Документооборот на предприятии: Аптечный склад-филиал ГУП «Башфармация РБ» г. Стерлитамак

Государственное образовательное  учреждение

Высшего профессионального  образования

 

УФИМСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ  АВИАЦИОННЫЙ ТЕХНИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

Кафедра экономики предпринимательства

 

 

 

 

 

ДОКУМЕНТООБОРОТ НА ПРЕДПРИЯТИИ 

Аптечный склад-филиал ГУП «Башфармация РБ»

г. Стерлитамак

 

 

РАСЧЕТНО-ГРАФИЧЕСКАЯ  РАБОТА

по дисциплине «Документирование  управленческой деятельности»

 

 

 

 

 

 

 

 

Группа   __________

 

Студент       ______________   ________________   ________________

(подпись)   (дата)   (И.О. Фамилия)

 

Преподаватель ______________   ________________   ________________

 

  ________________

(оценка)

 

 

 

 

 

 

 

Уфа 2010

Содержание

 

Введение

1 разработка альбома документов………………………………………………3 

2 составление номенклатуры дел……………………………………………….4 

3 составление плана документооборота………………………………………..5 

4 представление плана-схемы…………………………………………………...6

5 составить маршрутно-технологической карты документа заказа требования………………………………………………………………………..7

заключение

список литературы……………………………………………………………….8

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

В любой организации  решение проблем документационного  обеспечения управления возлагается  на специализированное структурное  подразделение – управление делами, общий отдел, канцелярию и др. Эффективность труда сотрудников службы делопроизводства в значительной степени зависит от их квалификации, а также от степени оснащённости современными техническими средствами, от учёта при создании службы делопроизводства технического, юридического и организационного аспектов.

Практика выработала три формы организации работы с документами в любом управленческом аппарате – централизованную, децентрализованную и смешанную.

Использование новейших компьютерных технологий, наличие факсимильных аппаратов, факс-модемных устройств  компьютеров позволяют организовать приём и регистрацию поступающих документов, контроль за их исполнением, информационно-справочную работу в структурных подразделениях.

В создании и организации  службы делопроизводства вопрос выбора организационной формы – один из самых сложных. Действующие государственные нормативно-методические документы не регламентируют форму работы с документами.

Регламентация выбранной  формы работы с документами закрепляется в инструкции по делопроизводству.

Рассмотрим документооборот  на примере Аптечного склада-филиала ГУП «Башфармация РБ» г. Стерлитамак.

Объект работы – документооборот на предприятии.

Цель работы – исследование документооборота на предприятии Аптечного склада-филиала ГУП «Башфармация РБ» г. Стерлитамак.

 В ходе работы решались следующие задачи:

- составление Альбома всех форм документов, которые используются при ведении документооборота;

- составление Номенклатуры дел, используемых на предприятии;

- составление плана документооборота на изучаемом документопотоке;

- составление плана схематично относительно выбранного объекта;

- составление маршрутно-технологической карты подготовки одного из составляемых документов и расчет времени его подготовки, его стоимостную характеристику.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1 Разработка Альбома документов

Альбом - это сборник эталонных унифицированных форм документов, применяемых для документирования деятельности организации.

Альбом документов:

- Заказ требование. Изъявление намерения получить определенный товар, услугу. Оформляется обычно письменно и направляется заинтересованной стороной тому, кто обеспечивает выполнение данной

- Накладная. Товарная накладная это первичный бухгалтерский документ, оформляющий операции по отпуску и приему товарно-материальных ценностей.

- Сопроводительный документ к накладной . Документ, предусматривающий проверку соответствия фактического наличия товаров данным.

- Счет-фактура. Счет, выписываемый продавцом на имя покупателя и удостоверяющий фактическую поставку товара или услуг и их стоимость. Выписывается после окончательной приемки товара покупателем. Содержит детали сделки по продаже, включая объем (количество единиц), цену за единицу, общую цену, условия продажи, способ доставки. (см приложение 5)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2 Составление Номенклатуры дел предприятия

Номенклатура дел — это утвержденный систематизированный перечень дел, заводимых в учреждении, с указанием сроков их хранения в установленном порядке. Номенклатура дел используется как схема распределения и группировки исполненных документов в дела (схема классификации), указатель индексации документов и дел, сроков их хранения, а также как схема построения справочной картотеки не исполненных документов. Кроме того, она является учетным документом в делопроизводстве и архиве учреждения для дел временного (до 10 лет включительно) хранения.

 

 

 

Итоговая запись

о категориях и количестве заведенных дел

 

 

По срокам хранения	Всего	В том числе
		переходящих	с отметкой ЭПК
Постоянного	13	9	-
Временного (свыше 10 лет)	12	6	3
Временного (до 10 лет включительно)	108	24	17

 

                        

 

Итого:                                                          133                   39                          20

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

№ операции	Документ	Виза документа	Отдел перемещения
1	заказ требование	инспектор-провизор	оперативный отдел хранения
2	накладная	заведующий оперативным отделом	фармацевты
3	сопроводительный документ к накладной
4	протокол согласования цен
5	счет-фактура
6	накладная	заведующий оперативным отделом	отдел экспедиции
7	счет-фактура
8	накладная	зам.зав.экспедиции	аптека
9	счет-фактура
10	товарно-транспортная накладная
11	счет на оплату	бухгалтер	аптечный склад

3 Составление плана документооборота

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

4 Представление плана-схемы

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

  5 Составить маршрутно-технологическую карту документа

 

   Таблица – Маршрутно-технологическая карта накладной

Наименование работ (операций)	Исполнитель	Норма времени на операцию	Средне- месячная зарплата	Расчетная величина стоимости
1 прием заказа требования	инспектор-провизор	5 мин	15000	7,81
2 регистрация документа	инспектор-провизор	2мин	15000	3,13
3 доставка заказа      требования до оперативных отделов	инспектор-провизор	5мин	15000	7,81
4 корректировка заказа  требования	зав. оперативного отдела	15 мин	12000	18,75
5 размножение документа	зав. оперативного отдела	3мин	12000	3,75
6 визирование документа	зав. оперативного отдела	2мин	12000	2,5
7 регистрация заказа  требования	зав. оперативного отдела	2мин	12000	2,5
8 сборка и комплектовка товара на основе заказа требования	фармацевт	45мин	9000	42,19
9 сверка и визирование документа	зав.отделом экспедиции	5мин	13000	6,77
10 регистрация документа	зав.отделом экспедиции	5мин	13000	6,77
11 передача документа	зав.отделом экспедиции	5мин	13000	6,77
12 передача документа  в аптеку	водитель-экспедитор	-	-	-
Итого:	-	S 94	-	S 108,75

 

Время подготовки заказа требования заняло 94 минуты, стоимостью – 108,75 руб. 

 

 

 

 

 

Заключение

 

Завершающим этапом процесса делопроизводства является подготовка исполненных документов к хранению и использованию. Основная цель упорядочения и хранения исполненных документов — создание условий для их использования в справочной работе учреждений и пополнение Государственного архивного фонда РФ.

Подготовка исполненных документов к хранению и использованию включает:

- экспертизу (оценку) научной  и практической ценности документов;

- оформление дел;

- описание документов  постоянного и долговременного  хранения;

- обеспечение их сохранности;

- передачу дел в архив учреждения, т.е. в ведомственный архив.

Ведомственный архив  осуществляет хранение документов организаций  и предприятий до передачи их на государственное хранение.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список использованной литературы

 

1. Галахов В.В., Корнеев И.К., Ксандопуло Г.Н., Пшенко А.В., Степанов Е.А., Янковая В.Ф. Делопроизводство: Образцы, документы. Организация и технология работы. Более 120 документов. – 2-е издание, перераб. и дополн.; Под ред. Коренеева И.К., Кудряева В.А. – М.: ТК Велби, Изд-во Проспект, 2004. – 456 с.

2. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. М., 2008.

3. «Делопроизводство» (Организация и технологии документационного обеспечения управления): Учебник для вузов /Кузнецова Т.В., Санкина Л.В., Быкова Т.А. и др.; Под ред. проф. Т.В. Кузнецовой. – М.: ЮНИТИ – ДАНА, 2005. – 359 с.

4. Мингалев В.С. «Общие закономерности документообразования в социально-экономических системах управления. – М.: МГИАИ, 2006

5. Методические указания к расчетно-графической работе по курсу «Документирование управленческой деятельности» /Уфимск. гос. авиац.техн.ун-т; Сост. Н.Н.Камалова. – Уфа, 2006.- 10 с.