Процесс автоматизации

Содержание: 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Введение 

      В данной курсовой работе один из элементов  бухгалтерского учета - автоматизация. Данная тема очень актуальна, так  как автоматизация является одним  из самых эффективных методов  улучшения работы бухгалтерского отдела.

      Целью курсовой работы является полное изучение всего процесса автоматизации.

      Для достижения данной цели были поставлены следующие задачи:

       1)изучить понятие автоматизация; 

       2)охарактеризовать цели автоматизации  и виды;

       3)рассмотреть порядок проведения  и документное оформление автоматизации на примере ООО «Шмель».

      Предметом данной курсовой работы является  автоматизация, а объектом – порядок проведения автоматизации на предприятии ООО  «Шмель». 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 
 

Глава I. Автоматизация бухгалтерского учета

1.1 Автоматизация бухгалтерского учета - основа эффективного управления

 

      Руководителю  российского предприятия сегодня  приходится принимать решения в  условиях неопределенности и риска, что вынуждает его постоянно  держать под контролем различные  аспекты финансово - хозяйственной  деятельности. Эта деятельность отражена в большом количестве документов, содержащих разнородную информацию. Грамотно обработанная и систематизированная  она является в определенной степени  гарантией эффективного управления производством. Напротив, отсутствие достоверных  данных может привести к неверному  управленческому решению и, как  следствие, к серьезным убыткам.

      Если  не брать во внимание умышленные противоправные действия, то все ошибки бухгалтерского учета совершаются либо по небрежности (например, арифметические ошибки), либо из - за незнания особенностей ведения  бухгалтерского учета в России. Такие  ошибки практически неизбежны при  ручном учете или при использовании  устаревших или нелегальных версий программных комплексов.

     Предметом бухгалтерского учета является финансово-хозяйственная  деятельность предприятия или организации.

      Финансово-хозяйственная  деятельность складывается из:

      - формирования источников, необходимых  для деятельности.  Источники могут быть финансовыми и материальными;

     - размещения      привлеченных  и сформированных средств: создание  производственных запасов, затрат  на производство продукции, реализации  продукции, взаимоотношений с  бюджетом в части налогооблажения  и иные хозяйственные операции.

      Метод бухгалтерского учета - ведение учета  финансово-хозяйственных операций на основе натуральных измерителей  в денежном выражении путем сплошного, непрерывного, документального и  взаимосвязанного их выражения.

      Задачами  бухгалтерскими учета являются:

- формирование  достоверной информации о хозяйственных  процессах и результатах деятельности  предприятий необходимой для  оперативного руководства и управления, а также ее использования инвесторами,  покупателями, налоговыми, финансовыми,  банковскими органами и иными  заинтересованными лицами;

- обеспечение  контроля за наличием движения  имущества и использования материальных, трудовых и финансовых ресурсов  в соответствии с утвержденными  нормами, нормативами и сметами;

- предупреждение  негативных явлений в финансово-хозяйственной  деятельности, выявление и мобилизация внутрихозяйственных ресурсов.

      1.2 Автоматизированное рабочее место бухгалтера 

     Рабочие места бухгалтеров могут быть оснащены персональными компьютерами и на их основе созданы автоматизированные рабочие места бухгалтера (АРМ). Они позволяют автоматически формировать первичные документы и машинограммы по различным участкам учета и передавать полученные результаты в вычислительный центр, чтобы составить сводные регистры бухгалтерского учета и отчетности. Их внедрение поможет решить проблему полной и комплексной автоматизации бухгалтерского учета.

    Таблично-автоматизированная форма бухгалтерского учета

    

    

    

      

    

    

    

    Условные  обозначения:

• ручная передача информации
• автоматическая передача и обработка информации
• диалог с ЭВМ

    Использование на практике ориентированных форм бухгалтерского учета имеет целый ряд преимуществ, к ним относятся:

• применение вычислительной техники не только для обработки информации, но и для ее сбора и регистрации;
• возможность диалогового режима работы с ЭВМ;
• возможность выдачи информации по запросу;
• освобождение времени учетного персонала для усиления контрольно-аналитических функций;

Широкое внедрение в практику персональных компьютеров привело к возможности  создания АРМ бухгалтеров. С их помощью  выполняются значительно быстрее  и надежнее расчетные и другие технические операции, автоматизировано получение бухгалтерских регистров  оборотного (оборотно-сальдового) баланса.

    С помощью компьютера в бухгалтерии  значительно облегчается решение  информационно-поисковых задач, упрощается работа по подготовке, составлению  и распечатке первичных документов. Использование компьютеров привело  к созданию и распространению  различных бухгалтерских программ.

       Применение  электронно-вычислительных машин (ЭВМ) позволило автоматизировать рабочее место бухгалтера и поднять на новый уровень процесс измерения и регистрации хозяйственных операций. Результатом этого явилось создание принципиально новой формы бухгалтерского учета, которая получила название «автоматизированной».

   

       Более правильным представляется назвать ее диалоговой, поскольку ЭВМ на современном уровне их применения из вспомогательного средства становятся определяющим фактором организации учетного процесса.

       Быстрота  и удовлетворение различных пользователей  в соответствующей информации на основе единого ее массива — отличительная черта автоматизированной формы бухгалтерского учета.

Требования  к бухгалтерской  системе

 

      В функциональном аспекте бухгалтерские  системы должны, по крайней мере, безошибочно производить арифметические расчеты; обеспечивать подготовку, заполнение, проверку и распечатку первичных  и отчетных документов произвольной формы; осуществлять безошибочный перенос  данных из одной печатной формы в  другую; производить накопление итогов и исчисление процентов произвольной степени сложности; обеспечивать обращение  к данным и отчетам за прошлые  периоды.

      Для того чтобы обеспечить указанные  возможности, система должна иметь  единую базу данных по текущему состоянию  бухгалтерского учета на предприятии  и архивным материалам, любые сведения из которой могут быть легко получены по запросу пользователя. В зависимости  от особенностей учета на предприятии  базы данных могут иметь различную  структуру, но в обязательном порядке  должны соответствовать структуре  принятого плана счетов, задающего  основные параметры настройки системы  на конкретную учетную деятельность. Модули системы, обеспечивающие проведение расчетов, суммирование итогов и начисление процентов, должны использовать расчетные  нормативы, которые приняты в  текущее время.

      Надежность  системы в компьютерном плане  означает защищенность ее от случайных  сбоев и в некоторых случаях  от умышленной порчи данных. Как  известно, современные персональные компьютеры являются достаточно открытыми, поэтому нельзя достоверно гарантировать  защиту чисто на физическом уровне. Важно, чтобы после сбоя разрушенную  базу данных можно было легко восстановить, а работу системы возобновить  в кратчайшие сроки. Хорошие бухгалтерские  системы отвечают этим требованиям.

      Не  менее важно, чтобы фирма - разработчик  бухгалтерской программы имела  значительный опыт работы и солидную репутацию. При выборе системы следует  учитывать то обстоятельство, что  в дальнейшем к продавцу придется неоднократно обращаться и за советом  или консультацией, и за заменой  устаревшей версии на более свежую.

Элементы  компьютерной системы

 

      В неавтоматизированной системе ведения  бухгалтерского учета обработка  данных о хозяйственных операциях  легко прослеживается и обычно сопровождается документами на бумажном носителе информации. Аналогичные документы часто  используются и в компьютерной системе, но во многих случаях они существуют только в электронной форме. Более того, основные учетные документы в компьютерной системе бухгалтерского учета представляют собой файлы данных, прочитать или изменить которые без компьютера не возможно. 

Компьютерная  система включает в себя следующие  элементы:

     1. Аппаратные средства. К ним относятся:  оборудование и устройства, из  которых состоит компьютер, в  частности центральный процессор,  жесткий диск, устройство чтения  CD-ROM, принтеры, сетевые карты и т.п.

     2. Программные средства.

     а) Системные программы. К этим программам, выполняющим общие функции, обычно относят операционные системы, системы  управления базами данных (СУБД), и сервисные  программы. Системные программы  обычно разрабатывают поставщики аппаратных средств или фирмы, специализирующиеся в области программного обеспечения, и модифицируют с учетом индивидуальных требований.

     б) Прикладные (пользовательские) программы - это наборы машинных команд для  обработки данных, которые организация--пользователь разрабатывает самостоятельно или  приобретает у внешнего поставщика.

     3. Документация - описание системы  и структуры управления применительно  к вводу, обработке и выводу  данных, обработке сообщений, логическим  и другим командам.

     4. Персонал - работники, которые управляют  системой, проектируют ее и снабжают  программами, эксплуатируют и  контролируют систему обработки  данных.

     5. Данные - сведения о хозяйственных  операциях и другая необходимая  информация, которую вводят, хранят  и обрабатывают в системе.

     6. Процедуры контроля - Процедуры,  обеспечивающие соответствующую  запись операций, предупреждающие  или регистрирующие ошибки.

Особенности компьютерной обработки  данных

 

   Компьютерная  технология характеризуется рядом  особенностей, которые следует учитывать  при оценке условий и процедур контроля. Ниже приведены отличия  компьютерной обработки данных от неавтоматизированной:

1. Единообразное выполнение операций. Компьютерная обработка предполагает использование одних и тех же команд при выполнении идентичных операций бухгалтерского учета, что практически исключает появлению случайных ошибок, обыкновенно присущих ручной обработке. Напротив, программные ошибки приводят к неправильной обработке всех идентичных операций при одинаковых условиях.
2. Разделение функций. Компьютерные системы могут потребовать введения дополнительных мер для поддержания контроля на необходимом уровне, который в неавтоматизированных системах достигается простым разделением функций. К подобным мерам может относится система паролей, которые предотвращают действия, не допустимые со стороны специалистов, имеющих доступ к информации об активах и учетных документах через терминал в диалоговом режиме.
3. Потенциальные возможности появления ошибок и неточностей. По сравнению с неавтоматизированными системами бухгалтерского учета компьютерные системы более открыты для несанкционированного доступа, включая лиц, осуществляющих контроль. Они также открыты для скрытого изменения данных и прямого или косвенного получения информации об активах.