Документооборот и его значение

IV. Приказ - акт, издаваемый руководителями  министерств, ведомств, отделов и  управлений исполкомов местных  Советов народных депутатов, руководителями  учреждений, объединений, организаций  и предприятий. Приказ издается  для решения основных оперативных  задач, стоящих перед данным  органом. По юридической природе  приказ может быть нормативным  актом управления, содержащим нормы  права, регулирующие определенные  сферы общественных отношений,  и актом применения норм права  (например, о назначении на должность).

Приказ является самым распространенным видом распорядительного документа, применяемого в практике управления. Он издается по вопросам создания, ликвидации, реорганизации учреждений или их структурных частей; утверждения  положения, инструкций, правил и т. п. документов, требующих утверждения; по всем вопросам внутренней жизни  учреждения, организации, предприятия, а также по кадровым вопросам приема, перемещения, увольнения работников и  т.д. Посредством приказа руководитель ставить основные задачи перед работниками, указывает пути решения принципиальных вопросов. Приказ обязателен для всех работников данной организации или  отрасли. В отдельных случаях  приказ может касаться широкого круга  организаций и должностных лиц  независимо от их подчиненности. Все  распорядительные документы должны строго соответствовать закону, ни один из них не может содержать положений, противоречащих закону.

V. Указ - документ, издаваемый руководителем  учреждения, действующего на основе  единоначалия. Указы дается по  оперативным вопросам (как правило,  разового характера), они связаны  с выполнением директив вышестоящих  организаций и исполнением приказов, инструкций и поручений руководства  данного учреждения.

VI. Протокол - документ, содержащий  запись хода обсуждения вопросов  и принятия решений на собраниях,  совещаниях, конференциях и заседаниях  органов. Протоколы могут составлять  и должностные лица следственных, административных органов, органов  охраны общественного порядка  и др.

2.3. Справочно-информационные документы.

I. Письма - самые распространенные  документы. Они являются средством  общения между учреждениями, официальными  и неофициальными лицами.

По содержанию и назначению письма подразделяются на:

1. инициативные:

• письма-запросы (адресат побуждается ответному письму, в котором он должен разъяснить какой-то вопрос или удовлетворить тот или иной факт);
• письма-просьбы (адресат требует совершить какое-то определенное действие или прекратить его, но не предполагает ответного письма);
• претензионные письма (адресат обоснованно требует возместить убытки, нанесенные нарушением договорных обязательств);
• письма-напоминания (адресат побуждается к действию, которое он должен был выполнить, но еще не выполнил);
• циркулярные письма (рассылаются во все подведомственные учреждения).

2. ответные:

• информационно-разъяснительные письма - разъясняются, уточняются поставленные ранее вопросы или сообщаются какие-то данные, факты;
• запрещения - письма, в которых дается отрицательные ответы на запрос;
• разрешения - письма, в которых дается положительный ответ на запрос.

II. Телеграммы - краткое и срочное  сообщение, переданное по телеграфу.  Отделение связи несет ответственность  за доставку телеграммы в пределах  определенных сроков, установленных  для телеграмм-молний, срочных и  простых телеграмм.

В зависимости от содержания телеграммы подразделяются на телеграммы-распоряжения, извещения и донесения.

III. Докладная записка - письменное  сообщение вышестоящему должностному  лицу о служебном деле: о результатах  обследований, ходе выполнения работ,  выполнении заданий по командировке  и т. д.

Содержание докладной записки  может носить инициативный, информационный, отчетный, информационно-инициативный, отчетно-инициативный характер.

IV. Объяснительная записка - письменное  изложения трудовой дисциплины, невыполнение заданий, отступление  от указанных правил в работе  и т. д.

V. Справка - документ, содержащий  и подтверждающий какие-то данные (сведения). Справка предназначена  для параллельно действующих  или вышестоящих лиц или учреждений, выдается на руки подведомственным  в том или другом отношении  лицам для представления в  другие учреждения (справка с  места работы, справка с места  жительства и т. д.)

VI. Удостоверение - документ, подтверждающий  что-либо (личность, полномочия) и дающий  право совершать определенные  должностные действия.

VII. Акт - документ, отражающий явления,  факты или сложившиеся отношения.

Группы актов:

• юридические акты;
• акты гражданского состояния;
• административные акты;
• хозяйственные акты.

VIII. Доверенность - письменное полномочие, по которому учреждение отдельного  лицо предоставляет право другому  лицу выступает от его имени,  совершать какие-либо юридические  действия или получать материальные  ценности.

Доверенность может быть однократного и многократного действия.

9. Расписка - письменное подтверждение факта приема, передачи документов, денег, товаров и т. д.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение.

В работе инженеров, конструкторов, руководителей  производства много времени отводится  изучению, анализу и составлению  различной докуметации. Особенно большие  трудности возникают, как правило, при разработке производственных документов, что обусловлено в первую очередь  недостатком специальных знаний у составителей.

Устранение непроизводительных затрат времени в процессах составления  и использования документов требукет разумного сочетания формализации и творцества, а это, по мнению авторов, требуют, с одной стороны, ознакомления составителей документов с наиболее общими законами восприятия документов, с другой- и в этом главная задача - формулирование и систематизации общих правил и норм составления основных документов.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Список  литературы.

1. Камаев В. Д., Домненко Б. И. «Основы рыночной экономики.

Национальная экономика в целом», Москва, 1991.

2. Фишер С., Дорнбуш Р., Шмалензи Р. «Экономика» , Москва, 1997.
3. Макконнелл Кемпбелл Р., Брю Стенли Л. «Экономикс: Принципы,

проблемы и политика», Москва, 1996.

4.Басаков М.И. Современное делопроизводство (Документационное обеспечение управления): учеб. пособ. / М.И. Басаков. – Ростов н/Д: Феникс, 2007. – 480 с.

  5.Охотников А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004 . - 288 с.

6.Охотников  А.В., Булавина Е.А.  Документоведение и делопроизводство: учеб. пособ. / А.В. Охотников, Е.А. Булавина. – М. : ИКЦ МарТ; Ростов н/Д : Издательский центр МарТ, 2004. – 288 с.