Бланк

Бланк – это стандартный лист бумаги формата А4 или А5, на котором типографским способом или специальным штампом нанесены постоянные реквизиты предприятия.

Обычно заготавливается два  вида бланков: бланки для писем и  общие бланки предприятия для  внутренних документов типа приказ, акт, протокол и т.п. Но если на бланке уже  проставлено название документа (приказ, договор, акт), он называется специальным бланком. Бланк для писем может быть с угловым или линейным штампом. В угловом штампе реквизиты предприятия размещаются прямоугольником в левом верхнем углу листа, в линейном штампе-параллельно верхнему обрезу бумаги. На бланке для писем размещается полное название организации, логотип (сокращенное название, выполненное в художественной графике), фирменный знак, почтовый адрес предприятия, телефон, телефакс, код электронной почты, расчетный счет банка и другие сведения, необходимые для контактов и обратной связи. Ниже выделяется место для регистрационного номера документа и даты регистрации.

Общий бланк предприятия имеет только полное или сокращенное название организации, логотип и фирменный знак. Наименование будущего документа вносится при подготовке документа.

Специальные бланки – это предметные бланки с названиями будущих документов (приказ, акт, протокол). Некоторые бланки предметных документов (заявление, договор, акт приемки-сдачи работ и т.д.) изготавливаются прямо с типовой частью содержания. Для остальной части текста выделяется свободное место. Такие бланки часто называют «типовыми формами» или «формулярами». В них свободные от текста места заполняются от руки или машинным способом при оформлении документа.

Формат носителя – это стандартный размер листа бумаги, используемой в делопроизводстве. Международной организацией по стандартизации ИСО для форматов бумажных носителей документов рекомендованы 2 ряда размеров листов бумаги: А и В. Для российских предприятий основной – ряд А. Ряд В используется за рубежом. Каждый из этих рядов включает по одиннадцать форматов носителей: от АО до А10 и от ВО до В10. В России в общем делопроизводстве используются 3 формата ряда А: A3 - 420 х 297 мм, А4 - 210 х 297 мм, А5-148х210мм.

Для бланков предприятия в соответствии с ГОСТ 9327-60 «Формат бланков документов»  используются только 2 формата - А4 и А5. Однако при работе с иностранной оргтехникой можно столкнуться с форматами ряда В: ВЗ - 500 х 353 мм, В4 - 250 х 353 мм.

Формат документа это предельная ширина и длина текста на бумажном носителе, выбираемые составителем документа. Конкретные размеры документа определяются свободными полями от края листа бумаги до границы возможного текста.

Постоянное документирование требует  типовой основы. Поэтому каждое предприятие разрабатывает и изготавливает типовые заготовки для разных документов, называемые «бланками».

Многообразие типовых документов потребовало их унификации и стандартизации. Унификация документов – это придание им единообразия. Стандартизация документов – это узаконивание унифицированных форм документов и процедур работы с ними.

Поля документа по ГОСТ Р 6.30-2003

Левое                   не менее 20 мм

Верхнее              не менее 20 мм

Правое                не менее 10 мм

Нижнее               не менее 20 мм

Бланки документов с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации и гербов субъектов  Российской Федерации (далее гербовые бланки) являются полиграфической продукцией, подлежащей учету.

Гербовые бланки изготавливают  только полиграфические и штемпельно-граверные  предприятия, имеющие лицензии на соответствующий  вид деятельности и сертификаты  о наличии технических и технологических  возможностей для изготовления указанного вида продукции на должном качественном уровне.

Гербовые бланки в организациях подлежат специальному учету. На гербовых бланках типографским способом или  нумератором проставляют порядковые номера, а при необходимости и  серии этих номеров. Учет гербовых бланков  ведется раздельно по видам бланков  в регистрационно-учетной форме (карточке, журнале). Гербовые бланки хранят в надежно запираемых и опечатываемых  шкафах. Уничтожение гербовых бланков  осуществляют по акту с отметкой в  учетно-регистрационной форме.

Контроль за изготовлением, использованием и хранением гербовых бланков возлагают на подразделение организации, ответственное за делопроизводство. Лица, персонально ответственные за учет, использование и хранение бланков, назначаются распорядительным документом руководителя организации.

Регистрационно-учетные формы включают в номенклатуру дел организации.

Проверку наличия, использования  и хранения гербовых бланков проводит не реже одного раза в год комиссия, назначаемая распорядительным документом руководителя организации. В случае обнаружения нарушений при изготовлении, учете, хранении и использовании  гербовых бланков комиссия проводит служебное расследование, результаты которого оформляют актом и доводят  до сведения руководителя организации.

Регистрация документов – это фиксация факта их создания, получения или отправки путем проставления на свободной от текста части номера и даты с одновременной записью этих данных в специальных журналах.

Регистрации подлежат все документы, требующие учета или исполнения. Для этого по каждому виду документов ведутся специальные журналы регистрации. Например, для писем - «Журнал регистрации исходящей почты» и «Журнал регистрации входящей почты».

Номера для внешних документов, как правило, составные.

Например: Исх. № 218/12-36 от 28.12.2006,

где: 218 - порядковый номер в журнале, 12 - номер раздела в Номенклатуре дел, 36 - номер подразделения-отправителя документа.

Для внутренних документов используется простая порядковая нумерация.

Например: Исх. № 38 от 26.03.2006

Аналогичные журналы ведутся по приказам, актам, протоколам, объяснительным и служебным запискам и т.д. Регистрация документов должна быть однократной. Не регистрируются следующие информационные материалы:

-   письма, присланные для сведения;

-   телеграммы о продлении отпуска или командировки;

-   технические задания на командировки;

-   пригласительные билеты и приглашения на совещания;

-   наряды, графики и разнарядки на работы;

-   поздравительные письма и открытки;

-   корреспонденция с указанием «лично»;

-   печатные издания и реклама;

-   бухгалтерские и плановые документы;

-   исковые заявления в суд;

-   объяснительные записки.