Автоматизация учета документов в информационной системе «Евфрат - документооборот»

2.5.«Евфрат документооборот»

Система «Евфрат - документооборот» - мощный инструмент автоматизации  бизнес-процессов и документооборота для компаний всех типов и размеров. Система эффективно решает задачи как  в рамках небольшой структуры, например, канцелярии, отдела, департамента или локальной организации в целом, так и в рамках территориально-распределенной организации со сложной схемой информационных потоков. При этом полностью настраивается в соответствии с требованиями регламентов, положений и инструкций по работе с документами, разработанными и применяемыми организацией.

Система построена на платформе нового поколения Сognitive Nexus⁹, обеспечивающей роботизированную трансформацию потоков разнородных документов в СУБД, и предоставляющей расширенные возможности управления доступом и информационной безопасностью. Платформа обеспечивает роботизированное построение базы данных на основе созданных с использованием встроенного в систему графического редактора маршрутов и форм документов. Благодаря использованию данной платформы база данных более не является ограничением для развития  
и масштабирования системы, при этом организация получает возможность  
в любой момент изменить тип используемой базы данных.

Платформа является одной  из наиболее перспективных инновационных разработок компании Cognitive Technologies¹⁰ и не имеет аналогов на российском рынке. На базе Cognitive Nexus могут быть реализованы системы управления документами любого масштаба и сложности. Cognitive Nexus позволяет решать целый пласт задач, связанных с созданием учетных систем любого назначения. Еще одной важной отличительной особенностью Cognitive Nexus является кроссплатформенность¹¹, что позволяет использовать ее в решениях для любых организаций, вне зависимости от применяемых ими СУБД.

Фактически регистрация документа - это создание документа  
и сохранение его в БД комплекса под регистрационным номером. Регистратор создает документ (рис. 2.1.), заполняет его РКК, указывает, какие документы с ним связаны, присоединяет к документу файлы. Также  
в процессе регистрации регистратор имеет возможность поставить документ на контроль исполнения, создать поручения и согласования по документу, выбрать или создать маршрут обработки документа. Также регистратор имеет возможность сохранять в БД комплекса проекты документов.

Рис. 2.1. РКК в АИС «Евфрат-документооборот»

 

Пользователь имеет  возможность зарегистрировать документ при условии наличия у него прав на регистрацию документов данного  потока.

Регистрация документа  производится в три этапа:

• начало регистрации;
• заполнение РКК, присоединение файлов, указание документов, связанных с данным, назначение контролера, создание или выбор маршрута обработки;
• завершение регистрации.

В комплексе «Евфрат» регистрация документа может быть начата несколькими способами:

1) из главного окна модуля «Евфрат»:

• простая регистрация;
• на основе документа, зарегистрированного в системе ранее  
  и хранящегося в БД комплекса;
• на основе письма, полученного по электронной почте;
• на основе файла, присоединяемого к документу;
• на основе сканируемого документа.

2) из окна документа:

• простая регистрация;
• на основе открытого документа;
• на основе файла, присоединяемого к документу;
• на основе сканируемого документа.

3) из внешних приложений:

• из программы «Проводник» на основе любого файла;
• из приложений Microsoft Office и OpenOffice.org.

Если регистрируется несколько документов, то для каждого  выбранного письма будет открыт отдельный  документ, который следует заполнить  и зарегистрировать.

Документ может быть зарегистрирован на основе отсканированного бумажного документа. При этом отсканированное изображение будет присоединено к документу как графический файл. Описываемый способ регистрации доступен только тогда, когда компьютер пользователя настроен для работы с локальным или сетевым сканером.

В комплексе «Евфрат» существует возможность регистрации документов из программы «Проводник» на основе файла (рис. 2.2.), который впоследствии будет присоединен к документу.

Рис. 2.2. Регистрация документов из программы «Проводник»

 

Документ можно зарегистрировать на основе файла, который впоследствии будет присоединен к документу, из приложений Microsoft Word и Microsoft Excel пакета Microsoft Office 2003, 2007, а также OpenOffice.org Writer и OpenOffice.org Calc пакета OpenOffice.org 2.3, 3.0.

По своему пользовательскому интерфейсу программа "Евфрат-документооборот" напоминает программу для работы с электронной почтой. В левой части расположены ваши личные папки: поручения, контроль, входящие, исходящие, отправленные сообщения, результаты поиска, корзина. В правой части окна отображается список сообщений, документов, поручений и согласований в текущей выбранной папке. Внизу — текст выбранного сообщения.

Регистрационная карточка документа, содержит определенный набор  полей, обеспечивающих быстрый поиск документа в базе.

При регистрации документа  создается регистрационная карточка (РК) и в нее вносятся основные данные о документе, и, как правило, прикрепляется сам электронный  документ или электронная копия  документа.

РКК содержит основную информацию о документе. Набор реквизитов и внешний вид РКК может быть различным для разных потоков документов.

В регистрационной карточке заполняются в обязательном порядке  следующие поля:

• регистрационный номер документа;
• дата регистрации документа;
• тип потока, к которому относится зарегистрированный документ: входящий, исходящий, внутренний и т.д.;
• краткое содержание документа.

После чего внесенные  данные и прикрепленные файлы  сохраняются в базе данных.

Для того чтобы зарегистрировать документ из главного окна модуля «Евфрат»:

1. В меню главного окна модуля выбирается пункт Документооборот — Новый документ. (рис. 2.2.)
2. В отобразившемся окне выбирается поток, в котором следует зарегистрировать документ. (рис. 2.3.)
3. При нажатии на кнопку ОК на экране отобразится окно документа.

 

Рис. 2.3. Выбор потока для регистрации  документов

Для того чтобы зарегистрировать новый документ на основе существующего  в БД комплекса с переносом  только реквизитов РКК:

1. На панели навигации главного окна модуля перейти к папке,  
в которой содержится документ, на основе которого следует зарегистрировать новый.

2. На панели просмотра выбрать документ. РИИИИСУНОК

3. В меню главного окна модуля выбрать пункт Документооборот — Регистрация — На основе выбранного документа — Регистрационная карточка.

4. В отобразившемся окне выбрать поток, в котором следует зарегистрировать документ. (рис. 2.3.)

5. При нажатии на кнопку ОК на экране отобразится окно документа. В зависимости от выбранного потока форма РКК может различаться. Поля РКК регистрируемого документа будут заполнены реквизитами РКК исходного. Перенесены будут все реквизиты, для которых предусмотрены поля в регистрируемом документе, кроме регистрационного номера и контрольной информации.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В современных условиях все большей популярностью пользуются электронные системы ведения учета документов, которые представляют собой достаточно новое явление для Российской Федерации. Эффективность систем подтверждается сотнями тысяч внедрений в различных организациях и предприятиях. Автоматизация процессов согласования и утверждения значительно сокращает время на поиск нужных документов, передачу документов между подразделениями и как следствие, повышает эффективность процессов обработки документов в целом.

Главный вывод, который вытекает из содержания работы, заключается в следующем: сложившиеся формы и методы работы с документацией  
в организациях в рамках традиционного делопроизводства  
и документационного обеспечения управления не отвечают современным условиям. В связи с тем, что основную часть информационного ресурса составляет документация, можно считать, что на современном этапе созрели необходимые предпосылки для перехода к новому способу работы  
с документами в организациях — автоматизация делопроизводства.

Результат проведенного в рамках курсовой работы анализа на актуальную тему позволяет сделать вывод ,что электронные системы ведения учета документов востребованы в практической деятельности всех отделов многих компаний. В современных условиях одним из основных направлений организации управления и его усовершенствования, приспособления  
к существующей рыночной ситуации стало использование новейшей компьютерной и телекоммуникационной техники, формирование на ее основе высокоэффективных информационно-управленческих решений.

Автоматизация регистрации документов является важным шагом  
в повышении конкурентоспособности любой компании. Внедрение систем позволяет компаниям существенно упростить проблемы, связанные  
с поиском, доступом и хранением документов, и как следствие избежать многих проблем, возникающих в процессе ведения документооборота.

В ООО «Ижэлектроснаб»  внедрение системы «ДЕЛО» позволило  упростить процесс регистрации  документов, сократило время ввода  информации вручную и поиск необходимых  документов.

Таким образом, цель курсовой работы изучение и анализ электронных систем ведения учета документов в организации, достигнута.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

 

¹ Делопроизводство – отрасль деятельности, обеспечивающая документирование и организацию работы с официальными документами.

² Доступнее излагается в основных положениях ГСДОУ.

³ Формализация - это процесс выделения и перевода внутренней структуры объекта в определенную информационную структуру - форму.

⁴ Система управления документами, СУД, DMS (англ. Document management system) — компьютерная система (или набор компьютерных программ), используемая для отслеживания и хранения электронных документов и/или образов (изображений и иных артефактов) бумажных документов.

⁵ Enterprise content management (ECM) — управление информационными ресурсами предприятия или управление корпоративной информацией. – Управление корпоративным содержанием, http://www.tadviser.ru/

⁶ Бизнес-моделирование (деловое моделирование) — деятельность по формированию моделей организаций, включающая описание деловых объектов (подразделений, должностей, ресурсов, ролей, процессов, операций, информационных систем, носителей информации и т.д.) и указание связей между ними. – Бизнес-моделирование, http://ru.wikipedia.org

⁷ CRM – это система, стратегия компании, определяющая взаимодействие с клиентами во всех организационных аспектах фронт-офиса (реклама, продажи, доставка и обслуживание клиентов, и т.п.). - Система управления взаимоотношениями с клиентами, http://ru.wikipedia.org

⁸ IBM Lotus Notes (также Lotus Notes, Lotus Notes/Domino) — программный продукт, платформа для автоматизации совместной деятельности рабочих групп. - IBM Lotus Notes, http://ru.wikipedia.org

⁹ Данная платформа применяется для трансформации объектов и запросов  
и позволяет переводить данные из терминов системы документооборота (составные части документов: поля, связки, приложенные файлы и т.д.) в термины применяемой в данной системе СУБД. – Новости Cognitive Technologies, http://old.cognitive.ru/

¹⁰ Ведущая компания в области реализации проектов по разработке и внедрению интеллектуального программного обеспечения в России. - Cognitive Technologies, http://ru.wikipedia.org

¹¹ Кроссплатформенное программное обеспечение — программное обеспечение, работающее более чем на одной аппаратной платформе и/или операционной системе. – Кроссплатформенное обеспечение, http://ru.wikipedia.org