Автоматизация процесса документооборота проектного бюро

МИНИСТЕРСТВО ОБРАЗОВАНИЯ  И НАУКИ РФ

ФЕДЕРАЛЬНОЕ БЮДЖЕТНОЕ ОБРАЗОВАТЕЛЬНОЕ  УЧРЕЖДЕНИЕ

ВЫСШЕГО ПРОФЕССИОНАЛЬНОГО  ОБРАЗОВАНИЯ

ТЮМЕНСКИЙ ГОСУДАРСТВЕННЫЙ

АРХИТЕКТУРНО-СТРОИТЕЛЬНЫЙ УНИВЕРСИТЕТ

 

 

 

 

 

Пояснительная записка к  курсовой работе по предмету 

«АСП в строительстве» на тему:

АВТОМАТИЗАЦИЯ ПРОЦЕССА ДОКУМЕНТООБОРОТА ПРОЕКТНОГО БЮРО

 

 

 

Выполнил:

студент группы ИСТ08-1

Пономарев А.В.

 

Проверил:

Мальцев В.Л.

 

 

 

Тюмень – 2012

 

 

СОДЕРЖАНИЕ

ВВЕДЕНИЕ 3

1 ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ  ОБЛАСТИ 4

2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ 4

2.1 Цель, задачи 4

2.2 Функциональные требования 5

3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ ИНФОРМАЦИОННОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ 5

4 ОПИСАНИЕ ПРОГРАММНОГО  ОБЕСПЕЧЕНИЯ 6

4.1 Общие сведения 6

4.2 Системные требования 6

4.3 Порядок работы с  программой 6

ЗАКЛЮЧЕНИЕ 13

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ 14

 

 

ВВЕДЕНИЕ

Документооборот - движение документов в организации с момента  их получения или создания до завершения, исполнения или отправки. Правильная организация документооборота способствует оперативному прохождению документов в аппарате управления, равномерной загрузке подразделений и должностных лиц.

Потребность в эффективном  управлении электронными документами  и привела к созданию систем электронного документооборота. Электронный документооборот включает: создание документов, их обработку, передачу, хранение, вывод информации, циркулирующей в организации или предприятии, на основе использования компьютерных сетей. Под управлением электронным документооборотом в общем случае принято понимать организацию движения документов между подразделениями предприятия или организации, группами пользователей или отдельными пользователями.

Целью данной курсовой работы является  автоматизация процесса документооборота научно-исследовательского института, функционирующего в рамках строительной отрасли. Внедрение системы  электронного документооборота позволит:

• сократить затраты;
• уменьшить количество ошибок типа «человеческий фактор»;
• повысить производительность компании;
• улучшить взаимодействие между подразделениями.

Для достижения поставленной цели необходимо решить следующие задачи:

• изучить предметную область;
• разработать технологическую схему документооборота;
• построить модель данных в СУБД Access, реализующую технологическую схему;
• разработать клиентские места по отделам для работы с базой данных.

1 ОПИСАНИЕ ПРЕДМЕТНОЙ  ОБЛАСТИ

Проектное бюро оказывает  полный спектр услуг по строительному  проектированию, согласованию и сопровождению  проектов строительства зданий любого функционального назначения.

Проектная группа занимается непосредственной разработкой проектов для строительства, реконструкции  и ремонта искусственных сооружений. Отдел экспертиз проводит экспертные исследования для обоснования размещений объектов  строительства на определенных территориях в соответствии с действующими санитарными нормами и правилами. Инвестиционный отдел рассматривает возможные пути расширения производства и оценивает потенциальную выгоду.

2 ПОСТАНОВКА ЗАДАЧИ

2.1 Цель, задачи

Необходимо разработать  систему электронного документооборота Проектного бюро, функционирующего в рамках строительной отрасли. Основной целью разработки является снижение временных ресурсов и трудовых затрат путем сокращения непроизводительных, дублирующих операций и задач выполняемых «вручную».

Для достижения поставленной цели необходимо решить ряд задач:

• изучить предметную область;
• разработать технологическую схему документооборота;
• построить модель данных в СУБД Access, реализующую технологическую схему;
• разработать клиентские места по отделам (инвестиционный отдел, отдел по работе с поставщиками, бухгалтерия), удовлетворяющие функциональным требованиям.

 

2.2 Функциональные  требования

Вся необходимая информация должна храниться централизованно  на файл-сервере. Клиентское место бухгалтерии  должно обеспечивать возможность работы со списком сотрудников, отделов  и должностей (добавление, редактирование, удаление), расчет заработной платы  за выполнение того или иного проекта, автоматическое составление ведомости заработной платы.  Клиентское место работы с поставщиками должно предусматривать работу со списком поставщиков и материалов, а также формирование отчета по продукции всех поставщиков и отчета материальных затрат по проекту.

Клиентское место инвестиционного отдела должно позволять редактировать список проектов, их калькуляцию, оценивать возможные результаты расширения производства, готовить отчет по калькуляции на дом и сводку о результатах расширения.

3 ПРОЕКТИРОВАНИЕ  ИНФОРМАЦИОННОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

Диаграмма сущность-связь  является самым высоким уровнем  в моделях данных и определяет набор сущностей и атрибутов  проектируемой системы.

В процессе проектирования базы данных  было определены 7 основных сущностей: сотрудник, отдел, должность, проект, калькуляция, материал, поставщик. Схема базы данных изображена на рисунке 2.

 

Рисунок 2 – Схема базы данных системы документооборота Проектного бюро

4 ОПИСАНИЕ ПРОГРАММНОГО ОБЕСПЕЧЕНИЯ

4.1 Общие сведения

Интерфейс пользователя был  создан в среде MS Access для 3 различных подсистем: бухгалтерия, поставщики, инвестиционный отдел, которые взаимодействуют с общей базой данных. В состав программы входят:

• Проектное бюро.accdb - файл-сервер;
• Поставщики.accdb – модуль работы с поставщиками;
• Бухгалтерия.accdb –модуль работы с сотрудниками;
• Инвестиционный отдел.accdb – модуль работы инвестиционного отдела.

4.2 Системные требования

Персональный компьютер:

ОС: Windows 95 и выше;

Программное обеспечение:

• Microsoft Windows XP/7;
• Microsoft Office 2003/2007.

 

4.3 Порядок работы  с программой

Модуль работы с сотрудниками запускается с помощью файла  Бухгалтерия.accdb, главная форма которого показана на рисунке 2.

Рисунок 2 – Главная кнопочная  форма модуля работы с сотрудниками

При нажатии на кнопку «Сотрудники» открывается форма редактирования списка сотрудников (рисунок 3).

Рисунок 3 – Форма редактирования списка сотрудников

Кнопка с изображением карандаша позволяет перейти  к редактированию списка должностей.

При нажатии на кнопку «Заработная  плата» открывается форма начисления заработной платы, позволяющая рассчитать заработную плату за реализацию того или иного проекта. Кроме того, можно сформировать ведомость заработной платы (рисунок 4).

Рисунок 4 – Ведомость  заработной платы

Модуль работы с поставщиками запускается с помощью файла  Поставщики.accdb, главная форма которого показана на рисунке 5.

Рисунок 5 – Главная кнопочная  форма модуля работы с поставщиками

Кнопки «Материалы», «Поставщики», «Материалы проекта» позволяют перейти к формам редактирования списка материалов, списка поставщиков и перечня материалов проекта (рисунок 6) соответственно. 

Рисунок 6 – Форма редактирования перечня материалов проекта

Форма «Материалы проекта» позволяет формировать отчет  по материалам выбранного проекта (рисунок 7).

Из главной формы можно  получить отчет по всем поставщикам (рисунок 8).

Рисунок 7 – Отчет по материалам проекта «Спортивный комплекс на луговой»

Рисунок 8 – Отчет по поставщикам

Модуль работы инвестиционного  отдела  запускается с помощью  файла Инвестиционный_отдел.accdb, главная форма которого показана на рисунке 9.

Рисунок 9 – Главная кнопочная  форма модуля работы инвестиционного  отдела

Форма позволяет перейти  к редактированию списка проектов (кнопка «Проекты»), составлению калькуляции  на дом (кнопка «Калькуляция»), анализу  расширения производства (рисунок 10).

Рисунок 10 – Форма «Анализ  расширения производства»

Чтобы составить отчет  о возможной прибыли от проекта при расширении производства за счет выбранных составляющих калькуляции, необходимо выбрать интересующий проект и нажать кнопку «Анализ по выбранным показателям проекта» (пример отчета показан на рисунке 11).

Рисунок 11 – Анализ расширения производства по проекту 

«Коттедж, Осенняя 3»

 

Модуль работы инвестиционного  отдела позволяет формировать калькуляцию  на каждый проект (рисунок 12). Кроме того, можно получить информацию о распределении денежных средств проекта (рисунок 13).

Рисунок 12 – Калькуляция на проект «Коттедж, Осенняя, 3»

Рисунок 13 – Сводка по всем проектам

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

В процессе разработки системы электронного документооборота Проектного бюро, функционирующего в рамках строительной отрасли были решены следующие задачи:

• изучена предметную область;
• разработана технологическую схему документооборота;
• построена модель данных в СУБД Access, реализующая технологическую схему;
• разработаны клиентские места по отделам для работы с базой данных.

Внедрение системы электронного документооборота позволяет:

• сократить затраты;
• уменьшить количество ошибок типа «человеческий фактор»;
• повысить производительность компании;
• улучшить взаимодействие между подразделениями.

 

СПИСОК ЛИТЕРАТУРЫ

1. Бекаревич Ю.Б., Пушкина Н.В. Самоучитель Microsoft Access 2009. – СПб.: БХВ – Петербург, 2009. – 720 с.
2. Дейт К. Дж. Введение в системы баз данных, 6-е издание. – К.; М.; СПб.: Издательский дом "Вильямс", 2008. – 848 с.
3. Калянов Г.Н. CASE - технологии: Консалтинг в автоматизации бизнес-процессов. - 3-е изддание. - М.: Горячая линия-Телеком, 2008. - 320 с
4. Маклаков С.В. BPWin, ERWin. CASE – средства разработки информационных систем. – М.: Диалог-МИФИ, 2007.
5. Мандрыкин А.В. Информационные технологии в экономике: учеб пособие / А.В. Мандрыкин, А.В. Непышневский. Воронеж: ВГТУ, 2008, 235 с.
6. Михеева В.Д., Харитонова И.А. Microsoft Access 2002. – СПб.: БХВ – Петербург, 2007. – 1040 с.