Архивные путеводители

связей документов описываемого комплекс уяснить характер и правильно

оценить содержание документов, включенных в аннотацию. Историческая

справка является своего рода введением к аннотации, давая общее 

представление о месте данной организации в  системе государственного аппарата, периода ее деятельности, масштабе и функциях (если название

фонда не сообщает эти данные).

Основными требованиями, предъявляемыми к исторической справке,

являются связь  информации, заключенной в ней, с  аннотацией и предельная краткость. В историческую справку включаются следующие сведения: даты образования и ликвидации организации, название организации-предшественника и преемника и перечисление основных функций организации, если из названия нельзя определить круг вопросов ее деятельности.

В исторической справке целесообразно отметить особенности организации документов в делопроизводстве фондообразователя.

При значительной утрате документов в фонде сведения об плохой

сохранности помещаются в конце исторической справки  в виде краткой

информации: «документы сохранились  не полностью», «значительная часть документов не сохранилась» и т.д.

Для фондов, включенных в  групповую характеристику, в общую 

историческую справку  вносятся общие данные по истории  организаций.

Особенности исторического  развития отдельных фондообразователей называются при перечислении этих фондов.

Историческая  справка для фондов личного происхождения  состоит из

кратких биографических данных о фондообразователе: фамилия, имя, псевдоним, девичья фамилия, даты жизни, профессия, род служебной и 

общественной деятельности. В исторической справке на семейные и родовые фонды даются сведения по хронологии степени родства. На фонды, состоящие из документов нескольких лиц, связанных творческой

деятельностью, кратко излагаются сведения о служебной и общественной

деятельности фондообразователей в порядке алфавита их фамилий.

В исторической справке к архивной коллекции  указываются сведения по истории  ее создания, составитель, а также  место нахождения коллекции до поступления  в архив.

Аннотация состава  и содержания документов фондапредставляет собой краткое обобщенное описание состава документов (по видам) и их содержания (по темам, вопросам, отражающим направления деятельности фондообразователя).

 

В аннотации  может быть указана хронология темы, вопросов или 

отдельных групп документов и обозначены их географические (административно-территориальные) границы.

К аннотированию  отдельных документов нужно прибегать  в крайних 

случаях, когда  есть возможность отразить в аннотации  на фонд содержание действительно всех уникальных документов. Аннотирование лишь отдельных важных документов, когда за рамками аннотации остается

информация  о целом ряде таких же документов, ведет к искажению и потере информации, к дезориентации потребителя  информации в вопросе о действительном содержании документов фонда.

Большое значение для повышения информативности  путеводителя имеет принцип группировки  информации о содержании документов в аннотации.

Четкая и  продуманная группировка информации о содержании

документов  фонда в аннотации позволяет  показать состав и содержание документов фонда в закономерной логической последовательности, вскрыть исторические связи документов данного комплекса, что повышает

возможность восприятия такой информации, облегчает пользование путеводителем в целом.

Группировка информации в аннотации может быть различной, так как она зависит от характера  и особенностей аннотируемого фонда  и может строиться по следующим  схемам: структурной, тематической, производственно-отраслевой (функциональной), номинальной.

Для фондов, содержащих многоаспектную документную информацию со

значительным  объемом документов, систематизация которых в фонде 

проведена по структуре, возможно построение аннотации по структурным

делениям.

Этот принцип  расположения информации наиболее удобен для фондов организаций, имевших  достаточно четкую и стабильную структуру.Внутри структурных групп информация в аннотации группируется по тематическому или номинальному признаку.

Построение  аннотации по тематическому признаку применяется в тех

случаях, когда  именно такой принцип дает точное представление о 

содержании  документов фонда, об истинном направлении  деятельности

организации, его  создавшей. Наиболее целесообразно применение

тематического признака для фондов досоветского периода, когда ни

структура, ни функции  учреждения не могут достаточно отчетливо 

ориентировать в содержании его документов.

Одним из вариантов  группировки информации в аннотациях является расположение информации о документах по видам и разновидностям, т. е. по номинальному признаку.

Такая группировка  информации применяется, в частности, при аннотировании узкоотраслевых фондов, а также коллекций, созданных  по одной теме. Выбор этого признака может быть продиктован также особенностью содержания документов фонда, определяемой узкоотраслевым назначением фондообразователя. В этом случае формальный признак вполне достаточен для обозначения содержания материалов фонда.

Таким образом, если при тематическом построении аннотации тематические группы или вопросы размещаются в исторической или

логической  последовательности, то в пределах темы или вопроса -

по номинальному признаку. Выделение тематические рубрик позволяет в 

пределах каждой темы сократить аннотацию до перечисления основных

разновидностей  документов. Если тематические рубрики  крупные, внутри

них может быть проведена последующая группировка  по вопросам,

располагающимся также в исторической или логической последовательности. Название тематических рубрик определяется содержанием самих документов

Сущность построения аннотации по производственно-отраслевой, или функциональной, схеме состоит  в том, что в основу группировки  сведений берутся отрасли или  основные направления деятельности фондообразователя (или его функции). Такая схема группировки информации в аннотации применима для тех фондов, когда организации, в деятельности которых они отложились, имели четко обусловленные отрасли (направления) деятельности или функции, подтвержденные содержанием документов.

В такой аннотации  вначале указываются материалы  о деятельности

фондообразователя в целом, а затем -материалы, относящиеся к отдельным

отраслям (или  функциям). Внутри отдельных групп  при производственно-

отраслевой  схеме информация строится по номинальному признаку. Так,

например, аннотацию  на материалы фонда финансового  учреждения можно составить, исходя из его функций, по следующим группам: деятельность по рассмотрению и утверждению  смет доходов и расходов; по финансированию; по разработке налоговых мероприятий и проведению их в жизнь. В начале аннотации помещаются сведения по общим вопросам деятельности организации. Внутри каждой группы материалы располагаются в порядке их значимости по номинальному признаку.

Методика описания документов, сведения о которых включаются в

аннотацию, должна отвечать требованию четкости и лаконичности подачи

информации.

При описании организационно-распорядительной и нормативной документации характерным  является отсутствие прямых сведений о содержании документов, обозначается лишь их разновидность. Информация о такой группе документов дополняется указанием их автора (за исключением тех случаев, когда без такого указания ясно, что автором

является фондообразователь) и обозначением направленности действия (если это возможно).

При описании отчетной и плановой документации помимо разновидности  документов и указания в определенных случаях автора обязательно  обозначается их содержание, дополненное при необходимости хронологическими и географическими данными.

 

При описании переписки обязательно указывается ее обобщенное

содержание. Указание адресатов и корреспондентов  дается только в том 

случае, если эти  данные являются дополнительным источником информации о содержании описываемых документов. Автор в переписке не указывается, так как им является сама организация.

Информация  о документах может быть значительно  дополнена путем датирования  наиболее важных фактов и событий, упоминаемых  в аннотации. Кроме того, в аннотации  датируются комплексы документов или  отдельные документы в том случае, если материалы, сведения о которых содержатся в аннотации, имеются в фонде не за все годы, указанные в справочных данных, а лишь за отдельные периоды. Отсутствие дат свидетельствует о том, что документы, сведения о которых приведены в аннотации, имеются за все годы, указанные в крайних датах фонда.

Если даты материалов фонда выходят за рамки существования организации, то необходимо, чтобы в аннотации сведения об этих материалах были датированы.

В характеристику фонда может включаться библиографический список литературы о фонде.

В соответствии с действующими государственными стандартами  в нем дается описание изданий  по истории фондообразователя, справочников и исследований о документах и  публикациях документов фонда.

Вслед за характеристиками фондов помещается список неаннотируемых фондов, в котором указывается: название фонда (группы фондов), номер (номера или количество) фонда, объем и крайние даты документов. Однотипные фонды могут быть приведены под общим названием с указанием общего количества фондов, дел и общих крайних дат.

Неаннотированные  фонды в списке располагаются  в соответствии с общей схемой построения путеводителя.Основную часть  путеводителя дополняет характеристика печатных изданий, в которой приводятся сведения о количестве печатных изданий, их хронологических рамках, аннотируется их состав и содержание, отмечается наличие редких изданий, изданий на языках народов РФ и иностранных языках, журнального фонда, персональных и коллекционных собраний, системы каталогов. Характеристика небольшого по объему фонда печатных изданий может быть дана в предисловии к путеводителю.

 

 

 

 

3 Справочный  аппарат к путеводителю

 

Основными элементами справочного аппарата в путеводителе являются: титульный лист, оглавление (содержание),предисловие, списоксокращений, указатели.

Следует знать, что титульный лист не только завершает  оформление

справочника, но и содержит основные сведения справочно-ориентирующего характера.

Это -информация общего характера о подведомственности данного архива, названии архива и названии справочника, о месте и времени издания.

Для повышения  информативности оглавления целесообразно  включать в него постраничный перечень не только разделов, под разделов, но и рубрик.

Оглавление  несет определенную информационную нагрузку, показывая основные ступени систематизации, давая конкретную и наглядную информацию о структуре описания комплекса документов в целом.Предисловие включает общие сведения по истории архива, на документы которого составлен данный справочник, по составу и содержаниюдокументов и построению справочника. История архива дается очень кратко, освещаются такие вопросы, как история комплектования архива, его объем и профиль.

Основное внимание в предисловии уделяется характеристике материалов и принципам построения справочника. Как правило, дается общая оценка хранящихся документов. Основной акцент делается на те аспекты их содержания, которые составляют специфику данного архива.

Кроме того, указывается  объем, степень сохранности документов,

приводятся  сведения об опубликованных документах архива. В предисловие следует включать сведения о материалах, относящихся к профилю архива, но хранящихся в других архивах, библиотеках, музеях. При отсутствии в путеводителе списка непрофильных фондов, хранящихся в архиве, в предисловии целесообразно оговорить их наличие в составе архива.

В последней  части предисловия даются сведения о принципах 

построения  справочника (обосновывается схема  построения справочника,