Деловая корреспонденция

Акт.

    Акт - это информационно-справочный документ, который составляется для подтверждения установленных фактов, событий или действий. В некоторых случаях акты не только фиксируют установленные факты и события, но и содержат выводы, рекомендации и предложения (акты проверок, обследований, ревизий и т.п.). 

     Акты отличаются широким разнообразием по своему назначению и содержанию:

• сдачи-приемки (работ, материальных ценностей, документов);
• обследования (состояния техники безопасности, противопожарной безопасности; условий труда; результатов деятельности);
• испытаний (образцов, систем, технологий);
• выделения к уничтожению (материальных ценностей, документов);
• передачи (структурного подразделения из одной организации в другую);
• нарушения установленных правил;
• ревизии, инвентаризации;
• расследования аварий, несчастных случаев;
• ликвидации организации и т.д. 
• Акты составляются коллегиально (не менее двух составителей). Нередко акты составляются комиссиями, специально создаваемыми, состав которых утверждается распорядительным документом руководителя организации. Акты могут составляться и постоянно действующими комиссиями на регулярной основе.
• Главное при составлении акта – установление фактического состояния дел и объективное отражение в акте. Акт составляется на основе черновых записей, которые ведутся во время работы комиссии или группы лиц и содержат фактические данные, количественные показатели и другие сведения. 
• Заголовок к акту должен грамматически согласовываться со словом "акт", например:

- Акт проверки финансово-хозяйственной деятельности института,

- Акт списания материальных ценностей.

• Датой акта является дата события (проверки, обследования, экспертизы и т.п.). 
• Текст акта состоит из двух частей: вводной и основной (констатирующей).

    Вводная часть строится по схеме: основание – составлен комиссией – председатель – члены комиссии – присутствовали (если акт составлен в чьем-то присутствии).

    Основание для составления акта – договор, распорядительный документ, нормативный документ с указанием номера и даты.

    После слова "составлен" указываются наименование комиссии, должности, фамилии и инициалы лиц, составивших акт.

    При перечислении лиц, участвовавших в составлении акта, указываются наименования должностей с обозначением организации, фамилии и инициалов (в именительном падеже). Первым указывается председатель комиссии. В необходимых случаях допускается приводить сведения о документах, удостоверяющих личность и полномочия лиц, участвовавших в составлении акта, и их адреса. Фамилии членов комиссии располагаются в алфавитном порядке. Слова "Основание", "Председатель", "Члены комиссии", "Присутствовали" пишутся с прописной буквы.

     В основной части излагаются сущность, характер, методы и сроки проделанной работы, установленные факты, а также выводы, предложения и заключения. Содержание акта может быть разделено на пункты, материал может быть представлен в виде таблицы. При необходимости акт может иметь заключительную часть, которая представляет собой решения, выводы или заключения комиссии, составившей акт.

     В конце текста акта указываются количество составленных экземпляров и их местонахождение. Количество экземпляров акта определяется количеством заинтересованных в нем сторон или нормативными документами.

    Например:

Составлен в 3 экземплярах:

1-й экземпляр – бухгалтерия,

2-й экземпляр – коммерческий  отдел,

3-й экземпляр – покупатель.

    После отметки о количестве экземпляров акта следует отметка о наличии приложений к акту (если они имеются).

    При составлении актов ревизий и обследований их содержание согласовывается с должностными лицами, деятельность которых отражается в акте. Акт считается принятым и вступает в действие после его подписания всеми членами комиссии или всеми лицами, участвовавшими в его составлении.

     Подписи располагаются в той же последовательности, как и фамилии во вводной части, но без указания должности.

    Лицо, не согласное с содержанием акта, обязано подписать его с оговоркой о своем несогласии. Особое мнение члена комиссии следует оформлять на отдельном листе и прилагать к акту.

     В необходимых случаях (если этого требуют нормативные документы) акты утверждаются руководителем данной или вышестоящей организации, по распоряжению которого проводились действия, завершившиеся составлением акта. Например: акт о ликвидации учреждения, акт о выделении к уничтожению документов и дел с истекшими сроками хранения.

Акт оформляется на общем  бланке организации или на специальном  бланке акта (бланк конкретного вида документа). Для актов с постоянно  повторяющейся информацией следует  применять бланки с трафаретным текстом.

     Обязательными реквизитами акта являются: наименование организации, наименование вида документа, дата и регистрационный номер, место составления или издания, заголовок к тексту, подписи, в необходимых случаях – гриф утверждения (акты, требующие утверждения, должны быть включены в список документов, подлежащих утверждению).

 

 

Докладная записка.

     Докладная  записка – это информационно-справочный документ. Составляется она на имя руководителя компании или вышестоящей инстанции.

    Цель составления  докладной записки – информировать  руководство о сложившейся ситуации  и побудить к принятию определенного  решения.

     В случае  нарушения трудовой дисциплины  пишется докладная записка на  сотрудника. Иногда она может  носить просто информационный  характер, т.е. информировать о  выполнении распоряжения, завершении  или ходе выполнения работ,  задач.

     Докладная записка составляется как по личной инициативе автора (должностного лица), так и по указанию (письменному или устному) руководителя.

     По содержанию  докладные записки подразделяются  на:

• инициативные;
• информационные;
• отчетные.

     Инициативная докладная записка составляется с целью побудить адресата принять определенное решение, поэтому в тексте записки не только излагаются какие-то факты, но и содержатся конкретные предложения, рекомендации или выводы.

     Информационная докладная записка составляется регулярно и содержит информацию о деталях или методах выполнения работы.

     Отчетные докладные записки информируют о завершении работы, ее этапа, выполнении указаний, распоряжений и т.п.

     Оформление докладной записки зависит от ее адресата. Если докладная записка адресована руководителю организации, она считается внутренней, если она направляется за пределы организации, например в вышестоящую организацию, то внешней. Внешние докладные записки оформляются на общем бланке, внутренние — на обычном листе бумаги.

     Внешняя  докладная записка должна содержать:

• наименование организации;
• название вида документа (докладная записка);
• дату;
• индекс;
• место составления;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись руководителя организации;
• фамилию исполнителя;
• номер его телефона.

Для ее оформления обычно используется общий бланк организации.

     Внутренняя  докладная записка включает:

• наименование структурного подразделения;
• наименование вида документа (докладная записка);
• дату;
• адресат;
• заголовок к тексту;
• текст;
• подпись.

     Подписывает  внутреннюю докладную записку  составитель (с указанием должности,  инициалов, фамилии).

     Докладная  записка должна иметь заголовок к тексту, раскрывающий её содержание.

     Текст докладной записки состоит из вводной и заключительной частей. В первой излагают факты, события, послужившие основанием для создания документа, возможно, анализ возникшей ситуации. Во второй содержатся выводы и предложения автора записки, конкретные меры, которые необходимо предпринять.

     Резолюция  руководителя, рассмотревшего внутреннюю  докладную записку, является основанием  для принятия каких-то решений,  издания документов, проведения  мероприятий.

    Обязательными реквизитами докладной записки являются: 

• адресат (кому она предназначена: наименование должностного лица, его фамилия, инициалы);
• наименование документа;
• дата и номер документа;
• место (город) составления;
• заголовок к тексту документа (начинается со слов «О …», «Касательно …»);
• текст записки;
• личные данные составителя (должность, фамилия, инициалы);
• подпись адресанта (составителя).

Оформление докладной  записки осуществляется на листе  формата А4, преимущественно на фирменном бланке организации.

 

 

 

 

 

Постановление.

     Постановление относится к распорядительной документации. Это акт управления общенормативного содержания, который издается главами местного самоуправления в пределах их компетенции. Основой для них является Конституция РФ, федеральное и местное законодательство. В постановлении устанавливаются нормы и права, которые являются обязательными для исполнения на территории, подведомственной издавшему данный документ органу исполнительной власти.

     При разработке  x Постановления и его оформлении руководствуйтесь ГОСТ Р 6.30-2003 "Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов", действующим с 1 июля 2003 года.

     Постановление должно быть составлено в соответствии с нормативно-правовыми актами и не содержать положений, которые бы им противоречили. Порядок и процедура составления и оформления положения должна быть подробно расписана в инструкции по делопроизводству, которая составляется администрацией каждого конкретного органа власти. Она содержит и устанавливает последовательность работы над проектом документа, правила его оформления и подписания, требования, которые необходимо соблюсти, чтобы обеспечить юридическую полноценность данного документа.

     Юридическим  основанием для постановления  может стать конкретное поручение главы администрации, потребности исполнительной и распорядительной деятельности для решения управленческих задач. Издание постановления может быть инициировано организациями, находящимися в подчинении муниципальной администрации или предприятиями, расположенными на территории муниципального органа.

Можно выделить следующие  стадии подготовки распорядительного  документа: изучение существа вопроса, подготовка проекта документа, согласование документа, подписание. Для постановлений еще добавляется стадия обсуждения и принятия этих документов на заседании коллегиального органа.

Подготовка проекта распорядительного  документа может быть поручена одному или нескольким структурным подразделениям или отдельным должностным лицам. При разработке проектов сложных и больших распорядительных документов могут создаваться рабочие группы (комиссии), привлекаться ученые или квалифицированные специалисты из числа практических работников. Главное условие, обеспечивающее качество документа, достаточная компетентность лиц, его готовящих.

Начните разработку постановления  с определения круга вопросов, которые необходимо решить. Изучите  нормативно-правовые, законодательные, правительственные и предыдущие распорядительные документы по тому вопросу, который будет рассматриваться в постановлении. Это поможет вам исключить противоречия и дублирования в распорядительной документации.

     Подберите  справочно-информационную документацию, акты, отчеты и справки, необходимые  вам для работы над проектом  постановления. Составьте ясное  представление о сути вопроса  и той проблемы, которая будет  решаться с помощью данного  документа, начните работу над его проектом.