Документирование информации как функция современного менеджмента

Каждый управленческий документ является носителем информации, используется для её сбора, анализа, разработки и принятия управленческого  решения, его доведения до непосредственных исполнителей, заинтересованных организаций  или граждан. Главное требование, предъявляемое к управленческим документам, - официальность, достоверность, объективность. Реализуется это  требование при наделении документа  юридической силой, т.е. условием, при котором информация документа может быть использована в сфере управления без сомнений в её достоверности для осуществления любых действий. В настоящее время бесспорность и обязательность документа также определяется понятием “юридическая сила документа”.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно важна, т.к. они служат способом доказательства заключённой  в них информации и представляют одну из форм выражения права. Юридическую  силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическую силу документа понимают как бесспорность и авторитетность, основанную на законодательстве. Юридическая  сила документа предполагает его  обязательность для тех, кому он адресован, или для круга участников управления (органов управления, их структурных  подразделений, общественных организаций, должностных лиц, государственных  служащих и граждан), которые руководствуются  данным документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от неё.

В управленческой деятельности юридическая сила документа  обеспечивает его официальность для работников как данной управленческой системы, так и всех иных структур, с которыми она взаимосвязана.

Юридическая сила документа – это свойство, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.

Из этого определения  следует, что орган управления или  должностное лицо, выпускающее документ, обязаны :

• соблюдать при его подготовке действующие нормы законодательства;
• издавать документы только в пределах своей компетенции;
• соблюдать действующие в определённое время общегосударственные правила составления и оформления документов.

Таким образом, юридическая  сила документа определяется и содержанием, и формой документа.

Для определённых видов документов в действующих  правилах оформления разработаны требования к реквизитам, удостоверяющим их юридическую  силу.

Разные виды документов имеют разный набор реквизитов. Ещё  в середине 1980-х гг. установлен обязательный состав реквизитов, который обеспечивает их применение в управленческой деятельности:

• автор документа (наименование организации, учреждения, предприятия с указанием ведомственной принадлежности или организационно-правовой формы);
• дата создания документа;
• регистрационный индекс;
• текст (содержание);
• подпись.

Отсутствие или  неправильное оформление в документе  одного из реквизитов делает его недействительным.

В зависимости  от целей создания и использования  документов, их назначения, сферы распространения  и даже способа документирования зависит набор реквизитов конкретного  документа. [2]

 

4. Основные документы управления, их виды и значения документов

    Документы,  функционирующие в сфере управления, называются организационно-распорядительными документами (ОРД). Организационно-распорядительный документ – документ, применяемый при оформлении организационной, распорядительной, исполнительной и контрольной функций управления. Главная особенность организационно-распорядительных документов состоит в том, что они являются внутренними документами. Иными словами, для того, чтобы разработать и ввести их в действие, не требуется участия сторонних организаций или представителей каких-либо других предприятий. Достаточно решения руководства или других должностных лиц того предприятия, деятельности которого эти документы касаются. Для подписания же внешних документов договоров, накладных, актов приемки работ и пр. волеизъявления представителей только одного юридического лица недостаточно. Необходимо решение должностных лиц как минимум двух организаций, неподотчетных друг другу.

Внутренний документ, выпускаемый  на предприятии, может считаться  обязательным для исполнения сотрудниками лишь в том случае, если он имеет  юридическую силу.

Чтобы документ имел такую силу, необходимо следующее:

• положения, содержащиеся в документе, должны строго соответствовать требованиям законодательства;
• документ должен быть издан должностным лицом управления, отдела предприятия, обладающим необходимыми для этого полномочиями;
• реквизиты документа должны соответствовать принятым нормам.

Если эти условия не соблюдены, документ может быть признан судом  недействительным.

Унифицированная система  организационно-распорядительной документации (УСОРД) включает около 30 видов документов, которые можно разделить на группы.

1. Организационные – положения, уставы, учредительные договоры, инструкции, правила, структура и штатная численность, штатное расписание, посредством которых определяется статус учреждения, структурные звенья и порядок работы.
2. Распорядительные – постановления, решения, приказы по основной деятельности, указания, распоряжения, характеризующие административную деятельность предприятия.
3. Справочно-информационные- письма, факсы, телефонограммы, докладные и объяснительные записки, справки, сводки, запросы, протоколы, протоколы, акты и др.  документы;
4. Документация о личном составе (кадровая) – приказы о личном составе, личные дела и карточки, приказы о переводе, характеристики, удостоверения, заявления и т.д.
5. Документация по предложениям, заявлениям и жалобам граждан.

В учреждениях юстиции  и судах можно выделить три  основные группы:

• Первая группа – это основная документация, содержание которой определяется функциональным назначением органа, учреждения (приказы, указания, правила, инструкции,  инструктивные письма, судебные дела, исполнительные производства, планы, обзоры, докладные записки и д.р.)
• Вторая группа- это документы по личному составу, в том числе приказы о приёме, назначении, увольнении работников, личные дела и др.
• Третья группа – это финансовые, бухгалтерские, хозяйственные документы.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

    Само по себе документирование не решает всех проблем, связанных с документационным обеспечением управления. Документы - это специфические материальные объекты, при работе, с которыми необходимо выполнять много различных действий. Созданные документы требуют дальнейшей обработки в ходе их использования в управленческом процессе, а также последующего хранения в справочных целях. Поэтому процедуры создания документов дополняются организацией работы с ними.

    Делопроизводственное обеспечение системы управления персоналом (кадровое делопроизводство) - это, во-первых, совокупность документов организационно-распорядительного, информационно-справочного и учетного характера по персоналу организации и, во-вторых, их создание (или получение извне), обработка и организация движения по всем уровням вплоть до передачи в другие подразделения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

СПИСОК ИСПОЛЬЗОВАННЫХ ИСТОЧНИКОВ

 

 

1. Паневчик В.В., Акулич В.В., Некраха С.В.: делопроизводство: учеб. пособие. - Минск: БГЭУ, 2008 – 318 с.

2. Богданова Л.Р. Делопроизводство: Учебное пособие. – Москва: Международ. центр финансово-экономического развития, 2004 – 345 c.

3. Короткин Н.Н. Документирование  управленческой деятельности предпириятия: Учебное пособие. - Мн.: Реадкционно-издательсий отдел БСХА, 1999 – 268c.

4.[Электронный ресурс] /Режим доступа:

http://www.hist.bsu.by/images/stories/files/uch_materialy/arch/1_kurs/Dok_Ivanova/8.pdf - Дата доступа: 22.09.2012

5.Менеджмент и управление  [Электронный ресурс ] / Режим доступа: www.upravlenie24.ru -Дата доступа: 22.09.2013

6.Большая энциклопедия Нефти Газа [Электронный ресурс]/Режим доступа: http://www.ngpedia.ru/id191117p2.html -Дата доступа: 24.09.2013