Составление приказов

 

Содержание

 

введение                                                                                                          3

1Разновидности приказов по личному составу                                          4

2 Унифицированные формы приказов по личному составу                     6

3 Виды приказов по личному составу                                                         8

4.Решение                                                                                                     11

Заключение                                                                                                  12

Список источников и литературы                                                              13

 

 

Введение

 

Вся управленческая деятельность любой организации  обязательно документируется. Но особенно строго следует подходить к документированию трудовых правоотношений. Правильность составления и оформления кадровой документации, напрямую влияющая на ее юридическую силу, касается каждого гражданина лично.

Именно поэтому, актуальность данной темы в том, что документы по личному составу являются наиболее важными документами и требуют особой тщательности и аккуратности при оформлении, ведении и обеспечении сохранности на протяжении длительного срока. Вследствие этого, составление и оформление приказов по личному составу, организация работы с ними регламентированы законодательными и нормативно-методическими актами, знание и выполнение которых обязательны для каждого, имеющего дело с документами.

Цель работы - рассмотреть виды и формы приказов по личному составу.

Тема работы является на сегодняшний день очень актуальной, потому что составление приказов является обязательной обязанностью, так как распорядительные действия работодателя, связанные с трудовой деятельностью работников, - приемом на работу или увольнением, переводами на другую работу и изменением существенных условий труда, применением поощрений и взысканий и т.д. – оформляются приказами. С точки зрения бухгалтерского учета, перечисленные действия (прием, увольнения, переводы и т.д.) являются хозяйственными операциями, а, следовательно, приказы должны оформляться не только по правилам делопроизводства, но и с учетом требований законодательства о бухгалтерском учете.

 

Для правильного  ведения кадровой документации необходимо хорошо знать и постоянно руководствоваться законодательно-правовыми актами о труде.

Прежде всего, это Трудовой кодекс Российской Федерации  с изменениями, внесенными Федеральным  законом от 30 июня 2006 г. № 102-ФЗ. В  Трудовом кодексе отражены процессы документирования трудовых правоотношений, определены случаи и порядок составления документов. Поэтому, оформляя трудовые правоотношения путем составления кадровых документов, необходимо, прежде всего, обращаться к соответствующим статьям Трудового кодекса.

Однако, в соответствии с Трудовым кодексом, организация  при установлении трудовых правоотношений опирается не только на статьи самого Трудового кодекса, но и на иные федеральные  законы, в которых затронуты вопросы  труда, указы Президента, законы и  иные нормативные правовые акты субъектов федерации, на территории которого она находится, акты органов местного самоуправления, содержащие нормы трудового права.

Между тем, в  настоящее время нет государственного органа управления, взявшего на себя полную ответственность за состав, порядок ведения и хранения всего комплекса документов, необходимых для оформления кадровых вопросов. Хотя многие из форм документов возникли в реальной практике много лет назад, нет и единой полноценной по составу общероссийской унифицированной системы документов по личному составу.

 

1. Разновидности приказов по личному составу.

 

Основу документации по личному составу составляют распорядительные документы, в которых фиксируются  правовые отношения работников и  работодателя

Распорядительные документы – это документы, в которых фиксируются решения административных и организационных вопросов деятельности организации. Эти документы регулируют и координируют деятельность, позволяют органу управления обеспечивать реализацию поставленных перед ним задач.

В соответствии с действующим законодательством  и компетенцией органы управления издают следующие распорядительные документы:

• приказы;
• инструкции;
• указания;
• решения;
• постановления;
• распоряжения.

 

Приказ –  правовой акт, издаваемый руководителями министерств, ведомств, отделов, организаций, учреждений, объединений, предприятий, действующими на основе единоначалия.

Приказы подразделяются на две группы:

• приказы по основной (производственной) деятельности;
• приказы по личному составу (персоналу) организации.

В своей работе я более подробно рассмотрю приказы  по личному составу.

В комплекс распорядительной документации по личному составу входит набор различных по назначению приказов (распоряжений), предназначенных для юридического оформления заключенного договора гражданина с учреждением, организацией или фирмой.

Всю документацию в целом по личному составу  можно классифицировать на четыре группы в логическом порядке – по этапам трудового цикла работника:

• документация, связанная с комплектованием персонала организации;
• документация, связанная с процессом движения персонала в период работы в организации;
• документация, связанная с отношением работника к трудовому процессу;
• документация, связанная с прекращением трудовых отношений работника с организацией, т.е. с увольнением.

Издание приказов по личному составу обязательно:

• при назначении работников на должность (даже при наличии контракта);
• освобождения от должности и перемещениях по службе;
• при вынесении поощрений и наложении дисциплинарных взысканий;
• при введении единых и типовых норм выработки (обслуживания), тарифно-квалификационных справочников, единых тарифных сеток, утверждении систем оплаты труда работников;
• в случаях премирования работников и выплаты единовременных денежных вознаграждений;
• при приобретении и повышении квалификации, присвоении разрядов, классности;
• при предоставлении внеочередного отпуска;
• перемене фамилии и в других случаях.

Приказы служат единственным основанием внесения соответствующих  записей в трудовые книжки, учетные  и другие документы.

2. Унифицированные формы приказов по личному составу.

 

Для учета личного  состава, начисления и выплат заработной платы используют унифицированные  формы первичных документов, утвержденные постановлением Госкомстата России от 05.01.2004г. №1 «Об утверждении Унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Кроме того, каждая организация может разрабатывать  и утверждать самостоятельно те формы  первичных и учетных документов, которые ей необходимы для ведения  учета с учетом требований, предъявляемых Федеральным законом от 21.11.1996 №129-ФЗ «О бухгалтерском учете»

Первичная учетная  документация по личному составу  подразделяется на две группы документов:

• по учету кадров;
• по учету использования рабочего времени и расчетов с персоналом по оплате труда.

Унифицированные формы первичной учетной документации распространяются на юридические лица всех организационно-правовых форм и  форм собственности.

Перечень форм приказов по личному составу:

• приказ (распоряжение) о приеме работника на работу (форма № Т-1, индивидуальная);
• приказ (распоряжение) о приеме работников на работу (форма № Т-1а, сводная);
• приказ (распоряжение) о переводе работника на другую работу (форма № Т-5);
• приказ (распоряжение) о переводе работников на другую работу (форма № Т-5а, сводная);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работнику (форма № Т-6);
• приказ (распоряжение) о предоставлении отпуска работникам (форма № Т-6а, сводная);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работником (форма № Т-8);
• приказ (распоряжение) о прекращении действия трудового договора (контракта) с работниками (форма № Т-8а, сводная);
• приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (форма № Т-9);
• приказ (распоряжение) о направлении работников в командировку (форма № Т-9а, сводная);
• приказ (распоряжение) о поощрении работника (форма № Т-11);
• приказ (распоряжение) о поощрении работников (форма № Т-11а, сводная).

В то же время  никем не разработаны унифицированные  формы распорядительных документов об установлении неполной рабочей недели, об отзыве из отпуска, о временном исполнении обязанностей, о вынесении взысканий и др. Вероятно, сказалось то, что подобные документы не являются основанием для внесения записей в трудовую книжку, учета кадров или выполнения типовых первичных финансовых операций.

Следует иметь  в виду, что распорядительные документы, в том числе по личному составу, наряду с информационными и организационно-правовыми, являются составной частью организационно-распорядительной документации (ОРД). Общие правила ее оформления, использования фирменных бланков, расположения реквизитов и другое регламентируются государственным стандартом «Унифицированные системы документации. Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов. ГОСТ Р 6.30-2003».

Исходя из этого  положения при документировании ситуаций, для которых не разработаны  унифицированные бланки, распорядительные документы должны оформляться в  соответствии с общими правилами  оформления организационно-распорядительной документации.

Все унифицированные  формы распорядительных документов по личному составу могут использоваться:

как образцы  для формирования нового документа;

как бланки с  последующим рукописным заполнением  необходимого количества экземпляров;

в электронной  форме с заполнением на экране дисплея и последующей распечаткой  бумажных экземпляров.

Независимо от используемой технологии, правильно  составленные и полностью оформленные  проекты документов после проставления необходимых виз и грифов согласования и подписания руководителем имеют равную юридическую силу.

 

3. Виды приказов по личному составу.

 

По структуре  приказы по личному составу могут  быть простыми и сложными1.

Простой приказ состоит из одного распорядительного  раздела (распорядительного, приказного действия): принять, назначить, уволить и т.д.

Если приказ касается одного лица, то он называется индивидуальным, если охватывает круг лиц – сводным.

Объединение в  приказе нескольких распорядительных разделов делает приказ сложным. Несмотря на широкую практику составления сложных приказов по личному составу, следует учитывать, что они не только не обеспечивают должной оперативности ручного поиска информации в процессе оперативной и контрольной работы, особенно при значительных объемах этого вида документов, но и затрудняют использование автоматизированных систем обработки информации.

Для обеспечения  автоматизированных информационных кадровых систем все более интенсивно внедряются структурно простые приказы по личному  составу и, как правило, индивидуальные.

К каждому пункту раздела приказа (по каждому лицу) в приказе даются наименование и  сведения о документе, послужившем  основанием для включения этого  пункта в приказ. Например:

личное заявление  работника;

контракт;

докладная записка руководителя структурного подразделения (например, о переводе работника или о направлении его в командировку);

акт (например, о  нарушении трудовой дисциплины);

письмо другой организации с просьбой о переводе сотрудника в их организацию;

свидетельство о браке, отражающее факт изменения фамилии работника, и другие.