Документооборот как условие успешной работы организации

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Документооборот как условие успешной работы организации

 

Реферативная работа

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Екатеринбург

2010

 

Содержание

 

 

Введение

 

Тема документооборота имеет большую актуальность, так  как от точного соблюдения технологии работы зависит успех организации и ее успешное позиционирование на рынке.

В современных условиях для повышения эффективности  управления необходимо совершенствование  работы с документами, так как  всякое управленческое решение всегда базируется на информации, на служебном  документе. На предприятии работа по совершенствованию документооборота неотделима от анализа сложившихся документопотоков. К сожалению, на практике часто отождествляют понятие «совершенствование документооборота» и «сокращение количества документов». Дело не только в количестве документов и в объёме отчетности. Важно определять, нужны ли данные документы предприятию и насколько эффективно они используются для целей оперативного управления производством. Практика убеждает, что не всегда следует сокращать количество документов к объему отчетности. Часто бывает более целесообразно идти по пути упорядочивания документации, а также систематизации и механизации отчетности.

Организация работы с  документами влияет на качество работы аппарата управления, организацию и  культуру труда управленческих работников. От того, насколько профессионально ведется документация, зависит успех организации в целом.

Процесс рационального  документооборота предполагает организацию  документов непрерывным потоком, без  задержек и скоплений на рабочих  местах. Важно добиваться сокращения рабочих мест, проходимых тем или иным документом. Поэтому на предприятии следует проектировать маршруты движения документов, устанавливать конкретные сроки их нахождения у каждого исполнителя, а также контролировать прохождение документов по всем рабочим местам.

Цель данной работы состоит  в том, чтобы рассмотреть документооборот как условие успешной работы организации.

Основными задачами являются:

• проанализировать документооборот и его характеристики;
• проанализировать прием, регистрацию и организацию отправки документа;
• рассмотреть организацию рассмотрения документа;
• проанализировать литературу по теме исследования.

 

1. Документооборот и его характеристики

 

В процессе управления организацией требуется быстрая и качественная обработка всей исходящей и входящей документации, движение которой совершается по определенным маршрутам от места составления или поступления в организацию до сдачи на хранение в архив или отправки заинтересованным учреждениям. Это движение документов принято называть документооборотом.

Документооборот регламентируется графиком, который утверждается приказом руководителя организации. График должен устанавливать в организации рациональный документооборот, т.е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей для прохождения каждого первичного документа, определять минимальный срок его нахождения в подразделении. График документооборота может быть оформлен в виде схемы или перечня работ по созданию, проверке и обработке документооборота, выполняемых каждым структурным подразделением организации, а также всеми исполнителями с указанием их взаимосвязи и сроков осуществления работ.

Схемы документооборота разрабатывают исходя из принципиальных схем, приведенных в основных положениях Единой государственной системы  делопроизводства (ЕГСД), с учетом конкретных условий деятельности и специфики предприятия.

Рациональная организация  документооборота возможна при следующих  условиях:

• Виды, формы и содержание документации определены с учетом материально-технической базы системы создания, сбора, передачи и обработки информации;
• Внедрена единая система классификации и кодирования документов, а также внесение возможных изменений;
• Сроки создания и обработки документации определены, исходя из целей и задачи оперативного управления производством.

Основными принципами организации  документооборота являются:

• Прохождение документов должно быть оперативным. Для сокращения времени их пребывания в сфере делопроизводства, следует различные операции по обработке документов выполнять параллельно (например, копирование и раздача копий документа лицам, в исполнении которого они участвуют).
• Каждое перемещение документов должно быть оправданным, необходимо исключить или ограничить возвратные перемещения документов.
• Порядок прохождения и процессы обработки основных видов документов должны быть единообразными.¹

В этом пункте раскрывается понятие «документооборот», из которого следует что он является неотъемлемой частью работы любой организации.

 

2.Организация приема, рассмотрения  и регистрации документов

2.1.Прием поступающих документов, организация доставки документов

 

В организациях прием  и первоначальную обработку поступающих  документов могут осуществлять:

• специальное подразделение службы ДОУ - экспедиция (при значительном объеме документооборота);
• работник службы ДОУ, например инспектор по приему и отправке документов (если в структуре службы ДОУ нет экспедиции);
• секретарь руководителя (в небольших организациях, фирмах).

Централизация приема и  обработки всех поступающих документов в одном месте, вне зависимости от того, каким путем документ поступил в организацию (почтой, курьером, факсом, от сотрудников организации, которые были на совещаниях, в командировках), - непременное условие рациональной организации документооборота.

Централизация обработки  документов в экспедиции позволяет:

• организовать работу с применением различных средств организационной техники, что существенно повышает производительность труда;
• обеспечить своевременную, в день поступления (согласно требованиям ГСДОУ), обработку поступающих документов и передачу их в соответствии с маршрутными схемами прохождения;
• проводить ежедневный учет количества обрабатываемых документов.

Как правило, корреспонденцию, адресованную организации, сотрудники экспедиции привозят из почтового отделения  до начала рабочего дня. Обработка поступающей корреспонденции в экспедиции должна быть закончена в первой половине дня, так как во второй половине дня начинается обработка отправляемых документов, которые в конце рабочего дня должны быть доставлены в почтовое отделение для отправки по назначению.

При обработке поступающей  корреспонденции выполняются следующие  работы:

1. Проверяются правильность доставки корреспонденции и целостность упаковки, т. е. правильность адресования и наличие поврежденной упаковки. Ошибочно доставленная корреспонденция возвращается по назначению или отправителю. При обнаружении повреждения упаковки составляется акт об обнаруженных повреждениях.
2. Производится сортировка корреспонденции на вскрываемую и невскрываемую. Не подлежат вскрытию конверты и бандероли с пометкой «лично», адресованные общественным организациям, а также корреспонденция, содержащая документы на машинных носителях. На невскрываемой корреспонденции проставляется отметка о получении на упаковке, после чего она передается на сортировку.

Остальная корреспонденция (даже если в ее адресате могут быть указаны конкретные сотрудники с  указанием их должностей) подлежит вскрытию. При больших объемах  документооборота при вскрытии конвертов  используется конвертовскрывающие  машины.

3. Определяется необходимость сохранения упаковки (конвертов). Конверты сохраняются и скрепляются с документами в следующих случаях:

• если получена доплатная корреспонденция;

• если на документах нет обратного адреса, что часто бывает при получении заявлений, жалоб и предложений граждан, которые указывают обратный адрес только на конверте;
• если на документах не проставлена дата и ее можно установить только по почтовому штемпелю;
• если дата документов значительно отличается от дат получения или отправки на почтовых штемпелях;
• если только по дате почтового штемпеля возможно определить, соблюдены ли сроки отправки документов (документы, отправляемые на конкурсы, исковые заявления) и др.²

При скреплении документов с конвертами используются различного рода сшиватели документов (ручные, электрофицированные). Конверты, которые нет необходимости сохранять, позже будут уничтожены с помощью бумагоуничтожающих машин.

4. Проверяются целостность и правильность вложения каждой упаковки. После ее вскрытия особое внимание уделяется той корреспонденции, где было обнаружено повреждение упаковки. Проверяется комплектность вложения, т. е. наличие всех экземпляров, количество страниц, наличие приложений, проверяются дата документа и ее соответствие текущей дате. Проверяется правильность адресования вложенных документов. Ошибочно вложенные документы передаются по назначению или возвращаются адресату. При всех обнаруженных недостатках составляется акт с их перечислением, который подшивается (скрепляется) с документом. Никакие обнаруженные недостатки не должны замедлять ход движения документа, а экспедиция не должна принимать самостоятельного решения о том, что делать с таким документом. Такие документы передаются для утверждения акта об обнаруженных недостатках на рассмотрение и принятие решения руководству службы ДОУ.
5. Проставляется отметка о получении (реквизит 28) на первом листе документа в правом нижнем углу.

В эту отметку согласно ГОСТ Р 6.30-97 входят порядковый номер и дата поступления (при необходимости - часы и минуты).³ Допускается отметку о поступлении документа в организацию проставлять в виде штампа. Для проставления такой отметки используют штемпелевальные устройства, в которых автоматически происходит смена порядковых номеров и других цифровых или буквенных обозначений. Иногда организации проставляют в данной отметке свое сокращенное наименование, хотя упомянутым выше ГОСТом это не предусмотрено. Необходимо отметить, что проставление отметки о получении в экспедиции не означает регистрацию полученных документов. Эти данные необходимы прежде всего для учета объема документооборота и фиксации факта получения.

6. Производится сортировка документов и невскрываемой корреспонденции по адресатам - структурным подразделениям организации. Для этого используют различного рода стеллажи, сортировальные устройства, где каждая ячейка имеет наименование конкретного структурного подразделения. Документы, присланные из разных организаций в адрес какого-либо структурного подразделения, концентрируются в его ячейке. Если в адресате документа нет указания структурного подразделения, а есть только наименование организации, это означает, что он будет передан в службу ДОУ, как и документы, адресованные руководителю и его заместителям.
7. Организуется доставка документов адресатам. Это осуществляется либо курьером, либо представители структурных подразделений в определенное время (как правило, во второй половине дня) сами получают поступившие документы из экспедиции. Документы передаются под расписку в журнале, где экспедиция заносит данные о количестве передаваемых документов с указанием их собственных регистрационных номеров и авторов.⁴

В этом пункте рассматривается  прием входящей документации. Перечисляется  перечень работ по обработке поступающей  корресподенции.

2.2.Организация рассмотрения  документов

 

В службе ДОУ после  проведения экспедиционной обработки документов проводят их предварительное рассмотрение с целью:

• установления маршрута движения конкретного документа;
• оперативного доведения документов до конкретного исполнителя;
• определения необходимости регистрации отдельных видов документов;
• формирования информационно-поискового массива.

Предварительное рассмотрение осуществляют референты и помощники  руководителей и заместителей руководителей, заведующие канцеляриями, секретариатами, общими отделами, секретари-референты  или другие лица, специально назначенные для проведения данной работы и имеющие определенные полномочия для направления документа по назначению.

Работники, осуществляющие предварительное рассмотрение документов, получают доступ ко всей информации, поступающей  в организацию. Они должны соблюдать служебную этику и обеспечивать защиту информации от несанкционированного доступа, хорошо ориентироваться в структуре организации, знать ее руководящий состав и распределение обязанностей между руководителями, состав руководителей структурных подразделений, круг вопросов, решение которых входит в их компетенцию. Они должны также хорошо знать состав документов и порядок работы с ними, правила их оформления, уметь пользоваться всеми классификационными справочниками, применяемыми в организации.