Документационное обеспечение управления в организации

     При приеме особо ценных дел проверяется  количество листов в делах.

     Дела, увязанные в связки, доставляются в архив организации сотрудниками структурных подразделений.

     Вместе  с делами в архив передаются регистрационные  картотеки на документы. Наименование каждой картотеки включается в опись.

 

     3. Требования, предъявляемые  к оформлению документов  по личному составу 

     Унифицированные формы документов по учету кадров имеют свои особенности оформления, тем не менее многие положения ГОСТа и Типовой инструкции вполне применимы по отношению к ним, например, правила датирования, присвоения регистрационных номеров, подписания, заверения копий документов и т.п.

     Среди огромного количества кадровой документации особое значение имеет документация по личному составу. Особая аккуратность при оформлении, ведении, хранении кадровой документации на протяжении длительного времени обусловлена составлением на ее основе государственного статистического наблюдения (№ П-4) «Сведения о численности, заработной плате и движении работников» (Постановление Госкомстата РФ от 1 декабря 2003 г. N 105 «Об утверждении Порядка заполнения и представления унифицированных форм федерального государственного статистического наблюдения»). Не меньшую важность представляет и то, что кадровая документация по личному составу представляется всеми юридическими лицами – коммерческие и некоммерческие организации всех форм собственности.

     К кадровой документации по личному составу относятся:

     1. Трудовые договоры (контракты).

     2. Приказы по личному составу.

     3. Личные дела.

     4. Личные карточки (форма Т-2).

     5. Лицевые счета по зарплате.

     Существует  общепринятая система регистрации  кадровой документации. Это книги  учета и журналы. Перечислим основные виды журналов, регистрирующих кадровую документацию:

     1. Книга учета движения трудовых  книжек и вкладышей к ним.

     2. Приходно-расходная книга по учету  бланков трудовых книжек и  вкладышей к ним.

     3. Книга учета трудовых договоров, изменений и дополнений к ним.

     4. Журнал учета приказов по основной  деятельности.

     5. Журнал учета приказов по личному  составу.

     6. Книга регистрации и контроля  за поступающими и отправляемыми  документами.

     7. Книга регистрации распорядительных  и нормативных документов организации.

     8. Журнал учета отпусков.

     9. Журнал учета личных карточек  Т-2.

     10. Журнал учета военнообязанных  и лиц, подлежащих призыву.

     11. Журнал учета мероприятий по  контролю.

     12. Журнал учета командировок.

     13. Журнал учета командировочных удостоверений.

     14. Журнал ознакомления с инструкцией  (прохождения инструктажа) по  охране труда.

     15. Журнал учета медицинских осмотров.

     Таким образом, кадровая документация включает в себя внушительный список обязательных документов, которые должны оформляться, заполняться и храниться определенным образом.

     Личная  карточка – это основной документ по учету персонала предприятия, который подлежит хранению 75 лет  и при ликвидации организации  сдается в архив вместе с приказами  и лицевыми счетами. Ведение личной карточки предусмотрено в Правилах ведения трудовых книжек, то есть при любой записи в трудовой книжке работодатель обязан дать расписаться сотруднику в личной карточке. Личная карточка заводиться на работника в одном экземпляре. Все записи в личной карточке делаются на основании подлинников документов, предоставленных сотрудником. Личная карточка содержит следующие разделы:

     Общие сведения

     Сведения  о воинском учете

     Прием на работу и переводы на другую работу

     Аттестация

     Повышение квалификации

     Профессиональная переподготовка

     Поощрение и награды

     Отпуск

     Социальные  льготы

     Дополнительные  сведения

     Основание увольнения

     Карточки  уволенных сотрудников изымаются  из оперативного пользования и сдаются  в архив предприятия.

     Личное  дело – это совокупность документов, содержащих наиболее полные сведения о работнике и его трудовой деятельности. Личное дело оформляется после издания приказа о приеме на работу. В условиях современного делопроизводства организация вправе самостоятельно решать вопрос о необходимости заведения личных дел.

     Личное  дело сотрудника должно включать следующие  документы:

     – внутренняя опись документов

     – анкета

     – резюме (автобиография)

     – копии документов об образовании

     – копии всех приказов о назначении, переводе, поощрениях и т.д.

     – заявление о приеме на работу или трудовой контракт

     – данные аттестации

     – характеристики или рекомендательные письма

     Личное  дело подшивается в отдельную  папку и ему присваивается  порядковый номер. Под этим номером  личное дело регистрируется в «Журнале учета личных дел».

     В дальнейшем в личное дело включаются документы, подтверждающие изменение анкетно-биографических данных сотрудника. Изменения в личные дела вносятся менеджером по персоналу.

     Личное  дело не выдается на руки работнику, на которого оно заведено.

     Личное  дело хранится 75 лет. Личные дела руководителей предприятия хранятся постоянно.

     Кадровое  делопроизводство – это комплекс методов и процессов работы с  кадровыми документами, осуществляемый предприятием при выполнении им своих  функций и задач.

     Кадровое  делопроизводство является составной частью управления. Кадровое делопроизводство предусматривает составление и оформление документов по определенным кадровым задачам: прием на работу, увольнение, перевод, перемещение, совместительство, временный перевод для замещения отсутствующего работника, поощрение, взыскание, предоставление отпуска, командирование, аттестация и т.п.

     Кадровое  делопроизводство регулируется нормативно-методической базой. При ведении кадрового  делопроизводства необходимо учитывать  требования Федеральной инспекцией труда. Кадровое делопроизводство ведется по установленным требованиям, закрепленным в инструкции. Информацию о документах, касающихся кадрового делопроизводства можно получить в специальной литературе, на специализированных семинарах, курсах. Сотрудник кадрового отдела должен своевременно знакомиться со всеми изменениями в кадровом делопроизводстве.

     Кадровые  документы являются неотъемлемой частью делопроизводства, которые документируют  движение кадров на предприятии. Под  движением кадров специалисты понимают:

     – прием на работу

     – перевод на другую работу

     – увольнение

     – предоставление отпусков

     – командировки.

     Кадровые  документы включают:

     – Приказ о приеме на работу

     – Личная карточка

     – Штатное расписание

     – Приказ о переводе на другую работу

     – Приказ о предоставлении отпуска

     – График отпусков

     – Приказ о прекращении трудового договора

     – Приказ о направлении работника в командировку

     – Командировочное удостоверение

     – Служебное задание для направления в командировку и отчет о его выполнении

     – Приказ о поощрении работника

     – Табель учета использования рабочего времени и расчета заработной платы

     – Табель учета использования рабочего времени

     – Личные заявления сотрудников

     – Докладные записки

     – Акты.

     Кадровые  документы регламентируются нормативно-методической базой. Кадровые документы регистрируются в книге учета или специальном журнале. Кадровые документы хранятся в отделе кадров. Кадровые документы заполняются кадровиком, руководителем организации или сотрудником, отвечающим за делопроизводство.

     Штатное расписание – организационно-распорядительный документ, содержащий перечень наименований должностей постоянных сотрудников с указанием количества одноименных должностей и размеров должностных окладов. Штатное расписание утверждается собственником предприятия, руководителем или вышестоящим органом. Стандартная форма штатного расписания содержит следующие разделы:

     1. Наименование структурного подразделения.

     2. Наименование должности.

     3. Код профессии.

     4. Количество штатных единиц.

     5. Месячный оклад или тарифная  ставка (диапазон).

     Правильно составленное штатное расписание включает в себя название предприятия, дату составления, подпись утвердившего штатное расписание лица и печать предприятия. При возникновении  необходимости в новых сотрудниках  издается приказ о внесении в штатное расписание новых единиц. Особенно важно штатное расписание для бюджетных организаций (оно должно быть составлено и утверждено до начала нового календарного года, иначе финансирование будет невозможно). Небольшие компании могут обходиться без штатного расписания, довольствуясь списком сотрудников. Для автоматизации кадрового учета созданы специальные компьютерные программы, в которых работа со штатным расписанием облегчена и регламентирована.

     Постановлением  Госкомстата России от 06.04.01 № 26 утверждены и введены в действие формы первичной учетной документации по учету труда и его оплаты. Данные формы документов согласованы с Минфином России, Минэкомики России, Минтрудом России.

     Унифицированные формы первичной учетной документации по учету кадров распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности. Унифицированные формы по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда распространяются на юридических лиц всех организационно-правовых форм и форм собственности, кроме бюджетных учреждений.

 

       4. Язык и стиль  делового документа

 

     Деловые документы возникли на Руси вскоре после появления письменности. Деловая  письменность была развита и в  Московской Руси. В XV-XVI вв. на основе московского  говора развился деловой («приказный») язык Московской Руси, сформировавшийся главным образом в московских «приказах» (т. е. в учреждениях, ведавших отдельными отраслями государственного управления). На приказном языке писались государственные и юридические акты, а также письма московских великих князей, посольские донесения, географические и исторические сочинения, лечебники, поваренные книги и т. п.

     Язык  деловых документов как Киевской, так и Московской Руси отличается от языка летописной и художественно-повествовательной литературы, во-первых, крайне ограниченным использованием славянизмов; во-вторых, специфическими терминами, устойчивыми сочетаниями слов и синтаксическими явлениями; в-третьих, почти полным отсутствием каких-либо приемов литературной отделки; Своего рода «штампом» деловой речи является сложное предложение с придаточным условия.

     Русская деловая речь создает свои штампы, свою устойчивую фразеологию, в составе  которой иногда используются наиболее распространенные славянизмы. Возможно также, что писцы, работавшие в русских княжеских канцеляриях домонгольской эпохи, употребляли устойчивые формулы, сложившиеся в языке болгарских царских канцелярий. Очень многие из древних русских грамот начинаются одной и той же формулой.

     Стили речи – системы языковых элементов внутри литературного языка, разграниченные условиями и задачами общения; форма наших высказываний зависит от того, где, с кем и зачем мы говорим.

     Выделяют  пять стилей; четыре книжных: научный, официально-деловой, публицистический, художественный – и разговорный стиль. Для каждого стиля характерны определенные средства языка: слова, их формы, словосочетания, типы предложений, причем их принадлежность к разговорному или книжному стилю осознается при сопоставлении с нейтральными средствами.