Документирование управленческой деятельности

1.2.

Регламентация документирования управленческой деятельности

В настоящее  время регламентация документирования, организации документационного  обеспечения управления ведется  в нескольких направлениях: законодательное  регулирование, стандартизация, разработка нормативных и нормативно-методических документов общегосударственного действия.

Основным направлением совершенствования работы с документами  является унификация и стандартизация. Под унификацией понимается приведение чего-либо к единой системе, форме, единообразию.

Унификация  документов производится в целях  сокращения количества применяемых  в управленческой деятельности документов, типизации их форм, установления единообразных  требований к оформлению документов, создаваемых при решении однотипных управленческих задач, снижения трудовых, временных и материальных затрат на подготовку и обработку документов, достижения информационной совместимости  баз данных, создаваемых в различных  отраслях деятельности.

Управленческая  деятельность любой организации  характеризуется набором функций, которые она выполняет. Каждая управленческая функция реализуется через комплекс (систему) документов, характерных только для данной функции. Совокупность документов, взаимосвязанных по признакам прохождения, назначения, вида, сферы деятельности, единых требований к оформлению, называется системой документации.

Системы документации могут быть функциональными и  отраслевыми. Функциональными системами  документации являются те, которые  в том или ином объеме присущи  всем организациям, например бухгалтерская, отчетно-статистическая, организационная, внешнеторговая. В отраслевых системах документации происходит документирование соответствующих видов деятельности и отражение их специфики. Соотношение  функциональных и отраслевых систем документов в деятельности организации  зависит от характера деятельности, компетенции организации и других факторов.

Однотипность  решаемых задач, единообразные технологии их документирования, повторяемость  значительного объема обязательной информации позволили выделить ряд  систем управленческой документации и  сформулировать единый комплекс требований к ним.

С 1971 года в  стране ведется планомерная работа по созданию классификаторов технико-экономической  информации, входящих в Единую систему  классификации и кодирования  технико-экономической информации (ЕСККТЭСИ), как основы информационного  обеспечения компьютерных технологий и Унифицированных систем документации (УСД) для оптимизации ввода и  вывода информации из компьютерных информационных систем.

Таким образом, унифицированные системы документации - это приведенные к максимально возможному единообразию формы документов, объединенные в основные общеуправленческие функциональные системы и предназначенные для использования всеми организациями, независимо от уровня управления и формы собственности, применяющими как традиционные, так и смешанные, с использованием компьютерных технологий, методы обработки документной информации. Унифицированные системы управленческой документации разрабатываются на основе:

• единообразия построения форм документов;
• регламентации содержания документов, входящих в каждую систему;
• исключения из документов дублируемых данных, добиваясь однократности ввода информации в процессе решения управленческих задач;
• сокращения количества традиционно включаемых в них данных, не используемых при решении конкретных управленческих задач;
• единства применяемой терминологии и условных обозначений, добиваясь сопоставимости показателей не только на разных уровнях управления, но и в различных системах документации на основе единства алгоритмов формирования документов и показателей в них;
• определения совокупности реквизитов и показателей для каждого вида документа и создания единых моделей их построения;
• установления единых правил составления и оформления реквизитов документов, общих для всех систем документации и конкретизированных в случаях наличия специфических особенностей.

К настоящему времени на общеуправленческом уровне унифицировано было свыше трех с половиной тысяч форм плановых, учетных, финансовых и других документов, сведенных в 1993 г. в Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД). Каждый из документов получил кодовое обозначение, определяющее его принадлежность к одной из систем документации и место в этой системе.

Обязательны к применению следующие общероссийские унифицированные системы управленческой документации:

• унифицированная система организационно-распорядительной документации (УСОРД);
• унифицированная система банковской документации;
• унифицированная система финансовой, учетной и отчетной бухгалтерской документации бюджетных учреждений и организаций;
• унифицированная система отчетно-статистической документации;
• унифицированная система учетной и отчетной бухгалтерской документации предприятий;
• унифицированная система документации по труду;
• унифицированная система документации Пенсионного фонда Российской Федерации;
• унифицированная система внешнеторговой документации.

На каждую унифицированную систему документации разработан государственный стандарт. Разработчиками УСД являются соответствующие  министерства (ведомства), осуществляющие координацию в той или иной отрасли деятельности. Так, Министерство финансов РФ является ответственным  за бухгалтерскую документацию, Росархив РФ - за организационно-распорядительные документы.

Унифицированная форма документа (УФД) - это совокупность реквизитов, установленных в соответствии с решаемыми в данной сфере деятельности задачами и расположенных в определенном порядке на носителе информации.

Знание вопросов современного документирования управленческой деятельности и организации работы с документами позволяет избежать внутренних и внешних конфликтов и сосредоточить свое внимание на решении задач производственно-хозяйственной  деятельности, конкурентной борьбы, получения  максимальной прибыли, развития предприятия.

Документационное  обеспечение управления в России регламентируется следующими нормативными актами и инструктивными материалами:

1. Конституция Российской Федерации / Принята 12 декабря 1993 г.
2. Гражданский кодекс Российской Федерации. Ч. 1-2.
3. Трудовой кодекс Российской Федерации.
4. Закон Российской Федерации от 23 сентября 1992 г. № 3520-1 «О товарных знаках, знаках обслуживания и наименованиях мест происхождения товаров».
5. Федеральный закон от 20 февраля 1995 г. № 24-ФЗ «Об информации, информатизации и защите информации».
6. Основы законодательства Российской Федерации от 07.07.1993 № 5341-1 «Об Архивном фонде Российской Федерации и архивах».
7. Постановление Правительства Российской Федерации от 27 декабря 1995 г. № 1268 «Об упорядочении изготовления, использования, хранения и уничтожения печатей и бланков с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации».
8. Постановление Правительства Российской Федерации от 8 июля 1997 г. № 835 «О первичных учетных документах».
9. Постановление Правительства Российской Федерации от 13 августа 1997 г. № 1009 «Об утверждении правил подготовки нормативных правовых актов федеральных органов исполнительной власти и их государственной регистрации» (с изм. от 11 февраля 1999 г.).
10. Положение об Архивном фонде Российской Федерации. Утверждено Указом Президента Российской Федерации от 17 марта 1994 г. № 552.
11. Положение о Федеральной архивной службе России. Утверждено Постановлением правительства Российской Федерации от 28 декабря 1998 г. № 1562.
12. ГОСТ Р 6.30-2003. Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов.
13. ГОСТ Р 51141-98. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения.
14. Общероссийский классификатор управленческой документации (ОКУД).
15. Общероссийский классификатор предприятий и организаций (ОКПО).
16. Государственная система документационного обеспечения управления. Основные положения. Общие требования к документам и службам документационного обеспечения. - М.: ВНИИДАД, 1991.
17. Примерное положение о Центральной экспертной комиссии (ЦЭК) министерства, ведомства Российской Федерации. Утверждено приказом Росархива от 17.03.1998 № 19.
18. Типовая инструкция по делопроизводству в министерствах и ведомствах Российской Федерации. - М.: Росархив, 1994.
19. Межотраслевые укрупненные нормативы времени на работу по документационному обеспечению управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 25 ноября 1994г. № 72). - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1995.
20. Нормы времени на работы по автоматизированной архивной технологии и документационному обеспечению органов управления (утверждены Постановлением Министерства труда Российской Федерации от 10 сентября 1993 г. № 152). - М.: ЦБНТ Минтруда Российской Федерации, 1993.

В соответствии со сложившейся за весь предшествующий период российской государственной  практикой, отсутствует единый орган, несущий всестороннюю юридическую  ответственность за создаваемую  и используемую обществом документацию. Эта ответственность рассредоточена между рядом органов государственной власти и управления в соответствии с их функциональными обязанностями.

1.3.

Реквизиты документов и общие правила их оформления

Каждый документ состоит из отдельных составляющих его информационных элементов, которые  называются реквизитами. Реквизиты - это опознавательные элементы документа, определяющие его правоотношения с субъектами и объектами деятельности предприятия.

Для удостоверения  юридической силы в разных документах используют различные реквизиты. К  числу наиболее юридически значимых реквизитов относятся: наименование организации, код организации, наименование и  код формы документа, дата и регистрационный  номер документа, подпись, печать, грифы  согласования и утверждения.

Реквизит является законченным информационным элементом, т.е. содержит полную информацию по своей  локальной теме, например авторство, возможность доступа для прочтения, место хранения. Реквизиты могут  быть графическими (герб, печать, эмблемa), но в основном являются текстовыми. Текстовые реквизиты могут быть простыми, состоящими из одного - двух слов (вид документа) или цифр (дата, номер листа), или сложными, в свою очередь включать в себя несколько самостоятельных частей (грифы утверждения, согласования, адресат и др.).

Часть информации реквизитов может быть заранее внесена  в шаблон (бланк) будущих документов, она называется постоянной частью, т.е. постоянные реквизиты - это символы и индексы, наносимые на типовые заготовки документов (бланки и формы) типографским и другим способом.

Дополняющая, конкретизирующая информация вносится при этом только при оформлении конкретного  документа и называется переменной частью, т.е.переменные реквизиты - это символы и индексы, вносимые в документ в процессе его подготовки и оформления.

Совокупность  реквизитов для конкретного документа  с определением их взаимного расположения составляет его формуляр. При создании унифицированной системы документации или унификации группы документов разрабатывается формуляр - образец. Формуляр - образец представляет собой графическую модель построения множества документов. Он устанавливает форматы бумаги, размеры полей, расположение всех (постоянных и переменных) реквизитов, характерных именно для этой группы документов. Формуляр, характерный для документов определенного вида (письма, протоколы, акты и др.) называется типовым формуляром.

ГОСТ Р 6.30-2003 «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» устанавливает определенные требования к оформлению реквизитов. Эти требования являются рекомендуемыми.

Состав  реквизитов документов:

01 - Государственный  герб Российской Федерации; 
02 - герб субъекта Российской Федерации; 
03 - эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания); 
04 - код организации; 
05 - основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица; 
06 - идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП); 
07 - код формы документа; 
08 - наименование организации; 
09 - справочные данные об организации; 
10 - наименование вида документа; 
11 - дата документа; 
12 - регистрационный номер документа; 
13 - ссылка на регистрационный номер и дату документа; 
14 - место составления или издания документа; 
15 - адресат; 
16 - гриф утверждения документа; 
17 - резолюция; 
18 - заголовок к тексту; 
19 - отметка о контроле; 
20 - текст документа; 
21 - отметка о наличии приложения; 
22 - подпись; 
23 - гриф согласования документа; 
24 - визы согласования документа; 
25 - оттиск печати; 
26 - отметка о заверении копии; 
27 - отметка об исполнителе; 
28 - отметка об исполнении документа и направлении его в дело; 
29 - отметка о поступлении документа в организацию; 
30 - идентификатор электронной копии документа.

Состав реквизитов, используемых при оформлении управленческих документов, этим списком не исчерпывается, но остальные реквизиты, как правило, применяются в границах конкретной системы документации.

Государственный герб Российской Федерации (реквизит 01) помещают на бланках документов государственных органов и учреждений, в соответствии с Федеральным конституционным законом «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, № 52, часть I, ст. 5021).

Воспроизводимое изображение Государственного герба  РФ должно в точности соответствовать  изображению, установленному действующим  законодательством. Реквизит 01 (так  же, как реквизит 02) располагается  на верхнем поле документа, отступая от края листа 3 мм в центре зоны расположения реквизитов 01, 02, 03.

Герб субъекта Российской Федерации (реквизит 02) помещают на бланках документов в соответствии с правовыми актами субъектов Российской Федерации. В этом случае целесообразно указывать на бланке также и наименование государства - Российская Федерация.