Архивные описи и их назначение

Автор работы: Пользователь скрыл имя, 24 Ноября 2013 в 20:48, реферат

Описание работы

Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.






Введение

Обеспечение общества достоверной ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность функционирования научно-справочного аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.
Политические и социально-экономические изменения жизни российского государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.
Особое место в системе НСА занимает архивная опись - базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в. Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.
Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.
Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

1. Понятие и функции архивной описи

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - С.: Госстандарт России,1998..
Функции описи:
1. информационная, раскрывающая состав и содержание документов;
2. учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;
3. классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.
Опись состоит из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания являет¬ся единица хранения.
Описи составляются:
- на дела постоянного хранения;
- дела временного (свыше 10 лет) хранения;
- дела личного состава;
- документы на спецносителях;
- входящие в архив ведомственные и служебные издания.




2. Правила составления архивной описи

При составлении описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением опи¬си необходимо проверить соответствие заголовка дела по но¬менклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.
Правила (основные требования) оформления описи:
1. нумерацию единиц хранения в описи производят по системати¬зации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером еди¬ницы хранения;
2. систематизация единиц хранения в описи должна соответство¬вать систематизации дел в номенклатуре;
3. описательные статьи описи заполняются в точном; соответст¬вии с заголовками включаемых в нее дел;
4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однород¬ные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их дан¬ные в опись вносятся полностью;
5. на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полно¬стью даже в случае продолжения однородного названия дела;
6. графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;
7. опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры едино¬го фонда учреждения;
8 документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;
9. нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер - 9999;
10. систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;
11. каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;
12. при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, состав¬ляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долго¬временного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи лич¬ного состава;
13. при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем - списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;
14. личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;
15. описи постоянно

Содержание работы

Введение…..……………………………………………............................. 3
Глава 1. Понятие и функции архивной описи………………………….. 4
Глава 2. Правила составления архивной описи………………………… 5
Глава 3. Функциональное назначение описи дел………………………. 9
Заключение……………………………………………………………….. 10
Список литературы………………………………………………………. 11

Файлы: 1 файл

Таипова Роза.doc

— 73.50 Кб (Скачать файл)

 




Депобразования  и молодёжи Югры

бюджетное учреждение среднего профессионального образования 

Ханты-Мансийского  Автономного Округа – Югры  
БУ «Мегионский профессиональный колледж» 

 

Содержание

 

 

Введение…..…………………………………………….............................

3

Глава 1. Понятие и функции архивной  описи…………………………..

4

Глава 2. Правила составления архивной описи…………………………

5

Глава 3. Функциональное назначение описи дел……………………….

9

Заключение………………………………………………………………..

10

Список литературы……………………………………………………….

11


 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Введение

 

 

Обеспечение общества достоверной  ретроспективной информацией является одной из главных задач архивных учреждений Российской Федерации на современном этапе. Эффективность  функционирования научно-справочного  аппарата к документам Архивного фонда России напрямую зависит от качества составления архивных справочников.

Политические и социально-экономические  изменения жизни российского  государства и общества, произошедшие за последнее десятилетие, существенно  активизировали интерес общества к архивной информации и архивам, как хранилищам универсального информационного ресурса архивных документов.

Особое место в системе НСА  занимает архивная опись - базовый справочник российских архивов. Опись является одним из самых древних архивных справочников: самая ранняя русская опись, дошедшая до нас, относится к XII в.  Однако наиболее ценный опыт составления описей, выработки теоретических основ описания относятся к XIX в. Единая форма архивной описи сложилась сравнительно поздно, в 1940-1950-х гг.

Для обеспечения комплектования архива в организации на все завершенные  в делопроизводстве дела постоянного, временного (свыше 10 лет) хранения и  по личному составу, прошедшие экспертизу ценности, составляются архивные описи.

Значение описи определяется тем, что архивная опись, будучи учетным документом и справочником по содержанию, несет большую информационную нагрузку и, кроме того, является основой для составления других типов архивных справочников: каталогов, путеводителей, указателей. От качества подготовки описей во многом зависит эффективность поиска архивной документной информации.

 

 

 

1. Понятие и функции архивной  описи

 

 

Архивная опись - архивный справочник, содержащий систематизированный перечень единиц хранения архивного фонда, предназначенный для их учета и раскрытия их содержания ГОСТ Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». - С.: Госстандарт России,1998..

Функции описи:

1. информационная, раскрывающая состав и содержание документов;

2. учетная, учитывающая количество дел внутри фонда;

3. классификационная, закрепляющая систематизацию дел внутри фонда в соответствии со структурой фондообразователя или основными направлениями и вопросами его деятельности.

Опись состоит  из описательных статей, итоговой записи, листа-заверителя, справочного аппарата. Объектом описания является единица хранения.

Описи составляются:

- на дела постоянного хранения;

- дела временного (свыше 10 лет) хранения;

- дела личного состава;

- документы на спецносителях;

- входящие в архив ведомственные и служебные издания.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

2. Правила составления архивной описи

 

 

При составлении  описи первичным документом является делопроизводственная номенклатура дел. Перед составлением описи необходимо проверить соответствие заголовка дела по номенклатуре находящимся в нем документам, правильность оформления дела, правильность оформления документов в деле.

Правила (основные требования) оформления описи:

1. нумерацию единиц хранения в описи производят по систематизации дел, при этом, в случае многотомности дел, каждое дело или его том заносится в опись под собственным номером единицы хранения;

2. систематизация единиц хранения в описи должна соответствовать систематизации дел в номенклатуре;

3. описательные статьи описи заполняются в точном; соответствии с заголовками включаемых в нее дел;

4. при внесении в опись дел с одинаковыми заголовками в первой записи указывается полное название дела, все другие однородные дела указываются словами ТО ЖЕ, все остальные их данные в опись вносятся полностью;

5. на каждом новом листе описи заголовок воспроизводится полностью даже в случае продолжения однородного названия дела;

6. графа описи «примечание» используется для отметки о выбытии или физическом состоянии дела;

7. опись в ведомственном архиве составляется на основе описей структурных подразделений учреждения в соответствии с их значимостью на основе систематизационной структуры единого фонда учреждения;

8 документы за ряд лет, включенные в одно дело, заносятся в опись по дате заведения дела;

9. нумерация дел по описи не должна превышать четырехзначной цифры, крайний номер - 9999;

10. систематизация дел в описи предпочтительно по хронологии, а внутри ее по структуре учреждения;

11. каждая законченная опись получает свой номер по листу фонда и реестру описей;

12. при составлении описи учреждения на основании описей его структурных оформляются: 2 экземпляра описи структурного подразделения, 4 экземпляра годовой сводной описи, составляемой в ведомственном архиве, 2 экземпляра описи долговременного (свыше 20 лет) хранения, 3 экземпляра описи личного состава;

13. при составлении описи личного состава (л/с) документы в ней располагаются в следующей последовательности: сначала идут приказы по л/с, затем - списки л/с, далее следуют карточки учета л/с, личные дела, лицевые счета и расчетные ведомости по зарплате, трудовые книжки, акты о несчастных случаях;

14. личные дела систематизируются по алфавиту и заносятся в опись по году увольнения владельца;

15. описи постоянного, долговременного хранения и по личному составу хранятся раздельно в соответствии со своими номерами.

Структура составления  описи учреждения:

- годовая структурная опись составляется в структурном подразделении;

- годовая сводная опись составляется ведомственным архивом;

- на ее основе в госархиве после передачи туда документов и описи составляется сводная опись учреждения - раздельно постоянного хранения и личного состава.

Опись содержит:

- титульный лист;

- оглавление;

- предисловие;

- собственно опись;

- список сокращений;

- указатели;

- переводные таблицы;

- библиографию;

- терминологический словарь;

- лист-заверитель.

Титульный лист состоит из полного названия архива, названия фондообразователя, названия фонда, номеров фонда, описи, названия описи, крайних дат внесенных в опись документов.

В оглавлении перечисляются разделы Описи с указанием их листов по валовой нумерации.

В предисловии сообщаются сведения о фондообразователе, фонде, приводится аннотация состава и содержания его документов, состав справочного аппарата к описи.

Основной текст описи содержит ее описательная статья. В ней указываются порядковый номер единицы хранения, единицы учета, делопроизводственный индекс или старый инвентарный номер, заголовок единицы хранения, единицы учета, крайние даты документов, количество листов в единице хранения, язык, подлинность/копийность, способ воспроизведения, степень сохранности документов, внешние особенности. При наличии особо ценных документов возможно введение в описательную статью их аннотаций.

Список сокращений вводится в случае наличия в описи специфических, присущих только конкретному учреждению, сокращений слов и терминов.

Указатели раскрывают предметные понятия описи с необходимыми пояснениями и указанием единиц хранения. Возможны предметный, именной, географический, хронологический, другие указатели. В зависимости от необходимости они могут быть глухие или аннотированные.

Переводные таблицы используются при переработке описи для перевода новых номеров единиц хранения на старые. В них параллельно указываются номера новой и старой описи, облегчая тем самым работу с новой описью.

Библиография определяет степень использования документов фонда, сообщая сведения об их публикациях, упоминании их в печатных и непечатных материалах, в том числе научно-справочном аппарате.

Терминологический словарь вводится в случае специальных для фондообразователя терминов, упоминающихся в описи и содержащихся в ней документах.

Лист-заверитель сообщает суммарные сведения описи, число ее пронумерованных листов, количество находящихся в ней единиц хранения, от первого до последнего их номера, изменения в составе описи. Лист-заверитель подписывается составителем описи. При внутренних изменениях в описи он фиксирует эти изменения.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

3. Функциональное назначение описи дел

Опись документов, отправленных на архивное хранение, должна составляться в 2-х экземплярах. Первый из них отправляется вместе со всеми описанными делами в архив, а вторая часть будет находиться в структурном подразделении.

Опись, которая была передана в  ведомственное хранилище, в дальнейшем служит основой для составления годового списка. Изготавливаемая в четырех экземплярах, она после визирования председателем экспертной комиссии и руководителем органа документационного обеспечения управления, в дальнейшем передается в государственный архив.

Чтобы упростить поиск документов в организации, может составляться внутренняя опись, которая является подобием оглавления к хранящимся делам. Такие реестры в обязательном порядке составляются для трудовых соглашений, личных, следственных, особо ценных и судебных материалов, а также дел, заголовки которых не отражают содержание документации.

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

 

Заключение

 

 

Государственный учет документов АФ РФ заключается в определении  их количества в учетных единицах и отражение этого количества, состава и состояния в учетных документах. Учету подлежат все документы, хранящиеся в архив. Учет документов обеспечивает организационную упорядоченность, идентификацию и возможность адресного поиска документов, контроль за их наличием и состоянием.

Учет документов с 1992г. регламентируется соответствующими нормативными и организационно-распорядительными документами. Это, прежде всего Положения об отделе обеспечения сохранности, госучета и научно-справочного аппарата документов.

Учет архивных документов способствует их сохранности, помогает осуществлять контроль за наличием документов и обеспечивать их поиск. Учет документов, хранящихся в ведомственных архивах, позволяет госархивам проводит планомерное комплектование в соответствии с их профилем и является основой планирования работы госархива.

Основу НСА архива составляли описи  дел и каталоги, картотеки документальных материалов, исторические справки, обзоры фондов, тематически обзоры.

Основные усилия сектора НСА  направляются на усовершенствование описей: создание предисловий к описям фондов, титульных листов, оглавлений, указателей. 
 

 

 

 

 

 

 

Список литературы

 

 

1. Совершенствование  научно-справочного аппарата к  документам бывших партийных  архивов: Метод. рекомендации. –  М., 1994.

2. Архивоведение: Учебник для нач. проф. образования: Учебное пособие для сред. проф. образования / Е.В. Алексеева, Л.П. Афанасьева, Е.М. Бурова; Под ред. В.П. Козлова. – М.: ПрофОбрИздат, 2002. – 272 с.

3. Федеральные архивы  России и их научно-справочный  аппарат. – М., 1994.

4. Основные положения  развития системы научно-справочного  аппарата к документам государственных  архивов. – М., 1981.

5. организация использования  документов ГАФ СССР: Пособие  для архивистов. – М., 1987.

6. Гост. Р 51141-98 «Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения». – М., 1998.

7. Автократов В.Н. Общая  теория архивоведения // Вопросы истории. – 1973. - № 8.

8. Алексеева Е.В. Архивы  и права. – М., 2003

9. Бакалинская Г.Г.  О пересмотре отраслевого состава  источников комплектования АФ РФ. – М., 2004

10. Банасюкевич В.Д.  Формирование Архивного фонда  Российской Федерации. – М., 2003

11. Крайская З.В. Архивоведение.  – М., 2004

12. Алексеева Е.В., Афанасьева Л.П. Архивоведение. – М., 2004

13. Алексеева Е.В. Архивы и права. – М., 2003

14. Дифференцированный подход к описанию документов. Методичсекие рекомендации. – М., 1969. – Вып. 1.

 


Информация о работе Архивные описи и их назначение