Документальное оформление отпуска и служебных командировок

- иные расходы, произведенные работниками с разрешения или ведома работодателя. В командировку можно направить только работника, с которым заключен трудовой договор  и  работника, работающий по гражданско-правовому договору.

 В ТК РФ перечислены  лица, которых нельзя отправить  в командировку ни при каких  обстоятельствах. К ним относятся:

- беременные женщины (ст. 259 ТК РФ);

- сотрудники, работающие по ученическому договору, если командировка не связана с их ученичеством (ст. 203 ТК РФ);

- несовершеннолетние работники (ст. 268 ТК РФ). Исключением являются творческие работники СМИ, организаций кинематографии, театров, театральных и концертных организаций, цирков, а также спортсмены).

Кроме того, трудовое законодательство установило категории работников, направить  которых в командировку можно  лишь с их письменного согласия и  при условии, что это не запрещено  медицинскими рекомендациями и они письменно уведомлены о праве отказаться от командировки (ст. 259 ТК РФ). К ним относятся:

- женщины, имеющие ребенка до трех лет;

- матери (отцы), воспитывающие без супруга (супруги) ребенка до пяти лет;

работники, имеющие детей-инвалидов;

- работники, которые ухаживают за больными членами семьи в соответствии с медицинским заключением.

В соответствии с п. 4 Положения  об особенностях направления работников в служебные командировки (утв. Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 N 749) продолжительность  пребывания в командировке определяет работодатель. При этом он должен учитывать  объем, сложность и другие особенности  служебного поручения.

Днем выезда в командировку считается дата отправления поезда, самолета, автобуса или другого транспортного  средства от места постоянной работы командированного, а днем приезда  из командировки - дата прибытия указанного транспортного средства в место постоянной работы. При отправлении транспортного средства до 24 часов включительно днем отъезда в командировку считаются текущие сутки, а с 00:00 часов и позднее - последующие сутки. Ни минимальный, ни максимальный сроки служебной командировки не установлены. Поэтому она может продолжаться от одного дня до месяца и даже более.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Порядок предоставления отпусков и служебных командировок

 

  В соответствии  со ст. 122 ТК РФ оплачиваемый отпуск должен предоставлять работнику ежегодно. Право на использование отпуска за первый год работы возникает у работника по истечении 6 месяцев работы в данной организации. По соглашению сторон оплачиваемый отпуск работнику может быть предоставлен и до истечения 6 месяцев.

   Это означает, что ежегодный отпуск предоставляется  за работу в течении года (каждого рабочего года) (включая время этого отпуска), который исчисляется со дня поступления на  работу,    поэтому следует различать право на ежегодный отпуск в соответствии со ст. 114-119 ТК РФ и право на использование отпуска за первый и последующие годы работы. Право на отпуск у работника возникает  до истечения его рабочего года, т. е. 12 месяцев работы. При этом каждый год должен включать в себя и время работы, и отпуск. Право на ежегодные дополнительные отпуска  возникает по правилам, установленным  для них. Если право на основной и  дополнительный отпуска возникает  в разное время, то дополнительный отпуск предоставляется одновременно с основным полностью.

   Предоставление  отпуска за первый год работы по истечении 6 месяцев означает, что  отпуск предоставляется в первом году всем работникам авансом, так как  и в первом году, право на полный отпуск возникает после работы в  течение периода, равного 12 месяцам после поступления на работу за минусом времени ежегодного отпуска.

До  истечения 6 месяцев  непрерывной работы в данной организации  оплачиваемый отпуск по заявлению работника  должен быть предоставлен:

- женщинам – перед отпуском по беременности и родам или непосредственно после него либо по окончании отпуска по уходу за ребенком (ст. 122, 260 ТК РФ);

- работникам в возрасте до 18 лет;

- работникам, усыновившим ребенка (детей) в возрасте до 3 месяцев;

- в других случаях, предусмотренных федеральными законами.

    Отпуск  за второй и последующие года работы может предоставляться в любое время рабочего года в соответствии с очередностью предоставления ежегодных оплачиваемых отпусков, установленной в данной организации.

    Очередность предоставления оплачиваемых отпусков определяется ежегодно в соответствии с графиком отпусков, утверждаемым работодателем с учетом мнения представительного органа работников не позднее, чем за 2 недели до наступления календарного года.

        При составлении графика необходимо учитывать, что работникам, работающим первый год, отпуск за этот год должен быть предоставлен через 6 месяцев работы, а некоторым категориям работников и до истечения 6 месяцев (ст.122 ТК РФ); каждый работник должен получить отпуск в течение того года, за который отпуск предоставляется; должны быть соблюдены интересы тех работников, которые в соответствии с законодательством имеют право на использование отпуска в любое удобное для них время (ч.3 ст. 123 ТК РФ). Право на получение ежегодного отпуска в удобное для них (в том числе летнее) время имеют: работники моложе 18 лет (ст. 267 ТК РФ); женщины, имеющие 2 и более детей до 12 лет, а также отцы, воспитывающие детей указанного возраста без матери (ст. 264 ТК РФ); Герои Советского Союза, Герои Российской Федерации, полные кавалеры ордена Славы, участники, в том числе инвалиды, Великой Отечественной войны, ветераны боевых действий на территориях других государств и другие ветераны войны и труда, указанные в Федеральном законе от 12 января 1995 года «О ветеранах» - в редакции от 2 января и 4 мая 2000 года; работники, подвергшиеся радиационному воздействию вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС и ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне; родители и жены военнослужащих, погибших в результате ранений, контузии и увечья, полученных при исполнении иных обязанностей военной службы, либо вследствие заболевания, связанного с пребыванием на фронте; лица, награжденные знаком «Почетный донор России».

    Работники, обучающиеся без отрыва от производства в образовательных учреждениях начального, среднего и высшего профессионального образования, имеющих государственную аккредитацию, имеют право по соглашению с работодателем присоединить ежегодные оплачиваемые отпуска к дополнительным отпускам, предусмотренным ст. 173-177 ТК РФ.

    При составлении графиков отпусков следует  учитывать возможности разделения отпуска на части (ст. 125 ТК РФ) и замены части отпуска денежной компенсацией (ст. 126 ТК РФ).

       Отпуск  должен предоставляться в установленный срок (т. е. по графику). О времени начала отпуска работник должен быть извещен не позднее, чем за две недели до его начала (ч. 2 ст. 123 ТК РФ). Оплата производится не позднее, чем за 3 дня до его начала (ст. 136 ТК РФ).

    Если  работник заболел во время нахождения в ежегодном отпуске, последний подлежит продлению на число дней нетрудоспособности (ст. 183 ТК РФ). Такое же правило действует и в случае, если во время ежегодного отпуска у женщины возникло право на отпуск по беременности и родам.

    Ежегодный оплачиваемый отпуск должен быть продлен также в случае:

- исполнения работником во время ежегодного оплачиваемого отпуска государственных обязанностей, если для этого законом предусмотрено освобождение от работы (ст. 170 ТК РФ);

- в других случаях, предусмотренных законами и (или) локальными нормативными актами организации (ч. 1 ст. 124 ТК РФ).

    В этих случаях время возвращения из отпуска автоматически переносится на соответствующее количество дней. По соглашению между работником и работодателем неиспользованная часть отпуска может быть перенесена на другой срок.    Ежегодный отпуск должен быть перенесен на другое время, если он совпадает с учебным отпуском у работника, совмещающего работу с учебой без отрыва от производства.

    Запрещается не предоставление ежегодного оплачиваемого  отпуска в течение 2 лет подряд, а также не предоставление ежегодного оплачиваемого отпуска работникам в возрасте до 18 лет и работникам, занятым на работах с вредными и (или) опасными условиями труда (ч. 3 и 4 ст. 124 ТК РФ).

       Замена  части отпуска денежной компенсацией происходит по инициативе работника. Как следует из содержания ч . 1 ст. 126 ТК РФ, работодатель может, но не обязан удовлетворить просьбу работника.

    По  соглашению между работником и работодателем  ежегодный оплачиваемый отпуск может  быть разделен на части. При этом хотя бы одна из частей этого отпуска должна быть не менее 14 календарных дней.

    Отзыв работника из отпуска допускается только с его согласия. Неиспользованная в связи с этим часть отпуска должна быть предоставлена по выбору работника в удобное для него время в течение текущего рабочего года или присоединена к отпуску за следующий рабочий год.

    Не  допускается отзыв работников в  возрасте до 18 лет, беременных женщин и  работников, занятых на работе с  вредными и (или) опасными условиями  труда.

       Если  же работнику предоставлен отпуск продолжительностью 28 календарных дней, и он согласится по предложению работодателя выйти  из отпуска досрочно, то оставшаяся часть должна быть предоставлена  ему в другое время по соглашению сторон. Работодатель при этом должен произвести перерасчет оплаты за отпуск. Денежная сумма, выплаченная работнику при уходе в отпуск и приходящаяся на неиспользованную часть отпуска, должна быть зачтена при выплате заработной платы за работу после выхода из отпуска. При предоставлении неиспользованной части отпуска работнику должна быть выплачена заработная плата за эту часть в соответствии с ч. 9 ст. 136 ТК РФ.

    При увольнении работнику выплачивается денежная компенсация за все неиспользованные отпуска.

    По  письменному заявлению работника неиспользованные отпуска могут быть предоставлены ему с последующим увольнением (за исключением случаев увольнения за виновные действия). При этом днем увольнения считается последний день отпуска.

    При увольнении в связи с истечением срока трудового договора отпуск с последующим увольнением может предоставляться и тогда, когда время отпуска полностью или частично выходит за пределы срока этого договора. В этом случае днем увольнения также считается последний день отпуска.

    При предоставлении отпуска с последующим увольнением в случае расторжения трудового договора по инициативе работника этот работник имеет право отозвать свое заявление об увольнении до дня начала отпуска, если на его место не приглашен в порядке перевода другой работник (ст. 127 ТК РФ).

    При предоставлении отпуска с последующим  увольнением в фактический последний  день работы с работником производится полный расчет и ему выдается трудовая книжка, в которой днем увольнения записан последний день отпуска.

    В стаж работы, дающий право на ежегодный основной оплачиваемый отпуск, согласно ст. 121 ТК РФ включаются:

- время фактической работы;

- время, когда работник фактически не работал, но за ним в соответствии с федеральными законами сохранялось место работы;

- время вынужденного прогула при незаконном увольнении или отстранении от  работы и последующем восстановлении на прежней работе;

- другие периоды времени, предусмотренные коллективным договором, трудовым договором или локальным нормативным актом организации.

    В стаж работы, дающий право на ежегодный  основной оплачиваемый отпуск, не включаются:

- время отсутствия работника на работе без уважительных причин, в том числе вследствие его отстранения от работы в случаях, предусмотренных ст. 76 ТК РФ;

- время отпусков по уходу за ребенком до достижения им установленного законом возраста (ст. 256 ТК РФ);

- время предоставляемых по просьбе работника отпусков без сохранения заработной платы продолжительностью более 7 календарных дней (ч. 1 ст. 128 ТК РФ).

    Предусмотренный в статье 121 ТК РФ порядок исчисления стажа необходим, во-первых, для определения  начала и конца рабочего года, отработка которого, включая время ежегодного основного и дополнительного отпуска, дает право на полный отпуск, во-вторых, для определения 6 месяцев непрерывной работы в данной организации, по истечении которых работник имеет право на использование отпуска за первый год работы (см. статью 122 ТК РФ). Периоды, которые не включаются в стаж работы, отодвигают дату окончания данного и начала следующего рабочего года.

Учебный отпуск — основная гарантия, предусмотренная для сотрудников, совмещающих работу и учебу. Он предоставляется  в календарных днях независимо от фактической продолжительности  работы сотрудника в организации  и может быть оплачиваемым (с сохранением среднего заработка) или нет.

Работнику, совмещающему работу с обучением одновременно в двух образовательных учреждениях, гарантии и компенсации предоставляются  только в связи с обучением  в одном из этих образовательных  учреждений (по выбору работника).

Время учебных отпусков включается в стаж работы, дающий право на ежегодный  основной оплачиваемый отпуск.

Организация должна предоставить своему сотруднику оплачиваемый учебный  отпуск, если одновременно соблюдаются три следующих условия.

Первое — образовательное  учреждение имеет государственную  аккредитацию, которая подтверждается заверенной копией свидетельства. Организация  может предоставить оплачиваемые учебные  отпуска и сотрудникам, которые  учатся в образовательных учреждениях, не имеющих государственной аккредитации. Однако подобное условие необходимо прописать в трудовом или коллективном договоре.

Второе — образование  данного уровня сотрудник получает впервые. Однако работодатель может  предоставить оплачиваемый учебный  отпуск сотруднику, который получает образование данного уровня во второй раз (например, второе высшее), если сам  направил этого сотрудника учиться  в соответствии с трудовым или  ученическим договором (статья 177).

Третье условие — успешное обучение сотрудника. Считается, что  обучение проходит успешно, если работники  не имеют задолженности за предыдущий курс (семестр) и к началу сессии они сдали все зачеты, выполнили  все работы по дисциплинам учебного плана по предметам, вынесенным на сессию.