Документ. Системы документов. Основные документы управления

• - между частными лицами (завещание, расписка).

Ко второй категории относятся все документы, которые могут быть использованы как доказательство в суде, в органах следствия и прокуратуры, нотариате, арбитраже. В принципе, любой документ может быть доказательством, и, тем самым, временно будет наделен правовой функцией.

Политическая функция документа.

Политическую функцию как и правовую могут выполнять документы, специально созданные в политических целях, и приобретающие ее на время. Существуют документы, которые одновременно являются правовыми нормами и выполняют политическую функцию. Существуют политические документы, которые не являются правовыми нормами, не содержат прямых указаний, но способны воздействовать на сознание людей и побуждать их к принятию тех или иных решений и совершению тех или иных действий.

 

 Учетная функция документа.

Функция учета выражается в количественной характеристике информации, зафиксированной в документе.

Функция учета – есть функция регистрации и группировки в формализованном цифровом выражении информации, связанной с хозяйственными, демографическими и иными социальными процессами с целью их анализа, контроля и оптимизации. Учет – необходимое условие управления экономикой, правильной политики во многих других сферах социальной жизни. Основные виды учета – статистический, бухгалтерский, оперативный, управленческий находят отражение в статистических и финансово-экономических документах.

Историческая функция документа.

Историческую функцию документ приобретает тогда, когда отраженная в нем информация превращается из оперативной в ретроспективную. Документ выступает в качестве источника исторических сведений о развитии общества. Эту функцию выполняют только 12-14% всех создаваемых в обществе документов, которые имеют научное, практическое, историческое и культурное значение и поступают на хранение в государственные архивы.

Система организационно-правовой документации

Система организационно-правовой документации представлена большим количеством разновидностей документов, например:

 

 

Вид документа	Разновидности документа
Инструкция	Инструкция по документационному обеспечению управления
	Инструкция пользователя АБД «Канцелярия» и др.
Должностная инструкция	Должностная инструкция специалиста 2-й категории
	Должностная инструкция кассира и др.
Положение	Положение об отделе
	Положение о совете директоров и др.
Регламент	Регламент коллегии
	Регламент работы руководства и др.

 

 

 

Система плановой документации также представлена большим количеством разновидностей документов:

 

 

Вид документа	Разновидности документа
План	План мероприятий по выполнению постановления…
	План социально-экономического развития коллектива организации
	План работы совета директоров
	Бизнес-план
	План работы отдела
	Индивидуальный план работы и др.

 

 

 

Система распорядительной документации

Распорядительные документы также представлены большим количеством разновидностей документов:

 

 

Вид документа	Разновидности документа
Приказ	Приказ о распределении обязанностей между руководством
	Приказ о создании филиала (отделения, представительства)
	Приказ об утверждении (положения, правил, инструкции)
	Приказ о финансировании работ…
	Приказ о приеме на работу
	Приказ о командировании и др.

 

 

 

Система отчетной документации

 

 

Вид документа	Разновидности документа
Отчет	Отчет о научно-исследовательской работе
	Отчет о командировке
	Отчет о работе структурного подразделения
	Отчет о проведении рекламной кампании и др.

 

 

 

Система информационно-справочной документации

Каждый вид информационно-справочных документов представлен множеством разновидностей, например:

 

                   

Вид документа	Разновидности документа
Акт	Акт ревизии
	Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности
	Акт приема-передачи дел
	Акт экспертизы и др.
Письмо	Письмо (напоминание) о приближении сроков исполнения договора
	Письмо (претензия) о нарушении условий договора
	Письмо (предложение) об оказании услуг (поставке товара)
	Письмо (приглашение) об участии в выставке и др.

 

 

 

 

Система договорной документации

 

                                                                  

Вид документа	Разновидности документа
Договор	Договор купли-продажи
	Договор поставки
	Договор аренды (договор субаренды)
	Договор подряда (договор субподряда)
	Договор комиссии
	Договор перевозки и др.