Архивный фонд РФ

     Архив обязан уведомить пользователя о  том, что он отвечает за сохранность  полученных архивных документов и соблюдение правил работы с ними в соответствии с законодательством Российской Федерации.

     В случаях хищения или повреждения  архивных документов, в том числе внесения в их текст изменений, архив обращается с соответствующим заявлением в орган внутренних дел по месту расположения архива, в трехдневный срок информирует специально уполномоченный федеральный орган исполнительной власти, уполномоченные органы исполнительной власти субъектов Российской Федерации, осуществляющие контроль за соблюдением законодательства об архивном деле в Российской Федерации, принимает другие меры к возмещению ущерба в соответствии с законодательством Российской Федерации.

2.2 Государственный  учет документов  Архивного фонда

     Определение количества и состава документов Архивного фонда Российской Федерации и других архивных документов в архиве в установленных единицах учета и отражение этого количества и состава в учетных документах обеспечивает организационную упорядоченность и возможность адресного поиска архивных документов, контроля за их наличием и состоянием.

     Архив осуществляет государственный учет архивных документов. Состав и порядок  ведения документов государственного учета архивных документов, в том  числе формы паспорта архива и  паспорта источника комплектования архива, и порядок их представления устанавливаются Регламентом государственного учета документов Архивного фонда Российской Федерации.

     Учету подлежат:

• хранящиеся в архиве архивные документы, в том числе неописанные и непрофильные для данного архива, а также страховые копии архивных документов и копии фонда пользования, описи дел и документов;
• документы Архивного фонда Российской Федерации, а также документы по личному составу, хранящиеся в источниках комплектования архива.

     Учет  производится путем присвоения архивным документам (единицам хранения/единицам учета) учетных номеров, являющихся составной частью архивных шифров.

     Архивный  шифр (обозначение, наносимое на каждую единицу хранения с целью обеспечения  её учета и идентификации) состоит  из следующих элементов: сокращенного названия архива (его официальной аббревиатуры) и номеров: архивного фонда, описи дел, документов, единицы хранения, единицы учета.

     В состав архивного шифра единицы  хранения аудиовизуальных документов включаются также обозначения (буквенные  и цифровые) элемента комплекта, размера негатива, вида носителя звуковой информации; единицы хранения электронных документов - формата записи и вида носителя информации.

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав Музейного  фонда Российской Федерации, учитываются в соответствии с порядком, установленным настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для Музейного фонда Российской Федерации.

     Документы Архивного фонда Российской Федерации, одновременно входящие в состав библиотечных фондов, учитываются в соответствии с настоящими Правилами и порядком, установленным специально уполномоченным федеральным органом исполнительной власти для библиотечных фондов Российской Федерации.

     Учет  архивных документов в государственном  архиве, государственном и муниципальном  музее, библиотеке, организации Российской академии наук осуществляется специальным подразделением.

     В архивохранилище государственного архива, организации Российской академии наук назначается работник, ответственный за учет архивных документов архивохранилища.

     Учет  архивных документов, хранящихся в  источниках комплектования архива, осуществляется специальным подразделением архива или возлагается на специально выделенного  работника, ответственных за организацию комплектования архива архивными документами.

     Учет  архивных документов в муниципальном  архиве и архивных документов, хранящихся в его источниках комплектования, осуществляют заведующий муниципальным  архивом.

     Записи  в учетные документы вносятся только работниками, ответственными за учет.

     В архиве разрабатываются порядок  и схема учета архивных документов.

     Порядок учета архивных документов определяет состав учетных документов и учетных  баз данных, ведущихся централизованно  и в каждом архивохранилище; закрепляет последовательность выполнения работ по учету. Схема учета архивных документов в графической форме фиксирует порядок учета.

     Учетные документы, кроме описей дел, документов, предназначены для служебного пользования  и пользователям не выдаются. В отдельных случаях по решению руководства архива может быть выдано дело фонда.

     В архиве ведутся основные и вспомогательные  учетные документы. Состав и формы  основных учетных документов определены настоящими Правилами. Состав и формы вспомогательных учетных документов определяются архивом самостоятельно.

     В состав основных учетных документов архива входят:

     - книга учета поступлений документов - для учета каждого поступления архивных документов в архив, а также количества и состава архивных документов, поступивших на хранение за определенный хронологический период времени; состояния их описания;

     - список фондов - для регистрации принятых на хранение архивных фондов, присвоения им номеров;

     - лист фонда - для учета в рамках архивного фонда количества и состава описей дел, документов и их нумерации, количества архивных документов, состояния их описания, фиксации изменений в названии архивного фонда;

     - лист учета аудиовизуальных документов - для учета количества аудиовизуальных  документов определенного вида при их нефондовой организации;

     - опись дел, документов - для поединичного  и суммарного учета архивных  документов, закрепления порядка  их систематизации, учета изменений  в составе и объеме архивных  документов, включенных в данную  опись;

     - реестр описей дел - для регистрации описей дел;

     - инвентарная книга учета дел,  имеющих в оформлении или в  приложении к ним драгоценные  металлы и камни - для поединичного  и суммарного учета состава  и состояния таких дел;

     - паспорт архивохранилища - для суммарного учета архивных фондов и архивных документов данного архивохранилища;

     - лист учета и описания уникального документа;

     - список фондов, содержащих особо ценные документы;

     - опись особо ценных дел, документов  или перечень номеров особо ценных дел;

     - реестр описей особо ценных дел, документов;

     - книга учета поступлений страхового фонда и фонда пользования;

     - опись страхового фонда;

     - дело фонда - комплекс документов  по истории источника комплектования (фондообразователя) и архивного  фонда, ведущийся на каждый архивный фонд, объединенный архивный фонд и архивную коллекцию;

     - лист-заверитель дела - для учета количества листов в деле;

     - внутренняя опись документов дела - для дел, в состав которых входят уникальные документы.

     Архив вправе вести другие вспомогательные учетные документы, которые включаются в схему учета документов.

     Учет  поступления архивных документов в  архив осуществляется на основании:

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта приема на хранение документов личного происхождения.

     Архивные  документы ставятся на учет также  по результатам проведения отдельных  видов архивных работ.

     Все принятые в архив архивные документы  вносятся в книгу учета поступлений  документов. Каждый впервые поступивший  в архив архивный фонд, объединенный архивный фонд, архивная коллекция записывается в список фондов, на него заполняются лист фонда, карточки указателя к листу фонда, заводится дело фонда.

     Учет  выбытия архивных документов из архива осуществляется на основании:

- акта  о выделении к уничтожению документов, не подлежащих хранению;

- акта о неисправимых повреждениях документов;

- акта приема-передачи документов на хранение;

- акта о необнаружении документов, пути розыска которых исчерпаны;

- акта возврата документов собственнику;

- акта об изъятии подлинных единиц хранения, документов.

     При передаче архивного фонда из одного архива в другой передаются 3 экземпляра описи дел, документов и дело фонда. Копия описи дел, документов остается в архиве-сдатчике и в качестве приложения к акту приема-передачи документов на хранение включается в архивный фонд архива-сдатчика.

     При выделении к уничтожению всех архивных документов архивного фонда  один экземпляр его описей дел, документов и лист фонда помещаются в дело фонда. Дело фонда включается в архивный фонд архива.

     Количество  архивных документов архива изменяется в результате:

     - выверки учетных документов, по итогам которой выявлены ошибки, допущенные при подсчете количества хранящихся архивных документов;

     - проверки наличия и состояния архивных документов, в ходе которой обнаружены неучтенные, за литерными или пропущенными номерами единицы хранения/единицы учета;

     -  реставрации архивных документов, после которой одно дело разделено на несколько дел;

     - описания архивных документов, переработки описей дел, документов, в процессе которых возможно разделение или объединение единиц хранения/единиц учета.

     Основанием  для внесения изменений в учетные  документы являются:

     - акт о технических ошибках в учетных документах;

     - акт об обнаружении документов, не относящихся к данному архиву, фонду, неучтенных и т.д.;

     - акт о разделении, объединении  дел, включении в дело новых  документов;

     - акт описания документов, переработки описей.

     Современные правила учета базируются на регламенте государственного учета документов Архивного фонда РФ, зарегистрированном Министерством юстиции 8 июля 1997 года.

 

ЗАКЛЮЧЕНИЕ

      В результате проведённого исследования по теме «Архивный фонд Российской федерации» можно сделать ряд выводов:

      Архивный  фонд Российской Федерации - исторически  сложившаяся и постоянно пополняющаяся совокупность архивных документов, отражающих материальную и духовную жизнь, имеющих историческое, научное, социальное, экономическое, политическое и культурное значение, являющихся неотъемлемой частью историко-культурного наследия народов Российской Федерации, относящихся к информационным ресурсам и подлежащих постоянному хранению.

      Федеральный закон «Об архивном деле в Российской Федерации» создал единое архивное пространство, в котором должны действовать все юридические лица, в т. ч. и коммерческие организации, в деятельности которых образуются архивные документы. В ряде статей закона четко прописаны обязанности всех юридических лиц по обеспечению сохранности архивных документов и их использованию.

      Федеральный закон значительно повысил правовой статус архивов организаций. Возрастает понимание роли архивов как важного источника информации, а это понимание так необходимо сегодня руководству коммерческих организаций. Также происходит процесс самоорганизации архивов коммерческих структур.

      В систему Федерального архивного  агентства России входят государственные  архивы с постоянным хранением документов. Часть из них (РГАДА, РГИА, РГВИА) хранит документы дореволюционного периода  и не комплектуется (не считая редких случайных поступлений).