Дипломатичне листування

 

 

ДИПЛОМАТИЧНЕ ЛИСТУВАННЯ

 

Документи зовнішньодипломатичного листування ;Документи  внутрішнього листування

Вимоги до документів дипломатичного листування

 

 

Документи дипломатичного листування

Форми дипломатичної діяльності надзвичайно різноманітні: візити, встановлення контактів і ведення бесід, проведення переговорів, пошуки та збір інформації, інформаційно-роз'яснювальна робота. Але всі ці форми або абсолютна більшість з них спрямовуються на завершальний і найбільш відповідальний етап дипломатичної діяльності -- підготовку дипломатичних документів, яка займає понад половину часу дипломатів, що працюють у закордонних представництвах, і ще більше  -- в центральному апараті.

Дипломатичне листування -- одна з консервативних сфер дипломатичної практики, а тому передбачає дотримання низки традиційних правил дипломатичного протоколу (компліментарність, форми ввічливості, мова). Ці правила вироблені протягом тисячоліть, і вільний відступ від цих, здавалося би, архаїчних форм може призвести до небажаних наслідків, навіть до загострення відносин.

Підготовку дипломатичних документів, дипломатичне листування можна поділити на два основні блоки -- офіційне та особисте дипломатичне листування з представниками іноземних держав та внутрішньовідомче листування з МЗС та іншими державними й громадськими організаціями своєї країни.

Отже, документи зовнішньодипломатичного листування -- це:

Дипломатичне листування

-- особисті (підписні) ноти;

-- вербальні ноти;

-- приватні листи напівофіційного характеру;

-- пам'ятні записки;

-- меморандуми;

-- заяви.

 

Документи зовнішньодипломатичного листування

При підготовці цих документів потрібно пам'ятати найголовніше -- йдеться про спілкування держав та урядів, рівних суб'єктів міжнародного права, і будь-яке приниження прав, достоїнств, престижу іншої суверенної держави абсолютно неприпустиме.

Найбільш поширеними документами дипломатичного листування були і залишаються особисті й вербальні ноти.

Особиста нота надсилається з надзвичайно важливих питань і містить у собі інформацію про подію особливої політичної ваги (наприклад, зміну державного устрою, оформлення домовленості з того чи іншого важливого питання двосторонніх відносин тощо). Посол чи посланник, який вручив вірчі грамоти главі держави перебування, інформує про це своїх колег по дипломатичному корпусу також особистою нотою.

Особисту ноту використовують для інформування про тимчасовий чи остаточний від'їзд глави дипломатичного представництва з країни, для відрекомендування тимчасового повіреного у справах, надсилається у відповідь на отриману особисту ноту. Останнім часом, особливо у зв'язку із зростанням кількості диппредставництв, для передачі такого роду інформації використовують вербальні ноти.

Особисту ноту складають у формі листа, у першій особі від імені того, хто її підписує. Вона друкується на відповідному  нотному бланку з державним гербом і підписом під ним "Міністерство закордонних справ України" або "Посольство України у... (назва країни)". Загальноприйнятий формат ноти -- подвійне ліве поле основного тексту.

Особиста нота розпочинається звертанням, найпоширенішими формами якого є: "Ваша Високоповажносте", "Шановний пане Міністр", "Шановний пане Посол". Така форма звертання повинна налаштовувати того, хто отримає ноту, на доброзичливе ставлення до змісту. Далі йде виклад суті питання, текст, як правило, розпочинається словами "маю честь". В особистій ноті, що містить співчуття або протест, слова "маю честь" пропускають. Закінчується особиста нота компліментом (форма ввічливості), в якому автор засвідчує свою повагу:

Прем'єр-міністру, Голові парламенту, Міністру закордонних справ чи Послу (якщо він має особистий ранг Посла)

"Прошу Вас, пане Прем'єр-міністре (пане Міністр, пане Посол) прийняти запевнення у моїй вельми високій (до Вас) повазі" або "Користуюся нагодою, щоб поновити Вашій Високоповажності запевнення..."

 

Особисті ноти дипломатичних представників окремих держав можуть закінчуватися й інакше, а саме: "З глибокою повагою", "З повагою", "Щиро Ваш". У ноті-відповіді у порядку взаємності доцільно вжити такі ж компліменти, бо зміна компліменту може бути розцінена адресатом як така, що має певне значення.

Під текстом особистої ноти ставиться підпис особи, від імені якої вона посилається. Печатка, прізвище та посада того, хто підписує ноту, не обов'язкові.

Адреса пишеться в лівому нижньому куті першої сторінки ноти, незалежно від кількості сторінок. У адресі зазначається ранг особи, якій надсилається нота:

Пану [прізвище] Надзвичайному і Повноважному Послу Сполучених Штатів Америки м. Київ

В окремих випадках, залежно від місцевої практики і на основі взаємної поваги, перед прізвищем особи, якій надсилається нота, може вживатися титул:

Його Високоповажності Пану [прізвище] Надзвичайному і Повноважному Послу Королівства Швеція м. Київ

На конверті вказується та ж адреса, що й на особистій ноті.

Дипломатичне листування постійно розвивається і відходить від традиційних норм. У нинішніх умовах динамічного світового розвитку, у спілкуванні глав держав та урядів, міністерств закордонних справ усе більше утверджується практика обміну особистими листами, посланнями з найважливіших проблем світової політики. З формальної точки зору, ці документи можна зарахувати до категорії особистих нот, але, зважаючи на високе становище як відправника, так і отримувача, а також на важливість змісту цих документів, їх прийнято виділяти в окремий вид дипломатичного листування. У цих документах, як і в особистих нотах, витримуються протокольні звернення і заключний компоненент.

Найпоширенішим документом дипломатичного листування в сучасному світі є вербальні ноти, за допомогою яких міністерства закордонних справ і посольства ведуть між собою офіційні діалоги. Раніше, за свідченням англійського дипломата Е. Сатоу, перевага надавалася особистим нотам, бо вербальна нота вважалась "досить сухою за тоном" [4, с. 76].

Сьогодні ж вербальні ноти використовуються широко, особливо у двосторонніх відносинах. У них викладаються найрізноманітніші проблеми політичного, економічного, науково-технічного, гуманітарного характеру. Вербальними нотами здійснюються запити про візи, повідомляється про дорожньо-транспортні пригоди за участю співробітників посольств, доводиться до відома посольств інформація представницького (протокольного) характеру (про організацію поїздки дипломатів по країні, про запрошення дипломатів на найрізноманітніші заходи -- з нагоди національних свят, Нового року, зустрічі з керівником держави тощо).

Вербальні ноти застосовуються для оформлення домовленості щодо розв'язання найрізноманітніших проблем двосторонніх відносин. Текст вербальних нот складається від третьої особи, друкується на нотному бланку, має вихідний номер і дату відправлення, після тексту ставиться печатка МЗС або дипломатичного представництва, нота не підписується. Надзвичайно важливо, щоб зображений на печатці герб мав правильне положення. Глави деяких дипломатичних місій у кінці тексту вербальної ноти або на печатці ставлять свої ініціали. Хоча це і не є обов'язковим, проте в багатьох країнах така практика розповсюджена і вважається бажанням надати документові особливої ваги.

Вербальна нота розпочинається компліментом із зазначенням повної назви відправника й отримувача: "Міністерство закордонних справ України засвідчує свою повагу Міністерству закордонних справ, Посольству (Республіки Польща) і має честь повідомити..." і далі за текстом, а закінчується компліментом із скороченою назвою: "Міністерство користується цією нагодою, щоб поновити Посольству запевнення в своїй глибокій повазі".

Комплімент може опускатися, якщо в ноті міститься протест у зв'язку з діями співробітників посольства чи держави, які трактуються як незаконна діяльність або грубе порушення норм поведінки. У такому випадку комплімент виглядав би недоречним і спотворював би характер ноти.

Комплімент не вживається в нотах про оголошення трауру в країні, з висловлюваннями співчуття, а також за принципом взаємності, якщо в тій чи іншій країні компліменти в дипломатичній практиці не застосовуються взагалі.

Діапазон протокольних формул ввічливості надзвичайно широкий, і за його допомогою можна підкреслити суворіший тон або більшу теплоту офіційного документа. Різні вирази, риторичні звертання, двозначні подяки, знаки наголосу, скорочення типу "т. зв.", т. п." і "т. д." у нотній практиці абсолютно недопустимі. При складанні тексту ноти протесту завжди слід пам'ятати, що вона може бути відхилена адресатом, а це, як правило, потягне за собою загострення конфлікту з далеко не визначеними наслідками.

У цілому ж, при дипломатичному листуванні треба завжди пам'ятати просте і мудре загальнолюдське правило: "Ніщо не ціниться так дорого і не коштує так дешево, як ввічливість".

У дипломатичній практиці бувають випадки (останнім часом дуже зрідка), коли надсилається колективна нота представникам кількох держав. Сьогодні держави будують між собою відносини на двосторонній основі як рівноправні суверенні члени світового товариства, а тому колективна нота (дипкорпусу в цілому або групи посольств) може розглядатися як демарш, спроба здійснювати тиск, що не може не викликати адекватної реакції.

Щоб запобігти небажаним формам колективного демаршу, використовується форма надсилання ідентичних нот, у яких викладається практично однакова точка зору кількох держав на одну і ту ж проблему.

У сучасній дипломатії все більше практикується обмін нотами безпосередньо між урядами, що є свідченням зростаючої ролі зовнішньої політики, підвищення рівня відповідальності дипломатів за вирішення кардинальних проблем сучасного світу. У нотах такого характеру компліменти, як правило, не застосовують, і текст виглядає таким чином: "Уряд України має честь заявити Урядові Турецької Республіки наступне...".

Усі ноти є офіційними документами незалежно від того, які питання в них розглядаються. Будь-яка нота, що надсилається від імені уряду, потребує належної уваги і відповіді від того, кому вона адресується.

Ще одним видом дипломатичного листування є приватний лист напівофіційного характеру. Він здебільшого адресується знайомим офіційним особам і пов'язаний з якоюсь особистою послугою або стосується питань, які є предметом офіційних переговорів чи листування. Цим автор листа підкреслює особисту зацікавленість у вирішенні того чи іншого питання за допомогою особи, якій адресується лист. Приватний лист напівофіційного характеру пишеться на спеціальному бланку (наприклад, бланку Міністра закордонних справ, Посла) меншого формату, навіть на піваркуша або на звичайному поштовому папері. Зворотний бік аркуша не використовується ніколи. Зазвичай, лист починається зі

звернення "Шановний пане_______________". Заключний

комплімент обов'язковий і залежить від різниці у службовому становищі автора й адресата, характеру їхніх відносин. У західних країнах звернення і заключний комплімент, а інколи і весь текст, пишуться автором від руки, що надає йому підкреслено приватного характеру.

Номер на листі не вказується, а дата та особистий підпис необхідні. У випадку, якщо лист пишеться на звичайному папері (не на бланку), то до підпису додається і назва офіційної посади автора.

Звання і повне прізвище адресата подаються тільки на конверті.

Широко використовуються також інші документи, що не потребують комплементарного оформлення. Це -- пам'ятні записки і меморандуми.

Пам'ятна записка -- дипломатичний документ, що передається особисто, метою якого є звернути увагу та підкреслити важливість зробленої під час бесіди заяви або переданого прохання. Він також переслідує мету -- полегшити подальший розгляд питання, попередити можливість неправильного тлумачення чи розуміння бесіди або усної заяви. Пам'ятна записка складається в безособовій формі з уживанням безособових виразів типу: "піднімається прохання", "доводиться користуватися", "повідомляється" тощо, не містить у тексті жодного звернення чи компліменту.

Пам'ятні записки пишуться на звичайному папері без герба. Адреса і вихідний номер не проставляються; зазначаються лише місто і дата передачі. Над текстом записки робиться надпис: "Пам'ятна записка". Надсилаються вони на прохання особи, з якою відбулася бесіда, або як нагадування про те чи інше питання.

Меморандум -- це документ, в якому розглядається фактична сторона того чи іншого питання, аналізуються його окремі найважливіші аспекти, викладається арґументація на захист своєї позиції або дискутується позиція протилежної сторони. Меморандум може бути додатком до особистої чи вербальної ноти або самостійним документом, що передаєтьсяособисто чи надсилається кур'єром. Додання меморандуму до ноти, з одного боку, дає можливість скоротити текст ноти, а з іншого -- дозволяє ґрунтовніше викласти проблему, яка є предметом нотного листування.

Меморандум як додаток до ноти друкується на нотному папері без герба; номер, печатка, місце і дата відправлення не проставляються. Меморандум, що вручається особисто, друкується на нотному бланку, але звернення і компліменту немає. Печатка і номер на ньому теж не проставляються, але зазначаються місце і дата відправлення.

Крім вищеназваних традиційних документів дипломатичного листування, нині все частіше використовуються і нові документи, до яких належать декларації, послання, заяви глав держав, урядів, міністрів закордонних справ, законодавчих органів влади з питань зовнішньої політики, а також телеграми. Як правило, на телеграму обов'язково дається відповідь. Приводом для надсилання телеграми можуть бути національні свята й ювілейні дати, річниці знаменних подій, вступ на посаду глави держави тощо. Надсилання телеграми у зв'язку із вступом на посаду глави держави -- це не тільки ознака ввічливості, прийнятна в міжнародній практиці, але й показник рівня та характеру відносин між державами, привід для того, щоб ще раз продемонструвати бажання й надалі поглиблювати й розширювати співробітництво. Це ж стосується й листів -- запрошень або подяк.