Понятие и элементы системы внутреннего контроля

 

 

Содержание

 

 

 

Введение

Концепция внутреннего контроля является основополагающей для эффективных действий любой хозяйственной единицы. Однако термин "контроль" имеет много значений. Через различные предполагаемые определения красной нитью проходят две темы: идея доминирования и идея регулирования. В более широком смысле контроль связывается с процессом, посредством которого организация адаптируется к внешней обстановке.

Контроль в организации занимается как стратегическими проблемами, то есть, таким образом организация взаимодействует с обстановкой, так и оперативными проблемами, то есть эффективной реализацией планов, разработанных для достижения общих целей.

С возникновением рыночной конкуренции перед российскими коммерческими организациями встает задача структурной перестройки системы корпоративного управления в целях обеспечения конкурентоспособности, эффективного функционирования и развития организации в перманентно меняющихся условиях хозяйствования. Одним из главных элементов системы управления организацией является система внутреннего контроля (СВК). В настоящее время внутренний (внутрихозяйственный) контроль в российских организациях приобретает характер основы, присутствующей на всех уровнях управления, и обеспечивает оптимальный ход процесса управления на всех других его стадиях (планирование, организация и регулирование, учет, анализ). В более широком смысле в конкурентной среде рыночных отношений эффективная СВК является одним из главных условий успешной деятельности коммерческой организации.

 

1. Понятие и элементы системы внутреннего контроля

Внутренний контроль – это важнейшая часть современной системы управления, позволяющая достичь целей, поставленных собственниками, с минимальными затратами. Эффективность функционирования хозяйствующих субъектов во многом зависит от грамотно организованного контроля, так как он не только призван выявить недостатки и нарушения, но и предупреждать их, а также способствовать их своевременному устранению.

До 2013 г. вопрос создания службы внутреннего контроля являлся правом организаций (за исключением кредитных организаций, для которых это обязанность).

С 1 января 2013 г. согласно ст. 19 Федерального закона от 6.12.11 г. № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете» (далее – Закон № 402-ФЗ) все экономические субъекты должны осуществлять внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни, а те, которые подлежат обязательному аудиту, – также и внутренний контроль ведения бухгалтерского учета и составления бухгалтерской отчетности (за исключением случаев, когда руководитель принял обязанность ведения бухгалтерского учета на себя). Решение о введение бухгалтерского учета им самим может принять руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства, соответственно в такой организации необходимо осуществлять только внутренний контроль совершаемых фактов хозяйственной жизни.

Систему внутреннего контроля можно определить как систему финансового и прочего контроля, организованную руководством в целях осуществления упорядоченной и эффективной работы организации, обеспечения соблюдения политики руководства, охраны активов, полноты и точности документов.

Каким образом будет организован внутренний контроль, решается в самом хозяйствующем субъекте (например, путем создания отдела внутреннего контроля, внутреннего аудита, ревизионного отдела или заключения договора со сторонней организацией). Основной принцип должен быть следующим: всем придерживаться разумности и сопоставлять трудозатраты при осуществлении контроля с полученным результатом. При построении системы внутреннего контроля необходимо использовать наиболее эффективные подходы с учетом масштабов организации и стремиться к тому, чтобы с разумными затратами (на штатных работников, консультантов, аутсорсинг и используемые программы) проводить необходимый, но достаточный объем контроля.

В общем случае работа контрольно-ревизионных служб фокусируется на вопросах проверки сохранности товарно-материальных ценностей, эффективности использования ресурсов, выполнения распоряжений вышестоящих органов, а также на расследовании случаев мошенничества.

Концепция внутреннего контроля включает несколько основных элементов:

• внутренняя среда организации, т.е. этические ценности, стиль управления, процесс принятия решений, делегирование полномочий и принятие ответственности, политика в отношении персонала, компетентность сотрудников и отношение управленческого аппарата организации к внутреннему контролю;
• определение, анализ и управление рисками, стоящими перед организацией на пути достижения своих целей;
• повседневное осуществление контроля, т.е. учет и отчетность, разделение полномочий, права доступа к активам, мониторинг;
• система санкционированного доступа к информации;
• мониторинг самой системы внутреннего контроля, необходимый для определения его эффективности.

2. Цель и задачи системы внутреннего контроля

Основные цели функционирования системы внутреннего контроля:

• сохранение и эффективное использование разнообразных ресурсов и потенциалов компании;

• своевременная адаптация к изменениям во внутренней и внешней среде;

• обеспечение эффективного функционирования компании и ее устойчивости и максимального развития в условиях многоплановой конкуренции.

Функционирование системы внутреннего контроля призвано сводить к минимуму различного рода риски в деятельности компании. Достижение целей системы внутреннего контроля обеспечивается реализацией задач, в которых от взаимосвязи и взаимодействия различных ее элементов требуется достичь конкретных показателей, по которым можно судить об эффективности управления и развития компании.

Основные задачи системы внутреннего контроля заключаются в достижении следующих показателей эффективности управления:

• соответствия деятельности компании принятому курсу действий и стратегии;

• устойчивости компании с финансово-экономической, рыночной и правовой точек зрения;

• сохранности ресурсов и потенциалов компании;

• уровня полноты и точности первичных документов и качества первичной информации для успешного руководства и принятия эффективных управленческих решений;

• рационального и экономного использования всех видов ресурсов;

• соблюдения работниками компании установленных администрацией требований, правил и процедур;

• соблюдения требований федеральных законов и подзаконных актов РФ, субъектов РФ и органов местного самоуправления.

Эти и многие другие задачи обусловливают создание в компании эффективной системы внутреннего контроля. Кроме того, организация внутреннего контроля позволяет снизить издержки на внешний аудит.

Система внутреннего контроля в организации распространяется на все возникающие бизнес-процессы, начиная с планирования деятельности и заканчивая составлением финансовой отчетности.

Финансовый контроль, в том числе контроль за полнотой и достоверностью бухгалтерских записей и составлением финансовой отчетности, является важным элементом внутреннего контроля.

Эффективная структура внутреннего контроля предполагает разумное разграничение полномочий и разделение несовместимых функций. Последние несовместимы, если их сосредоточение у одного лица в любых комбинациях не только потенциально приведет к совершению непреднамеренных ошибок, но и затруднит их выявление. К несовместимым функциям относятся: непосредственный доступ к активам; разрешение на осуществление операций с активами; непосредственное осуществление хозяйственных операций; отражение хозяйственных операций в бухгалтерском учете.

3. Принципы, требования  и методы системы внутреннего  контроля

Функционирование системы внутреннего контроля будет результативным, если в процессе ее работы соблюдены следующие основные принципы:

1) ответственности – каждый  субъект внутреннего контроля  за ненадлежащее выполнение контрольных  функций, предусмотренных должностными  обязанностями, должен нести экономическую  и (или) дисциплинарную ответственность;

2) сбалансированности –  субъекту внутреннего контроля  нельзя поручать выполнение функций, не обеспеченных соответствующими  организационными (приказ, распоряжение) и техническими (программы, счетные  и мерные устройства) средствами  для их надлежащего исполнения;

3) своевременного сообщения  о выявленных существенных отклонениях  – информация о них должна  быть оперативно доведена до  лиц, непосредственно принимающих  решения по данным отклонениям;

4) соответствия контролирующей  и контролируемой систем –  степень сложности системы внутреннего  контроля хозяйствующего субъекта  должна в каждый конкретный  момент времени соответствовать  степени сложности его бизнеса;

5) постоянства – система  внутреннего контроля должна  действовать на постоянной основе, что позволит своевременно выявлять  отклонения от плановых заданий  и норм;

6) комплексности – весь  комплекс объектов внутреннего  контроля в хозяйствующем субъекте  должен быть охвачен его различными  формами в зависимости от уровня  риска;

7) распределения обязанностей  – функции работников аппарата  управления распределяются между  ними таким образом, чтобы выполнялись  требования к формированию контрольной  среды.

С учетом указанных принципов разрабатываются конкретные требования к участникам процесса внутреннего контроля, среди которых можно выделить следующие:

1) требование подконтрольности  каждого субъекта внутреннего  контроля, работающего в организации. Выполнение одним субъектом контрольных  функций должно быть в обязательном  порядке подконтрольно на предмет  качества другому субъекту внутреннего  контроля;

2) требование ущемления  интересов. С помощью нормативных  документов создаются условия, при  которых любые отрицательные  отклонения ставят конкретного  работника в экономически невыгодное  положение, что стимулирует его  к устранению отрицательных отклонений  и вызвавших их причин;

3) недопущение сосредоточения  прав контроля на всех его  объектах в руках одного лица. В системе внутреннего контроля  могут действовать независимо  различные субъекты контроля. Несоблюдение  этого требования создает условия  для необъективного отражения  в отчетных материалах результатов  проверок;

4) требование заинтересованности  руководства хозяйствующего субъекта. Эффективное функционирование системы  внутреннего контроля невозможно  без должной заинтересованности  и участия в ее работе представителей  собственников и топ-менеджмента хозяйствующего субъекта;

5) требование компетентности, добросовестности и честности  внутренних контролеров хозяйствующего  субъекта. Если сотрудники организации, в служебные функции которых  входит осуществление внутреннего  контроля, не обладают указанными  характеристиками, то даже идеально  организованная система не сможет  работать эффективно;

6) требование пригодности  методик и программ, применяемых  в работе системы внутреннего  контроля. Методики и программы  должны быть целесообразны и  рациональны, так как благодаря  применению в минимальной степени  будет снижаться эффективность  работы объектов внутреннего контроля, а последний будет рационален, т.е. не станет нести излишних затрат труда и средств;

7) требование единичной  ответственности. Недопустимо закрепление  одной и той же контрольной  функции за несколькими субъектами  контроля, так как это неизбежно  приведет к безответственности, затрате излишних сил и средств;

8) требование функционального  потенциального замещения. Временное  выбытие отдельных субъектов  контроля (например, в отпуск) не  должно прерывать контрольные  процедуры или затруднять их  выполнение. Для снижения влияния  этого фактора необходимо добиться  того, чтобы каждый субъект контроля  умел выполнять в должной степени  контрольную работу вышестоящего  и одного-двух работников своего  уровня;

9) требование регламентации. Эффективность функционирования  системы внутреннего контроля  напрямую зависит от наличия, качества и уровня утверждения  регламентов (правил, стандартов), которыми  руководствуются и точно выполняют  субъекты контроля;

10) требование взаимодействия  и координации. Система внутреннего  контроля должна функционировать  на основе четкого взаимодействия  всех подразделений и служб  хозяйствующего субъекта. Такого  взаимодействия можно добиться  путем разработки комплекса нормативных  документов, регламентирующих контрольную  деятельность структурных подразделений  и руководителей хозяйствующего  субъекта.

Функция внутреннего контроля может быть реализована несколькими способами, и поэтому, для того чтобы пользоваться преимуществами, которые дает организации эффективный внутренний контроль, необязательно создавать отдельное подразделение. При этом функцию внутреннего контроля может выполнять внешний консультант или специализированная компания при условии недопущения конфликта интересов.