Документообіг: теорія та практика

1. При побудові будь-якої системи  документообігу потрібно прагнути  до мінімізації етапів узгодження  та кількості документів, які  вимагають затвердження. Перше, що слід зробити, – це закріпити за різними підрозділами переліки документів, з якими вони повинні працювати. Таким чином, технологічна документація не проходитиме через фінансову службу, а договір на купівлю IT-системи – через рекламний відділ. Досягти цього можна, залучаючи до створення регламентів керівників усіх функціональних підрозділів. Коли компанія вирішує впровадити CRM-систему, представники фірми-впровадника, як правило, вимагають скласти регламент документообігу. Це необхідна умова автоматизації процесів. Тому доцільно створити робочу групу за участі начальників відділів, через які проходять документи. Спільними зусиллями група створює форми та регламенти, які дозволяють одержати необхідну інформацію без зайвих втрат часу на оформлення та узгодження.

2. Кількість і призначення регламентів  визначаються, насамперед, складом  операцій, які виконуються в компанії, напрямами діяльності та специфікою  бізнесу. Регламенти, як правило, розробляють  різні відділи: загальний відділ  – регламент з усіх вхідних та вихідних документів; договірний – регламент договірної роботи; фінансова служба – блок регламентів фінансових процедур. Регламенти визначають загальні принципи дій. З них зрозуміло, що повинно бути на виході, але не зазначено, як саме потрібно діяти. Для цього є інструкції – докладніші документи, у яких описано, що потрібно робити, у які терміни, хто відповідає за той чи інший процес і хто його контролює. Інструкції створюються для кожного відділу компанії. Для роботи з вхідними листами не потрібен регламент, достатньо інструкції. Щоб співробітникам було зрозуміло, як користуватися регламентом або інструкцією, у компанії проводяться тренінги. Спочатку документи розсилаються по усіх відділах, які беруть участь у процесі. Згодом усім співробітникам роз’яснюють схему роботи на прикладі одного зі складних поточних проектів, у т. ч. пункти, які можна тлумачити по-різному.

За результатами таких тренінгів вносяться коригування і в регламенти, і в інструкції.

3. Один із найбільш трудомістких – регламент документообігу супроводу руху товарів. У ньому закріплений порядок та терміни подання документів від магазинів у офіс. Специфічний інвестиційний регламент визначає процедуру горизонтального узгодження етапів робіт між різними службами під час будівництва нових магазинів. Іншими словами, узгодження робіт проводиться і зі службами, зайнятими в будівництві, і з тими, хто працюватиме в них. У регламенті договірної роботи вказується, хто ініціатор контракту, які роботи повинні бути проведені, які документи вимагаються від постачальника й у який термін, що і з ким треба узгодити. У планово-бюджетних регламентах описані порядок та терміни формування бюджетів, склад учасників бюджетного процесу, їхні функції та відповідальність, методики коригування бюджетів та аналізу їх виконання тощо. У компанії доцільно розділити регламенти внутрішні (наприклад, бюджетний регламент) і зовнішні, призначені для роботи з клієнтами, у яких описується методологія проведення робіт і взаємодії з замовником. Регламент документообігу передбачає систему контролю потоків документів.

§3 Контроль за потоками документів на підприємстві ВАТ “Львівгазвидобув”

Як контролює документообіг ВАТ ”Львівгазвидобув”? Наведемо декілька прикладів контролю документообігу у компанії . Усі листи реєструються, а потім передаються заступникові генерального директора. Він розподіляє документи для виконавців і ставить позначку “ДО”, якщо потрібний особливий контроль. Це означає, що до зазначеної на документі дати працівник повинен відзвітувати про виконання документа письмово або електронною поштою: які дії виконано, які результати і які проблеми виникли. Тільки після цього звіту будуть прийматися подальші рішення. Компанія ВАТ “Львівгазвидобув” має особливий бланк ідентифікації документів. Перед тим, як передати, наприклад, у бухгалтерію рахунок або рахунок-фактуру, накладну чи акт, у цьому бланку вказується, що це за документ, хто його склав, у рамках якого проекту та інше. Заповнює бланк співробітник, який працював з документом. Наприклад, інженер, який виїжджав для налагодження обладнання, або менеджер, який проводив переговори з замовником.

Одним з інструментів контролю документообігу є їх оцінка відповідно до заздалегідь визначених критеріїв, принаймні при реєстрації, взятті на контроль і знятті з нього, передаванні до архіву. Окремі елементи кожного з таких процесів вимірюються за кількістю документів, співробітників, зайнятих їх обробкою, часом обробки. Точність вимірів підвищується завдяки передаванню документів за маршрутами всередині компанії з використанням реєстрів – форми, яка давно застосовується в діловодстві.    

Реєстр можна складати як в електронному, так і в паперовому вигляді, у формі таблиці, яка містить інформацію про те, від кого кому, для яких цілей і в які терміни переданий документ. За необхідності можна включати до нього і додаткові відомості, наприклад, фактичний термін обробки документа. При цьому в регламенті закріплюється час обробки, що дозволяє спрогнозувати час його надходження на наступний етап маршруту. Використання реєстрів дозволяє нагромадити статистику обробки документів, а за результатами вимірів можна визначити, коли виникають проблеми і з чим вони пов’язані.

Це може бути кадрове питання (співробітник не справляється, збільшився обсяг роботи), інфраструктурне (не вистачає копіювальної техніки) тощо. Безумовно, контролем і аналізом документообігу повинна займатися спеціальна служба або відділ. Регламенти документообігу важливо не тільки створити, але й підтримувати, інакше вони можуть втратити свою актуальність. Потрібно вчасно їх коригувати, якщо щось змінилося в процесах. Контроль може бути різним. Наприклад, якщо в термін не здано бюджети підрозділів, можна провести з відповідальним співробітником розмову. Якщо ж пропущені всі терміни і керівник повинен брати відповідальність на себе, не можна виключати накладення на співробітника штрафу. Коли мова йде про вчасно не узгоджений договір, його можна повернути на доопрацювання, попередньо з’ясувавши причини зриву термінів, або застосувати заходи адміністративного впливу – накладення штрафу, депреміювання. Спеціальний відділ контролю документообігу, на наш погляд, доцільно створювати лише у великих компаніях. Важливий зворотний зв’язок зі співробітниками компанії. На жаль, далеко не завжди з документів можна скласти уявлення про реальний стан справ. Тому щотижня доцільно збирати керівників відділів, обговорювати процес виконання проектів. Часто співробітники висловлюють те, що хоча й не відображено у документах, але є підставою для коригувань планів та бюджету компанії.

Контролюючи документообіг, ми контролюємо бізнес-процес, відстежуємо його основні складові. Тому контролювати документообіг у певному процесі повинна людина, яка володіє ним, – функціональний керівник. Добре, якщо вдасться залучити співробітників компанії до контролю документообігу. Наприклад, співробітник, беручи участь у процесі, бачить, що передавання документа організоване не оптимально. Тоді він повинен поінформувати про це керівника – у т. ч. і тому, що можливі зриви ускладнюють його ж власну діяльність. Якщо зриви носять постійний характер, слід внести зміни до процедури документообігу. Як уникнути бюрократизації?

§4 Скорочення бюрократизації документообігу на підприємстві

Надмірна бюрократизація документообігу ускладнює діяльність компанії. Як її уникнути? Від зайвого документообігу та узгоджень рятує делегування повноважень центрам відповідальності. Якщо в кінцевому підсумку за видавання пачки скріпок відповідає комірник, то віза генерального директора не потрібна. Керівник підрозділу може наділити підлеглих певними повноваженнями і не брати на себе вирішення усіх питань. Іноді робота декількох відділів перетинається, і регламент, створений одним відділом, суперечить регламентові іншого. Вихід з цієї ситуації тільки один – переговори. Якщо ж регламент створюється декількома відділами одночасно, то проводиться первинне узгодження шляхом його надсилання усім відділам. Кожен відділ готує свої зауваження, які обговорюються спільно. Можна також порекомендувати періодично, наприклад, раз на місяць, переглядати уже відпрацьовані документи. Якщо очевидно, що без одного з них можна обійтися, наступного разу такий документ вилучається з “ ланцюжка ” документообігу. Коли регламент розробляють співробітники, які ініціюють створення документів, зайві “ ланки ” з ланцюжка проходження документів виключаються. Але жоден регламент не може бути абсолютно відпрацьованим. Тому в ньому слід передбачити і можливість відхилення від процесу, тобто врахувати результати його порушення. Ані випадки прийняття вольових рішень, ані процедури адміністративного впливу не повинні залишатися поза межами регламенту. У ньому слід прямо зазначати, як потрібно діяти у разі відхилень чи порушень.

ВИСНОВКИ

Тема документообігу зацікавила своєю багатогранністю та різнобічністю багатьох науковців. Спираючись на це, підводимо підсумок, що вона достатньо розроблена. В процесі дослідження теми висувалися різні думки та пропозиції авторів щодо вдосконалення системи документообігу загалом та в окремих організаціях. Як наслідок ми маємо велику кількість робіт, які торкаються даної теми, — це і підручники, і навчальні посібники, і рекомендації фахівців, а також численні статті, написані авторами як висновок власного досвіду.

Проаналізувавши літературу, робимо висновок, що документообіг включає три основні групи документопотіків: потік вхідних документів, потік вихідних документів та потік внутрішніх документів. Але кожна з цих груп може містити свої потоки документів (розподілені, наприклад, за видом).

Основна вимога документообігу — це уникнення дублювання.

Найважливішою характеристикою документообігу є його обсяг, який складається з кількості вхідних, вихідних та внутрішніх документів за визначений період часу. В залежності від обсягу організація документообігу поділяється на: централізовану, децентралізовану або змішану. А головне правило документообігу — це оперативність проходження документів найкоротшим та прямим шляхом з найменшими витратами часу.

Основними етапами та складовими документообігу є: документообіг вхідних, вихідних та внутрішніх документів, їх попередній розгляд, реєстрація, розгляд керівництвом та інформаційно-довідкова робота.

Найбільш раціональна система розподілу вхідних потоків документів, коли керівництву організації надходить не 60 – 65% документів, а 10 – 15%. Така система розподілу вхідних документопотіків сприяє більш оперативному виконанню документів та, що найголовніше, звільняє керівництво організації від розгляду непотрібної йому документації.

Забезпечення обліку документів, контролю за виконанням і оперативне використання наявної в них інформації — це мета реєстрації документів. Реєстрація надає документам офіційності, юридичної чинності, позначає початок виконання документа в установі. Виконавців та терміни виконання документа зазначаються в резолюції, яка накладається керівником під час попадання документа на розгляд керівництва.

Організація повинна мати раціональну пошукову систему, щоб забезпечувати ефективне використання інформації при прийманні різного роду рішень, надавати в розпорядження спеціалістів увесь масив інформації з певного питання.

Основна робота з вихідними документами полягає в їх реєстрації, обробці та відправці. Проходження внутрішніх документів на етапах їх підготовки та оформлення повинно відповідати проходження вихідних документів, а на етапі виконання — проходженню вхідних документів.

Встановити раціональні маршрути і етапи опрацювання документів, уніфікувати шляхи руху, порядок опрацювання різних їх категорій і встановити на їх основі оптимальний порядок роботи з документами допомагають схеми документообігу, які різняться для різних видів організацій та документів.

Як висновок, можна відмітити, що правила організації документообігу не дуже складні у виконанні та відіграють дуже важливу роль. Дотримання основних правил документообігу дозволить досягти прямо точності направлення документопотіків, скоротити час на обробку документів. Також все це дозволить забезпечити рівномірне надходження документів та пропорційну зайнятість, як спеціалістів апарата управління, так і служби діловодства. Отже як наслідок визначаємо, що все це впливає на покращення документаційного забезпечення управління в цілому.

СПИСОК ВИКОРИСТАНОЇ ЛІТЕРАТУРИ

1. Анодина, Н.Н. Документооборот в организации /Н.Н. Анодина. – М.: Омега. – Л, 2006. – 172 с.
2. Асєєв, Г.Г. Методологія автоматизації діловодства: документи // Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 11. – С. 23-26
3. Асєєв, Г.Г. Методологія підходів до автоматизації документообігу: системи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 6. – С. 17-19
4. Асєєв, Г.Г. Управління сучасним документообігом: теорія, структура, методи //Вісник Книжкової палати. – 2004. – № 4. – С. 26-29
5. Асеев, Г. Г. Электронный документооборот /Г.Г. Асеев. Учебник. – К.: Кондор. – 2007. – 500 с.
6. Баласян, В.Э. От традиционного делопроизводства к электронному документообороту // Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 14–18
7. Березина, Н.М. Современное делопроизводство /Нора Березина, Елена Воронцова, Лидия Лысенко. – СПб.: Питер, 2004. – 256 с.
8. Беспянська, Г.В. Організація роботи з документами: Навчальний посібник для дистанційного навчання /Г.В. Беспянська; Відкритий міжнародний університет розвитку людини «Україна». – К.: Ун-т «Україна», 2006. – С. 40-59
9. Бобылева, М.П. Эффективный документооборот: от традиционного к электронному /М.П. Бобылева. – М.: МЭИ, 2004. – 172 с.
10. Быкова, Т.А. Основные правила организации документооборота предприятия //Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2003. – № 9. – С. 6–14
11. ДСТУ 4163-2003. Державна уніфікована система документації. Уніфікована система організаційно-розпорядчої документації. Вимоги до оформлювання документів //Держспоживстандарт України, 2003. – 22 с.
12. ДСТУ 2732:2004. Діловодство й архівна справа. Терміни та визначення понять. – К: Держспоживстандарт України, 2004. – 35 с.
13. Комова, М.В. Діловодство: Навчальний посібник /М.В. Комова; Національний ун-т «Львівська політехніка». – Львів: Тріада плюс, 2006. – 217 с.
14. Красавин, А.С. Секретарь и документооборот. //Справочник секретаря и офис-менеджера. – 2003. – № 4. – С. 8–13
15. Кудряев, В.А. Организация работы с документами: Учебник /В. А. Кудряев и др. – М.: ИНФРА-М, 1998. – 575с.
16. Кузнецова, Т.В. Делопроизводство //Секретарское дело. – 2003. – № 1.
17. Кузнецова, Т.В. Документооборот и его анализ //Секретарское дело. – 2003. – № 3. – С. 12–15
18. Митяев, К.Г. Теория и практика архивного дела /К. Г. Митяев. – М.: центр топография МВС им. К.Е. Ворошилова, 1946.
19. Примірна інструкція з діловодства у міністерствах, інших центральних органах виконавчої влади, Раді міністрів Автономної Республіки Крим, місцевих органах виконавчої влади. Постанова Кабінету Міністрів України від 17 жовтня 1997 р. № 1153 //Офіційний вісник України, 1997. – 36 с.
20. Рогожин, М.Ю. Справочник по делопроизводству /М. Рогожин. – СПб.: Питер, 2006. – 192 с.
21. Сельченкова Светлана. Документооборот: принципы организации и анализ //Секретарь-референт. – 2004. – № 11. – С. 23–26
22. Спивак, В.А. Делопроизводство /В.А. Спивак. – СПб.: Питер, 2003. – 208 с.
23. Тараканов, К.В. Информатика. Учебное пособие /К. В. Тараканов. – М.: Книга, 1986. – С. 32
24. Таранченко Ольга. Делопроизводство – автоматизация работы //Секретарское дело. – 2003. – № 4. – С. 27–28
25. Філіпова, Л.Я. Системи управління електронним документообігом: загальні поняття термінології, організація, технології (зарубіжний досвід) // Вісн. Кн. палати. – 2001. – № 4. – С. 15-18
26. Химич, Ю.В. Документооборот в территориально-распределённой компании // Делопроизводство и документооборот на предприятии. – 2006. – № 9. – С. 24–33
27. Шеремета, А. Первинні документи та документообіг на підприємстві //Секретарь-референт. – 2004. – № 10. – С. 20-23
28. Україна. Верховна Рада Про інформацію: Закон від 02.10.1992 №2657-ХІІ
29. Україна. Верховна Рада Про електронний цифровий підпис: Закон від 22.05.2003 №852-IV
30. Україна. Верховна Рада Правила роботи  архівних органів державної влади, місцевого самоврядування, підприємств, установ і організацій. Затверджено наказом Державного комітету архівів України 16.03.2001 №16   
31. Про електронний документообіг: Закон від 22.05.2003 №851-IV Примірна інструкція з діловодства в місцевих органах виконавчої влади. – К.: КМУ. – 2000. – 94с.
32. Регламент роботи Броварської міської Адміністрації. – К. – 1996. – 48с.
33. Макарчук О. Документообіг як основа діяльності органу влади. Визначення термінів [Електрон. ресурс] URL: http//www.atlas.ua/ukr/hum-rm.html