Теоретические основы первичного бухгалтерского учета

Как говорилось выше, по фактам хозяйственной  жизни предполагается деление документов на три группы:

а) ситуации- документы, констатирующие то или иное состояние, т.е.: документы, составляемые при инвентаризации, справки, что-либо констатирующие, а также все отчетные формы, такие, как баланс, отчет о прибылях и убытках и т.п.

б) действия –основная часть документов, в которых отображаются факты, связанные  с хозяйственной жизнью.

в) события- документы, констатирующие какие-либо форс-мажорные чрезвычайные происшествия. Как правило, это записки, справки.

По содержанию:

а) монетарные – все документы, отражающие кассовые и банковские операции, и все документы, связанные с  расчетами.

б) немонетарные- все документы, не вошедшие в предыдущую группу.

Такое деление имеет две очень  важные причины :

1. В камеральной бухгалтерии объектом учета, в сущности, выступают только монетарные факты.
2. В патримональной бухгалтерии монетарные факты обычно переоцениваются, так как меняется покупательская способность единиц, и меняется курс иностранных валют, немонетарные факты отражаются по первоначальной стоимости.

     По экономическому назначению документы разделяют на распорядительные, оправдательные (исполнительные), бухгалтерского оформления и комбинированные:

а) распорядительные документы отражают вопросы общего руководства предприятием и его хозяйственной деятельностью. Они представляют собой приказ о выполнении определенного хозяйственного действия. Распорядительные документы составляют работники всех структурных подразделений предприятия. Документы по организации учета и отчетности заполняют непосредственно работники бухгалтерии.[7.C.441].

б) оправдательными (исполнительными) называют документы, которые подтверждают факт осуществления хозяйственной операции (то есть содержат данные о ее выполнении), а потому служат обоснованиям для учетных записей. К ним принадлежат выписки банка с текущего или другого счета предприятия, акты, квитанции, авансовые отчеты и др.

в) документы бухгалтерского оформления составляются на основе распорядительных или оправдательных документов для систематизации учетных записей и определения корреспонденции счетов. Они прилагаются к распорядительным или оправдательным документам и самостоятельно значения не имеют. Отдельно такие документы используются лишь когда бухгалтер составляет справки и расчеты на основе действующих инструкций о начислении амортизации основных средств, отчислений на социальное страхование и пр.[7.C.445].

По порядку отражения операций документы разделяют на первичные и сводные (вторичные):

а) первичные документы составляют в момент осуществления хозяйственной операции (приходные и расходные кассовые ордера, накладные на сдачу продукции на склад, акты на прием работ и др.).

б) сводные документы составляют на основании однородных первичных документов путем группировки и обобщения их показателей (отчеты кассира, авансовые отчеты, реестры платежных требований и др.). Такие документы имеют большое значение для систематизации и сокращения объема учетных записей.

Необходимо отметить, что  в настоящее  время бухгалтеры, как правило, понимают под документами только первичные  документы и исключают из всего  множества документов учетные регистры и финансовую отчетность.[8.C.179].

1.3 Документооборот

 

          Документы с момента их составления или получения от других предприятий и организаций до передачи в архив на хранение проходят определенный путь. Для обеспечения своевременного и качественного учета необходимо организовать такую систему составления и обработки документов, которая бы обеспечивала ускорение документооборота.

Документооборотом называется движение документов в процессе их оперативного использования и бухгалтерской  обработки с момента составления  или получения от других предприятий  и организаций до передачи на хранение в архив после записи в учетные регистры.

Различают три основных потока документации:

- документы, поступающие из других  организаций (входящие).

- документы, отправляемые в другие  организации (исходящие).

- документы, создаваемые и используемые сотрудниками внутри предприятия (внутренние).[7.C.453].

Задача правильной организации  документооборота состоит в том, чтобы ускорить движение документов. На каждом рабочем месте документ должен находиться минимальный срок и проходить по возможности меньше инстанций. Ускорение документооборота улучшает качество учетной информации и обеспечивает достоверность показателей хозяйственно-финансовой деятельности.

Для обеспечения равномерного движения документов без задержек и накопления на отдельных местах по каждому виду документов разрабатывают график документооборота, в котором предполагается последовательность прохождения документов, работа, которая выполняется каждым звеном, указываются конкретные исполнители, ответственные за соблюдения установленного порядка и сроки оформления и обработки документов.

График документооборота оформляется  в виде схемы или перечня работ  по составлению, проверке и обработке  документов, которые выполняются  каждым подразделением предприятия, а  также всеми исполнителями с определением их взаимосвязи и сроков выполнения работ. График документооборота утверждается приказом руководителя организации, он должен быть рациональным, т. е. предусматривать оптимальное число подразделений и исполнителей, которые должен проходить каждый первичный учетный документ, определять минимальный срок его нахождения в подразделении.

Ответственность за соблюдение графика документооборота, а также за своевременное и качественное создание документов, своевременную передачу их для отражения в бухгалтерском учете и отчетности, за достоверность содержащихся в документах данных несут лица, создавшие и подписавшие эти документы.

Отсутствие надлежащего порядка  в оформлении и обработке документов является одной из причин отставания учета, составления отчетности, неэффективности использования учетной информации для управления хозяйственной деятельностью и контроля.

Для каждого документа в бухгалтерском  учете существует свой путь движения, т.е. свой документооборот. Однако для  всех документов обязательными являются пять основных этапов:

1) составление документа в момент  совершения хозяйственной операции в соответствии с требованиями, предъявляемыми к оформлению документов;

2) передача документа в бухгалтерию,  где контролируют своевременность  и полноту сдачи его для учетной обработки;

3) проверка принятых документов  бухгалтером. Проверка осуществляется по форме (проверяется полнота и правильность оформления документов, заполнение их обязательных реквизитов), по содержанию (проверяется законность документированных операции, логическая увязка отдельных показателей) и, кроме того, включает арифметическую проверку;

4) обработка документа в бухгалтерии:

• таксировка, или расценка, предусматривает  перевод натуральных и трудовых измерителей в обобщающий денежный измеритель.

• группировка — подбор документов, однородных по экономическому содержанию (приход ТМЦ и расход ТМЦ);

• контировка — указание в первичном документе корреспонденции счетов по конкретной хозяйственной операции, вытекающей из содержания документа;

5) сроки и порядок подготовки документов к архивному хранению, сдачи документов в архив.

График документооборота является элементом учетной политики организации. Следовательно, он должен утверждаться руководителем в установленном  порядке одновременно с утверждением учетной политики организации. Из этого следует, что изменения в графике документооборота можно вносить не чаще одного раза в год – с начала нового календарного года.[6.C.114].

График документооборота может  иметь следующий вид:

Таблица 1 – График документооборота в организации.

	Наименование документа	Регистрируемая  операция	Создание документа
			Количество экземпляров	Ответственные исполнители	Сроки исполнения
1	2	3	4	5	6
1	Акт(накладная) приемки- передачи основных средств	Ввод в   эксплуатацию основных средств	1	Приемная комиссия, назначаемая  руководителем	Момент ввода в эксплуатацию

 

Продолжение таблицы 1.

Проверка документа			Утверждение  документа	Обработка документа		Передача  в архив
Ответствен-ный  за проверку	Порядок представ-ления	Срок представ- ления		Кто исполняет	Срок исполне-ния	Кто исполняет	Срок исполне-ния
7	8	9	10	11	12	13	14
бухгалтер	После оформ- ления	В день оформ- ления	Руководитель после визы гл. бух- галтера	Бухгалтер	Не позднее Следующего дня	Бухгалтер	По истечении года

 

             В результате перечисленных действий формируются основные информационные сообщения – счетные записи, описывающие каждый свершившийся факт хозяйственной жизни и представляющие вход бухгалтерской информационной системы экономического субъекта.

        При наличии в организации большого количества документов график документооборота может быть весьма громоздким и неудобным для практического использования. В таком случае целесообразно разработать несколько графиков в зависимости от специфики их обработки и структурных подразделений, задействованных в документообороте.

2. Практическая часть

 

Задание №6

Таблица 1 - Начальный баланс предприятия на 1 ноября 200Х г.
	Актив			Пассив
№ п/п	Наименование статьи	Сумма, руб	№ п/п	Наименование статьи	Сумма, руб
1	Основные средства	150000	1	Уставный капитал	186000
2	Материалы	37000	2	Прибыль прошлых лет	40000
3	Основное производство	5000	3	Расчеты с персоналом по оплате труда	10000
4	Расчеты с подотчетными лицами	1000	4	Расчеты с бюджетом	13000
5	Расчетные счета	180000	5	Краткосрочные кредиты банков	100000
6	Касса	1000	6	Расчеты по социальному страхованию и обеспечению	25000
Баланс		374000	Баланс		374000

 

Таблица 2 - Журнал регистрации хозяйственных операций за ноябрь 200Х г.
№ п/п	Содержание хозяйственной операции	Сумма, руб.	Корреспонденция счетов
			Д-т	К-т
1	Получен краткосрочный кредит банка	100000	51	66
2	Получено в кассу с расчетного счета на выплату заработной платы	150000	50	51
3	Начислена премия специалистам за рационализацию технологического процесса	16000	84	70
4	Начислена амортизация ОС	10000	20	02
5	Образован резерв на оплату очередных отпусков рабочих основного производства	22000	20	96
6	Поступили материалы от поставщиков	28000	10	60
7	Погашена задолженность поставщикам  за материалы	28000	60	51
8	Перечислены в бюджет налоги	12000	68	51
9	Начислено пособие по временной  нетрудоспособности главному бухгалтеру	2300	69	70
10	Выдано пособие по временной  нетрудоспособности главному бухгалтеру	2300	70	50

 

 

 

 

Схемы счетов:

 

 

Счет 01 Основные средства			Счет 02 Амортизация основных средств			Счет 10 Сырье и материалы
Д	К		Д	К		Д	К
Сн -150000						Сн - 37000
				4. 10000		6. 28000
Об: -	Об: -		Об: -	Об: 10000		Об: 28000	Об: -
Ск -150000				Ск - 10000		Ск - 65000
Счет 20 Основное производство			Счет 50 касса			Счет 51 Расчетный счет
Д	К		Д	К		Д	К
Сн - 5000			Сн - 1000			Сн - 180000
4. 10000			2. 150000			1. 100000	2. 150000
5. 22000				10. 2300			7. 28000
							8. 12000
Об: 32000	Об: -		Об: 150000	Об: 2300		Об: 100000	Об: 190000
Ск - 37000			Ск - 148700			Ск - 90000
Счет 60 Расчеты с поставщиками и подрядчиками			Счет 66 Расчеты по краткосрочным  кредитам и займам			Счет 68 Расчеты по налогам и сборам
Д	К		Д	К		Д	К
				Сн-100000			Сн - 13000
	6. 28000			1. 100000		8. 12000
7. 28000
Об: 28000	Об: 28000		Об: -	Об:100000		Об: 12000	Об: -
				Ск - 200000			Ск - 1000
Счет 69 Расчеты по соц. страхованию  и обеспеч.			Счет 70 Расчеты с персоналом по оплате труда			Счет 71 Расчеты с подотчетными лицами
Д	К		Д	К		Д	К
	Сн - 25000			Сн - 10000		Сн - 1000
9. 2300				3. 16000
				9.2300
			10. 2300
Об: 2300	Об: -		Об: 2300	Об: 28300		Об: -	Об: -
	Ск - 22700			Ск - 26000		Ск - 1000
Счет 80 Уставной капитал			Счет 84 Нераспределенная прибыль (убытки)			Счет 96 Резервы предстоящих расходов
Д	К		Д	К		Д	К
	Сн - 186000			Сн - 40000
			3. 16000				5. 22000
Об: -	Об: -		Об: 16000	Об: -		Об: -	Об: 22000
	Сн - 186000			Ск - 24000			Ск - 22000