Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации

 

Курсовая работа

по дисциплине «Документационное  обеспечение управления социально- культурной сферой и туризмом»

 

Тема: Документационное обеспечение управления фирмой. Состав документации (на примере городской поликлиники № 217 УЗ ЗАО г. Москвы)

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Москва 2007

                                               

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

   Оглавление

 

 

 

 

 

 

 

Введение……………………………………………………………стр. 3

Глава 1. Основные положения, предмет и цели деятельности

учреждения, организационная структура, функции отделов…... стр.4

          1.1. Основные положения, предмет  и цели деятельности 

                 учреждения…………………………………………........стр.4   

          1.2. Организационная структура…………………………….стр.9

          1.3. Функции отделов………………………………………...стр.11

Глава 2. Номенклатура дел………………………………………….стр.13

Глава 3.Описание состава документации…………………………..стр.17

          3.1.Организационные документы…………………………….стр.18

          3.2.Распорядительные документы…………………………….стр.19

          3.3.Документы по кадровому обеспечению…………………..стр.21

Заключение………………………………………………………….....стр.24

Список используемой литературы…………………………………...стр.25

Приложения…………………………………………………………...стр.26-31

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

                                                     Введение

 

 

 

 В Российской Федерации существует Единая государственная система документирования (ЕГСД). Она представляет собой научно обоснованный комплекс правил, нормативов и рекомендаций по ведению делопроизводства. Задача ЕГСД – повышение эффективности делопроизводства, сокращение документооборота и упрощение работы с документами. На сегодняшний день перед каждой организацией может возникнуть проблема правильного оформления документации. Как правило, делопроизводством на предприятии занимается отдельная служба, в функции которой входит создание документации в соответствии с принятыми стандартами.

Свою работу я подготовила, опираясь на деятельность городской поликлиники № 217 г. Москвы.

В работе я рассмотрела организационную структуру учреждения, основные виды деятельности, как осуществляется процесс управления и функционирования учреждения с помощью различной документации. Раскрыла теоретические аспекты, посвященные  номенклатуре дел: ее назначению, оформлению, структуре. Так же мной была составлена примерная  номенклатура дел. Описала состав документации выбранного раздела номенклатуры дел, их назначение, структуру,  особенности составления, подписания и оформления.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Глава 1. Основные положения, предмет и цели деятельности

организации, организационная структура, функции  отделов.

 

1.1. Общие положения,  цель и предмет деятельности  организации.

 

1. Государственное лечебно-профилактическое учреждение г. Москвы «Городская поликлиника № 217» Западного административного округа, именуемое в дальнейшем «Учреждение», создано в соответствии с Приказом Солнцевского районного территориального медицинского управления № 19/к от 01.10.90г. «Об открытии смешанной поликлиники в пос. Внуково» в соответствии с Основами законодательства Российской Федерации «Об охране здоровья граждан». Учреждение является некоммерческой организацией, не преследует извлечение прибыли в качестве основной цели своей основной деятельности, не распределяет полученную прибыль между участниками (Учредителями), а направляет её на уставные цели.

Официальное полное наименование Учреждения:

Государственное лечебно-профилактическое учреждение г. Москвы «Городская поликлиника  № 217» Западного административного  округа.

Сокращённое наименование Учреждения:

ГП № 217 ЗАО.

1.2. Учредителем государственного лечебно-профилактического учреждения г. Москвы «Городская поликлиника № 217» Западного административного округа является Комитет Здравоохранения г. Москвы.

1.3. Учреждение находится в ведомственном  подчинении Управления здравоохранения  Западного административного округа  г. Москвы.

1.4. . Учреждение является юридическим лицом, имеет обособленное имущество, самостоятельный баланс, расчетный и иные счета в учреждениях банков, печать со своим наименованием вышестоящего органа управления, бланки.

1.5. ГП № 217 является государственным  учреждением здравоохранения, самостоятельно осуществляющим медицинскую деятельность за счет имеющихся служб и подразделений

1.6. Учреждение от своего имени приобретает имущественные и неимущественные права и исполняет обязанности, выступает истцом и ответчиком в суде, арбитражном и третейском судах в соответствии с законодательством Российской Федерации.

1.7. . Учреждение отвечает по своим обязательствам находящимися в его распоряжении денежными средствами. При их недостаточности субсидиарную ответственность по обязательствам Учреждения несёт собственник имущества.

1.8. Местонахождение  Учреждения:

103027, г. Москва, ул. Насосная, 1/а.

1.9. Учреждение руководствуется  в своей деятельности законодательством  Российской Федерации, нормативными  актами Министерства здравоохранения и медицинской промышленности  Российской Федерации, органов власти и управления г. Москвы, настоящим уставом.

Учреждение выполняет государственные  мероприятия по мобилизационной  подготовке и гражданской обороне  в соответствии с действующим  законодательством и нормативными актами правительства Москвы, обеспечивает сохранение за ним задания по мобилизационной подготовке, гражданской обороне и службе экстренной медицинской помощи населению в чрезвычайных ситуациях мирного и военного времени.

 

 

 

 

 

 

 

                        2. Цель и предмет деятельности  учреждения.

2.1. Учреждение создано  с целью удовлетворения общественной  потребности в медицинском обслуживании  граждан.

2.2. Предметом деятельности  Учреждения является:

- обеспечение квалифицированной медицинской помощи (детскому, подростковому, взрослому) населению, прикреплённому к поликлинике;

- повышение качества  и оперативности профилактической  работы;

- своевременное и качественное  обследование, лечение и реабилитация  больных в амбулаторных условиях и на дому;

- улучшение взаимодействия с консультативно диагностическим центром и другими лечебно-профилактическими учреждениями. Взаимная преемственность в работе;

- повышение качества  и оперативности медицинской  помощи;

- обеспечение готовности  к работе в экстремальных условиях;

- участие в выполнении  Московской городской программы  обязательного медицинского страхования  и добровольного медицинского  страхования;

- оказание медико-социальных  услуг населению;

- обеспечение социальной защиты работников Учреждения;

- развитие производственной  и социальной базы Учреждения, как части государственной системы  здравоохранения;

- развитие и оптимизация  планово-финансовой и хозяйственной  деятельности;

- развитие материально-технической  базы;

- своевременное внедрение и практику новейшей медицинской техники.

2.3. Учреждение для  достижения цели, ради которой  оно создано, осуществляет:

- изучение и анализ  заболеваемости населения, проживавшего  на закреплённой территории;

- разработку (участие  в разработке) программ мероприятий по профилактике наиболее часто встречающихся заболеваний;

- пропаганда здорового  образа жизни и гигиеническое  воспитание населения;

- раннее выявление  заболеваний и своевременное  взятие больных на диспансерный  учёт;

- комплексное обследование и лечение диспансерных больных в амбулаторных условиях;

- своевременное и полное  обследование и лечение больных;

- своевременная госпитализация больных;

- выдача рекомендаций  по дальнейшему лечению;

- использование комплексной  терапии, восстановительного лечения в активном процессе амбулаторного лечения;

- квалифицированное проведение  врачебной экспертизы;

- своевременная диагностика  и лечение осложнений;

- разработку и реализацию  программ, направленных на решение  проблем поликлиники и оценку  их эффективности;

- составление штатного  расписания с учётом фактически  выполненного объёма работ;

- тарификация должностей, включённых в штатное расписание;

- нормирование труда;

- подбор, учёт, расстановку  персонала;

- аттестацию, сертификацию  и повышение квалификации сотрудников;

- решение социальных  вопросов;

- улучшение условий  труда и отдыха персонала;

- современное материально-техническое  снабжение;

- планово-финансовая  деятельность. Рациональное использование  бюджетных и внебюджетных средств.

- формирование и использование по смете фондов экономического и социального развития материального стимулирования;

- ведение медицинской  документации. Предоставление оперативной информации и статистической отчётности;

- учёт результатов  работы персонала и контроль  текущей деятельности;

- соблюдение персоналом  норм этикета и деонтологии;

- соблюдение санитарных  норм и правил устройств оборудования, а также требований санитарно-гигиенического  и противоэпидемиологического режима;

- бесперебойную работу  медицинской аппаратуры, инженерно-технических коммуникаций;

- рациональное использование  трудовых, финансовых и материальных  ресурсов;

- бесперебойное снабжение  необходимыми средствами и материалами,  медицинским и хозяйственным  инвентарём;

- соблюдение правил  и норм техники безопасности, охраны труда и противопожарной безопасности.

2.1. Учреждение для  достижения цели, ради которой  оно создано, может оказывать  платные медицинские услуги.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

1.2. Организационная структура

 

Организационная структура управления - это упорядоченная совокупность взаимосвязанных элементов, обеспечивающих функционирование организации как единого целого

Организационная структура - это форма разделения и кооперации деятельности. Организационная структура должна представлять систему оптимального распределения функциональных обязанностей, прав и ответственности, а также форм взаимодействия между структурными подразделениями.

 

                   Известны следующие типовые системы управления:

 

1) линейная – представляет собой иерархически построенную схему непосредственного подчинения структурных подразделений руководителю: 

                               

 

2) функциональная – каждому вспомогательному подразделению подчинены основные «производящие» отделы:

 

                               

3) линейно- функциональная. В чистом виде линейная и функциональная структуры присутствуют редко - обычно линейно- функциональный тип структуры:

                                                

 

4) матричная. Добавляется руководитель проектов. Проекты исполняются отдельными сотрудниками вспомогательных и основных отделов. Ими руководят руководители проектов, при этом не снимается обязанность выполнять основные функции в своих структурных подразделениях. Данная схема экономична, так как позволяет максимально использовать трудовые ресурсы:

                               

 

 

 

1.3. Функции  отделов

 

В структуру учреждения входит 4 отдела:

 

1) административный отдел;

2) юридический отдел;

3) бухгалтерия;

4) отдел кадров.

 

 

Функции отделов:

 

 

Административный отдел - анализ рынка; управление структурой в целом и развитие деятельности.

 

Юридический отдел - обеспечение соблюдения законности в организации. Юридическая защита интересов предприятия. Договорная, претензионная и исковая работа.

Отдел бухгалтерского учета и финансов - организация процесса ведения бухгалтерского учета и достоверного отражения операций в бухгалтерском балансе и других формах отчетности, координация работы по повышению эффективности, координация разработки и утверждения доходной и расходной частей.

 

Отдел кадров - проведение кадровой политики организации; социальная защита сотрудников.

 

 

 

 

 

 

 

Основные  виды документов, с помощью которых  выполняются данные функции:

 

 

Административный отдел:                                

- Приказ;

- Отчет, 

- Протоколы;

- Устав;

- Инструкции;

   - Штатное расписание;

 

Бухгалтерия:

- Счета;

   - Банковские документы;

 

Отдел кадров:

- Личные дела;

- Трудовые книжки;

- Трудовые договоры;

   - Приказы о приеме на работу.