Документооборот на предприятии: работа с входящими, исходящими и внутренними документами

 Разделяют централизованный  документооборот и документооборот  уровня структурного подразделения. В централизованный документооборот входит вся документация, подлежащая централизованной регистрации. Документы, учитываемые только в структурных подразделениях, составляют документооборот уровня структурного подразделения.         

 Как правило, централизованный документооборот представлен организационно-распорядительной документацией, а документооборот уровня структурного подразделения - специализированной документацией, обеспечивающей основные направления деятельности организации (в него могут входить и организационно-распорядительные документы).

В документационном обеспечении предприятия можно выделить три группы документов:  
 
- поступающие (входящие) документы;

- внутренние документы;

- отправляемые (исходящие) документы.

Каждая из этих групп имеет свои особенности обработки и прохождения. 
 
Работа с входящими документами начинается со стадии приема документов, предшествующей процедуре регистрации.

Алгоритм работы с исходящими документами  не имеет существенных отличий от схемы организации работы с внутренними документами, кроме того, что работа с оригиналами исходящих документов заканчиваются на стадии отправки документа адресату после его регистрации. Копии исходящих документов после подшивки в дела проходят те же стадии обработки, что и внутренние документы.

Регистрация может проводиться  для всех групп документов, прежде всего, для входящих документов. Многие предприятия не проводят регистрацию  внутренних документов. 
Со стадии формирования дел все группы документов проходят одни и те же операции: использование в справочно-информационной работе в течение 1 – 3 лет и определение дальнейшей «судьбы» документа (архивное хранение, дальнейшие использование или уничтожение).  
 
Инструкция по делопроизводству разрабатывается для установления единого порядка составления документов и организации работы с ними на конкретном предприятии.  
 
В организации работы с документами и в инструкции по делопроизводству необходимо предусмотреть: 
 
- образцы правильно оформленных документов с указанием имен файлов. При этом на компьютерах работников должны быть установлены шаблоны различных документов предприятия с примерами их заполнения;

- номенклатуру (список) дел предприятия  и порядок ее составления, утверждения  и пересмотра; 
 
- правила хранения файлов (на каком компьютере, в какой папке следует хранить файлы конкретных документов);

- сроки хранения документов  и файлов;

- порядок регистрации документов;

- сроки, порядок и ответственных  за исполнение и рассылку документов;

- правила формирования и оформления  дел;

- методическое руководство работой с документами, информирование руководства предприятия о состоянии исполнения документов.

Прием и обработка входящих документов осуществляется секретарем-референтом или работником службы делопроизводства. Входящие документы могут быть доставлены почтой, курьером, поступить в виде факсимильного или электронного сообщения. 
 
 
        Входящие. Входящий документ - документ, поступивший в учреждение. Большинство входящих документов должны порождать соответствующие исходящие, в установленные сроки. Сроки могут быть

установлены нормативными актами , предписывающими  то или иное время ответа на соответствующий  входящий документ или могут быть указанные непосредственно во входящем документе.

Исходящие. Исходящий документ - официальный  документ, отправляемый из учреждения. Большинство исходящих документов являются ответом организации на входящие документы. Некоторая часть исходящих документов готовится на основе внутренних документов организации. Небольшое число исходящих документов может требовать поступления входящих документов (например запросы в другие организации).        

 Внутренние. Внутренний документ - официальный документ, не выходящий  за пределы подготовившей его  организации. Данные документы  используются для организации  работы, так как они обеспечивают целенаправленное решение управленческих задач в пределах одной организации. К внутренним документам относятся организационно-правовые, организационно-распорядительные документы. Самостоятельные группы внутреннего документооборота составляют протоколы и акты, плановые и отчетные документы, документы по учету материальных и денежных средств, оборудования, внутренняя служебная переписка (докладные, объяснительная записка), личного состава и т.д.

Через канцелярию проходят не все  внутренние документы, а только переписка наиболее крупных структурных подразделений (особенно если они территориально разнесены) и приказы руководителя. Через канцелярию также проходят внутренние документы, порождающие исходящие документы.

 

2.1 Схема движения и технология обработки документов

Входящие документы:

Документы начинают свой путь к исполнению с экспедиции (структурного подразделения общего отдела) (Приложение 1 )  . Там они подвергаются экспедиционной обработке, которая заключается в проверке правильности доставки корреспонденции, вскрытии конвертов, проверке целостности вложений и предварительной сортировке документов на регистрируемые и нерегистрируемые. Нерегистрируемые документы и документы с пометкой "лично" передаются по назначению. Обязательно составляется перечень нерегистрируемых документов, который ежегодно пересматривается. 
Регистрируемые документы делятся на два потока:

1. Документы на имя руководителя  и без указания конкретного  адреса;

2.Документы в адрес структурных  подразделений.

  Документы первого потока передаются в канцелярию, второго потока - в структурные подразделения. При централизованной регистрации все вышеуказанные документы поступают в канцелярию.

Помощники руководителя или работник канцелярии производят предварительное  рассмотрение поступивших документов. Целью предварительного рассмотрения поступивших документов является распределение документов, не требующих обязательного рассмотрения руководством, установление подразделения или лица, которым должен быть направлен этот документ. Отсюда следует, что при предварительном рассмотрении образуется два документопотока: в адрес руководителя и в структурные подразделения организации.

 

Документы передаются руководству  или исполнителям в день поступления. 
         Документы, подлежащие регистрации, после их рассмотрения регистрируются и передаются руководителям и структурных подразделений. Документы, которые исполняются несколькими подразделениями, передаются поочередно (согласно резолюции, наложенной в документе) или размножаются и передаются одновременно в копиях.

Поступившие документы проходят следующие этапы: 
 
- первичную обработку;

- предварительное рассмотрение, разметку;

- регистрацию;

- рассмотрение документов руководством;

- направление на исполнение;

- контроль исполнения;

- исполнение документов.

Входящие документы образуют три  направления движения: руководству  организации, руководству структурных  подразделений, непосредственно специалистам. Соотношение этих потоков неравномерно: значительная часть документов поступает  руководству, которое поэтому испытывает большие информационные перегрузки. Вместе с тем большая часть информации не соответствует их уровню и информационным потребностям и может быть направлена сразу в структурные подразделения. Ожидание результатов рассмотрения документов руководством значительно увеличивает время исполнения и удлиняет путь к исполнителям.

Маршрут движения входящих документов зависит и от принятой в учреждении технологии работы с документами, например регистрации. Нерациональная система  регистрации и (или) контроля может ощутимо увеличить время движения документа от получения до поступления к исполнителю.

 

 

Исходящие документы

 
        Проект исходящего документа  составляет исполнитель, правильность  его оформления проверяет секретарь.  Исходящие документы оформляются в двух экземплярах, за исключением факсов и телефонограмм, составляемых в одном экземпляре. Проект исходящего документа может быть согласован как со специалистами других организаций (учреждений), так и внутри организации  
(Приложение 2)       

 В соответствии с ГОСТ  Р 6.30-2003, если документ проходит  согласование с другой организацией, не автором документа, то согласование  оформляется реквизитом "грифом  согласования документа". Документ, проходящий согласование внутри организации (учреждения) оформляется реквизитом "визы согласования документа".     

   Подготовленный проект исходящего документа представляется на подпись руководителю вместе с материалами, на основании которых он готовился.  
         К проекту документа исполнитель прилагает список организаций, которым должен быть разослан подписанный документ.

При этом условии движение документов и их исполнение станут более оперативными. 
         Руководитель вправе внести изменения и дополнения в подписываемый документ или вернуть его на доработку.

После подписания руководителем двух экземпляров исходящего документа  он передается на регистрацию. Отправляемые документы регистрируются в "Журнале  регистрации исходящих документов". После регистрации и присвоения исходящему документу регистрационного номера необходимо зафиксировать его рукописным или машинописным способом на обоих экземплярах. После регистрации документы направляются в экспедицию. Здесь проверяется правильность оформления исходящих документов и сортировка их по корреспондентам. После оформления адресата на конвертах проставляются виды почтовых отправлений, оформляется стоимость отправки и составляются описи на почтовые отправления.       

 Отправка исходящих документов  происходит в тот же день. Второй  экземпляр отправляемых документов или единственный экземпляр факса (телефонограммы) подшиваются в дело.

Внутренние документы.       

Прохождение их на этапах подготовки и оформления организуются так же, как подготовка и оформление исходящих  документов, а на этапе исполнения оно совпадает с маршрутом входящих документов.

Особенность движения внутренних документов является то, что маршруты их различны для отдельных видов документов. 

Под объемом документооборота понимают общее количество входящих, исходящих  и внутренних документов за определенный период времени.

 При определении объема документооборота  однократно обязательно учитываются  все документы. Подсчет входящих, исходящих и внутренних документов  ведется раздельно. Отдельно учитываются  машинописные копии и копии,  изготовленные средствами оперативного размножения. Общий объем документооборота выражается дробью, числитель - количество основных документов, знаменатель - количество копий.

Отправляемые предприятием документы  называют исходящими. Обработка исходящих документов состоит из следующих операций:

- составление проекта документом  исполнителем;

- проверка правильности оформления  проекта документа;

- согласование проекта документа;

- подписание документа руководителем  (в необходимых случаях утверждение);

- регистрация документа;

- отправка документа адресату.

Проект исходящего документа составляется исполнителем, правильность его оформления проверяется секретарем-референтом или работником делопроизводства. 
                                      

 

 

 

2.2. Регистрация документов

 
       Общие правила регистрации документов.       

 Регистрация документа - запись  учетных данных о документе  по установленной форме, фиксирующая  факт его создания, отправления  или получения. Следуя определению,  регистрация документа - это присвоение  ему индекса и проставление  его на документе с последующей записью данных о документе в журнале регистрации или регистрационной карточке. Целью регистрации является обеспечение учета, контроля и поиска документов. 
         Основным принципом регистрации документов является однократность. Каждый документ должен регистрироваться только один раз. 
Входящие документы регистрируются в день поступления, исходящие и внутренние документы - в день подписания.        

 Регистрации подлежат документы,  требующие учета, исполнения и  использования в справочных целях.  В инструкции по делопроизводству в приложении представлен перечень документов, не подлежащих регистрации службой документационного обеспечения. Перечень утверждается руководителем, если он включает нерегистрируемую документацию или руководителем того структурного подразделения, на документы которого перечень распространяется.        

 При регистрации документов  используются следующие основные  справочные материалы: перечень  документов, не подлежащих регистрации  службой делопроизводства; перечень  структурных подразделений с их условными обозначениями; номенклатура дел.

Обработка входящих документов включает:

прием и первичную обработку  документов;

предварительное рассмотрение и распределение  документов;

регистрацию;

рассмотрение документов руководством;