Документация по трудовым правоотношениям. Правила регистрации и индексации документов

МИНОБРНАУКИ РОССИИ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ ГОСУДАРСТВЕННОЕ БЮДЖЕТНОЕ

ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО ОБРАЗОВАНИЯ

«САНКТ-ПЕТЕРБУРГСКИЙ  ГОСУДАРСТВЕННЫЙ УНИВЕРСИТЕТ СЕРВИСА  И ЭКОНОМИКИ»

 

КИРОВСКИЙ ФИЛИАЛ

 

 

Дисциплина:    Делопроизводство и корресподенция

 

 

 

 

 

 

Контрольная работа

 

     

На тему: Документация по трудовым правоотношениям.

Правила регистрации  и индексации документов.

 

 

 

 

Студент:

Специальность: Сервис

Отделение: заочное курс: 3

Преподаватель:

 

 

 

 

 

 

 

 

 

г. Киров

2013г.

 

 

 

 

 

Содержание

 

Введение

1. Документирование трудовых  правоотношений

2. Оформление трудовых  правоотношений

при поступлении на работу

3. Виды документов  по оформлению

трудовых отношений

3.1 Приказы по личному  составу

3.2 Личная карточка 

3.3 Личное дело

3.4 Прием на работу

3.5 Трудовой договор 

Образец трудового договора

Заключение

Список использованных источников

 

Введение

 

Большое значение в нашей  жизни имеют документы по личному  составу, отражающие трудовую деятельность работника и подтверждающие трудовой стаж, необходимый для начисления пенсии.

В условиях рыночных отношений, с созданием большого числа различных  фирм, предприятий, организаций остро  встала проблема правильного документирования трудовых правоотношений, организации  работы и сохранения кадровой документации, что отражает актуальность темы. Почти повсеместно из-за малочисленности и некомпетентности персонала фирмы не придают значения оформлению, ведению и сохранению документации по личному составу. Важнейшая роль этих документов в жизни каждого человека зачастую недооценивается руководителями коммерческих структур (хотя они несут персональную ответственность за документальный фонд предприятия), в результате чего кадровая документация ведется с грубыми нарушениями соответствующих требований общегосударственных законодательных и нормативных актов.

Таким образом, ошибки при  ведении кадровой документации не просто выражают неуважение к сотрудникам, но и являются нарушением требований трудового законодательства.

При работе с документами  необходимо руководствоваться нормативными актами РФ, которые предусматривают составление документов по определенным правилам, ведение номенклатуры (списка) дел, создание архива организации для обеспечения сохранности наиболее ценных документов.

Целью данной контрольно работы является рассмотрение процесса документирования трудовых правоотношений.

 

1. Документирование трудовых правоотношений

 

Трудовые отношения  между работником и работодателем  возникают на основании заключенного трудового договора. Под оформлением  трудовых отношений понимается их документирование, т. е. создание соответствующих документов.

В результате документирования создаются организационные, распорядительные, учетные, информационно-справочные и  другие документы различных видов  и разновидностей.

Обязательность регистрации документов прямо обусловлена требованием п. 4.1.2 Типовой инструкции по делопроизводству в федеральных органах исполнительной власти, утв. приказом Минкультуры России от 08.11.05 №536: «...регистрации подлежат все документы, требующие учета, исполнения и использования в справочных целях»¹.

Таким образом, кадровое делопроизводство - это совокупность процедур по составлению, оформлению, обработке, хранению и поиску документов по управлению персоналом. Для своевременного и правильного выполнения этих процедур представляется наиболее целесообразным максимально регламентировать как состав кадровых документов, так и технологию работы с ними за счет создания комплекса локальных нормативных актов по делопроизводству: Табеля форм документов, Альбома форм документов, Графика документооборота кадровой службы, Инструкции по кадровому делопроизводству.²

Одной из главных задач  названных актов является отражение  особенностей производственной деятельности организации, а для начинающих работников кадровой службы локальные нормативные акты по делопроизводству должны стать справочником, дающим ответы на возникающие у них вопросы по документированию трудовых отношений.³

 

2. Оформление трудовых правоотношений при поступлении на работу

 

Оформление на работу, пожалуй, самый важный этап трудоустройства, от которого зависит будущее любого работника. Правильное составление документов убережет от незаконного увольнения и форс-мажорных обстоятельств.

Когда все этапы собеседования  пройдены и компания приглашает кандидата  на работу, в первый трудовой день необходимо принести необходимые для оформления трудового договора документы. Перечень этих документов установлен в статье 65 Трудового кодекса РФ.

Статья 65. Документы, предъявляемые при заключении трудового  договора

При заключении трудового договора лицо, поступающее на работу, предъявляет работодателю:

паспорт или иной документ, удостоверяющий личность;

трудовую книжку, за исключением  случаев, когда трудовой договор  заключается впервые или работник поступает на работу на условиях совместительства;

страховое свидетельство  государственного пенсионного страхования;

документы воинского  учета - для военнообязанных и  лиц, подлежащих призыву на военную  службу;

документ об образовании, о квалификации или наличии специальных  знаний - при поступлении на работу, требующую специальных знаний или специальной подготовки.

При заключении трудового  договора впервые трудовая книжка и  страховое свидетельство государственного пенсионного страхования оформляются  работодателем.⁴

Статья 67. Форма  трудового договора

Трудовой договор заключается  в письменной форме, составляется в  двух экземплярах, каждый из которых  подписывается сторонами. Один экземпляр  трудового договора передается работнику, другой хранится у работодателя.

Трудовой договор, не оформленный надлежащим образом, считается заключенным, если работник приступил к работе с ведома или по поручению работодателя или его представителя. При фактическом допущении работника к работе работодатель обязан оформить с ним трудовой договор в письменной форме не позднее трех дней со дня фактического допущения работника к работе.

Стоит отметить, что прием  на работу оформляется приказом работодателя. Распоряжение издается на основании  заключенного трудового договора. Работника  обязаны ознакомить с приказом (под  расписку) в трехдневный срок со дня подписания трудового договора. По желанию нового сотрудника ему выдается заверенная копия приказа. Адвокаты по трудовым спорам рекомендуют брать копии со всех документов, которые работник подписывает.⁵

При приеме на работу работодатель обязан ознакомить работника с действующими в организации правилами внутреннего трудового распорядка, иными локальными нормативными актами, имеющими отношение к трудовой функции работника, коллективным договором.

Отметим, что прием  на работу руководителя на практике несколько отличается от приема рядового сотрудника. Это связано с правовым положением первого, которое складывается в равной степени на основании норм трудового и гражданского права. Гражданское право регулирует ту часть отношений, которая возникает у руководителя как у лица, назначенного собственником компании для осуществления коммерческой деятельности (бизнес-решения, заключение сделок, управление активами, меры ответственности в случае причинения ущерба и так далее).

 

3. Виды документов по оформлению трудовых отношений

 

Документы по личному  составу подтверждают место и  стаж работы граждан и имеют первостепенное значение для каждого работника  фирмы при оформлении пенсии и  во всех случаях, требующих подтверждения  стажа и места работы. Оформление приема на работу, переводов, увольнений, отпусков, командировок выполняет секретарь если нет специального работника.

В состав документов по личному составу входят:

 

 

1. Приказы по личному составу.

 

Они являются важнейшими документами составляемыми в  процессе

документирования функций  кадровой службы предприятия. Приказами  оформляются: прием, перевод и увольнение работников; предоставление им отпусков и командирование; изменение условий  и оплаты труда, присвоение разрядов и изменение анкетно-биографических данных; поощрения и наложение взысканий.⁶

Для оформления приказов по личному составу необходимо письменное обоснование, в качестве которого могут  выступать: личное заявление работника, контракт, докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку), акт (например, о нарушении дисциплины), служебное письмо другой организации с запросом на перевод работника, свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника.⁷

Каждый пункт приказа по личному составу должен быть сформулирован в строгом соответствии с требованиями КЗОТ. Постоянной информацией для любого кадрового приказа является указание распорядительного действия (уволить, премировать, перевести), фамилии и инициалы работника (имени и отчества полностью – при приеме на работу), должности и структурного подразделения (если предприятие имеет структурные подразделения), даты вступления в силу данного пункта приказа (если она не совпадает с датой регистрации приказа).⁸

При приеме на работу обязательно указывается установленный размер оплаты труда (оклад, надбавка, индексация) и, при необходимости, условия приема: временно (с … по …), с испытательным сроком (его продолжительностью)⁹.

При переводе на другую работу – новая должность и подразделение, вид перевода (для временных переводов – с указанием продолжительности), причина перевода (в полном соответствии с требованиями КЗОТ), изменение оплаты труда (если оно возникает).

При увольнении – причина  увольнения, согласно статьям КЗОТа.

При предоставлении отпуска  – его вид, продолжительность, даты начала

и окончания.

При командировании –  дата и продолжительность командировок, место направления, наименование предприятия.

Приказы по личному составу  доводятся до сведения работников под

расписку. Виды ознакомления работников могут располагаться либо непосредственно после текста каждого пункта приказа, либо после подписи руководителя предприятия.¹⁰

Приказы по личному составу  обязательно регистрируются (отдельно от приказов по основной деятельности). В качестве регистрационной формы используют книгу (журнал) регистрации (при сравнительно небольшом количестве кадровых приказов, издаваемых в течении календарного года) или регистрационные карточки (при больших массивах приказов для удобства справочно-поисковой работы). В регистрационной форме указываются: дата и номер приказа, содержание, кем подписан приказ. С учетом различий в сроках хранения приказов по личному составу рекомендуется индексировать (нумеровать) их по следующему правилу: к порядковому номеру приказу добавляется буквенное обозначение (чтобы отличить его по номеру от приказа по основной деятельности).

Информация, содержащаяся в приказах по личному составу (сведения о работе и поощрениях) фиксируется  в трудовых книжках.

 

2. Личная карточка.

 

На всех сотрудников, принятых на работу заводится личная карточка

(форма Т-2), являющаяся  основным учетным документом. Личная  карточка используется для анализа  состава и учета движения кадров.

Личная карточка заполняется  в одном экземпляре. Все последующие изменения в учетных данных, предусмотренных формой, должны своевременно отражаться в личной карточке.

Карточка ставится в  алфавитную картотеку работающих.¹¹ При

автоматизированной системе  данные о сотруднике могут вводиться  в ПЭВМ, и затем на их основе при необходимости может распечатываться форма Т-2, позволяют создавать и любые отчетно-справочные документы по личному составу организации.¹²

Личные карточки формируются  отдельно на работающих и уволенных  сотрудников. Личные карточки работающих хранятся у лица, ответственного за кадровую документацию, до увольнения работника. Они систематизируются по структурным подразделениям, а внутри – по алфавиту фамилий.¹³

Личные карточки уволенных  выделяются из общего массива и хранятся у ответственного за кадровую документацию в течение года. Внутри дела они располагаются строго по алфавиту фамилий, и после окончания текущего года должны быть подготовлены к передаче на архивное хранение.

 

3. Личное дело.

 

Особого внимания требует  ведение личных дел.

Личное дело – совокупность документов, содержащих необходимые

сведения о работнике  и его трудовом стаже.

Первоначально в личное дело помещаются документы, оформленные  при приеме на работу. В процессе трудовой деятельности работника его  личное дело может дополнятся другими  документами, свидетельствующими об изменении его образования, семейного положения и др.

Каждое личное дело формируется  в отдельной папке. Оформление обложки  включает: № дела, фамилию, имя, отчество работника, дату поступления на работу.

За правильное оформление личных дел несут ответственность работники, ведущие кадровую документацию.¹⁴

Для удобства ведения  личного дела и справочной работы можно

рекомендовать документы  включать в дело в следующей последовательности:

- внутренняя опись  документов дела;

- дополнение к анкете;

- заявление о приеме  на работу;

- анкета с фотокарточкой;

- трудовой договор;

- приказ о приеме  на работу (копия);

- документы об образовании  (копия);

- характеристики или  рекомендательные письма.