Документированная информация, как функции менеджмента

 

 

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ РЕСПУБЛИКИ БЕЛАРУСЬ

УО "БЕЛОРУССКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ ЭКОНОМИЧЕСКИЙ УНИВЕРСИТЕТ"

 

       

  

 Кафедра физикохимии материалов  и производственных технологий

 

 

 

 

 

РЕФЕРАТ

 

 

 

По дисциплине: Делопроизводство

 

на тему: Документированная информация, как функции менеджмента

 

 

 

 

 

 

 

Студентка

ФП, 2 курс, ДПХ-3                                                         О.В. Зинкевич

           

 

Руководитель                                                                                        

канд. экон. наук,

доцент                                                    П.Г. Добриян             

 

 

 

 

 

 

 

 

 

МИНСК 2015

 

 

 

Современная организация трактуется как сложное, комплексное образование. Большая часть организаций представляет собой открытые системы, целостные, состоящие из многочисленных взаимосвязанных частей, тесно переплетающихся с внешним миром. Каждая организация имеет внутреннюю и внешнюю среду.

Внешние и внутренние источники информации, которые оказывают влияние на организацию, образуют ее информационную среду. На ее основе в процессе деятельности организации возникает информационная инфраструктура как специальная система жизнеобеспечения, предлагающая пользователям соответствующую информацию. Центральную роль в этой инфраструктуре играет документированная информация. Другими ее элементами являются информационная технология и информационный персонал.

Информационная инфраструктура организации представляет собой сложную систему, сочетающую структурированную и неструктурированную информацию, информационные процессы, протекающие во взаимодействии с внешней средой организации и охватывающие информационные потоки, призванные объединить все уровни управления, включая рабочие места, в эффективно действующий на базе созданных информационных ресурсов механизм достижения целей организации.

Отношение к информации как ресурсу означает, что по аналогии с другими ресурсами (финансы, оборудование, материалы, технологии, персонал) должен быть создан механизм управления информационными ресурсами, сформированы соответствующие структуры, выработаны новые технологии. Одной из важных характеристик информационного ресурса являются его качество, степень полноты для удовлетворения совокупных информационных потребностей организации.

Документоведение выделяет три основных составляющих при раскрытии термина «документ»:

1) документ -- материальный объект;

2) документ -- носитель информации;

3) документ -- документированная информация.

 

     Под документированной информацией или документом (закон рассматривает эти понятия как равнозначные) понимается зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать (где информация -- это сведения о лицах, предметах, фактах, событиях, явлениях и процессах, независимо от формы их представления).

    Свойства документированной информации - это качества, признаки которые присущи документу вне зависимости от того, осознаются они человеком или нет. Свойства тесным образом связаны с содержанием понятия документа и его основными функциями. Документированная информация обладает большинством тех же свойств, что и информация вообще. Эти свойства также можно разделить на внешние и внутренние, а среди внешних свойств выделить три группы в зависимости от объекта взаимодействия: источника информации, её приёмника и объекта или явления, которое она отражает.

 

Традиционно в экономической теории в качестве базовых ресурсов управления рассматриваются природные, материальные, трудовые, финансовые и информационные.

 

Причём в последнее десятилетие большинство специалистов в области менеджмента постоянно подчёркивают возрастающую роль именно информационных ресурсов, которые, с одной стороны, позволяют руководству современных организаций получать доступ к ресурсам других видов, а, с другой стороны, обеспечивают управление всеми организационными ресурсами.

 

Большая часть информационных потоков (около 70 %), образующихся в системах управления, фиксируется в организационно-распорядительных документах, которые: во-первых, являются информационной основой принятия управленческих решений, во-вторых, содержат в себе результаты принятия управленческих решений, в-третьих, представляют собой средство для практической реализации управленческих решений.

 

Организационно-правовые документы (учредительный договор, устав, структура и штатная численность, штатное расписание, правила внутреннего трудового распорядка, положения о структурных подразделениях, должностные инструкции и т.д.) закрепляют административно-правовые основы деятельности организации посредством установления взаимосвязи между составляющими системы её управления.

 

Плановые документы (программы, планы, графики) содержат информацию о стратегических и тактических планах менеджмента организации.

 

Распорядительные документы (приказы, распоряжения, указания, решения) являются средством осуществления управления оперативно-административной деятельностью организации.

 

Справочно-информационные документы (докладные записки, объяснительные записки, деловая переписка) заключают в себе информацию, которая инициирует принятие управленческих решений менеджментом организации.

 

Справочно-аналитические документы (акты, справки, сводки, заключения, перечни, списки) содержат результаты аналитики организационных коммуникаций и, соответственно, составляют основу для принятия управленческих решений менеджментом организации.

 

Кадровые документы (резюме, приказы по личному составу, трудовые договоры, личные карточки ф. Т-2 и т.д.) обеспечивают управление персоналом организации.

 

Отчётные документы (отчёты, аналитические справки) позволяют установить соотношение между целями, запланированными менеджерами, и итоговыми результатами деятельности организации.

 

Значимость документированной информации для обеспечения управленческой деятельности придаёт её статус менеджмент-ресурса.

 

А состояние организации работы с управленческими документами во многом отражает и определяет эффективность систем управления.

 

Позитивными показателями состояния документооборота объекта управления являются:

1. наличие табеля и альбома  унифицированных форм организационно-распорядительных  документов;

2. соблюдение нормативно-методических  требований к оформлению организационно-распорядительных документов;

3. оптимальное соотношение между  технологиями работы с управленческими  документами и масштабами и  спецификой деятельности организации;

4. обеспечение сохранности и  хранения организационно-распорядительных  документов в соответствии с  нормами, установленными законодательством.

 

В том случае, если вышепредставленные свойства характерны для системы документационного обеспечения управления, то это свидетельствует о том, что в организации:

 во-первых, существуют устойчивые  административно-правовые основы для менеджмент-деятельности;

во-вторых, осуществляется продуктивное взаимодействие между всеми ступенями управления;

в-третьих, высокий уровень исполнительской дисциплины;

в-четвёртых, созданы объективные информационные условия для принятия и реализации управленческих решений.

 

Если какие-либо из отмеченных нами параметров позитивного состояния системы документационного обеспечения управления нарушены, это позволяет сделать вывод, что для объекта управления характерно:

 во-первых, отсутствие стратегии и тактики организационного развития;

во-вторых, непродуктивность функционального взаимодействия между структурными подразделениями;

в-третьих, нерациональное использование организационного потенциала и ресурсов.