Документ: его понятие и основные требования к оформлению

Начало ХIХ века встретило новые реформы государственного управления и делопроизводства, которая затронула главным образом верхний уровень управления – высшие и центральные учреждения и завершило формирование системы центральных и местных учреждений.

Новая система управления – министерская, была основана на создании министерств с управляющими министрами, что было необходимо для более  низкой и оперативной системы  управления.

В 1802 году были созданы первые министерства. Комитет министров  стало высшим административным учреждением.

Позже, в 1910 году, был создан Государственный Совет – высшее законосовещательное учреждение. Вместе с этим была проведена реформа  Сената, который становится высшей судебной инстанцией, выполняющая функцию  надзора за правительственным аппаратом. «Общие учреждением министерств» принималось  единообразие в систему делопроизводства министерств, а именно: создание документов, архивное хранение, формы документов, по которым совершается делопроизводство, движением документов и дел.

Существенные изменения  в системе управления потерпели  и формы документов. Появляются бланки учреждений с угловым расположением  реквизитов. В состав реквизитов бланка включались наименование учреждения, наименование структурных подразделений, отражающие место подразделений  – автора в структуре учреждения (департамент, отделение, стол). Также  включаются в состав реквизитов бланка дата документа, регистрационный индекс документа, заголовок к тексту документа. Появляется ссылка на поступивший документ.

Несмотря на глобальные изменения  в системе управления,  жизнь требовала более гибких форм делопроизводства и его ускорения. Система министерского делопроизводства оставалась громоздкой и неповоротливой, несмотря на использование пишущих машинок. Появление телеграфа и телефона воплотила в жизнь новый вид переписки как телеграммы и телефонограммы.  Это был поистине революционный переворот в документировании деятельности учреждений.

Октябрьская революция 1917 года привела к слому старого государственного аппарата, что кардинально изменило строй: высшим органом государственной  власти стал Всероссийский Съезд  Советов. Для управления страной  образовано первое советское правительство  – Совет Народных Комиссаров (Совнарком). Отраслями государственного управления постановлением Съезда были созданы  первые 13 народных комиссариатов (наркоматов).  

Отстранение от власти бывших помещиков, дворян, представителей купечества было закреплено декретом ВЦИК и СНК  РСФСР. Для работы в советских  учреждениях были привлечены солдаты, рабочие, не имеющие специального образования, что привело к понижению уровня документационного обеспечения  управления. В 1917 году СНК издает декрет « О порядке утверждения и  опубликовании законов». В 1918 году было принято постановление СНК для  оформления административных документов, «О форме бланков государственных  учреждений». В этом постановлении  перечислялись обязательные реквизиты  бланка документов, что привело к  упрощению и рационализации делопроизводства.

В 1926 году был создан Государственный  институт техники управления (ИТУ) в  котором велись перспективные разработки проблем делопроизводства. Проект «Общих правил документации и документооборота» был подготовлен ИТУ и издан 1931 году. Предполагалось ввести «Общие правила» в качестве типовых единых для всех учреждений. В этих правилах определялись функции работников, их обязанности и содержание работ.

Несмотря на разнообразия видов и форм документов, которые вращались в советских учреждениях оставались неупорядоченными по форме и содержанию потоки документации. Поэтому остро встала проблема их унификации и стандартизации. Кабинетом стандартизации были разработаны стандарты служебных писем, телеграмм, телефонограмм, протоколов, извещений и др. Также стандартизировались материалы (бумага, чернила, ленты для пишущих машин и т.п.), средства и предметы конторского труда.

В 1921 году была создана Государственная  общеплановая комиссия (Госплан), которая занималась разработкой общехозяйственного плана с учетом текущего развития отраслей и отдельных предприятий. Документы постепенно становились более упорядоченными по структуре, содержанию показателей и по форме.

Конституция 1936 года существенно  изменила политическую систему, иерархию и полномочия высших органов власти. Верховный Совет СССР стал высшим и единственным законодательным  органом. Установилась система полномочий в издании видов документов для  каждой иерархической структуры. Новые  введения упростили и упорядочили  процессы документирования в высших органах власти.

В 1941 году на первом межотраслевом  совещании по оргтехнике была выдвинута  программа по вопросу документационного  обеспечения управления, но этой программе  помешала ВОВ.

Экономический упадок и проблемы восстановления народного хозяйства  отодвинули на второй план проблему документационного  обеспечения управления.

В 1960 году состоялось Всесоюзное совещание по вопросам механизации  труда инженерно-технических работников и работников административно-управленческого  аппарата. Поднятые вопросы во многом совпадали вопросами межотраслевого совещания 1941 года.

С 1958 года Главное архивное управление (ГАУ) при Совете Министров  СССР стало правомочно контролировать постановку документальной части делопроизводства учреждений, организации и предприятий.

В 1963 году ГАУ изданы №  Основные правила постановки документальной части делопроизводства и работы архивов, учреждений, организаций, предприятий  СССР», которые на протяжении многих лет служили руководством для  служб документации и архивов  и способствовали упорядочению их деятельности.    

В 1965 году была разработана  единая государственная система  делопроизводства (ЕГСД), а в 1973 году « Основные положения ЕГСД» одобрил  Госкомитет СМ СССР по науке и технике  и были использованы в министерствах, ведомствах и организациях, как положение не имеющее официального статуса. В 1988 году была создана новая редакция государственной системы документационного обеспечения управления (ГСДОУ).

Важным событием 70-80-ых годов  в делопроизводстве стало издание  ГОСТов на управленческие документы (ГОСТ 6.38-72 и ГОСТ 6.39 – 72 и др.), общесоюзных классификаторов (ОКУД, ОКПО, ОКОНХ и др.) технико-экономической информации, унифицированных систем документации (УСД) и серии государственных стандартов на эти унифицированные системы. Это значительно улучшило оформление документации, облегчило процессы поиска, учета и хранения разнообразной информации.

В 1991 году с распадом СССР в республике были созданы самостоятельные  структуры, которые занимались проблемами научного и нормативно-методического  обеспечения делопроизводственных служб. Главное управление при Совете Министров БССР было преобразовано  в Комитет по архивам и делопроизводству в Республике Беларусь

Глава II. Теоретические основы

2.1 Понятия «документ»

В настоящее  время объемы информации удваиваются  каждые три года. Общество переживает информационный бум. Любая организация, так же как и каждый человек  в отдельности, может существовать, только обмениваясь информацией. В  нынешних экономических условиях, когда  очень быстро меняются и ситуация, и законодательство, предприятия могут выжить только в том случае, если они вовремя узнают, что, где, когда и почем. Другими словами, кто владеет информацией, тот владеет ситуацией. 

Носителем информации выступает документ.

 Создание  законодательной основы использования  информации является фактом существенного изменения отношения общества к организации информационных ресурсов, осознания того, что информация и документ как ее носитель, пронизывая все аспекты управления, влияют на функционирование различных структур и в конечном итоге приводят к достижению экономических результатов.  Документы используются в различных областях деятельности, отраслях знаний, сферах жизни и являются объектом исследования многих научных дисциплин. Поэтому содержание понятия «документ» многозначно и зависит от того, в какой отрасли и для каких целей он используется. Так, для юристов документ является прежде всего способом доказательства или свидетельства чего-либо, для историка — историческим источником, кибернетика-документалиста — носителем информации, а специалисты в области управления считают его средством фиксации и передачи управленческих решений.

Документирование — регламентированный процесс записи информации на бумаге или ином носителе, обеспечивающий ее юридическую силу. В деловом  общении документирование имеет  особое значение. Действительно, ссылка на какую-либо устную договоренность или  распоряжение может быть опровергнута или подвергнута сомнению, но если данная договоренность или распоряжение имеют форму документа, то ссылка на него обоснована юридически. Правила  документирования устанавливаются  правовыми актами каждого государства  или вырабатываются традицией.

Итог документирования —  создание документа.

Значение  латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство.

 В Федеральном  законе «Об информации, информатизации  и защите информации» закреплено  следующее определение понятия «документ»:  Документ — это зафиксированная на материальном носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать [1 Федеральный закон "Об информации, информатизации и защите информации" от 20.02.95 № 24-ФЗ.]  Это же определение дано и в государственном стандарте на термины и определения «Делопроизводство и архивное дело». Для более полной характеристики понятия «документ» следует раскрыть и понятие «реквизит».  Каждый документ состоит из ряда составляющих его элементов, которые называются реквизитами (наименование, автор, адресат, текст, дата, подпись и т.д.). ГОСТ закрепляет следующее определение:  Реквизит документа — обязательный элемент оформления официального документа. [2 ГОСТ Р 51141-98 Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения. – М.: Издательство стандартов, 1998.] Различные документы состоят из разного набора реквизитов. Число реквизитов определяется целями создания документа, его назначением, требованиями к содержанию и форме данного документа. Для многих документов число реквизитов строго ограничено. Для ряда документов число и состав реквизитов установлены законодательными и нормативными актами. Но в любом случае, как следует из определения, информация, зафиксированная на материальном носителе, должна быть обязательно оформлена путем проставления необходимых реквизитов. Только тогда она становится документом.  В документоведении документ рассматривается как результат закрепления (отображения) фактов, событий, явлений объективной действительности и мыслительной деятельности человека любым удобным способом на специальном материале.  Документы, зафиксировав (отобразив) информацию, тем самым обеспечивают ее сохранение и накопление, возможность передачи другому лицу, многократное использование, повторное и неоднократное возвращение к ней во времени. Они затрагивают различные сферы деятельности человека и разделяются на текстовые и графические, традиционные (рукописные, машинописные) и на машинных носителях, научные, технические, личные и официальные и др.  Официальные документы — это документы, созданные юридическими или физическими лицами, оформленные и удостоверенные в установленном порядке. Среди них особую категорию составляют служебные (управленческие) документы, которые определяются государственным стандартом как официальные документы, используемые в текущей деятельности организации.  Как носители информации документы выступают в качестве непременного элемента внутренней организации любого учреждения, предприятия, любой фирмы, обеспечивая взаимодействие их структурных частей и отдельных сотрудников. Они являются основанием для принятия управленческих решений, служат доказательством их исполнения и источником для обобщений и анализа, а также материалом для справочно-поисковой работы. В управленческой деятельности документ выступает и как предмет труда, и как результат труда. Многие формы управленческой деятельности выражаются посредством соответствующих документов:

• распорядительная деятельность — изданием различных распорядительных документов;

• планирование — посредством подготовки различных планов;  

• учет — в виде составления и обработки статистической, бухгалтерской, оперативно-технической документации;

• контроль — путем сбора сведений в письменном виде и т.д.

Поэтому документы можно классифицировать в соответствии с их назначением как средства:

- регламентации  деятельности (уставы, положения, регламенты, правила, инструкции и др.);

 - распорядительной деятельности (приказы, указания, постановления, решения, распоряжения и др.);  - накопления и обобщения информации (отчеты, акты, доклады и др.);

- передачи информации (письма, телеграммы, телефонограммы и др.).  Кроме того, важную роль в сфере управления играют документы, отражающие деятельность различных коллегиальных органов (протоколы), которые могут выступать и средством осуществления распорядительной деятельности, и средством накопления и обобщения информации.

2.2 Юридическая сила  документа

Документ возник, прежде всего, чтобы зафиксировать информацию и придать ей юридическую силу. Значение латинского слова «документ» (documentum) — доказательство, свидетельство. В настоящее время бесспорность документа также определяется понятием «юридическая сила документа». Под юридической силой документа понимается и авторитарность документа, основанного на законодательстве.

Для управленческой деятельности юридическая сила документов чрезвычайно  важна, так как означает, что документы  могут служить подлинным доказательством  заключенной в них информации. Юридическая сила официального документа  предполагает его обязательность для  тех, кому он адресован, или для круга  участников управленческих действий (органов  управления, их структурных подразделений, общественных организаций, должностных  лиц и граждан), которые руководствуются  документом и основывают на нем свою деятельность или воздерживаются от нее.

Юридическая сила документа  — это свойство официального документа, сообщаемое ему действующим законодательством, компетенцией издавшего его органа и установленным порядком оформления.