистами в области управления документацией.

Подводя итог вышесказанному, можно сделать вывод, что документооборот, или движение, происхождение документа  между его составителями и  потребителями - неотъемлемая часть  документационного обеспечение  любой системы управления от отрасли  до отдельного учреждения.

Документооборот можно рассматривать  как функционирование", "деятельность" форм документов, перенос и доставку информации в нужный пункт в установленное  время. Движение документов во всех случаях  отражает, организационную структуру  аппарата управления и распределение  обязанностей между его составными частями. Поэтому совершенствование  документооборота в значительной степени  связано с совершенствованием самой  структуры управления и не может  рассматриваться изолированно.

Существуют объективные  факторы, непосредственно влияющие на рост количества документов, - создание новых учреждений, расширение производственных и торговых связей, увеличение выпуска  продукции. Проблема роста количества документов, создаваемых в различных сферах человеческой деятельности, в том числе и в сфере управления, необычайно актуальна в настоящее время. Взрыв "документационной активности" общества приходится на 1960-1970 гг.; именно в эти годы отмечается также рост информационных изданий, научных публикаций и других видов печатной продукции.

Рост документации связан с целым комплексом причин: рост научных кадров, рост народонаселения, повышение его политической и  творческой активности, развитие народного  хозяйства и другие объективные  факторы, приводящие к увеличению документопотоков.

Другая доминирующая причина  возрастания количества циркулирующей  в аппарате управления документации - внедрение технологических средств  в управленческий труд: в 60-х гг. - множительный, а с 70-х гг. - электронно-вычислительной техники. Соблазнительная возможность  лёгкого тиражирования, а затем  и создания документов дала свои плоды - объём документации (и соответственно расходование бумаги) резко увеличился.

Следующая объективная причина - свойство документационной информации при активном её использовании возрастать, а не сокращаться в отличие  от материально-технических ресурсов. Чем больше общество развивается  и нуждается в информации, тем  больше оно её производит и использует, а это приводит к возникновению  новой информации и т.п.

Имеется ещё ряд причин возрастания документопотоков в  настоящее время: недостаточная  разработанность законодательной  базы; нарастание трудностей в экономике; подмена реального дела "бумаготворчества"; экстенсивное развитие документации, приводящее к вовлечению в "бумажную" бюрократическую деятельность всё  большего числа работающих. Документы в аппарате управления нередко создаются в ритуальных целях, т.е. как дань своеобразной традиции или как единственное выражение реакции организации на решение вышестоящих органов; происходит дублирование документов в силу дублирования функций учреждений и их структурных подразделений; большой поток неоправданной документации возникает при издании некачественных документов, особенно нормативных актов, вызывающих лавину запросов и разъяснений. Увеличиваются документопотоки также из-за несвойственного выполнения поручений и заданий, введение новых форм отчетного характера без разрешений и даже вопреки запрещениям. И, наконец, документооборот является неуправляемым, т.к. в стране отсутствует орган, который нёс бы ответственность за состояние документации и её объёме.

Глава 2. Исследование документооборота на предприятиях пассажирского автотранспорта

2.1. Документооборот АТП: задачи и управление

Транспортная организация - это организация, работающая в сфере  транспортного обслуживания - грузоперевозки, пассажирские перевозки. Также к транспортным организациям относятся организации, занимающихся контролем в сфере транспорта, например, в городах существуют Гортранс и другие подобные организации. Основу же таких организации составляют государственные, муниципальные, частные перевозчики, а также различные организации, занимающихся перевозкой грузов. А также в число таких организации входят организации, занимающихся смешанным видом перевозок.

В деятельности современного автотранспортного предприятия  относительно легко можно выделить основные направления, которые можно  считать специфичными для всех предприятий  такого профиля:

1. Учет подвижного состав;
2. Планирование работ;
3. Учет и анализ узлов и агрегатов;
4. Учет и анализ топлива и расходных материалов;
5. Учет и планирование работы водителей;
6. Документационная поддержка;
7. Учет и планирование работа подвижного состава.

В указанном перечне отсутствуют  разделы, позволяющие провести более  узкую дифференциацию АТП, в частности, исключены характерные процессы, связанные с организацией пассажирских перевозок, деятельностью специальных  автомобильных хозяйств, профильных ведомственных гаражей (скорая помощь, пожарные и т.д.).

Кроме документации, ведение  которой АТП предписывается регулятором (государством), такая организация  создает достаточно большой объем  внутренней, специфической документации, функциональность и реквизитный  состав которой определяются обычно непосредственно структурным подразделением организации. На информационном уровне все подразделения предприятия  очень тесно взаимодействуют  между собой. Рассмотрим статистические аспекты документного обеспечения  деятельности автотранспортного предприятия.

Документооборот только технической  службы АТП включает более 120 документов. Из общего количества документов доля первичных составляет 21 % (технические  паспорта, путевые и ремонтные  листы, требования на запасные части и т.д.). На документы с нормативно-справочной информацией (НСИ) приходится 6 % (маршруты и режимы работы, нормы на расход топлива, ресурс шин, периодичность и трудоемкость технического обслуживания и проч.). Самую большую долю в общем документообороте образуют вторичные документы (73 %) – различные отчетные формы (справки, сводки, ведомости, картотеки, журналы и т.д.).

С большинством первичных  документов работает несколько подразделений  предприятия. Документ в процессе своего жизненного цикла проходит через следующие подразделения, в каждом из которых в документацию вводятся новые уникальные сведения, не повторяющие уже имеющуюся информацию:

• автоколонна – документирует потребность;
• ЦУП – учитывает потребность;
• склад – выдает затребованное, прогнозирует потребности;
• бухгалтерия – учитывает выданное, обеспечивает процессы закупки т.д.

Содержание вторичных  документов частично или полностью  дублирует информацию первичных. Например, при выдаче запасных частей в картотеку  складского учета переносятся сведения из требования, при получении запасных частей – из накладной. При обработке  путевых листов формируется множество  сводок, справок и отчетов, при  этом выполняется сортировка и разноска содержащихся в них сведений (по маркам, автомобилям, автоколоннам, водителям  и т.д.). Анализ документооборота показал, что содержание 77 % вторичных документов состоит только из дублированной  информации, а в 23 % выходных форм частично повторяются сведения первичных  документов, что является одной из предпосылок автоматизации управления.

Каждая служба предприятия  стремится сформировать свой перечень необходимой ей документации, что  неизбежно приводит к дублированию информации, к дополнительным затратам времени на ее перенос из одних  документов в другие и сопровождается частичным искажением данных (появлением ошибок). В связи с этим автоматизацию  деятельности предприятия автотранспортного  профиля рекомендуется начинать с оптимизации системы документооборота предприятия, которую следует вести по следующим направлениям:

• уменьшение количества документов;
• уменьшение длины маршрутов документов;
• уменьшение количества внутренних документов подразделений с передачей соответствующей функциональности сквозным документам;
• уменьшение объема вторичной документации;
• уменьшение количества универсальных документов.

 Лишь по завершении этапа оптимизации документооборота как метода и техники управления автотранспортному предприятию целесообразно проводить оптимизацию документоориентированных процедур организации.